1 2 Zurück Weiter 37 Antworten Neueste Antwort am 12.11.2018 00:53 von vogtsburger

    GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

    vogtsburger Einsteiger

      Hallo Community,

       

      die GoBD-konforme E-Mail-Langzeit-Archivierung ist aus meiner Sicht immer noch ein 'heißes Eisen'.

       

      Vor allem suche ich nach einer technisch möglichst einfachen und für jeden sofort verständlichen Methode, die natürlich die Vorgaben der GoBD erfüllen muss und von der Finanzverwaltung akzeptiert wird.

       

      Da diese E-Mail-Langzeit-Archivierung vor allem der Dokumentation des Empfangs und des Versands  von steuerlich relevanten E-Mails dienen soll, könnte evtl. die zusätzliche Speicherung bzw. Weiterleitung in ein Mailsystem ausreichen, das nur das Hinzufügen, nicht aber das Bearbeiten und das Löschen der Elemente zulässt.

       

      Technisch könnte ich mir diese Archivierug etwa wie die Funktion "Archivierung"  in Outlook vorstellen.

      E-Mails werden in eine separate Outlook-Postfach-Datei (*.pst) kopiert und bleiben bezüglich des Erstellungsdatums, des Formats und des Inhalts unverändert. E-Mail-Anlagen bleiben ebenfalls unverändert innerhalb der E-Mail gespeichert.

       

      Die E-Mail-Archive könnten z.B. in einem sicheren Rechenzentrum ('in der Cloud') gespeichert werden.

       

       

      Wie denken Andere darüber und wie könnte die Finanzverwaltung darüber denken ?

       

       

      Bin gespannt auf Ihre Meinungen

       

      Michael Vogtsburger

      Geändert am 31.10.18 um 11:15 Uhr
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        • 1. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
          vogtsburger Einsteiger

          Nachtrag:

           

          Die Entscheidung, ob eine E-Mail steuerlich relevant ist oder nicht relevant ist, kann uns auch keine Software abnehmen.

           

          Außerdem sollte man selbst auswählen können, ob man die entsprechenden E-Mails mit 'Bordmitteln' archiviert (z.B. durch Hochladen in die Cloud) oder ob man dafür ein Tool oder ein anderes Softwarepaket verwendet.

          Geändert am 31.10.18 um 15:20 Uhr
          • 2. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
            vogtsburger Einsteiger

            Nachtrag 2:

             

            Eine proprietäre Archivierungs-Software hätte den hässlichen Nachteil, dass man sich schlecht aus dieser 'Zwangsehe' befreien kann.

             

            Man sollte sich bei solchen übergreifenden Anforderungen nicht an einen speziellen Anbieter binden. Die Archiv-Daten müssen in einem 'Standard-Format' (z.B. Outlook-PST-Format) vorgehalten werden.

            • 3. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
              elvis1978 Einsteiger

              Wir stehen vor dem selben Problem. Unser Systempartner (neuer Server steht an) will uns mit dem neuen Server unbedingt Mailstore andrehen. Ich sehe es aber (zum derzeitigen Zeitpunkt jedenfalls) aber nicht ein, da wir praktisch keine steuerrelevanten Inhalte per Mail mit unseren Mandanten austauschen.

               

              Ich habe mich zu diesem Thema hier in der Community umgesehen und habe gesehen, dass sich das auch (über Umwege) über das DMS lösen läßt. Ist es korrekt und GoBD-konform?

              • 4. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                vogtsburger Einsteiger

                Danke Herr Kohls für das Feedback,

                 

                'Mailstore' wirkt tatsächlich interessant.

                Wenn die Software so leistungsfähig, flexibel und vor allem GoBD-konform ist wie es der Hersteller verspricht, dann wäre mir eine solche weitgehend systemunabhängige Software lieber als eine datev-eigene Lösung (z.B. integriert in Datev-DMS).

                Falls sie zusätzlich bezahlbar ist bzw. ein gutes Preis-Leistungsverhältnis hat, spricht nichts gegen einen Test bzw. gegen den Einsatz.

                 

                Viele Grüße

                 

                Michael Vogtsburger

                 

                .

                • 5. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                  expertise-8 Neuling

                  Die Lösung über eine *pst - geführte Outlookvariante ist nicht aus meiner Sicht nicht sinnvoll, da die Mail im System ein *.eml bleibt. Dieses ist und bleibt veränderlich. Deshalb, so sehe ich das, nicht geeignet. Die Frage ist ja, ob man die Daten noch braucht, wirklich aktiv nutzt oder es nur um den Nachweis geht, dass man sie hat.

                  • 6. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                    vogtsburger Einsteiger

                    Hallo Herr Klose,

                     

                    ich sprach davon, die gesendeten und empfangenen E-Mails laufend in eine separate PST-Datei zu kopieren (archivieren) und diese 'Archive' dann manipulationssicher in ein Archivsystem zu überführen, entweder lokal oder in der Cloud.

                    Bei Bedarf, z.B. bei einer Prüfung, müssten die Inhalte dieser Archive durchsuchbar und wiederherstellbar sein.

                     

                    Dieses Archiv dient also nur zur Dokumentation und zur Protokollierung des Posteingangs und Postausgangs, nicht zur Weiterbearbeitung.

                     

                    Ob man das mit Bordmitteln oder mit frei zugänglichen Tools erreichen kann, ist ungewiss und eher unwahrscheinlich.

                     

                    Viele Grüße

                    Michael Vogtsburger

                    • 7. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                      expertise-8 Neuling

                      Sehr geehrter Herr Vogtsburger,

                       

                      das habe ich in der Tat gelesen. Aufgrund des Dateiformats und der Möglichkeiten die damit verbunden sind, würde das aber nur funktionieren, wenn Sie die Mails in ein Medium speichern, dass einmal beschrieben, keine Änderungen mehr zulässt. Eine E-Mail ist im EML-Format immer abänderbar. Die klassischen Outlook Funktionen gehen, wie Sie es beschrieben haben, in eine *pst Datenbank. Diese kann aber meines Wissens nicht auf einem "nur einmal beschreiben" System betrieben werden, da sie von der ständigen Erweiterung aktiv abhängig ist.

                       

                      Beste Grüße

                      • 8. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                        andreashofmeister Meister

                        Hallo Herr Klose,

                         

                        ich sprach davon, die gesendeten und empfangenen E-Mails laufend in eine separate PST-Datei zu kopieren (archivieren) und diese 'Archive' dann manipulationssicher in ein Archivsystem zu überführen, entweder lokal oder in der Cloud.

                         

                        Nutzen Sie Exchange?

                        Dort lässt sich das so regeln, dass jede Email jeweils nochmals nochmals dupliziert in einem sog. Journalpostfach abgelegt wird. Automatisch nach der Einrichtung. Ihr PST-Kopieren ist ja ein unüberschaubarer Aufwand. Das endet im Chaos...

                        • 9. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                          vogtsburger Einsteiger

                          Danke für das Feedback,

                           

                          ja wir nutzen Exchange, aber nicht diese Journalfunktion.

                          Wenn das Journal-Postfach tatsächlich sämtliche E-Mails manipulationssicher und im Original-Format fortlaufend (inkl. der E-Mail-Anlagen) speichert, wäre diese Anforderung erfüllt.

                           

                          Aber ist diese Lösung auch GoBD-konform ?

                           

                          Außerdem hätte ich Bedenken, dass die Größe des Journalpostfachs ausufert.

                          Ich erinnere mich an schlechte Erfahrungen mit der Journalfunktion in MS-Office.

                           

                          Und wenn die Exchange-Datenbank 'zickt', hat man ein Problem, an die Daten heranzukommen.  Die Exchange Management Shell bietet zwar eine Menge Möglichkeiten (und jede Menge kryptische Befehle und Parameter), aber mir ist ein Zugriff mit einem weitverbreiteten Standardprogramm viel lieber.

                          Eine PST-Datei kann in jedem Outlook geöffnet werden.

                           

                          Ich will natürlich auch nicht laufend Kopien der Outlook-Datendatei erstellen, sondern 'nur' die neu eingetroffenen oder neu gesendeten E-Mails laufend 'protokollieren' (in das Archiv aufnehmen)

                           

                          Gut möglich, dass dafür eine zusätzlicheSoftware erforderlich ist

                           

                          Viele Grüße

                           

                          Michael Vogtsburger

                          Geändert am 02.11.18 um 18:03 Uhr
                          • 10. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                            vogtsburger Einsteiger

                            Nachtrag:

                             

                            Wenn das Exchange-Journalpostfach periodisch ausgelagert und dann revisionssicher irgendwo (z.B. online) gespeichert werden kann, wäre das nicht die schlechteste Lösung.

                            Geändert am 02.11.18 um 18:31 Uhr
                            • 11. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                              vogtsburger Einsteiger

                              @Herr Kohls

                               

                              Nachtrag:

                               

                              .... habe soeben 'Mailstore' kurz getestet ... und bin ziemlich begeistert.

                               

                              Die Software ist schlank, schnell, flexibel und erledigt die Aufgabe der Archivierung und Wiederherstellung sehr gut.

                              Die Oberfläche ist intuitiv bedienbar, auch für reine Anwender.

                               

                              Ich werde noch die eine oder andere Alternative testen und dann eine geeignete Lösung auswählen.

                               

                              Eine gute Archivierung ist auch gleichzeitig eine perfekte Datensicherung.

                               

                              Exchange-Anwender wissen, wie kompliziert dort eine Datensicherung und Wiederherstellung ist.

                               

                              Viele Grüße

                               

                              Michael Vogtsburger

                              • 12. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                jan Fortgeschrittener

                                Es sollte auch bedacht werden, dass es Mails gibt, die nicht (langzeit) archiviert werden dürfen bzw. nach einer gewissen Zeit gelöscht werden müssen.

                                 

                                Und: Archivierung und Datensicherung sind zwei ganz verschiedene paar Schuhe!

                                Geändert am 02.11.18 um 19:50 Uhr
                                • 13. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                  metalposaunist Fortgeschrittener

                                  Hallo Herr Vogtsburger,

                                   

                                  ich finde Ihre Beiträge immer wieder bewundertswert. Sie machen sich zum Teil so viele Gedanken und ggf. dadurch auch mehr Arbeit als nötig.

                                   

                                  Jeder Administrator ist froh, wenn eine zentrale E-Mail Lösung à la Exchange zum Einsatz kommt, damit er nicht an jedem PC herumhampeln und alles x-mal einstellen muss, da es ohne Outlook mit POP und IMAP keine zentrale Lösung gibt, der man nicht zentral von 1 Punkt aus alles steuern kann.

                                  .... habe soeben 'Mailstore' kurz getestet ... und bin ziemlich begeistert.

                                  Darüber bin ich äußert froh und kann auch allen anderen nur dazu raten. Sicherlich bindet man sich damit an den Hersteller aber machen wir ja mit DATEV und Microsoft auch so. Oder wer wechselt "mal eben" von DATEV auf Addison und Co.?

                                   

                                  Klar möchte man sich nicht abhängig machen aber auch hier sind Administratoren froh, wenn es in der Kanzlei einheitliche Hardware gibt, deren Probleme man kennt oder eben nicht, sodass man sich auch nur mit 1 Hersteller auseinander setzen muss. Wenn jeder unterschiedliche Hardware im Einsatz hat, endet das wie Herr Andreas Hofmeister sagte, im Chaos.

                                   

                                  Mailstore ist klasse und setzt sich super in die journaling Funktion vom Exchange und loggt GoBD konform alles mit aber verbraucht dabei weniger Speicherplatz als eine Exchange Datenbank. Zusätzlich lässt sie sich ins AD einbinden, sodass jeder Mitarbeiter mal eben eine gelöschte E-Mail wiederherstellen kann und erst gar nicht in Versuchung kommen kann, E-Mails nicht zu archivieren. Und sei es nicht aus Vorsatz sondern weil es im täglich "Stress" einfach nur vergessen wurde. Auch hier haben zentrale Lösungen Vorteile, insbesondere, wenn Mitarbeiter dafür nicht noch aktiv Zeit "verschwenden" müssen.

                                   

                                  Zusätzlich kann in MailStore ja auch eine Zugriffssteuerung wie im AD erfolgen, sodass der Kanzleiinhaber z.B. auch in alle anderen Postfächer schauen kann.

                                   

                                  Ob man eine E-Mail Archivierung rechtlich braucht, das kann ich nicht beurteilen. Dazu gibt es andere, die sich mit der Seite besser auskennen.

                                   

                                  Und: nicht vergessen die MailStore "Datenbank" zu sichern. Könnte man ggf. auf ein NAS auslagern, dass neben RAID5/6/10 sich mit einem weiteren NAS synchronisiert. Am besten wäre hier eine Sicherung auf Band, da man dieses mit nach Hause nehmen kann oder man sucht sich eine DE Cloud, damit die Daten aus dem gleichen Raum raus sind, falls der Mal unter Wasser stehen sollte, es brennt oder durch Diebstahl die ganze Hardware entwendet wird.

                                  Geändert am 02.11.18 um 20:32 Uhr
                                  • 14. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                    vogtsburger Einsteiger

                                    Hallo Herr Bohle,

                                     

                                    wenn man jeweils den perfekten Berater hätte, müsste man sich nicht so viel Gedanken und so viel überflüssige Arbeit machen.

                                     

                                    Die perfekte Software und Hardware, den perfekten Handwerker, Banker, Ingenieur, Versicherungsmakler, Rechtsanwalt, Systempartner, Administrator usw.,  ein unerfüllbarer Traum ....

                                    Es gibt sicher auch Riesen-Unterschiede bei den Steuerberatern. Der Kunde/Mandant hat kaum Vergleichsmöglichkeiten.

                                    Hier: ein engagierter IT-Berater mit breitem Wissen ist selten und ist 'Gold wert'. Aber nicht jede Kanzlei liegt in der Region Iserlohn ;-)

                                     

                                    Zurück zum Thema:

                                    Eine perfekt funktionierende Soft- und Hardware ist zwar das Ziel, reicht aber trotzdem in Zeiten von DSGVO und GoBD nicht aus.

                                     

                                    - Eine Datensicherung ist dann gut, wenn die Wiederherstellung im Notfall funktioniert

                                    - Eine Archivierung muss zwingend GoBD-konform sein

                                     

                                    'Mailstore' hat mir tatsächlich Spaß gemacht. Ich konnte mal 'auf die Schnelle' direkt nach der Installation ein privates E-Mail-Konto mit über 700 E-Mails archivieren, das Archiv durchsuchen, alle E-Mails in eine PST-Datei exportieren, die PST-Datei in Outlook einbinden, auf beliebige E-Mails und Anlagen zugreifen etc.

                                     

                                    Wenn bei einer Prüfung durch die Finanzverwaltung irgendwelche Nachweise fehlen, wird es immer kompliziert (und teuer). Also tut man gut daran, die erforderlichen Daten bereitzuhalten.

                                     

                                    Viele Grüße

                                    Michael Vogtsburger

                                    • 15. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                      metalposaunist Fortgeschrittener

                                      wenn man jeweils den perfekten Berater hätte, müsste man sich nicht so viel Gedanken und so viel überflüssige Arbeit machen.

                                      Dann liegt hier doch der Hund begraben . Allein mit DATEV Wissen kommt man heutzutage nicht viel weiter. Auch Systempartner müssen rechts und link schauen, welchen Service man bieten kann und was neben DATEV noch wichtig in einer Kanzlei ist.

                                       

                                      Die perfekte Software und Hardware, den perfekten Handwerker, Banker, Ingenieur,

                                      Um das perfekte ging es mir nicht. Nur, wenn Sie schon sich um das kümmern müssen, was der Partner hätte tun sollen oder zumindest eine ausführliche Antwort mit Preisvorstellungen, dann denken Sie groß und sehen Systeme als Gesamtes statt klein klein, wo man viel öfter Hand anlegen oder gar manuell eingreifen muss. Immer auf der Suche nach zentralen Einstellungen und automatisierten Abläufen sein .

                                       

                                      Für Einstellungen bzgl. Schriftgröße und Co. in Word, Excel, Powerpoint hinterlegte Vorlagen: GPOs nutzen. Für zentrale E-Mail Signaturen z.B. CI Out of Office nutzen. Dann braucht man hier auch nicht mehr manuell ändern, eingreifen, auf der Hut sein, dass alle die aktuelle umsetzen.

                                       

                                      Aber nicht jede Kanzlei liegt in der Region Iserlohn ;-)

                                      Auch das ist ja heutzutage technisch nicht mehr das Problem. Klar ist der persönliche Kontakt wichtig aber für vieles dank TeamViewer und Co. gar nicht mehr nötig.

                                      Geändert am 03.11.18 um 11:30 Uhr 1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                                      • 16. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                        vogtsburger Einsteiger

                                        in einem Forum wie diesem ist es sehr hilfreich, über Stärken und Schwächen von Software und Hardware und über diverse Möglichkeiten zur Optimierung von Geschäftsprozessen zu diskutieren.

                                        Alle hier im Forum haben ein sehr enges Verhältnis zur Datev-Welt, entweder als Anwender, Mitarbeiter, Kanzleiinhaber, Systempartner etc.

                                        Vermutlich behauptet hier niemand, dass Datev in allen Bereichen das Optimum anbietet.

                                        Und genau diese Verbesserungsmöglichkeiten gilt es herauszukitzeln.

                                         

                                        Einige Community-Mitglieder erinnern sich bestimmt noch an Zeiten von KIS, MIS, IDVS, NOVELL, OS/2, MIDIAS ... und ... und ... und ...

                                        Ob Frühgeburt oder Fehlgeburt, ob Selbstläufer oder Rohrkrepierer, wer weiß das schon, wenn ein neues Produkt angepriesen wird.

                                        Man hat leider selbst schon mehrere Male auf das falsche Pferd gesetzt.

                                        Mir tun immer die Pilotanwender und Betatester leid, die jede Menge Zeit in den Sand setzen (müssen), aber dafür den Eindruck vermittelt bekommen, technologisch führend zu sein.

                                         

                                        Manche Datev-Anwender haben hier anscheinend mehr Datev-Knowhow als so mancher Datev-Systempartner oder Datev-Mitarbeiter.

                                        Es gibt aber auch Techniker, die es den Anwendern und Kanzleiinhabern vermutlich schwer machen, selbst zu entscheiden, ob sie die Standard-/ Komfort-/ oder Luxusvariante der Hard-/ und Software einsetzen sollen.

                                         

                                        Am Ende zählt das Ergebnis (und die Kosten)

                                         

                                        Der Gedankenaustausch ist hier jedenfalls sehr, sehr hilfreich

                                         

                                        Viele Grüße

                                        Michael Vogtsburger

                                        Geändert am 04.11.18 um 14:51 Uhr
                                        • 17. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                          nala Beginner

                                          Eine sichere und kostengünstige Lösung ist der GFI Archiver.

                                          Auch hier wird auf die Journaling Funktion von Exchange aufgesetzt.

                                          Kostenlose Testversion ist verfügbar. Wir haben die besten Erfahrungen mit dieser Lösung

                                          gefunden und seit Jahren im Einsatz.

                                           

                                          Viele Grüße

                                          A.Nala

                                           

                                          1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                                          • 18. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                            expertise-8 Neuling

                                            Hallo ja,

                                             

                                            an welche E-Mails haben SIe gedacht, die nicht Langzeit-Archiviert werden dürfen?

                                             

                                            Gruß

                                            • 20. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                              elvis1978 Einsteiger

                                              Auch Systempartner müssen rechts und link schauen, welchen Service man bieten kann und was neben DATEV noch wichtig in einer Kanzlei ist.

                                               

                                              Man muss aber auch sagen, dass die GoBD und die DSGVO perfekte Einnahmenbringer sind. Firmen, die mal wirklich bodenständige Angebote gebracht haben, sind voll auf dem Zug aufgesprungen. Beruflich darf ich ja nicht viel gegen die Verordnungen sagen, weil sie uns auch schützen sollen. Rein privat allerdings halte ich es für Fern jeglicher Praxis, um mal auf der diplomatischen Spur zu bleiben.

                                              • 21. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                                vogtsburger Einsteiger

                                                Hallo Herr Hofmeister,

                                                 

                                                Sie hatten das Exchange-Journalpostfach in's Spiel gebracht.

                                                 

                                                Allerdings werden die E-Mails bis zur Ablage im Journalpostfach mehrere Male 'angefasst' und müssen anschließend ja auch wieder verwaltet und gesichert werden.

                                                 

                                                Wäre es nicht viel einfacher und direkter, eintreffende E-Mail schon beim Provider mit Hilfe einer zusätzlichen 'Weiterleitung' als Kopie direkt an ein speziell für diesen Zweck eingerichtetes E-Mail-Konto zu senden ?

                                                 

                                                Außerdem, manchmal werden in der Kanzlei E-Mails gesucht, die jemand entweder versehentlich gelöscht oder in irgendeinen Unter-Unter-Unter-Ordner verschoben hat. In diesem Fall könnte man im chronologischen Posteingang des Jounalpostfachs viel schneller zum Ziel kommen.

                                                 

                                                Es soll auch Kanzleien geben, die kein Exchange einsetzen. Hier wäre es ebenfalls möglich, alle auf den Mitarbeiter-E-Mail-Konten eingegangenen E-Mails zusätzlich als Kopie auf ein gemeinsames Journal-Konto weiterzuleiten.

                                                 

                                                Keine Ahnung, ob hier die DSGVO ein Hindernis ist.

                                                 

                                                Viele Grüße

                                                 

                                                Michael Vogtsburger

                                                Geändert am 09.11.18 um 12:41 Uhr
                                                • 22. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                                  metalposaunist Fortgeschrittener
                                                  Wäre es nicht viel einfacher und direkter, eintreffende E-Mail schon beim Provider mit Hilfe einer zusätzlichen 'Weiterleitung' als Kopie direkt an ein speziell für diesen Zweck eingerichtetes E-Mail-Konto zu senden ?

                                                  Wenn man Exchange im Einsatz hat und es direkt richtig machen möchte, schlagen die E-Mails erst gar nicht beim Provider auf, sondern landen direkt im Exchange des Unternehmens / Kanzlei . Einen MX-Record zu setzen auf eine feste öffentliche IP kann ich aber nicht empfehlen. Da kommt sehr viel Spam an. Hier dann weiter beim Stichwort Greylisting machen.

                                                  • 23. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                                    einmalnoch Einsteiger
                                                    Einen MX-Record zu setzen auf eine feste öffentliche IP kann ich aber nicht empfehlen. Da kommt sehr viel Spam an. Hier dann weiter beim Stichwort Greylisting machen.

                                                    Wohin denn sonst?

                                                     

                                                    Und jetzt bitte kein Hosted Exchange.

                                                    • 24. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                                      jan Fortgeschrittener

                                                      Es geht vermutlich darum, dass der Exchange die Mails nicht direkt bekommt (also NAT tcp 25 auf Exchange). Sondern darum, dass eine entsprechende Anti Spam Appliance bzw. Firewall davor hängt und die Mails prüft bevor sie zum Exchange kommen.

                                                       

                                                      Es reicht ja schon die Exchange Online Protection wenn man kein komplettes O365 will.

                                                       

                                                      Ich würde aber auch behaupten, dass in vielen Fällen Mails besser bzw. sicherer im O365 aufgehoben sind wie auf einem In-House Exchange Server.

                                                      • 25. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                                        einmalnoch Einsteiger

                                                        Es geht vermutlich darum, dass der Exchange die Mails nicht direkt bekommt (also NAT tcp 25 auf Exchange). Sondern darum, dass eine entsprechende Anti Spam Appliance bzw. Firewall davor hängt und die Mails prüft bevor sie zum Exchange kommen.

                                                         

                                                         

                                                        Eine Virenscanner/Spamfilter setze ich als gegeben voraus, der Exchange hängt dann aber immer noch an einer festen IP.

                                                         

                                                         

                                                         

                                                        Ich würde aber auch behaupten, dass in vielen Fällen Mails besser bzw. sicherer im O365 aufgehoben sind wie auf einem In-House Exchange Server.

                                                        Auch hier stimme ich  zu, aber dann hat man nicht mehr die Möglichkeiten der Mailverwaltung des Exchange (oder der Alternativen). Also bin ich dann zusätzlich wieder auf Produkte wie Mailstore für die langfristige Aufbewahrung der relevanten Mails angewiesen. Oder ich habe DMS als Abwurfplatz (in welcher Form auch immer).

                                                        • 26. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                                          jan Fortgeschrittener
                                                          Eine Virenscanner/Spamfilter setze ich als gegeben voraus, der Exchange hängt dann aber immer noch an einer festen IP.

                                                          Wo soll der Exchange denn sonst dran hängen? Optimalerweise bekommt er die Mails von einer vorgelagerten SPAM Appliance / Firewall oder einem Edge-Transport mit entsprechenden Lösungen drauf. Der Clientzugriff von extern (Oulook Web App, Outlook Anywhere, ActiveSync) wird dann über einen Reverse Proxy gemacht (Microsoft WAP, Kemp (Free) Loadmaster, HA Proxy, Citrix ADC, nginx, appache, ...). Dann hat der Exchange im Zweifel gar keine direkte Verbindung ins Internet.

                                                           

                                                          Auch hier stimme ich  zu, aber dann hat man nicht mehr die Möglichkeiten der Mailverwaltung des Exchange (oder der Alternativen). Also bin ich dann zusätzlich wieder auf Produkte wie Mailstore für die langfristige Aufbewahrung der relevanten Mails angewiesen. Oder ich habe DMS als Abwurfplatz (in welcher Form auch immer).

                                                          Das verstehe ich grade nicht ganz. Notfalls habe ich einen E-Plan mit Archiv und alles in der Cloud und ggfs. ein Backup per Veeam o.ä. lokal. Aber die Archivierung bleibt ja auch in House erstmal offen und würde Third-Party benötigen.

                                                          • 27. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                                            vogtsburger Einsteiger

                                                            Sie haben geschrieben:

                                                             

                                                            "Und jetzt bitte kein Hosted Exchange."

                                                             

                                                            ... hört sich an, als ob Hosted Exchange keine gute Lösung sei.

                                                             

                                                            Uns wurde tatsächlich für den nächsten Serverwechsel "Hosted Exchange" als 'pflegeleichtes' Produkt empfohlen.

                                                             

                                                            Zur Zeit haben wir noch 'Exchange 2010',

                                                            ... davor war es 'Exchange Server 2003',

                                                            .........und davor 'Communigate Pro'

                                                             

                                                            Bei jedem Serverwechsel ist es spannend, ob die Migration funktioniert oder nicht.

                                                            Gewöhnlich sind einige 'Klimmzüge' erforderlich und neue Anschaffungskosten fällig, von den 'Kollateral-Kosten' ganz zu schweigen.

                                                            Einige Techniker machen einen großen Bogen um Exchange.

                                                             

                                                            Es wäre schon interessant zu wissen, ob "Hosted Exchange" für eine Steuerkanzlei mit ca 20 Mitarbeitern geeignet ist/wäre

                                                             

                                                            Viele Grüße

                                                             

                                                            Michael Vogtsburger

                                                             

                                                             

                                                             

                                                            • 28. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                                              jan Fortgeschrittener

                                                              Bei jedem Serverwechsel ist es spannend, ob die Migration funktioniert oder nicht.

                                                               

                                                              Da würde ich einfach einen Dienstleister nehmen, der sich mit Exchange auskennt. Wenn man sich an die "Spielregeln" hält, die man optimalerweise vorher gelesen hat, dann ist so eine Migration von Exchange 2003 -> 2007 / 2010 kein Hexenwerk gewesen und dann von 2007 / 2010 -> 2013 oder im Fall 2010 auf 2016 ebenfalls problemlos machbar. Da muss man nichtmal ein Wochenende für opfern oder das ganze außerhalb der Arbeitszeiten machen.

                                                               

                                                              Es wäre schon interessant zu wissen, ob "Hosted Exchange" für eine Steuerkanzlei mit ca 20 Mitarbeitern geeignet ist/wäre

                                                               

                                                               

                                                              Pauschal halt schwierig zu beantworten. Aber eigentlich ja. Allerdings gibt es auch für Exchange Online "Spielregeln".

                                                              • 29. Re: GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?
                                                                vogtsburger Einsteiger

                                                                Wenn ich die vorherigen Posts richtig 'lese', kann es evtl. Probleme geben, wenn man einen eigenen Mailserver und/oder Webserver mit fester ip-Adresse betreibt.

                                                                 

                                                                Wir haben eine feste ip-Adresse, betreiben aber weder einen eigenen Mailserver noch einen eigenen Webserver.

                                                                 

                                                                Ich sehe schon, der nächste Serverwechsel muss besser vorbereitet werden.

                                                                Vor allem muss der 'richtige' Techniker gefunden werden

                                                                 

                                                                Viele Grüße

                                                                 

                                                                Michael Vogtsburger

                                                                1 2 Zurück Weiter