DMS wegen der OCR / Buchungsvorschläge

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Guten Tag,

ich arbeite als Alleinbuchhalter.  Aktuell wird mit Rechnungswesen pro (Netzwerkversion) gearbeitet.

Aktuell scanne ich alle Eingangsrechnungen ein. D.h. es wird daraus eine PDF Generiert. Danach wird die PDF-Datei in den Dokumentenkorb verschoben und manuell für DATEV Beschriftet. Im letzten Schritt werden die im Dokumentenkorb ablegten Dokumente mit den Buchungen verknüpft.

Es besteht der Wunsch nach mehr Automatisierung dieses Workflows.

DATEV DMS bietet, im Gegensatz zu der Onlineversion, eine potente OCR Software an? Ist die Einrichtung von DATEV DMS ohne "DATEV Consultants" möglich? Wir haben einen Inhouse Informatiker (der u.a. auch die DATEV Updates durchführt), der dies übernehmen würde/könnte.  Die Idee ist, DMS wegen der Möglichkeit der OCR/Generierung von Buchungsvorschlägen, dazuzubuchen. DATEV DMS würde nicht für das gesamte Unternehmen als DMS fungieren. Also die Einrichtung des DMS (bzgl. Workflows etc. pp.) muss nicht bis ins letzte Detail vorgenommen werden.

Ist das so praktikabel?

(Nein, Unternehmen Online ist keine alternative)

MfG

[#2]

Hallo,

für DATEV DMS classic gibt es den DATEV DMS Buchungsassistent.

• Leistungsbeschreibung:  Info-Datenbank, Dok.-Nr. 0904120
• Einrichtung und Nutzung:  Info-Datenbank, Dok.-Nr. 0903351

Voraussetzung ist DATEV DMS OCR (Info-Datenbank, Dok.-Nr. 0904121).

Viele Grüße.

[#3]

Ja, das ist mir bewusst. Beantwortet mir leider nicht, ob ich für diese Nutzung DATEV DMS/OCR " in Eigenregie zu laufen rkiege.

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Guten Tag,

ich würde mich hier gerne einklinken.

Wir verwenden in der Kanzlei das im Arbeitsplatz integrierte DATEV DMS V.9.11. mit OCR-Erkennung.

Wir würden gerne den Buchungsassistenten zum Laufen bringen, haben aber keine Einstellungen hierzu gefunden. Bei der Belegverbuchung in KaReWe werden weder Datum noch Betrag noch Buchungstext ausgelesen.

Vielen Dank für ein paar hilfreiche Infos zur Selbsthilfe!

Christoph

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Hallo Christoph,

beginnen die Bezeichnungen der Eingangsrechnungen mit "RE" und die Bezeichnungen der Ausgangsrechnungen mit "RA"? Daran erkennt Rechnungswesen, ob ein Debitor und Kreditor anzubuchen ist (in der Standardeinstellung; lässt sich individuell konfigurieren).

Sind die Belege als TIF/PDF mit mind. 300 dpi gescannt? Vgl. Tipps zur Digitalisierung der Belege per Scanner.

Ansonsten hilft Ihnen vielleicht Qualität von Buchungsvorschlägen verbessern weiter.

Viele Grüße.

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Hallo Herr Brcht,

die DMS Classic (mit Buchungsassistent) ist ein Produkt, das demnächst ersetzt wird. Es gibt bereits die DMS(neu) die aber - zumindest nach meiner Kenntnis - noch nicht genauso funktioniert, wie DMS Classic.

Ich würde daher im Moment nicht auf DMS CLASSIC umsteigen und ihnen empfehlen, mit ihrem Steuerberater und dessen Kundenverantwortlichem zu klären, ob die DMS (neu) jetzt schon ihre Anforderungen erfüllt und ggf. dann gleich auf DMS(neu) einsteigen.

Sie können zwar jetzt DMS Classic einsetzen, müssen, dann aber in einem kurzen Zeitraum auf das mit anderer Datenbank laufende DMS (neu) migrieren. Das würde ich nicht empfehlen.

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(Nein, Unternehmen Online ist keine alternative)

Dass das die einfachste und günstigste Alternative zu Ihrem Vorhaben wäre, ist Ihnen dabei aber bewusst?!

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(Nein, Unternehmen Online ist keine alternative)

Stimme ich Herrn Hagena gerne bei.

Bei UO haben Sie den Buchungsassistenten sie müssen die generierten Tiffs

nicht manuell umbenennen.

D.h. der workflow wäre Rg. scannen falls diese Ihnen nicht digital vorliegen und via datev scan modull ab nach UO ( erweiterter Modus mit Buchungsassistent). Das wars.

Die Belegverknüpfung erfolgt im Rahmen der Fibu Kanzlei-Rewe indem dort die digitalen Belege aus UO verbucht werden.

Hätte den Vorteil kein teilweises DMS nötig.

Aber wenn es partout nicht gewollt wird, können sie es über dms lösen. Aber auch die kostenlose Dokumentenablage kann verwendet werden- hatte ich vor UO im Einsatz.

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Man muss aber dazusagen (zumindest für die Österreich-Anwendungen; weiß nicht, wie es in D ist), dass die Anlage eines Mandanten auf UO im Monat EUR 4,00 kostet. Und hier sind nur 1 GB Speicherplatz dabei. Man hat also ab einem gewissen Zeitpunkt, wenn die gesamte Belegsammlung 1 GB überschreitet, weitere Zusatzkosten. Schließlich hat man auch das Problem, dass der spätere Download der Belege von UO ins DMS (um den Zusatzkosten zu entgehen), immer wieder Probleme aufwirft. Ich habe z.B. damit aufgehört, weil es nie funktioniert.

Das DMS NEU hat noch keinen Buchungsassistenten. Dieser soll erst im Laufe 2019 kommen.

Die Ideallösung scheint mir zu sein - wenn der Klient kein UO selber kaufen will - das DMS mit Buchungsassistenten zu nehmen. Und halt bis 2019 einstweilen ohne BA auskommen.

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Unternehmen Online ist salopp formuliert aus zwei Hauptgründen keine alternative.

a) Wir sitzen am Stadtrand und unserere Internetverbindung sehr mäßig. bzw. die Uploadrate äußerst schlecht.

b) Sind wir ein Mittelständisches Unternehmen und kein Kleinstbetrieb. D.h. es existiert auch entsprechenden Belegvolumen. DA kostet das ganze eben keine 4€ monatlich.

c) Allein wegen der Datensicherheit halber spricht alles gegen jede Form von der Onlinenutzung.

d) Mal abgesehen von Downtimes bzw. nicht erreichbar kein (unsere Internetleitung kann auch durchaus ausfallen).

(liste nicht vollendet)

Gibt natürlich noch weitere trifftige Gründe, die gegen eine Onlinelösung sprechen. Aber ich möchte nicht alles breit treten. Bitte so hinnehmen, dass es keine alternative für uns ist.

[#11]

Hatte mir schon gedacht dass ihr Belegvolumen nicht allzu klein ist.

Schlechtes Internet hatte ich- so schnell vergißt man das- nicht auf dem Schirm.

Klar ist bei hohem Belegaufkommen ist DMS sicherlich ein Thema bzw. ist ggf. die Dokablage von der Kapazität zu klein. Würde ich aber auch aus Kostengründen bevorzugen aber klar ich weiss nicht welche Mengen an Belgen sie monatlich verarbeiten dürfen  / müssen.

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Alles gut, Sie können selbstverständlich gerne alles so machen, wie Sie wollen - ich wollte nur sicherstellen, dass es nicht aus Unwissenheit oder "falschen" Gründen geschieht.

Und auch bei Ihnen wäre Unternehmen online - auch mit Ihren Einschränkungen - praktischer und günstiger. Im Zweifel mit einem LTE Router, aber richtig gescannt hat eine Seite <50 KB, so dass Sie bei 200 Seiten erst das Megabyte erreicht haben. Da könnte man sogar noch mit ISDN Geschwindigkeit locker drauf warten... Sicherheit ist auch kein Grund, besser geschützt als im DATEV Rechenzentrum können Sie Ihre Daten nicht ablegen.

Aber wie gesagt, mir persönlich ist das einerlei, im Gegenteil freu ich mich, wenn die Genossenschaft Kunden für DMS "mit Alles" gewinnt.

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Falls Sie Interesse an DATEV-DMS haben, würde ich einfach mal den Kontakt zu einem DATEV-Außendienstmitarbeiter vorschlagen.

Wie die lizenzrechtliche Würdigung des Einsatz  für Sie als "Alleinbuchhalter" dann aussieht,  lässt sich sicherlich in einem Gespräch klären.

Ob Sie dann das DMS überhaupt nutzen können, lässt sich ohne eingehende Beurteilung schon gar nicht hier klären.

Diese Vorabgespräche sind m.E. "kostenneutral"....

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Die Vorgespräche zu DMS sind kostenneutral kann ich bestätigen.

Erst wenn Sie die Prozesse definieren und hierfür DAtev Mitarbeiter kommen und diese aufnehmen und dann umsetzen wird dies kostenpflichtig. Hatte ich so mit meinem Außendienstmitarbeiter abgesprochen.

Mich dann aber letztlich doch gegen DMS entschieden.

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ich kann mich dem Vorschlag von Herrn Hofmeister nur anschließen - ein Gespräch mit DATEV auch und gerade zur Verfügbarkeit des Buchungsassis und DMS (neu) ist sicher die Wahl der Stunde!!!!

Und 2019 ist schon bald - selbst wenn´s bis 6/2019 dauert ist beim von mir vermuteten Volumen jedenfalls eine Migration in naher Zukunft wegen Produktwechsel im Bereich DMS keine sinnvolle Option!!! 

Da DMS (neu) bei DATEV mit hoher Prio bearbeitet wird - wär´s gut sich da jetzt gleich "dran zu hängen" .