Informationen zu EBF-Systems - DATEV-Community

EBF-Systems · ‎16.10.2026

Guten Tag in die Runde, mich würde interessieren, wie Sie das Thema E-Rechnungen inzwischen in der täglichen Praxis handhaben. Gerade bei kleineren und mittelständischen Unternehmen stellt sich für mich eine grundsätzliche Frage: Wer stellt eigentlich sicher, dass eine eingehende E-Rechnung nicht nur optisch richtig aussieht, sondern auch die strukturierten Rechnungsdaten korrekt sind? Dazu würden mich Ihre Erfahrungen interessieren: Prüfen Unternehmen ihre E-Rechnungen bereits beim Eingang oder erfolgt die Kontrolle erst beim Steuerberater? Wie gehen Sie damit um, wenn die sichtbare Rechnung und die XML-Daten voneinander abweichen? Wer informiert den Lieferanten, wenn technische Fehler festgestellt werden? Wie lässt sich vermeiden, dass solche Probleme erst bei der späteren Buchhaltung auffallen? Mir geht es ausdrücklich nicht um bestimmte Softwareprodukte, sondern darum, wie diese Abläufe in der Praxis organisiert werden. Ich freue mich auf unterschiedliche Erfahrungen und Sichtweisen. Viele Grüße

EBF-Systems · ‎16.10.2026

Mich würde interessieren, wie andere Unternehmen und Steuerkanzleien in der Praxis mit fehlerhaften E-Rechnungen umgehen. Eine E-Rechnung kann auf den ersten Blick völlig korrekt aussehen. Trotzdem können in den strukturierten Rechnungsdaten Fehler oder fehlende Pflichtangaben enthalten sein. Dazu hätte ich drei Fragen: Werden eingehende E-Rechnungen bei Ihnen grundsätzlich technisch geprüft oder erst bei der Buchung? Was passiert, wenn eine Rechnung als PDF lesbar ist, die enthaltenen XML-Daten aber Fehler aufweisen? Wird in solchen Fällen grundsätzlich eine korrigierte Rechnung beim Lieferanten angefordert? Mich interessieren insbesondere Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag und wie solche Fälle organisatorisch gelöst werden. Vielleicht ergeben sich daraus hilfreiche Erkenntnisse für alle Beteiligten.

EBF-Systems · ‎16.10.2026

Sie dürfen selbstverständlich Ihre Meinung vertreten, genauso wie wir unsere Erfahrungen aus der Praxis einbringen dürfen. Nicht jede technische Lösung außerhalb der bekannten Standardsysteme ist automatisch ein „Workaround“. Uns geht es um die Frage, wie Unternehmen bestehende Abläufe bei der Verarbeitung von E-Rechnungen weiter nutzen können, ohne ihre gesamte IT-Landschaft umstellen zu müssen. Darüber kann man durchaus sachlich diskutieren, auch wenn man unterschiedliche Auffassungen vertritt.

EBF-Systems · ‎12.10.2026

Ihre Einschätzung halte ich für ziemlich praxisfern. Die Empfehlung, ein bestehendes ERP-System auszutauschen, nur weil es die aktuellen Anforderungen an elektronische Rechnungen nicht vollständig erfüllt, geht an der wirtschaftlichen Realität vieler Unternehmen vorbei. Ein ERP-System ist häufig über viele Jahre gewachsen, individuell angepasst und eng mit Produktion, Warenwirtschaft, Buchhaltung und anderen Geschäftsprozessen verbunden. Wollen Sie einem mittelständischen Unternehmen ernsthaft empfehlen, sein gesamtes ERP-System auszutauschen, nur weil eine normgerechte E-Rechnung erzeugt werden muss? Ein solcher Wechsel kann schnell fünf- oder sechsstellige Kosten verursachen, ganz abgesehen von Migrationsrisiken, Schulungsaufwand und möglichen Betriebsunterbrechungen. Genau hier setzen spezialisierte Lösungen an. Sie ermöglichen es, bestehende Systeme weiter zu nutzen und trotzdem die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen zu erfüllen – ohne umfangreiche Eingriffe in die vorhandene IT-Infrastruktur. Dabei geht es nicht um irgendeine „Bastellösung“, sondern um die normgerechte Erzeugung und Validierung von ZUGFeRD- und XRechnung-Dokumenten. Entscheidend ist nicht, aus welchem Programm eine Rechnung stammt, sondern ob das Ergebnis die geltenden Standards erfüllt. Und noch etwas: Auch ein modernes ERP-System garantiert nicht automatisch, dass jede erzeugte E-Rechnung inhaltlich und fachlich fehlerfrei ist. Was die Anzahl meiner Beiträge betrifft: Ich greife unterschiedliche technische und praktische Fragestellungen auf. Ob diese für andere Mitglieder interessant sind, darf die Community gerne selbst entscheiden. Mein Ansatz ist jedenfalls, Unternehmen eine wirtschaftlich sinnvolle Lösung anzubieten, statt ihnen wegen einer einzelnen gesetzlichen Anforderung gleich ein neues ERP-System zu empfehlen.

EBF-Systems · ‎12.10.2026

Eine Frage aus der täglichen Praxis möchte ich noch ergänzen: Was passiert eigentlich, wenn eine eingehende E-Rechnung technisch gültig ist, aber inhaltlich falsche Angaben enthält? Beispielsweise eine falsche Käuferanschrift, einen unzutreffenden Umsatzsteuersatz oder Beträge, die nicht zur Bestellung passen? Ein erfolgreiches Validierungsprotokoll bedeutet schließlich nicht automatisch, dass die Rechnung auch sachlich und steuerrechtlich korrekt ist. Genau hier sehe ich eine wichtige Herausforderung für die Buchhaltung: Technische Validierung und inhaltliche Rechnungsprüfung müssen zusammenspielen. Mich würde interessieren, wie Sie das in Ihren Unternehmen handhaben. Wer prüft bei Ihnen die Rechnungsinhalte, nachdem die technische Validierung erfolgreich war? Text mit KI-Unterstützung erstellt.

EBF-Systems · ‎11.10.2026

Mit der zunehmenden Verbreitung von ZUGFeRD und XRechnung stehen Unternehmen vor einer weiteren Herausforderung: Wie stellen wir sicher, dass eingehende E-Rechnungen tatsächlich den geltenden Anforderungen entsprechen? Eine lesbare PDF allein reicht dafür nicht aus. Entscheidend sind die strukturierten Rechnungsdaten. Aus unserer Sicht gehören deshalb drei Dinge zu einer zuverlässigen Eingangsrechnungsprüfung: Automatische Prüfung der XML-Struktur und der geltenden E-Rechnungsregeln. Kontrolle von Pflichtangaben, Steuerbeträgen und Rechnungspositionen. Ein verständliches Prüfprotokoll, damit die Buchhaltung Fehler sofort erkennen kann. Besonders interessant ist das für Unternehmen, deren ERP-System noch keine vollständige E-Rechnungsprüfung unterstützt. Wie prüfen Sie eingehende E-Rechnungen heute? Automatisch oder noch manuell? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungen. Michael Frevert XXX / XXX Text mit KI-Unterstützung erstellt. Textinhalt geschwärzt und Foto gelöscht durch DATEV wegen Verstoß gegen Nutzungsbedingungen

EBF-Systems · ‎11.10.2026

X-Rechnungen empfangen – aber wie prüfen und buchen ohne ERP-Schnittstelle? Immer mehr Unternehmen erhalten elektronische Rechnungen als X-Rechnung oder ZUGFeRD. In der Praxis stellt sich jedoch eine ganz einfache Frage: Was macht ein Unternehmen, dessen ERP-System die XML-Daten noch nicht direkt verarbeiten kann? Aus unserer Erfahrung sind dabei drei Punkte besonders wichtig: Ist die eingegangene E-Rechnung technisch und fachlich gültig? Wie erhält die Buchhaltung aus einer reinen XML-Datei eine lesbare Rechnung zur Kontrolle und manuellen Buchung? Wie werden Originalrechnung und Prüfergebnis nachvollziehbar aufbewahrt? Wir beschäftigen uns derzeit intensiv mit diesen Fragen und haben bereits erste erfolgreiche Tests zur Validierung und Erstellung lesbarer PDF-Darstellungen aus XML-Rechnungen durchgeführt. Mich würde interessieren, wie andere Unternehmen und Steuerkanzleien diese Aufgaben aktuell lösen. Wird bei Ihnen bereits alles automatisch verarbeitet oder erfolgt die Rechnungsprüfung und Buchung teilweise noch manuell? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungen. Michael Frevert XXX / XXX Text mit KI-Unterstützung erstellt. Textinhalt geschwärzt und Foto gelöscht durch DATEV wegen Verstoß gegen Nutzungsbedingungen

EBF-Systems · ‎11.10.2026

E-Rechnungen ohne ERP-Umstellung – muss das wirklich so kompliziert sein? Viele Unternehmen stehen vor derselben Herausforderung: Die vorhandene ERP-Software funktioniert seit Jahren zuverlässig, aber die Anforderungen an elektronische Rechnungen werden immer umfangreicher. Muss deshalb gleich das gesamte ERP-System angepasst oder ausgetauscht werden? Wir beschäftigen uns seit einiger Zeit intensiv mit diesem Problem und entwickeln eine KI-gestützte Lösung, die vorhandene PDF-Rechnungen aus unterschiedlichen Systemen verarbeitet und bei der Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen unterstützt. Unser Grundgedanke ist dabei ganz einfach: „Die Software soll sich an die Rechnungen anpassen – nicht umgekehrt.“ Besonders für mittelständische Unternehmen ist es wichtig, bestehende Abläufe beibehalten zu können, ohne umfangreiche IT-Projekte auszulösen. Mich würde interessieren, wie andere Unternehmen und Steuerkanzleien damit umgehen: Werden bestehende ERP-Systeme angepasst oder setzt man zunehmend auf eigenständige Lösungen zur E-Rechnungsverarbeitung? Ich freue mich auf einen fachlichen Erfahrungsaustausch. Michael Frevert XXX / XXX Text mit KI-Unterstützung erstellt. Textinhalt geschwärzt und Foto gelöscht durch DATEV wegen Verstoß gegen Nutzungsbedingungen