Genau, das Hauptproblem sind tatsächlich die Eingangsrechnungen und zwar weniger das Einsammeln selbst, sondern die fehlende Gegenkontrolle, ob wirklich alle Belege vorhanden sind.
Eine zusätzliche E-Mail-Adresse oder automatische Weiterleitungen ins DUO klingt im ersten Moment gut, löst unser Kernproblem aber leider nicht.
Erstens:
Viele Eingangsrechnungen kommen nicht per E-Mail. Ein großer Teil stammt aus Anbieterportalen, Händlerbereichen, Marktplätzen, Software-Abos, Fremdwährungsplattformen oder Gebührenabrechnungen. Diese müssen wir manuell in den jeweiligen Dashboards herunterladen. Eine Weiterleitung deckt also nur einen Teil der Belege ab.
Zweitens:
Selbst wenn alle Belege im DUO landen, bleibt das eigentliche Problem bestehen. Wir können dort nicht sehen, zu welcher PayPal-Zahlung ein Beleg gehört, weil PayPal-Umsätze in DUO überhaupt nicht sichtbar sind. Wir haben Belege, aber keinen Bezug zu den Zahlungen.
Drittens:
Fehlende Belege nach der Verbuchung anzufordern funktioniert nur, wenn man weiß, dass ein Beleg fehlt. Ohne PayPal-Sichtbarkeit haben wir aber keine Möglichkeit, solche Lücken zu erkennen. Und was der Steuerberater uns dann an Umsätzen schickt wo Belege fehlen, ist für uns nur sehr mühselig zu entziffern da diese Daten nur aus Beträgen bestehen, keine Information zu Firmen oder sonstiges.
Viertens:
Wir versuchen bereits, möglichst viele Belege automatisiert zu sammeln. Das Problem entsteht genau dort, wo wir ohne PayPal-Daten plötzlich 9.000 bis 11.000 Transaktionen manuell prüfen müssten, um herauszufinden, ob dazu ein Beleg existiert.
Ein guter Prozess hilft immer, aber dafür braucht man erst einmal eine vollständige Datenbasis. Ohne die Sichtbarkeit von PayPal in DUO arbeiten wir quasi blind.
Und ja, wenn es nur einzelne Belege wären, wäre das traumhaft. Dann hätten wir vermutlich diese komplette Diskussion gar nicht erst angefangen 🙂
