Eine Frage aus der täglichen Praxis möchte ich noch ergänzen: Was passiert eigentlich, wenn eine eingehende E-Rechnung technisch gültig ist, aber inhaltlich falsche Angaben enthält? Beispielsweise eine falsche Käuferanschrift, einen unzutreffenden Umsatzsteuersatz oder Beträge, die nicht zur Bestellung passen? Ein erfolgreiches Validierungsprotokoll bedeutet schließlich nicht automatisch, dass die Rechnung auch sachlich und steuerrechtlich korrekt ist. Genau hier sehe ich eine wichtige Herausforderung für die Buchhaltung: Technische Validierung und inhaltliche Rechnungsprüfung müssen zusammenspielen. Mich würde interessieren, wie Sie das in Ihren Unternehmen handhaben. Wer prüft bei Ihnen die Rechnungsinhalte, nachdem die technische Validierung erfolgreich war? Text mit KI-Unterstützung erstellt. ... Mehr anzeigen

  Mit der zunehmenden Verbreitung von ZUGFeRD und XRechnung stehen Unternehmen vor einer weiteren Herausforderung: Wie stellen wir sicher, dass eingehende E-Rechnungen tatsächlich den geltenden Anforderungen entsprechen? Eine lesbare PDF allein reicht dafür nicht aus. Entscheidend sind die strukturierten Rechnungsdaten. Aus unserer Sicht gehören deshalb drei Dinge zu einer zuverlässigen Eingangsrechnungsprüfung: Automatische Prüfung der XML-Struktur und der geltenden E-Rechnungsregeln. Kontrolle von Pflichtangaben, Steuerbeträgen und Rechnungspositionen. Ein verständliches Prüfprotokoll, damit die Buchhaltung Fehler sofort erkennen kann. Besonders interessant ist das für Unternehmen, deren ERP-System noch keine vollständige E-Rechnungsprüfung unterstützt. Wie prüfen Sie eingehende E-Rechnungen heute? Automatisch oder noch manuell? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungen. Michael Frevert EBF-SYSTEMS / ICON Swiss AG Text mit KI-Unterstützung erstellt. ... Mehr anzeigen

 X-Rechnungen empfangen – aber wie prüfen und buchen ohne ERP-Schnittstelle? Immer mehr Unternehmen erhalten elektronische Rechnungen als X-Rechnung oder ZUGFeRD. In der Praxis stellt sich jedoch eine ganz einfache Frage:   Was macht ein Unternehmen, dessen ERP-System die XML-Daten noch nicht direkt verarbeiten kann?   Aus unserer Erfahrung sind dabei drei Punkte besonders wichtig: Ist die eingegangene E-Rechnung technisch und fachlich gültig? Wie erhält die Buchhaltung aus einer reinen XML-Datei eine lesbare Rechnung zur Kontrolle und manuellen Buchung? Wie werden Originalrechnung und Prüfergebnis nachvollziehbar aufbewahrt? Wir beschäftigen uns derzeit intensiv mit diesen Fragen und haben bereits erste erfolgreiche Tests zur Validierung und Erstellung lesbarer PDF-Darstellungen aus XML-Rechnungen durchgeführt. Mich würde interessieren, wie andere Unternehmen und Steuerkanzleien diese Aufgaben aktuell lösen. Wird bei Ihnen bereits alles automatisch verarbeitet oder erfolgt die Rechnungsprüfung und Buchung teilweise noch manuell? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungen. Michael Frevert EBF-SYSTEMS / ICON Swiss AG Text mit KI-Unterstützung erstellt. ... Mehr anzeigen

  E-Rechnungen ohne ERP-Umstellung – muss das wirklich so kompliziert sein?   Viele Unternehmen stehen vor derselben Herausforderung: Die vorhandene ERP-Software funktioniert seit Jahren zuverlässig, aber die Anforderungen an elektronische Rechnungen werden immer umfangreicher. Muss deshalb gleich das gesamte ERP-System angepasst oder ausgetauscht werden? Wir beschäftigen uns seit einiger Zeit intensiv mit diesem Problem und entwickeln eine KI-gestützte Lösung, die vorhandene PDF-Rechnungen aus unterschiedlichen Systemen verarbeitet und bei der Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen unterstützt. Unser Grundgedanke ist dabei ganz einfach: „Die Software soll sich an die Rechnungen anpassen – nicht umgekehrt.“ Besonders für mittelständische Unternehmen ist es wichtig, bestehende Abläufe beibehalten zu können, ohne umfangreiche IT-Projekte auszulösen. Mich würde interessieren, wie andere Unternehmen und Steuerkanzleien damit umgehen: Werden bestehende ERP-Systeme angepasst oder setzt man zunehmend auf eigenständige Lösungen zur E-Rechnungsverarbeitung? Ich freue mich auf einen fachlichen Erfahrungsaustausch. Michael Frevert EBF-SYSTEMS / ICON Swiss AG Text mit KI-Unterstützung erstellt. ... Mehr anzeigen