Mandantenübertrag aufgrund Unternehmen online (Mandantenübertrag intern)

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Es kommt ja -gerade durch Nutzung von DATEV-Online-Anwendungen- immer wieder vor, dass Mandate in das sog. mitgliedsgebundene Mandantengeschäft überführt werden.

Das macht Sinn, wenn es dann z.B. u.a. um die Nutzung von eigenen SmartCards  auf der neuen  Beraternummer geht (eindeutige Rechteverwaltung durch abgegrenzte Nummernkreise).

Was dann allerdings auch neu organisiert werden muss, sind bestehende "organisatorische" Programmverbindungen, wie z.B. Bereitstellung von Lohndaten für die FIBU (Buchungsbeleg), als auch Übertragung von Mandantendaten von der bestehenden auf die dann neue "Unter"Beraternummer.

Ebenfalls dann natürlich auch die Änderung von RZ-Bankverbindungen auf den neuen Ordnungsbegriff.

M.E. gibt es hierzu kein grundsätzliches Info-Dokument sondern nur Dokumente, die die Teilgebiete abdecken.

Wie sind hier die Erfahrungen mit dieser rein organisatorischen "Hürde"?

MfG

A. Hofmeister

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Hallo Herr Hofmeister,

ich sah bislang keinen Grund, den Ordnungsbegriff bei den Mandanten zu ändern.

Der Mandant bekam seinen Ordnungsbegriff über die "Globale Freigabe" zugwiesen und das war es.

Rein theoretisch müsste es sogar günstiger für den Mandant sein, da ja der Buchungsassistent 3,50 Euro kostet.

Wenn ich ihn aber unter unserer Beraternummer laufen lasse, kostet die weitere Aktivierung nur 2,- Euro.

Diese Angaben sind ohne Gewähr, da ich selbst noch mit Datev klären muss, ob ich es so richtig verstanden habe.

Wenn der Ordnungsbegriff unter der eigenen Unterberaternummer läuft, ist es mit der Rechnungsgestaltung etwas transparenter. Wir stehen zur Zeit vor der gleichen Frage - Umstellen auf Unterberaternummer oder nicht.

Sollte doch mit der "neuen" Leistungsübersicht ein Klacks sein 😉

Hier kann ich ja über "Leistung neu zuordnen", als Ersatz für den alten Nummernzusammenhang,

meine Leistungen dem Mandant zuordnen (EO Comfort), dann müsste es ja funktionieren.

Das wird meine Strategie sein.

Viel Erfolg beim Umsetzen.

LG's Michael Bechtold

[#3]

Hallo Herr Bechtold,

ich fürchte, Sie verwechseln hier gerade zwei Themen: Der Buchungsassistent wird immer gleich bepreist, egal unter welcher (Unter-)Beraternummer der Bestand angelegt ist. Der erste Bestand ist dabei kostenfrei, jeder weitere Bestand wird dann entsprechend Preisliste berechnet.

Das andere Thema ist die Berechnung der Speicherkosten für die digitalen Belege. Auch hier gibt es keinen Unterschied, ob der Bestand unter der Beraternummer der Kanzlei angelegt ist oder unter der Unterberaternummer des Mandanten. Einzige Ausnahme ist die Rechnungsstellung: im ersten Fall tauchen die Kosten auf der Rechnung der Kanzlei auf (und müssten dann durch die Kanzlei dem Mandanten separat in Rechnung gestellt werden) und im zweiten Fall direkt auf der Rechnung des Mandanten.

Beides hat seine Vor- und Nachteile. Zu beachten ist jedoch, dass IMMER der Bestand in DATEV Unternehmen online und im Rechnungswesenprogramm auf dem GLEICHEN Ordnungsbegriff angelegt ist, da ansonsten der Datenaustausch nicht funktionieren kann.

Falls Sie noch weiteren Klärungsbedarf für Ihren speziellen Fall haben möchte ich Sie bitten, sich bei uns im Programmservice zu melden.

Mit freundlichem Gruß,

Oliver Hetz

DATEV eG

[#4]

Hallo Herr Hetz,

ich habe mich die Woche intensiv mit der Datev-Rechnung befasst und gemerkt,

dass ich falsch liege. Ich hatte diesbezüglich letzte Woche schon eine Anfrage beim Teamservice. Ich warte aber noch auf einen Rückruf. Es war aber für mich anfangs nichts ganz verständlich wie die Berechnung statt findet.

Ich hoffe, ich habe nicht für zu viel Verwirrung gesorgt 😉

LG's Michael Bechtold

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ich kenne die Problematik ebenfalls und würde mich auch hier über mehr Information von Seiten der DATEV freuen.

ich habe auch die Erfahrung gemacht, dass wir die Mandate, welche DUO nutzen möchten grundsätzlich auf eine eigene Unterberaternummer laufen lassen und zwar genau wegen der guten Abgrenzung und dass kein Fehler beim Rechtefreigeben passiert.

Hierzu musste ich mir die erforderlichen Folgeauswirkungen erst mühsam aneignen. Teils, weil Fehler passiert sind und man dann darauf gestoßen ist, dass man hier noch tätig werden muss, teils, weil Zusammenhänge in der Kanzlei nicht mehr funktioniert haben wie z.B. die Weitergabe des Buchungsbeleges aus dem Lohn.

Ich würde mir ebenso wie Herr Hofmeister wünschen, dass es eine Art Checkliste gibt, die diese Nebenschauplätze zumindest anschneidet.

Größtes Thema und Problem aus unserer Sicht, ist die Nicht-Nennung von entstehenden Kosten, wenn man alle Anwendungen auf die Unterberaternummer zieht.

Konkret: man stellt den Mandant auf mM um und ordnet Rewe und DUO der Unterberaternummer zu. Wegen der Rechteverwaltung bei den Smartcards üblich. Um aber gleichzeitig Lohn nutzen zu können, müsste man auch diese auf die Unterberaternummer ziehen. Aber ACHTUNG: ab diesem Zeitpunkt werden nicht nur die Rewe-Kosten dem Mandanten berechnet, sondern auch die Lohnkosten. Außer man hat vorher beim mM entsprechende Resorts ausgeklammert. Aber wenn man das nicht dauern macht, kann man hier schnell hineintappen und der Mandant fragt dann, warum er plötzlich alle DATEV-Kosten alleine trägt und wir immer noch genausoviel Geld von ihm haben wollen wie vorher...

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Ergänzung und Fazit:

meine Erfahrungen mit den organisatorischen Dingen sind: schlecht, weil es mehr zu beachten gibt, als man augenscheinlich denkt und man sollte dies vorher wissen können um besser zu planen und nicht erst bei der Durchführung auf die einzelnen Punkte stoßen. Nicht alle haben dieses know-how ständig parat. Ich mittlerweile schon, aber wenn ich ein paar Wochen daran nichts tue, freue ich mich auch über eine Art Erinnerungshilfe

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Hallo Herr Ammon,

würde man dies aber nicht umgehen, wenn der Lohn weiterhin auf die Hauptberaternummer läuft und er nur über die Leistungsübersicht dem Bestand mit der Unterberaternummer zugewiesen wird?

Dann würde doch der Mandant nur die Positionen für UO und die Sicherheitspausche berechnet bekommen. Der Rest steht dann auf der Rg. der Kanzlei.

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ich brauche doch aber die gleiche unterberaternummer um in unternehmen online die lohnauswertungen bereit stellen zu können