Upload XML-Dateien mit Belegen mit SmartLogin

[#1]

Hallo zusammen,

ich bin neu in der DATEV-Community und der Arbeit damit. Mein ERP-System bietet mir die Möglichkeit meine Belege im DATEV-Format, d.h. mit XML und Beleg-PDF zu exportieren. 

Jetzt wollte ich diese Daten nach DATEV importieren, scheitere jedoch daran, dass es wohl mit dem SmartLogin nicht möglich ist und man eine SmartCard benötigt. Gibt es hier eine andere Lösung? Denn eine SmartCard für alle User bestellen ist jetzt nicht wirklich die beste Lösung für uns. 

Besten Dank für eure Hilfe

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Der XML-Import muss über den Belegtransfer erfolgen. 

Dok. Nr. 1004466:

3 Vorgehen 3.1 Voraussetzungen

Um den DATEV Belegtransfer zu nutzen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Aktiver Vertrag von DATEV Unternehmen online für Ihren Bestand.

• Freigabe der Standardrechte Belege online des Zugangsmediums (personalisierte DATEV SmartCard, personalisierter DATEV mIDentity) für Ihren Bestand.

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Denn eine SmartCard für alle User bestellen ist jetzt nicht wirklich die beste Lösung für uns. 

Besten Dank für eure Hilfe

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Kann das nicht auf eine Person delegiert werden? Die Karte kann an einem PC stecken, der auf den Exportpfad zugreift. Der Dienst kann ununterbrochen nach Start des Rechners laufen...

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Ja, diese Information habe ich auch gelesen. Einen anderen Weg gibt es also leider nicht? Wissen Sie, ob an einer Lösung bzgl. SmartLogin gearbeitet wird? 

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@goehasuppen  schrieb:

Ja, diese Information habe ich auch gelesen. Einen anderen Weg gibt es also leider nicht? Wissen Sie, ob an einer Lösung bzgl. SmartLogin gearbeitet wird? 

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Ich meine die Frage im Rahmen der Diskussion um die Bepreisung der SCs gestellt zu haben. Die Antwort habe ich wohl verdrängt. Da ist noch nix in der Pipeline...

Aber vielleicht gib es ja neue Infos...

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Okay, vielen Dank. Das heißt ich darf mir also eine SmartCard + den dazugehörigen Leser bestellen für die notwendige Anzahl an Mitarbeitern. Schade. 

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@goehasuppen  schrieb:

Okay, vielen Dank. Das heißt ich darf mir also eine SmartCard + den dazugehörigen Leser bestellen für die notwendige Anzahl an Mitarbeitern. Schade. 

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Warum für alle?

Eine reicht! 

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@goehasuppen ,

... unabhängig davon, wieviele SmartCards Sie bestellen wollen/müssen/werden, würde mich interessieren, ob der Upload schon mindestens ein Mal funktioniert hat, also inklusive der Belege und funktionierenden Beleglinks.

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@vogtsburger 

Die Herausforderung hat @goehasuppen im Erstellerbeitrag angeschnitten. Er wollte hochladen. Daher die Frage nach der Alternative zur SmartCard.

Ihre Frage ist natürlich berechtigt: das kann schon mal nicht klappen. Meistens funtkioniert das aber. Und falls nicht: der DATEV-Support dazu ist klasse!

[#9]

wenn der Fragesteller schreibt: "Mein ERP-System bietet mir die Möglichkeit meine Belege im DATEV-Format, d.h. mit XML und Beleg-PDF zu exportieren.", dann wird ja wohl schon irgend jemand einen Test gemacht haben, ob dieses "Datev-Format" überhaupt funktioniert.

Die Tatsache, dass Belege und Beleglinks und XML-Dateien produziert werden, heißt (für mich) noch lange nicht, dass das Digitale Belegbuchen auch wirklich funktioniert.

... als selbstverständlich würde ich es jedenfalls nicht voraussetzen, vor allem, da offenbar bisher noch nicht an das Hochladen gedacht wurde.

Nachtrag: 

unter dem Begriff "Datev-Format" verstehe ich eigentlich auch nur die Schnittstelle für den Import/Export von Buchungsstapeln in Form von einzelnen CSV-Dateien (Textdateien)

... die "DATEV XML-Schnittstelle online" ist (für mich) eine ganz andere "Hausnummer"

... aber vielleicht bietet das ERP-System ja doch genau diese "DATEV XML-Schnittstelle online" an.

Dann müsste eigentlich alles sofort funktionieren, wenn man die Daten in's Datev-RZ hochlädt.

... die Hoffnung stirbt zuletzt ... allein, mir fehlt der Glaube ... solange man nicht das Ergebnis sieht 😀

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"Möglichkeit meine Belege im DATEV-Format, d.h. mit XML und Beleg-PDF zu exportieren. "

Dann kann die CSV-Datei in Rechnungswesen importiert werden. Das Feld für den Beleglink sollte zumindest gefüllt sein.

Natürlich bekommt man die Beleg-PDFs auch so nach DUO hochgeladen. Dank Belegi-ID werden die Belege dann auch im Buchungssatz gefunden.

Komfort ist allerdings anders. Dafür sorgt ja der Belegtransfer mit Hochladen der XML-Datei. Und das klappt. Zumindest kenne ich da nur Trefferquoten von 100 Prozent.

[#11]

@goehasuppen: Vorschlag, wenn möglich: Bestellung DATEV Betriebsstätten-mIDentity für das gleiche Geld. Anschluss an den Server, Installation des SiPa compact - daran kann es scheitern, wenn man das nicht kann/darf/möchte. Wenn man virtualisiert, kann man dazu ja schnell eine eigene kleine 40GB Windows VM aufsetzen und mit SEH myUTN 50a den Dongle in die VM schleifen. 

Installation Belegtransfer + Konfiguration des Pfades + Windows-Aufgabe sendet alle x Minuten oder 1x am Tag oder ... (sehr flexibel) die Daten aus dem Verzeichnis nach DATEV. 

Muss man den Export aus dem ERP-System nur so einstellen, dass er immer in den gleichen Pfad passiert und nicht user-bezogen ins Userprofil oder woanders hin. 

Dann sind Sie flexibel und haben soweit möglich automatisiert.

Achtung: Wenn man ein Windows 10 virtualisiert, braucht man strenggenommen spezielle VDI Lizenzen und ohne WSUS macht Windows 10 eigenständig Updates + Neustart = der PIN des mIDentity geht nach einem Neustart verloren. Hier macht Windows Server mehr Sinn. Kann auch ein altes 2012 R2 sein. 

[#12]

Hallo zusammen,

also was ich vom ERP-System bekomme ich folgendes: 

1. Ein XML-File pro Beleg

2. Die dazugehörige PDF-Datei zum XML-File

Das XML hat folgenden Inhalt: 

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
            <LedgerImport xmlns="http://xml.datev.de/bedi/tps/ledger/v040" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="http://xml.datev.de/bedi/tps/ledger/v040 Belegverwaltung_online_ledger_import_v040.xsd" version="4.0" generator_info="Xentral Robot V0.1" generating_system="Xentral Robot Datev XML Schnittstelle" xml_data="Kopie nur zur Verbuchung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug">
<consolidate consolidatedAmount='11.37' consolidatedDate='2020-07-02' consolidatedInvoiceId='2020-400009' consolidatedCurrencyCode='EUR'>
<accountsReceivableLedger>
<date>2020-07-02</date>
<amount>11.37</amount>
<accountNo>8300</accountNo>
<tax>5.00</tax>
<information>Max Mustermann</information>
<currencyCode>EUR</currencyCode>
<invoiceId>2020-400009</invoiceId>
<bookingText>Erlöse 5%</bookingText>
<partyId>10377</partyId>
<bpAccountNo>10377</bpAccountNo>
<customerName>Max Mustermann</customerName>
<customerCity>Musterstadt</customerCity>
</accountsReceivableLedger>
</consolidate>
</LedgerImport>

Und dazu eben die PDF, wie ich sie aus dem System sonst auch drucke und der Kunde erhält. Wenn ich den Beleg über den online upload in DUO hochlade, dann muss ich diesen ja

1. dem Kontoumsatz manuell zuweisen

2. das Kundenkonto anlegen

3. den Umsatz auf das Kundenkonto buchen

4. Das Kundenkonto ausgleichen, sobald der Umsatz eingegangen ist

Das ist massenweise Aufwand. Hier stellt sich mir die Frage, wie ich das besser und einfacher abbilden kann. Nach meinem Verständnis sollte das über den Belegtransfer gehen, oder? Nur da braucht man eben die SmartCards.

Vielleicht habe ich das System DUO auch noch nicht zu 100% verstanden. Dann freue ich mich auf Hinweise und Hilfe 🙂 

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@goehasuppen  schrieb:

...

Nur da braucht man eben die SmartCards.

...

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... was spricht dagegen, vorerst mal 1 SmartCard und einen SmartCard-Leser, oder gleich einen mIDentity zu bestellen und damit zu testen, oder hatten Sie damit gerechnet, alles nur mit SmartLogins erledigen zu können ?

... aus meiner Sicht müsste es auch kein Windows-Server sein. Ein einzelner, mit einer SmartCard bewaffneter Windows10-PC und ein Netzwerk-Pfad, der von Belegtransfer überwacht wird, sollte eigentlich auch schon reichen. Dieser eine PC sollte natürlich morgens der Erste und abends der Letzte sein.

Mir ist es immer am wichtigsten, wenigstens eine Lösung zu haben, bevor ich an Optimierungen denke.

Ist die Schnittstelle von "SundS ITS" schon auf dem Markt oder noch im Beta-Stadium ?

Sorry für die Frage, aber die Versions-Nummer "V0.1" sieht noch ziemlich 'jung' aus.

Falls diese Datev-XML-Schnittstelle aber schon etabliert ist, wird es ja auch eine entsprechende Dokumentation geben.

[#14]

Ich wurde vorher nicht informiert, dass ich für diesen Zweck die SmartCard benötige. Daher ging ich eigentlich auch davon aus, dass ich alles mit dem SmartLogin erledigen kann und deswegen auch der Beitrag hier. 

Aber in dem Fall komme ich wohl nicht herum mal eine SmartCard und einen Leser zu bestellen. 

Liege ich richtig in der Annahme, dass es die folgende SmartCard sein sollte: 

https://www.datev.de/web/de/datev-shop/it-loesungen-und-security/datev-smartcard-classic/

Und dieses Lesegerät:

https://www.datev.de/web/de/datev-shop/it-loesungen-und-security/kartenleser-cloud-2700f/

Oder sollte ich gleich diesen mIdendity nehmen? Ist da in dem "Paket" für die 50€ alles enthalten was ich brauche, auch die SIM? 

Viele Grüße und danke

[#15]

Guten Morgen,

der Art.-Nr- 40942 DATEV mIDentity compact umfasst den SmartCard-Leser und die SmatCard.

Zusammen mit dem Sicherheitspaket compact können Sie die Funktionen des Belegtransfers nutzen.

Viele Grüße

[#16]

Nur, um sicher zu gehen: 

Ich brauch das Sicherheitspaket auch für den Belegtransfer? Und brauche ich da die Version von der CD oder reicht das "compact"? Ich möchte gerne jetzt alles direkt bestellen und dann nicht nach Erhalt die nächste "Überraschung" erleben

[#17]

Zum Betrieb des Belegtransfers mittels mIDentity compact benötigen Sie lediglich das Sicherheitspaket compact. 

Nur wenn Sie die weiteren Funktionen Ihrer DATEV SmartCard nutzen möchten (z. B. Zahlungsverkehr-Schnittstelle der Rechnungswesen-Programme, Steuerkonto online oder DFÜ über Internet), benötigen Sie das Sicherheitspaket (z. B. von der DATEV-Programm-DVD).

[#18]

Wobei die Frage "brauchen wirklich n Mitarbeiter/ Arbeitsplätze die Smartcard bzw. Möglichkeit XML selbst hochzuladen" organisatorisch immer noch nicht beantwortet ist. Man kann ja ein gemeinsames Transferverzeichnis definieren und den Belegtransfer nach PIN-Eingabe im Überwachungsmodus laufen lassen, so dass neue Dateien automatisch übertragen werden. Ob da nicht doch ein physikalisch-persönlich überwachter PC die vielleicht bessere Methode ist, wenn dieser mal neu startet und eine PIN-Eingabeaufforderung wirft, das wären meine 2ct.

Details siehe DATEV Belegtransfer - Einrichtung für DATEV XML-Schnittstelle online

[#19]

@JoergZielke 

Danke!

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Mein Beitrag hat ja auch scheinbar niemand dazu gelesen 😂👍.

[#21]

@metalposaunist 

Na klar hat man den gelesen!

Es hört sich aber so an (bei @goehasuppen ), dass da mehr oder wenig ins kalte Wasser gesprungen wurde. Nur hat @goehasuppen natürlich Fragen, die man im Vorfeld hätte klären können (und müssen).

Zudem ja noch nicht mal klar ist, ob der XML-Import ja überhaupt klappt (die Bedenken hat ja @vogtsburger aufgeführt)

@goehasuppen scheint ja auch neu mit DATEV zu arbeiten, oder?

[#22]

Ich habe alles Beiträge gelesen, klar. Tut mir leid, dass ich nicht auf alle eingegangen bin. 

Ja, ich bin komplett neu bei DATEV. Seit 2 Tagen ist der Zugang vorhanden und seit da kämpfe ich mich da durch. 

[#23]

... ab und zu eine kräftigende GöHa-Suppe, dann klappt das schon 😉

... aber nochmal zu meiner Frage von oben:

"Ist die Schnittstelle von "SundS ITS" schon auf dem Markt oder noch im Beta-Stadium ?

Sorry für die Frage, aber die Versions-Nummer "V0.1" sieht noch ziemlich 'jung' aus.

Falls diese Datev-XML-Schnittstelle aber schon etabliert ist, wird es ja auch eine entsprechende Dokumentation geben.

... klingt, als ob die Entwicklung dieser Schnittstelle noch in der 'Experimentalphase' steckt

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@vogtsburger  schrieb:

... ab und zu eine kräftigende GöHa-Suppe, dann klappt das schon 😉

... aber nochmal zu meiner Frage von oben:

"Ist die Schnittstelle von "SundS ITS" schon auf dem Markt oder noch im Beta-Stadium ?

Sorry für die Frage, aber die Versions-Nummer "V0.1" sieht noch ziemlich 'jung' aus.

Falls diese Datev-XML-Schnittstelle aber schon etabliert ist, wird es ja auch eine entsprechende Dokumentation geben.

... klingt, als ob die Entwicklung dieser Schnittstelle noch in der 'Experimentalphase' steckt

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Aber wozu benötigt man denn die Dokumentation? Das Ergebnis des Exports der ERP-Software ist die XML-Datei. Und die wird hochgeladen. Und das sollte klappen.

Wenn der Belegtransfer eingerichtet ist. Denn der ist für das Hochladen der XML-Datei ja der ultimative Weg.

[#25]

... beim 'normalen Datev-Format spielt z.B. auch die Version eine große Rolle.

Aktuell wichtig : wird das Leistungsdatum mitgeliefert und ausgelesen, JA/Nein ?

mit der falschen (veralteten) Version des Datev-Formats wird das nichts mit dem korrekten Buchungssatz

Ich will ja als Anwender einer Schnittstelle nicht in einer 'trüben Brühe' stochern und rätseln müssen, welche Möglichkeiten und welche Einschränkungen ein Softwareprodukt hat und wie es angewandt wird.

[#26]

@goehasuppen ,

Nachtrag:

... apropos ...

das, was Sie selbst jetzt schon hochladen würden, wenn Sie eine SmartCard hätten, also die Rechnungsdaten (PDFs, XML-Dateien usw.) aus Ihrem ERP-System per "Datev XML Schnittstelle Online", könnte natürlich (vorerst oder testweise) auch Ihr StB.

Jedenfalls wüssten Sie dann sofort, was in DUO ankommt und ob die "DATEV XML-Schnittstelle online" auf Anhieb funktioniert.

Das Warten auf Godot (auf die eigene Datev-SmartCard) ist sicher nicht angenehm, wenn Sie schon kräftig 'in der Buchhaltungssuppe rühren' 😉