Alternative für Kreditorenbuchhalter der Bank-, Lohnkonten, etc. nicht sehen darf

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Hallo DATEV-Community,

wir betreuen eine Unternehmensgruppe bei der die Kreditorenbuchhalter u. a. die Bank aber auch Lohnkonten nicht sehen dürfen.

Aktuell wird Simba eingesetzt. Hier ist ein Ausblenden von Sachkonten für gewisse Benutzer möglich. Bei DATEV gibt es diese Möglichkeit aus nachvollziehbaren gründen nicht. (https://www.datev-community.de/t5/Rechteverwaltung/Zugriff-und-Sicht-auf-Konten-einschr%C3%A4nken/td-p/19025) 

Bei einem Servicekontakt bekam ich die gleiche Antwort letzte Woche, sodass dies noch aktuell ist.

Ab 2022 soll auf DATEV umgestellt werden und die Kreditorenbuchhalter auch weiter beschäftigt werden.

Jetzt benötige ich einmal euer Hilfe, denn wir können ja nicht die ersten mit diesen Problem sein.

Wie habt ihr solche Umstände gelöst? Mein erster Gedanke war, weitere Mandanten anzulegen und dann die Stapel hin und her zu portieren. 

Habt ihr weitere Ideen?

[#2]

Hi,

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@RouvenCLP schrieb: Ab 2022 soll auf DATEV umgestellt werden und die Kreditorenbuchhalter auch weiter beschäftigt werden.

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Sportlich, wenn diese grundlegende Frage nicht geklärt ist....

Wird der Wechsel seitens DATEV begleitet (Projekt)? Oder wer ist der Iniator?

zum Thema: 

Ich kann da auch keine Lösung beisteuern. Die Rechte geben das einfach nicht her.

Die Buchungsstapel quer zu tauschen kann funktionieren, ist aber mit Sicherheit alles andere als lustig. 

Was für einen Funktionsumfang sollen die Kreditorenbuchhalter mindestens haben?

Beste Grüße
Christian Ockenfels

[#3]

Hi,

die Systeme laufen derzeit parallel. (Simba priorisiert, DATEV zum Einarbeiten) Eine Migration der Daten ist komplett erfolgt. Der Wechsel ist somit schon erfolgt.

Das Tauschen von Stapeln wird mit Sicherheit Potential für Fehler haben.

Die Kreditorenbuchhalter sollen die Eingangsrechnungen vollumfänglich verbuchen und die Kreditorenstammdaten pflegen. Aber ich weiß beim besten Willen nicht, wie ich bzw. das Unternehmen dies umsetzen soll ohne Buchungsstapel von a nach b zu portieren. 

Viele Grüße

Rouven

[#4 · Accepted solution]

Hi,

schwierig.... Über die Rechteverwaltung kann einem Benutzer schon einiges an Rechten genommen werden, damit er z.B. Kontenblätter, etc. nicht mehr sieht. Im höchsten Fall wäre denkbar, dass er nur "Belege buchen" und die Kreditorenstammdaten aufrufen kann. 

Aber: Wenn er dann in Belege buchen steht und dort auf "Kontoblattanzeige" klickt, wird er sehr wahrscheinlich auch ein Sachkonto seiner Wahl aufrufen können. --> In Ihrem Fall nicht gewünscht.

Blieben aus meiner Sicht nur noch drei andere Möglichkeiten, die aber zugegeben keine Alternativen sind... 

1. Buchen der Kreditoren über Unternehmen online (Belegbearbeitung im erweiterten Modus)

2. Buchen der Kreditoren über Unternehmen online compact (reine Buchungssatzerfassung)

3. "Buchen" bzw. erfassen in einer Exceltabelle, gern auch als Excelformular. Die Buchungen werden im Anschluss via ASCII nach Rechnungswesen importiert.

Die Stammdaten könnte man im Rechnungswesen direkt pflegen lassen, die Rechte sollten diesbezgl. anpassbar sein...

Wie gesagt, sind es keine wirklichen Alternativen, da eine Erfassung wie in "Belege buchen" nicht gegeben sind. Zudem müssen Sie auch hier die erfassten Buchungsdaten in Rechnungswesen importieren. Das geht mehr oder weniger komfortabel...

Beste Grüße
Christian Ockenfels

[#5]

Ich würde auch so vorgehen, wie "chrisocki" vorgeschlagen hat.

Für mich wäre von den genannten Lösungen die Alternative 1 die vorrangige.

Alternativen 2 + 3 haben den Nachteil, dass man keine Stammdaten pflegen kann.

VG 

WW3

[#6]

Könnten Sie vielleicht erklären, warum der Kreditorenbuchhalter weder das Bankkonto noch die Lohnkonten sehen darf? 

Also sollen die Kreditorenbuchhalter keine Bankkontenumsätze sehen oder geht es eher um den Kontenstand?

Warum sollen keine Einsichtnahme auf die Lohnkonten erfolgen? Hier sieht man doch nur den allgemeinen Personalaufwand und nicht den Aufwand pro Mitarbeiter.

Also mein Punkte wäre, was das eigentliche Ziel ist bzw. welche Info soll die Kreditorenbuchhaltung nicht bekommen?

[#7 · Accepted solution]

hey Rouven, 

Ja stimmt: Rechteverwaltung gibt das nicht her. 

Gegenfrage: wer braucht einen Buchhalter, der die Bank nicht sehen darf? 

(OK nicht unser Thema, solche Fragen lösen OCR , KI, Auto-Buchungsservice & CO) 

Lösungsvorschlag (natürlich musst du irgendwas hin- und her kopieren!), aber relativ einfach und klar! 

(Voraussetzung: Kundenzahlungen kommen nicht übers Bankkonto vom Kreditorenbuchhalter)

1) Lege einen 2. Mandanten an für die Kreditoren Buchhaltung

 - Kopiere (einmalig!) Sachkonten (ggf. indiv. AV Funktionen  manuell) rüber

 - kopiere (einmalig!) die Kreditoren Stammdaten rüber

2) Lass im neuen Mandanten die Eingangsrechnungen buchen, dann die Bank dazu und fertig! 

3) Übertrage "regelmäßig" z.B. Monatsabschluss alle geänderten Daten zurück in den "Chef-Bestand"

das funktioniert sogar auch incl. den Belegbildern in UO

lege bei Bedarf also für den Kreditoren Bestand einen passenden DUO Mandanten an. 

Der Beleglink wird beim Übertrag der Buchungsstapel mitgegeben. #

Im Chefbestand auf die Büroklammer klicken & Belegbild anschauen würde in beiden Mandanten funktionieren! 

zum Hin-& Her Kopieren würde ich DATEV Standardformate empfehlen. 

Export von Nr. 1) und 3) über  Bestand / Export / DATEVFormat 

Beim Import unter "Stapelverarbeitung" musst du die Berater/Mandanten Nr. "passend" machen ("Zusatzfunktion / ändern" ) 

JAA du hast natürlich Recht : Auch bei diesem Vorschlag musst Du Buchungsstapel weitergeben 

in meinen Augen kein Hexenwerk - immer nur eine Richtung  

Hirn das nochmal durch, sollte aber klappen! 

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Vielen Dank für eure Beiträge.

Wir werden das Ganze, wie eingangs schon angedacht, über weiter Mandanten lösen. 

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Hallo @RouvenCLP,

@alexanderonline schrieb: 

das funktioniert sogar auch incl. den Belegbildern in UO

lege bei Bedarf also für den Kreditoren Bestand einen passenden DUO Mandanten an. 

Der Beleglink wird beim Übertrag der Buchungsstapel mitgegeben. #

Im Chefbestand auf die Büroklammer klicken & Belegbild anschauen würde in beiden Mandanten funktionieren!

Die Anzeige der Belege funktioniert bei entsprechender Rechtevergabe tatsächlich auch zwischen unterschiedlichen Mandantennummern (nach dem Kopieren eines Stapels von Mandant A zu Mandant B wird der bei Mandant A in Unternehmen online gespeicherte Beleg auch bei Mandant B angezeigt, wenn der Bearbeiter Rechte für beide Mandantennummern hat).

Beachten Sie bei dieser Lösung jedoch bitte, dass bei Erstellung einer Rechnungswesen-Archiv-DVD (mit Belegen) für den "Chefbestand" nur diejenigen Belege auf der DVD enthalten sind, die in Unternehmen online diesem zugeordnet sind. Die Belege, die in Unternehmen online im Kreditorenbestand liegen, werden nicht berücksichtigt.