3 Antworten Neueste Antwort am 22.06.2017 08:43 von Christian Wielgoß

    Einstellungen fürs ersetzende Scannen

    berndhohmann Beginner

      Wenn ich alles richtig verstanden habe, muss ich mit UO die Papierbelege nach dem Scannen nicht mehr aufbewahren - die Belege hängen an der Buchung und die StB'in kann alles für die Steuerprüfung exportieren.

       

      Leider gibt die BSI "RESISCAN" Richtlinie wenig her was das Ablageformat angeht.

       

      Ich scanne zzt. mit 200dpi (langt bei Fax ja auch) in Grau bzw. Farbe (entscheidet der Scanner selber) und packe das Abbild zusammen mit der OCR-Auswertung in ein PDF/A

       

      200dpi sind manchmal etwas knapp, aber UO kann es bislang fehlerfrei indizieren und auswerten.

       

      Komme ich damit klar oder gibt das Setup Ärger mit dem Prüfer (dh. die Belege nochmal in einem lokalen DMS ablegen)?

       

      Gruss

      Bernd

      • 0. Re: Einstellungen fürs ersetzende Scannen
        Christian Wielgoß Fortgeschrittener

        Hallo Herr Hohmann,

         

        bitte halten Sie diesbezüglich erneut Rücksprache mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater. Das Einscannen von Belegen und die spätere Verknüpfung zu Buchungen befreit Sie nicht von der Aufbewahrung der Originalbelege, hierzu sind weitere Maßnahmen erforderlich. Das so genannte ersetzende Scannen setzt z. B. auch eine Verfahrensdokumentation sowie deren Einhaltung voraus.

         

        Viele Grüße

         

        Christian Wielgoß

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          • 1. Re: Einstellungen fürs ersetzende Scannen
            Christian Wielgoß Fortgeschrittener

            Hallo Herr Hohmann,

             

            bitte halten Sie diesbezüglich erneut Rücksprache mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater. Das Einscannen von Belegen und die spätere Verknüpfung zu Buchungen befreit Sie nicht von der Aufbewahrung der Originalbelege, hierzu sind weitere Maßnahmen erforderlich. Das so genannte ersetzende Scannen setzt z. B. auch eine Verfahrensdokumentation sowie deren Einhaltung voraus.

             

            Viele Grüße

             

            Christian Wielgoß

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            • 2. Re: Einstellungen fürs ersetzende Scannen
              berndhohmann Beginner

              > bitte halten Sie diesbezüglich erneut Rücksprache mit Ihrer Steuerberaterin

              > oder Ihrem Steuerberater.

               

              "Ersetzendes Scannen" hab ich hinreichend bei meinen Kunden eingeführt und alle Prüfer der letzten Jahrzehnte waren überglücklich  - nur kann ich da problemlos jeden Fetzen Papier mit 600dpi als 2-10MB grosse Dateien revisionssicher ablegen weil die Storagebackends mitgewachsen sind und mittlerweile Terabytes die untere Grenze darstellen.

               

              Bei UO hingegen kostet mich jedes Kilobyte eines jeden abgelegten Dokuments erstmal nicht viel, aber über 10 Jahre doch merkbar Geld.

               

              Und daher möchte ich natürlich meine Dokumente möglichst klein halten.

               

              Die StB'In brauch ich nicht zu fragen - da kommt als Antwort "§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO" und da sind wir ganz schnell beim Problem der "Lesbarkeit" was die StB'In den Teufel tun wird, das für mich zu entscheiden

               

              Ich habe keine "Best Practices" für Datev-UO im Bereich "Scannen" gefunden, ausser dem Ratschlag dass ich 300dpi verwenden soll - was mein Scanner bei recht langen Streifen aus dem Baumarkt verweigert und nur 200dpi anbietet - und 300dpi ist eh überbewertet...

               

              > Das so genannte ersetzende Scannen setzt z. B. auch eine Verfahrensdokumentation

              > sowie deren Einhaltung voraus.

               

              Auch diese Dokumentationen habe ich in allen Varianten in der Schublade - dejure kann ich dort reinschreiben, dass Mönche aus dem Mittelalter die Belege 1:1 per Gänsefeder abmalen und alle Kriterien sind erfüllt - was der Prüfer dazu allerdings sagen wird weiss keiner.

               

              Bernd

               

              PS: die eigene Antwort als "hilfreich" taggen hat ein gewisses "Geschmäckle"....

              • 3. Re: Einstellungen fürs ersetzende Scannen
                Christian Wielgoß Fortgeschrittener

                Hallo Herr Hohmann,

                 

                dass ich meinen eigenen Beitrag als hilfreich markiert habe, kann sich nur um ein Versehen handeln...jedenfalls kann ich mich nicht daran erinnern...

                 

                In Ihrem ursprünglichen Beitrag gingen nicht die Rahmenbedingungen hervor, die Sie in Ihrem Folgebeitrag geschildert haben. Mir ging es vor allem darum klarzustellen, auch für die Mitleserinnen und -leser, dass das Einscannen der Belege und ggf. Verknüpfung mit Buchungssätzen für sich allein genommen nicht von der Aufbewahrungspflicht der Originalbelege befreit.

                 

                Empfehlungen zu den Scaneinstellungen finden Sie hier: Digitales Belegbuchen: Arbeit mit dem Scanner

                 

                Eine Checkliste mit den wichtigsten Punkte zum ersetzenden Scann i. V. m. Unternehmen online finden Sie hier: https://secure4.datev.de/web/de/media/datev_de/pdf/checkliste.pdf

                 

                Viele Grüße

                 

                Christian Wielgoß