Briefpost digitalisieren lassen über Dienste wie E-POSTSCAN der Deutschen Post

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Guten Tag DATEV Community,

gibt es Kanzleien, die die Briefpost der Kanzlei über Dienstleister wie die Deutsche Post (Produkt "E-Postscan") digitalisieren lassen und dann elektronisch in die Kanzlei gesendet bekommen? Die Papierbelege würden bei solchen Diensten erst zeitversetzt und gesammelt im Original in die Kanzlei gesendet werden...

Insbesondere interessiert mich die Qualität und Verlässlichkeit der Scanleistung. Mögliche Problemfelder sehe ich bei Briefen über mehrere Seiten und Duplex-Belegen. Es wäre für mich von Vornherein erfolgskritisch, ob auch diese Belege immer verlässlich und vollkommen digitalisiert werden. Wenn ich es richtig verstanden hab, ist das Einscannen auch auf eine Maximalzahl von 20 Seiten pro Sendung limitiert. Insgesamt können aber durchaus auch sehr viele Seite eingescannt werden. Preise sind hier ersichtlich: E-POSTSCAN: Post scannen & digitalisieren | E-POST Solutions GmbH

Unsere jetzige Arbeitsweise:
Wir digitalisieren den Posteingang der Kanzlei momentan selbst über eigene Mitarbeiter. Wir haben auch einen "Hochleistungsscanner" der 100 Seiten pro Minute scannt. Dennoch geht sehr viel Zeit drauf. Ein Großteil der Zeit verschlingt natürlich die Verschlagwortung (trotz aller Softwarehilfen der DATEV wie Posteingangsassistent, etc.). Dieser Zeitaufwand bliebe ja auch in Zukunft. Nur der physische Scanaufwand würde wegfallen, was auch schon erheblich ist... 

PS.: Dass es der Königsweg ist, wenn die Mandanten selbst digitalisieren und nicht wir als Kanzlei ist klar und soll hier nicht thematisiert werden.

PPS.: Dass der Datenschutz ein extrem sensibles Thema bei dieser Dienstleistung darstellt, ist ebenfalls vollkommen klar.
Wenn man folgendem PDF-Dokument Glauben schenken darf, lassen aber wohl teilweise schon Rechtsanwaltskanzleien ihre Post über solche Dienstleister digitalisieren. https://www.cimdata-sw.de/index.php/newsreader/it-forum-2017-vortraege.html?file=files/Grafik/2017/news_2017_Oktober/201…​ 

Danke für kurze Rückmeldungen

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Ich würde mich erstmal schlau machen, wenn das geht, wie viele Firmen den Service wirklich gebucht haben.

Allgemein bin ich bei allem was von der Post und dem Bund im IT-Bereich kommt sehr skeptisch. Den Messenger SIMSme von der Post sollte auch mal WhatsApp und Co. ablösen. Mittlerweile wird er nur noch als Business Version angeboten, weil erst kürzlich ein paar Firmen SIMSme gebucht haben aber auch das ist nur eine Insellösung, die sich nicht in der Masse durchsetzt.

Nachher stellt die Post das Angebot doch ein und dann sucht man weiter. Wenn, würde ich bestimmt einen anderen Dienstleiter als die Post buchen.

Wie Sie schon angesprochen haben, muss man auf Fallstricke und Stolpersteine achten und es einmal mit der digitalen Kommunikation durchspielen. Wenn man sich dabei auf den Kopf stellen muss, die digitalen Daten von der Post nach DATEV zu importieren, ist einem auch nicht geholfen.

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Hallo zusammen, 

gestern kam diese Anfrage auch an uns heran. Mandant sucht nach einer Lösung für die Digitalisierung der Briefpost.

Mittelstand. Eher klein. Stellt auch gerade div. Prozesse um.

Gibt's mittlerweile Erfahrungen mit der Post und/oder anderen Anbietern?

Viele Grüße 

Daniel

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Datev macht auch Posteingang.
https://www.datev-magazin.de/produkte-services/print-und-digitalisierungsprozesse-auslagern-27335#:~:text=DATEV%20kann%20den%20Posteingang%20Ihrer,als%20Datei%20zum%20Abruf%20bereitgestellt.

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Hallo theo,

das ist, wenn ich es richtig gelesen habe, eine kurzfristige Lösung für Kanzleien.

Ich suche eine Lösung für den Mandanten.

Aber Danke für den Hinweis. 

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Und der hat so viel Post, dass es sich lohnt, das alles scannen zu lassen? Und da kann man nicht in Step 1 schon mal alles soweit optimieren, dass aus Papier vom Lieferanten gleich was digitales wird, dass man die wenigen Dokumente schnell selber durch einen Brother jagen kann? 

Ich hab' nur von unserem Mandat gehört, dass die solch eine Lösung im Einsatz hatten aber dennoch Post an die Adresse zugestellt wurde und man nicht wirklich zufrieden war. Sonst kenne ich nur noch Dropscan | Tägliche Briefpost & Dokumente scannen lassen

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Hi Daniel, 

na also das sind Fragen 😉

nein die Größe macht es m.E. nicht notwendig. Das ist eher ein "ich-will-das-nicht-selber-machen" Problem.

Du weißt ja, für jede Nachfrage gibts ein Angebot. Der Preis ist dann nur der Punkt an dem sich beide finden. 

Ob der Mandant da was findet, bezweifle ich. 

Mandant meinte ab, dass Sie nicht immer vor Ort sind und dann wäre der Zugriff auf Post notwendig. Wie machen das die ganzen GlobalWorker die keine feste Anschrift haben? -> E-Mail Posteingang.... war meine Antwort. 

Dropscan hab ich auch gefunden und noch 2 andere. Aber nichts wo man juhuu schreit.

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@Daniel_KFK schrieb:

Das ist eher ein "ich-will-das-nicht-selber-machen" Problem.

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Gerne. Kann ich verstehen aber wenn ich Aufgaben / Arbeit an andere abgebe, dass muss das auch zu 99,5% laufen. Wenn ich damit unzufrieden bin, kann ich's auch gleich selber machen und weiß, dass es alles so ist, wie ich mir das gewünscht habe. Deshalb steht das bei unserem Mandat ja zur Debatte, wenn's nicht läuft. 

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@Daniel_KFK schrieb:

Du weißt ja, für jede Nachfrage gibts ein Angebot. 

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Und Lobbyismus 😉. Kann mir vorstellen, dass diese Anbieter sich auch zusammen getan und einen e.V. gegründet haben, die unsere Bundesregierung berät, damit die ja nicht auf die Idee kommt, gleich alles digitalisieren zu wollen, damit das Geschäftsmodell dieser Anbieter nicht mehr läuft.  

Alles hypothetisch aber waren wir bei Edward Snowden überrascht? Nein, wir haben uns das Schlimmste ausgedacht und exakt so ist es gekommen 😂. 

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Und aus dem Chaos sprach eine Stimme zu mir: "Lächle und sei froh, es könnte schlimmer kommen!", und ich lächelte und war froh, und es kam schlimmer...!