Datev DMS (neu) Buchungsassistent

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Hallo Community,

wir nutzen bereits die neue Version von Datev DMS. Hier gibt es aktuell nur eine OCR-Erkennung und einen Posteingangsassistenten, jedoch keinen Buchungsassistenten. Gerade für kleine Buchhaltungen oder Jahresbuchhaltungen macht Unternehmen online nicht immer Sinn.

Gibt es von Seiten der Datev bereits einen Zeithorizont wann wir mit dem Buchungsassistenten rechnen können?

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Interessante Frage! Haben Sie mal Ihren zuständigen DATEV-Consultant dazu gefragt?

Die Antworten darauf unterscheiden sich sicherlich subjektiv.....

Uns wurde gesagt, Ende 2019. Aber unter Vorbehalt. und so.....

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Aussagen gibt's keine. Aber wenigstens hat man den Beitrag schon mal verschoben.....!

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Hallo Herr Kolb,

eine DATEV-Aussage dazu kann ich nicht beisteuern.

Allerdings bin ich der Meinung, dass es nicht wirklich zielführend wäre, einen Buchungsassi in DMSneu einzubauen - auch wenn ich ihren Anwendungsfall durchaus verstehe.

• Ich würde die Buchhaltungsbelege meiner Mandanten schon garnicht in meiner Dokumentenablage haben wollen. Die bei Mandatsende/Fristablauf wieder loszuwerden ist m.E. dann ein (auch noch nicht befriedigend) gelöstes Problem.
• die Buchungsassi-Technik ist dort am Besten aufgehoben und am sinnvollsten zu pflegen/entwickeln, wo sie hingehört - und das ist originär eben die Fibu bzw. Unternehmen-online (Resourcensparsamkeit)
• und wenn denn in naher Zukunft der Fibu-Automat gerade solche ganz einfachen (ggf. kleinen) Buchhaltungen viel effizienter vorbereitet, als nur die Belegerkennung es leistet, würde wahrscheinlich die Forderung nach lokalem Fibu-Automat ins Haus stehen.

m.E. wäre eine Denkvariante zu Ihrem Wunsch, die DMS insgesamt ins RZ zu verlagern, dann ist es ggf. einfach ein weiteres Ablagekriterium (ob’s nun ein Mandantenbeleg  oder „Kanzleiwissen“ ist) ausreichen und die gesamte Technikpalette der OCR-Erkennung und Auswertung kann mit ausreichender Technikleistung zentral gepflegt und weiterentwickelt werden.

Langer Rede kurzer Sinn - m.E. gehören Mandantenbelege grundsätzlich ins RZ, aus vielerlei Gründen.  Wenn das die gemeinsame Basis wäre, könnte es vermutlich auch deutlich kostengünstiger und ggf. bedienungsfreundlicher werden - keine Einstiegshürde mehr für „Kleinmandate“.

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Hallo DATEV-Community,

wird DATEV Unternehmen online verwendet, empfehlen wir die Nutzung des  Buchungsassistenten online.

Ist das Produkt jedoch nicht in Verwendung, sieht die aktuelle Planung für das (neue) DATEV DMS vor, das Zusatzmodul Buchungsassistent künftig auch zur Verfügung zu stellen.

Die geplante Freigabe des Zusatzmoduls ist nach aktuellem Stand für Ende 2020 geplant.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Die geplante Freigabe des Zusatzmoduls ist nach aktuellem Stand für Ende 2020 geplant.

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Vielen Dank für die Auskunft, cseidel​

Zumindest hat man so einen ungefähren Planungshorizont!

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Hallo DATEV-Community,

wie in diesem Beitrag bereits „andiskutiert“ gibt es hier 2 Ansätze/Wege: Ein Buchungsassistent steht in DATEV DMS classic und in Belege online zur Verfügung.

Wir würden die Chance gerne nutzen und Ihre Einsatzszenarien für beide Wege besser kennenlernen.

•          Wann nutzen Sie den Buchungsassistent über Belege online und wann über DATEV DMS classic?

•          Was spricht aus Ihrer Sicht dagegen alle Buchungen über einen der beiden Wege abzuwickeln?

Vielen Dank für Ihre Rückmeldungen!

PS: Nutzen Sie im Bereich DMS auch DATEV Ideas, um Ihre Ideen in diesem Bereich einzubringen und mit Ihren Kolleg(-inn)en zu diskutieren!

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Wir nutzen den Buchungsassistenten aus DMS für Mandanten, die nicht in DUO sind, um die Speicherkosten zu vermeiden. 

Ansonsten legen wir die Mandanten in DUO an und laden die Belege dorthin. 

Es ist eine Kosten/Nutzenfrage. 

Daher sollten beide Wege bestehen bleiben. 

Mit dem Fibuautomaten kann es natürlich perspektivisch besser sein, die Belege in Belege Online zu halten. 

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Hallo Herr Lerm,

wir hatten 2013 bei der Einführung von DMS direkt den Buchungsassistenten eingerichtet, da viele Mandanten den Aufwand von U-Online scheuten.

Nachdem ich dann bei der ein oder anderen Kundeneinbezugsmaßnahme zur neuen DMS dabei war, wurde diskutiert, ob der Buchungsassistent noch bei der DMS neu eingeführt werden sollte.

Wir haben dann im letzten Jahr viele Mandanten auf U-Online umgestellt (d. h. wir scannen nicht mehr in die DMS, sondern in U-Online). Mit dieser Maßnahme konnten wir dem ein oder anderen Mandanten auch dann für seine Belege zeigen, wie U-Online funktioniert. Dies hat wiederum dazu geführt, dass dann doch viele Mandanten selbst scannen und die Möglichkeit des Zahlungsverkehrs über U-Online nutzen.  Buchungsassistent haben wir daher jetzt abbestellt. Soweit zu unserer Vergangenheit.

Vorteile der Belege in der DMS:

• unabhängig vom Internet
• Volltextsuche funktioniert
• Öffnen eines Dokumentes geht schneller als in U-Online (auch ohne SmartLogin oder MyDentity)
• für Kanzleirechnungen (eigene Buchhaltung der Kanzlei) mini-work-flow zur Zahlungsfreigabe möglich

Vorteile von Belegen in U-Online:

• Mandant kann direkt dorthin scannen
• Mandant hat Vorteil bezüglich Zugriff auf Rechnungen
• Mandant hat Vorteil bezüglich Bank-Online (Zahlungsverkehr)
• Kann man mobil dem Mandanten zeigen

Zusammengefasst: Ich hätte gerne beides bzw. eine "Mischversion":

• Belege von U-Online und MeineSteuern und ggf. noch weiterer DATEV Anwendungen in der Cloud müssen in beide Richtungen einfach kopierbar (erste Ausbaustufe) und/oder synchronisierbar (zweite Ausbaustufe) sein.
• In meiner lokalen DMS will ich auch die Belege der Cloud Anwendungen sehen, damit ich eine Volltextsuche und ein mini-work-flow habe (wo die dann tatsächlich gespeichert sind, ist mir bei Mandantenbelegen nicht so wichtig)

Ich kann mir aber vorstellen, dass auf Dauer die Kontofindung in einer Cloud auf Grund der umfangreicheren Datenbasis zu einem besseren Ergebnis führt, als ein lokaler Buchungsassistent. Daher folgender Vorschlag/Idee:

• Lokales scannen und speichern in der DMS
• für die Kontofindung: hochladen im Hintergrund in die Cloud
• Analyse in der Cloud (im Hintergrund)
• Rückübertragung der Kontoinformationen in Rewe (im Hintergrund)

==> Buchungsassistent in der Cloud ohne dass ich davon etwas merke

Noch ein rechtlicher Hinweis. Leider steht im neuen BMF-Schreiben zur GoBD vom 20.11.2019 unter Tz 10.1 folgendes: "[…] muss für jedes DV-System eine übersichtlich gelgliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein […]

D. h. je differenzierter die Vorgehensweise ist, desto mehr "Verfahrensdokumentationen" müssen wir pflegen und revisionieren (ist leider auch neu). Wir werden daher versuchen unsere Mandanten mit dem Hinweis auf die Pflicht zur Verfahrensdokumentation alle in U-Online zu überführen, damit wir eine standardisierte Verfahrensdokumentation verwenden können.

Gruß

Ralf Blum