Unternehmen Online Kostenstellen

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Hallo,

ich habe bei einem Mandanten 4 Kostenstellen zu buchen, alles unter einer Mandantennummer.

Nun sollen die Rechnungen zukünftig über DUO hochgeladen werden.

Ich stelle mir 4 verschiedene Ordner vor, pro Filiale, in die er, schon vorsortiert nach Kostenstelle, die Rechnungen hoch lädt.

Ich weiß nur nicht wie ich das anlegen soll/kann.

Gibt es hier jemanden, der das auch so macht?

Viele Grüße

Rist

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entsprechende Belegtypen anlegen

alternativ vom Mandanten Kostenstelle in DUO erfassen lassen.

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Aber die Belege kommen doch erstmal in Posteingang an. Dort kann ich doch keine einzelnen Belegtypen anlegen, sondern nur in Belegablage, oder?

Ich möchte ja, dass die Rechnungen per Datev E-Mail in DUO ankommen.

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@Nhd Die Kostenstellen entsprechen einer Filiale? 

Belegtypen werden eigentlich nach Zahlungsstrom angelegt, nicht nach Kostenstelle.

Sollte in den Filialen alles über das Bankkonto laufen läge je Filiale nur ein Zahlungsstrom vor...

Je nach Belegvolumen wäre auch zu überlegen für jede Filiale einzeln einen Bestand auf der Unterberaternummer anzulegen. und einen zur Konsolidierung inkl. allgemeine Buchhaltung.

Das böte den Vorteil, das Filiale A nicht Belege in den Belegtyp für Filiale B hochladen kann und die Filialen untereinander sähen Ihre Zahlen nicht...

[#5 · Accepted solution]

Wir haben das häufig so gemacht: Unternehmen mit mehreren Filialen (mit eigenen Bankkonten pro Filiale) erhalten in DUo pro Filiale eigene Belegtypen mit vorangestellter KOST1 im Namen.

Beispiel:

1. Filiale 1: KOST 1 = 10
2. Filiale 2: KOST 1 = 20
3. Filiale 3: KOST 1 = 30

Dann gibt es in DUo die Belegtypen:

• 10 - Rechnungseingang
• 10 - Rechnungsausgang
• 10 - Kasse
• 10 - sonstiges
• 20 - Rechnungseingang
• 20 - Rechnungsausgang
• 20 - Kasse
• 20 - sonstiges
• 30 - Rechnungseingang
• 30 - Rechnungsausgang
• 30 - Kasse
• 30 - sonstiges

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Super, danke!

So hatte ich mir das auch gedacht. 😀

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@Nhd siehe PN

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Dann bekommen Sie aber pro Belegtyp eine E-Mail-Adresse, an die der Mandant die Belege jeweils schicken muss.

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Was im jeweiligen E-Mail Verteiler der Filialen so gespeichert werden kann und die Verwechslungsgefahr minimiert.

@Nhd Aus Erfahrung: In jeder Filiale sollte eine Person den Hut aufhaben und eine zweite den Hut aufsetzen können im Falle von Krankheit oder Urlaub. Der Nachweis der Schulung laut Verfahrensdokumentation ist immer so eine Sache wenn der Personenkreis zu groß wird....  

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@wwinkelhausen  schrieb:

Dann bekommen Sie aber pro Belegtyp eine E-Mail-Adresse, an die der Mandant die Belege jeweils schicken muss.

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Und da liegt doch (neben der geringeren Verwechslungsgefahr) noch ein weiterer Vorteil: die Mitarbeiter, die die Belege per E-Mail bereitstellen, müssen keinen eigenen Unternehmen online Zugang haben. Wenn man dann noch die E-Mail-Adressen im Scanner direkt hinterlegt, oder im Adressbuch vom E-Mail-Programm, ist das alles kein Hexenwerk.

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@seb_ms --> das stimmt prinzipiell. Haben wir selber schon für Krankmeldungen (als diese noch in Papierform waren) so eingerichtet. Sie bekommen, dass aber wenn Sie jeden der Zugriff auf eine sendeberechtigte Adresse hat (in Ihrem Beispiel den Scanner) nicht in eine ordentliche Verfahrensdokumentation, wenn es sich um allgemeine Belege handelt.

Bei den Krankmeldungen darf man unterstellen, dass nur der betroffene MA Zugriff auf diese hat und per Arbeitsanweisung verfügen, dass jeder seine Krankmeldung selber zu digitalisieren hat. Die Anleitung kann man über dem Scanner aufhängen.

Bei allgemeinen Belegen können Sie über eine allgemeine sendeberechtigte E-Mail Adresse (hier der Scanner) nicht nachvollziehen wer hat den Beleg wann digitalisiert/weitergeleitet. --> Alle MA die Zugriff auf die E-Mail-Adresse (Scanner) haben, müssen geschult sein. Die Schulungen müssen lückenlos dokumentiert sein...

Da ist die Frage ob es nicht einfacher ist zwei MA je Filiale zu bestimmen welche für die FiBu zuständig sind und die dürfen über Ihr eigenes Postfach, Passwort geschützte Nutzung des Scanners senden. 

"In der Niederlassung Musterstraße hat vom 01.07. bis 13.08. eine Schüleraushilfe gearbeitet. Wo ist denn deren Schulungsnachweis für die Digitalisierung von Belegen oder deren Unterschrift, dass Sie geschult wurde den Scanner nicht zu benutzen?"

Habe noch keinen Prüfer gesehen, der sich der Art anstellt aber wenn ist man gelackmeiert....

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ja, das stimmt natürlich dass das nicht schön ist, wenn jeder Mitarbeiter Zugriff auf den Scanner hat und so nicht nachvollziehbar ist, wer gescannt hat. Lösung wäre ein Scanner, der nur per Benutzerberechtigung (RFID, User/Password) verwendet werden kann. 

Alternativ denke ich gerade, was die VD angeht, an ein vergleichbares Szenario im Zusammenhang mit dem Unberechtigten Zugriff auf archivierte Daten. Da hatten wir Dutzende Fälle, in denen der Unternehmer gesagt hat: die alten Belege habe ich alle in Ordnern und die stehen bei mir im Büro? "Ist das Büro verschlossen?" "Nein, aber ich habe allen Mitarbeitern außer Frau Müller und Frau Meier den Zutritt zu meinem Büro verboten." Problem gelöst 🙂 

So denke ich, könnte man auch mit dem Scanner argumentieren: nur Person X und Person Y dürfen scannen. Oder? 🙂 

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@seb_ms Das ist wie immer und überall eine Sache über die jeder selber urteilen muss.

Wenn man sicherstellen kann, dass tatsächlich nur x und y scannen und z die Finger vom Scanner lässt...

Wenn man als Prüfer eine Buchhaltung in Teilen auseinander nehmen möchte findet man immer was. Ist immer die Frage wieviel man ihn potentiell finden lassen möchte.

Szenario hier: Prüfer besucht eine der Filialen stellt sich vor und lässt sich die Räume zeigen. "Wer scannt denn bei Ihnen die Belege?" "Das machen Frau A und Herr Y" "Frau A?* "Das ist die Neue aus Filiale 3"

--> Der Protokollaufwand wäre einfach irre hoch.