nicht bearbeitete Belege, die bereits gebucht wurden erscheinen in DUO als "bearbeitet"

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Liebe Datev Community,

wir buchen bei vielen Mandanten die DUO nutzen mittlerweile tagaktuell. Leider haben wir bei dem ein oder anderen das Problem, dass wenn der Mandant Belege in DUO hochgeladen hat und wir gebucht haben, bevor dieser die Belege bearbeitet hat, diese bereits gebuchten Belege nicht mehr im Posteingang erscheinen (was ja klar ist), aber auch nicht mehr als "unbearbeitet" in DUO erscheinen. 

Das bedeutet, dass in DUO vom Mandanten nicht bearbeitete Belege als bearbeitet sichtbar sind, nur weil wir diese Belege bereits gebucht haben.

Gibt es hierzu eine Lösung für den Mandanten?

Viele Grüße,
KR

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Was genau macht der Mandant beim "Bearbeiten"? Es kann sich ja nur um den Zahlungsverkehr handeln, wenn Sie das Verbuchen vornehmen?

Wie genau wird in der Kanzlei gebucht? Welcher Modus ist eingestellt?

Möglicherweise wird "Standard" und "Erweitert" nicht systemkonform verwendet. Im Standardmodus ist die Zahlungserstellung vom Belegbild für das Mandat kein Problem, da dies unabhängig von der Belegbearbeitung wie im erweiterten Modus ist. Der erweiterte Modus beeinhaltet zusätzlich auch eine Kontierungsfunktion .

Wenn der erweiterte Modus eingestellt ist, sollte die Kanzlei NICHT in Rewe direkt buchen (über digitales Belegbuchen), denn der erweiterte Modus ist nur dafür geeignet, dass der Beleg in DUO vollständig bearbeitet wird. Wenn auch der Zahlungsverkehr vom Belegbild erfolgen soll, ist das systematisch eher Aufgabe des Mandanten.

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Der Mandant prüft über die Funktion "Bearbeiten", ob die Daten des Belegs über die OCR-Erkennung korrekt in die Erfassungsmaske (rechts) übernommen wurden und bessert ggf. nach. Auch hinterlegt er gleichzeitig die Daten für die Überweisung bzw. für den Einzug.
Das Buchen der Belege findet bei uns in der Kanzlei über Kanzlei-Rewe statt.

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Standard oder Erweiterter Modus?

Wie (konkret) buchen Sie in der Kanzlei? Wenn Sie das nicht über Stapel bereitstellen machen (Erweiterter Modus), ist das evtl. "systemwidrig". Wenn Sie die Stapel einspielen (Kontierungen aus dem Erweiterten Modus/Bekegbearbeitung), verstehe ich das Problem nicht, denn dann hat das Mandat den Beleg doch abschließend bearbeitet (kontiert inkl. Datenprüfung inkl. Zahlungserstellung)?

Mit anderen Worten:  Wenn der Erweiterte Modus eingestellt ist, dürfen Sie (systembedingt) die Belege in der Kanzlei nicht vor der Belegbearbeitung in DUO buchen. Über digitale Belege buchen ist das aber theoretisch möglich, führt aber zu den beschriebenen Problemen. Wenn Sie den ASR nutzen, muss zwangsweise der Standard Modus aktiviert sein.

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DUO ist im Standard Modus eingestellt.

Wir buchen über "Digitales Beleg buchen"

Das Problem ist, dass wenn der Mandant Belege hochläd und z.B. erst später bearbeiten will, wir aber in der Zwischenzeit buchen, dann verschwinden die vom Mandanten hochgeladenen Belege vom Posteingang in DUO in den Ordner "Belegablage | Buchführung | Standardregister". Auch wenn der Mandant über den Ordner "alle Belege" und den Filter "nicht bearbeitet" die Belegbearbeitung vornehmen will, sind dann hier keine unbearbeiteten Belege mehr zu sehen, da offenbar die Belegbuchung bei dem Beleg das "unbearbeitet" Kennzeichen in "bearbeitet" ändert.

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Im Standard Modus werden alle Belege als unbearbeitet angezeigt (Übersicht Belege), solange sich diese im Posteingang befinden. Belege gelten als "bearbeitet" wenn diese in der Kanzlei gebucht werden. 

Mit "Bearbeitet" ist hier wohl die Arbeit der Kanzlei - das verbuchen gemeint. Das Mandat erhält genau diese Info - er muss nur wissen, was diese bedeutet.

Im Standard Modus ist die Belegbearbeitung vom Mandanten generell nicht vorgesehen. Hier obliegt es der Kanzlei den Beleg zu kontieren und ggf. Daten zu ergänzen und zu korrigieren.

Es bleibt dann seitens des Mandanten nur bei der Zahlungserstellung vom Belegbild.

Alle offenen Zahlungen kann das Mandat auf der Startseite Belege / Lieferantenrechnungen erkenne und dort alle Zahlungsinformation auf dem Belegbild ergänzen.

Dies dient im Wesentlichen aber nur der Zahlungserstellung und nicht weiteren Buchungsinformationen.

Wenn das Mandat detailliert am Beleg arbeiten soll und erst danach die Belege zur Buchung in der Kanzlei bereitstehen sollen, ist der Erweiterte Modus zielführend.
 

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Vielen Dank für Ihre umfassende Rückmeldung. Auch wenn es m.M. nach nicht richtig ist, dass die Kanzlei die Belegbearbeitung vornimmt, denn der Anwenderbereich DUO ist Sache des Mandanten. Wir als Kanzlei greifen lediglich auf die dort bereitgestellten Belege über Kanzlei Rewe zu.

Wenn es aber technisch nicht anders geht, werde ich bei der Datev mal ein Ticket eröffnen.

Ich bin davon ausgegangen, dass es einen mir nicht bekannten Filter gibt, den der Mandant für solche Fälle verwenden kann.

Viele Grüße

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Der Mandant muss den Filter in der Belegübersicht unter "Bezahlt-Status" einfach auf "nicht vollständig bezahlt" setzen. Und beim Ordner stellt er auf "Alle Belege".

Dann spielt es keine Rolle, ob Sie vor oder nach dem Bezahlvorgang buchen.