PDF Rechnungen und Aufbewahungspflicht

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Als Endanwender benutze ich Unternehmen -Online.
Wir bekommen immer mehr Rechnungen als PDF. Muss ich diese ausdrucken, abhelften und zehn Jahre aufbewahren, oder ist die Aufbewahrungspflicht mit dem Hochladen in Unternehmen Online erfüllt?
Müssen diese Rechnungen digital signiert sein? Und wie sieht es mit den von mir selbst eingescannten  Rechnungen?

mit freundlichen Grüßen

M. Thüer

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ich gehe davon aus, dass die PDF Rechnungen per E-Mail rein kommen, dann müssen diese zur Aufbewahrung nicht ausgedruckt werden, aber laut GOBD sind E-Mails mit steuerlicher Relevanz, und dazu gehören Rechnungen, rechts konform zu archivieren.

Von einer Pflicht die Dokumente digital zu signieren ist mir nichts bekannt.

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Right. E-Mail Rechnungen müssen so archiviert werden, wie sie reinkommen inkl. E-Mail selbst. 

Deshalb gibt es solche Lösungen wie MailStore oder Exchange Online inkl. E-Mail Archivierung. 

DATEV Upload Mail ist nur eine "Gehhilfe", damit man nicht drucken oder die PDF manuell speichern muss. Von der Aufbewahrungspflicht ist man so nicht entbunden. 

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Sollte ich die Rechnungen ausdrucken und abheften, würde dann die Verpflichtung die emails zu sichern entfallen?

MfG

B.Holder

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Nein. Rechnungen sind im Original aufzubewahren. Das Original ist hier die Mail. Der Ausdruck dann eine Kopie.

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Das ist so nicht richtig, Wenn das mail keine Zusatzinformationen zur Rechnung enthält, dient es nur als "Briefumschlag" und muss nicht archiviert werden.

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Und wie wollen Sie dann eine an die Mail angehängte PDF-Rechnung im Original aufbewahren ohne die Mail? Sobald Sie die PDF irgendwo anders hinspeichern ist sie nicht mehr das Original.

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Wie ich schon sagte; der pdf-Anhang ist das Original; der "Briefumschlag Mail" ist nicht aufbewahrungspflichtig.

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dazu der Auszug aus dem BMF Schreiben vom 28.11.2019

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......
Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung,
und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).

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Schon klar. Aber dass das technisch ohne die Mail gar nicht möglich ist, sollte ja wohl klar sein. Oder kennen Sie einen Weg, die angehängte PDF-Rechnung im Original aufzubewahren, ohne die Transportmail?

[#11 · Accepted solution]

Vielen Dank für die Antworten.

Zusammengefasst:  Wenn ich das PDF bzw. die Mail welche die PDF-Rechnung enthält nach GoDB rechtssicher archiviere, kann ich mir den Ausdruck und das Abheften sparen und das PDF direkt nach Datev einlesen.

Auf der anderen Seite geht meine bisherige Praxis (ausdrucken und abheften) eigentlich auch nicht mehr, da die ausgedruckten PDFs kein Original sind. (Kann das Finanzamt festellen ob ich oder mein Lieferant die Rechnung gedruckt hat? 😁   )

Da muss ich mir wohl etwas Gedanken über die Archivierung machen.

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@minorum  schrieb:

Da muss ich mir wohl etwas Gedanken über die Archivierung machen.

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Das wird das A und O werden und da sowieso alles (vermutlich) ab 2025 in die Cloud wandert, würde ich mir zum Exchange Online einmal Gedanken machen. Ich hatte es mal gegenüber eines eigenen Exchange 2016/2019 inkl. 6 User bis 2025 gestellt (inkl. 4x Wartungs CUs, etc.) und so teuer war die Cloud Lösung nicht + rechtssicher archiviert + flexibel + x Geräte per Exchange Protokoll dran + immer alles überall dabei. Geht auch bei 1 Person super. Und Microsoft bestätigt die Lage der Daten in DE - für unsere Datenschutzfetischisten 😋.

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Edit: Inhalt wurde durch anderen Teilnehmer bereits gepostet. 😳 Sorry

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Mag ja alles sein. @Thomas_Kahl und ich stellen uns aber die Frage, wie der Workflow dazu aussieht - welche Programme/Automatismen es dazu gibt? Man kann ja nicht jede PDF aus der E-Mail manuell in die Archivierung geben? Kann man schon aber das ist ja eine Lösung für 1 Mann/Frau aber nichts für die Firma und ob man nun die PDF samt Mail oder nur die PDF speichert - am Speicherplatz soll es nicht mangeln.

Und: Exchange online lässt sich so einstellen, dass jede E-Mail bei Zugang im Postfach archiviert wird und der MA so was löschen kann, man sie aber wiederherstellen kann. Auf ewig, weil richtig archiviert die Mails online keiner Beschränkung in Sachen Kontingent unterliegen. min. 50GB pro Postfach und unendlich im Archivpostfach und via Regeln kann man festlegen, wann welche E-Mail vollautomatisch ins Archiv verschoben wird.  

Alles vollautomatisch einstellbar. Wer macht sich da noch Gedanken zu "nur PDF" 🤔. 

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@metaposaunist
Das hört sich recht praktisch an, die Frage ist die Ablage in Exchange bzw. Office365 Mailarchiv GoDB konform?

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Wenn man der Telekom glaubt, die das Ganze durch KPMG prüfen lassen haben, schon. 

So archivieren Sie E-Mails rechts- und revisionssicher

Die Telekom ist aber nur Vermittler. Die Technik dahinter ist ein normales Office365 von Microsoft. Ich würde auch direkt bei Microsoft bestellen, die seit neustem auch bestätigen, dass die Daten in DE gespeichert werden. Und: Ich hatte es 1x über die Telekom versucht und zack klappte das nicht, weil die gewünschte E-Mail-Adresse sich in dem System der Telekom verschluckt hat oder ... es war eine Odyssee, nur um zu erfahren, dass man das ganze auch direkt bei MS hätte machen können. 

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Das mit Office 365 ist ja schon  interessant, Microsoft bringt sich ja immer besser in Stellung. Einige meiner Mandanten nutzen schon Office 365. Und Danke für das teilen Ihrer Erfahrungen mit der Telekom.

Das erinnert mich ein wenig an alte Zeilen, als die Telekom noch Monopolist war und die ganzen Pleiten, Pech und Pannenstorys, war teilweise sehr unterhaltsam so lange man nicht selbst betroffen war :-).

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Office365 mit Exchange Online ist DAS Produkt, wenn's um E-Mail geht. Kostentechnisch hält sich das im Rahmen. Man muss nur mit den Produkten einmal schauen: Plan 1 ist das ganz einfache mit 100GB ohne Archivierung, die man dazu bestellen kann; Plan 2 mit Archivierung aber "nur" 50GB / Postfach und wenn man auch gleich die Office Produkte zum Installieren aufm Rechner und Co. mitmieten möchte, braucht man wieder andere Produkte (Business Premium + Archivierung). 

Aber die Idee dahinter und der Funktionsumfang 😳. Wie ein echter eigener Exchange mit allem PiPaPo und das läuft. Die Regeln für die automatische Archivierung sind echt mega und kann man über die gesamte Organisation ausrollen mit 1 Klick. 

Telekom - wie gesagt ist unübersichtlich, zumal der Login für die Telekom Cloud, in der die MS Dienste buchbar sind,  nicht der Login für die Magenta Cloud ist. Kommt auch nicht jeder drauf klar 😑.

P.S. für privat kann man sich kostenlose @outlook.de oder .com Adressen anlegen und auch das Exchange Protokoll nutzen; per POP oder IMAP andere Postfächer wie freenet oder gmx oder web automatisch einbinden und man hat 15GB Speicher und kann 150MB E-Mails versenden. 

Mache privat nie mehr was anderes. Alle anderen o.g. Anbieter sind mittlerweile bei mir raus. Spamfilter ist auch mit drin. 

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@metalposaunist 

Ich hab mir das mal in Office365 angeschaut. Ich finde das ziemlich kompliziert. Mit Tags und Richtlinien von mal schnell "über die gesamte Organisation ausrollen mit 1 Klick. " hab ich so nichts gefunden. Und die Hilfedokumente von MS sind nicht nur schlecht übersetzt sondern auch oft schwer verständlich. Auch sonst ist im Netz nicht viel zu dem Thema zu finden. 
Wenn jemand einen Link zu einer guten Anleitung kennt, ich würde mich drüber freuen.
 

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Na wenn man vorher keinen Exchange kennt und sich auch sonst eher mäßig damit beschäftigt, ist das wohl schwieriger. Man muss die Logik dahinter verstehen und probieren geht über studieren. Ein Best Practise gibt es wohl eher nicht, weil ja jede Firma anders ist und daher anders konfiguriert wird. 

Es ist eben deutlich mehr als ein T-Online E-Mailkonto aber alles muss man nicht können. Man muss nur wissen, wer es zuverlässig kann und gut umsetzen kann ohne ständige Fehler. Steuern machen ja auch StB, weil die sich auskennen. IT machen Fachleute, deren tagtägliches Werk nichts anderes ist, als sich damit zu beschäftigen und auf dem Laufenden zu bleiben. 

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Das ausdrucken und abheften hat noch nie Rechtssicherheit gebracht. Der Ausdruck ist technisch gesehen eine Kopie des Originals und eine Kopie (egal ob von Papier oder eines elektronischen Belegs) hat noch nie zum Vorsteuerabzug berechtigt. Auch vor dern GoBD nicht...

Und ja, man kann als erfahrener Buchhalter mit einem geschulten Auge durchaus ziemlich schnell feststellen, was selber gedruckt wurde und was als Papier gekommen ist. Lochen und falten ändert daran gar nichts. Dementsprechend sollte man davon ausgehen, das die Prüfer das genauso erkennen können, wenn sie entsprechend geschult und erfahren sind. Denkbar ist auch, das der Prüfer schlicht und ergreifend beim Lieferanten anfragt, ab wann auf elektronischen Rechnungsversand umgestellt wurde.

Weiterhin gibt es ja einige Unternehmen, welche für die Papierrechnung Gebühren nehmen, diese dürften auch in der Finanzverwaltung bekannt sein und deren Rechnungen sind dementsprechend noch leichter als Original-Digital zu identifizieren.

Und ja, eine (revisionssichere!!!) Archivierung ist heutzutage einfach notwendig. Das müsste bei den meisten Unternehmern spätestens seit dem 01.01.2015 auf der ToDo-Liste ziemlich weit oben stehen. Insofern ist hier für alle, die eh DATEV im Einsatz haben, Unternehmen Online in Verbindung mit Upload Mail ein (r von vielen) aus meiner Sicht empfehlenswerter Weg. 

Erlauben Sie mir noch eine Anmerkung: Diese Fragestellung ist nichts für eine Community, diese hätte Ihnen eigentlich Ihr Steuerberater beantworten sollen. Das gehört bei mir zu den absoluten Basics der Mandantenbetreuung...

Schöne Grüße aus Thüringen und einen schönen Tag an alle

Christian

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@csuckow  schrieb:

Insofern ist hier für alle, die eh DATEV im Einsatz haben, Unternehmen Online in Verbindung mit Upload Mail ein (r von vielen) aus meiner Sicht empfehlenswerter Weg. 

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Und das genügt den Anforderungen? Mit Upload Mail ist doch nichts so archiviert wie es reingekommen ist, wenn die E-Mail an sich weggeschmissen und nur der PDF Anhang beachtet wird? Mag ja sein, dass es vorkommt, dass in der Mail selbst noch wichtige Informationen stehen.