wenn man jeweils den perfekten Berater hätte, müsste man sich nicht so viel Gedanken und so viel überflüssige Arbeit machen.
Dann liegt hier doch der Hund begraben 
. Allein mit DATEV Wissen kommt man heutzutage nicht viel weiter. Auch Systempartner müssen rechts und link schauen, welchen Service man bieten kann und was neben DATEV noch wichtig in einer Kanzlei ist.
Die perfekte Software und Hardware, den perfekten Handwerker, Banker, Ingenieur,
Um das perfekte ging es mir nicht. Nur, wenn Sie schon sich um das kümmern müssen, was der Partner hätte tun sollen oder zumindest eine ausführliche Antwort mit Preisvorstellungen, dann denken Sie groß und sehen Systeme als Gesamtes statt klein klein, wo man viel öfter Hand anlegen oder gar manuell eingreifen muss. Immer auf der Suche nach zentralen Einstellungen und automatisierten Abläufen sein 
.
Für Einstellungen bzgl. Schriftgröße und Co. in Word, Excel, Powerpoint hinterlegte Vorlagen: GPOs nutzen. Für zentrale E-Mail Signaturen z.B. CI Out of Office nutzen. Dann braucht man hier auch nicht mehr manuell ändern, eingreifen, auf der Hut sein, dass alle die aktuelle umsetzen.
Aber nicht jede Kanzlei liegt in der Region Iserlohn 😉
Auch das ist ja heutzutage technisch nicht mehr das Problem. Klar ist der persönliche Kontakt wichtig aber für vieles dank TeamViewer und Co. gar nicht mehr nötig.
Wäre es nicht viel einfacher und direkter, eintreffende E-Mail schon beim Provider mit Hilfe einer zusätzlichen 'Weiterleitung' als Kopie direkt an ein speziell für diesen Zweck eingerichtetes E-Mail-Konto zu senden ?
Wenn man Exchange im Einsatz hat und es direkt richtig machen möchte, schlagen die E-Mails erst gar nicht beim Provider auf, sondern landen direkt im Exchange des Unternehmens / Kanzlei . Einen MX-Record zu setzen auf eine feste öffentliche IP kann ich aber nicht empfehlen. Da kommt sehr viel Spam an. Hier dann weiter beim Stichwort Greylisting machen.
Es geht vermutlich darum, dass der Exchange die Mails nicht direkt bekommt (also NAT tcp 25 auf Exchange). Sondern darum, dass eine entsprechende Anti Spam Appliance bzw. Firewall davor hängt und die Mails prüft bevor sie zum Exchange kommen.
Es reicht ja schon die Exchange Online Protection wenn man kein komplettes O365 will.
Ich würde aber auch behaupten, dass in vielen Fällen Mails besser bzw. sicherer im O365 aufgehoben sind wie auf einem In-House Exchange Server.
Bei jedem Serverwechsel ist es spannend, ob die Migration funktioniert oder nicht.
Da würde ich einfach einen Dienstleister nehmen, der sich mit Exchange auskennt. Wenn man sich an die "Spielregeln" hält, die man optimalerweise vorher gelesen hat, dann ist so eine Migration von Exchange 2003 -> 2007 / 2010 kein Hexenwerk gewesen und dann von 2007 / 2010 -> 2013 oder im Fall 2010 auf 2016 ebenfalls problemlos machbar. Da muss man nichtmal ein Wochenende für opfern oder das ganze außerhalb der Arbeitszeiten machen.
Es wäre schon interessant zu wissen, ob "Hosted Exchange" für eine Steuerkanzlei mit ca 20 Mitarbeitern geeignet ist/wäre
Pauschal halt schwierig zu beantworten. Aber eigentlich ja. Allerdings gibt es auch für Exchange Online "Spielregeln".