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Import strukturierter Belegdaten mit eigenen Belegtypen

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letzte Antwort am 23.06.2023 08:19:34 von metalposaunist
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a_r
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Hallo Datev-Community, 

 

voller Frust wende ich mich heute an euch. Wir, Mandant (mehrerer sogar), nutzen DUO seit einigen Jahren sehr intensiv. Sämtliche Belege werden in DUO geladen und bearbeitet, die Stammdaten werden gepflegt, die Bank wird komplett bearbeitet. Zahlungen und sogar Lastschriften werden über DUO ausgeführt. 

 

Die Probleme dabei wurden hier im Forum schon lang und breit diskutiert. Auch habe ich hier gelernt, dass von Datev selber nicht mehr viel "Produktpflege" zu erwarten ist. Bisher haben wir uns immer irgendwie "durchgemogelt" und eigene Lösungen für bestehende Probleme gefunden. 

 

Was allerdings immer öfter zum Problem wird ist die Belegbearbeitung. Auch hier wurde bereits ausführlich über Schwächen und noch mehr Schwächen diskutiert.

 

Da keine Verbesserung in Sicht ist will ich eine vorgelagerte Rechnungseingangssoftware á la Candis, Finmatics, etc. einbinden. Soweit auch kein Problem. Was allerdings ein Problem darstellt ist der Export der Daten von der vorgelagerten Software zu DUO. Logischerweise wollen wir die Daten strukturiert und mit Belegbild. 

 

Hier wird es schwierig. Laut www und diversen Anbietern funktioniert das über den "Rechnungsdatenservice 1.0". 

Hierbei gibt es aber nur die Belegtypen "Rechnungseingang", "Rechnungsausgang" und "Kasse". 

DATEV Format kann wohl mit eigenen Belegtypen umgehen, funktioniert aber wiederum nur mit Datev Rechnungswesen. Eine eigene Lösung über die "DATEV XML-Schnittstelle online" wiederum begrenzt sich dann wieder auf die genannten Belegtypen. 

 

Leider verwenden wir verschiedene Rechnungseingangs- und Ausgangs-Belegtypen und können das auch nicht ändern. 

 

Ich hoffe, dass wir nicht die einzigen sind die vorgelagerte Programme verwenden, daraus strukturierte Belegdaten inkl. Belegbild exportieren und trotzdem in DUO mehrere Belegtypen verwenden möchten. 

 

Und noch mehr hoffe ich, dass ich irgendeine naheliegende Lösung übersehen habe und mir jemand den ultimativen Tipp hat wie wir für dieses Problem eine Lösung finden. 

 

Im Voraus schon vielen Dank für konstruktive Rückmeldungen 🙂 

eliansawatzki
Meister
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Die xml-Schnittstelle ist m. E. nicht auf die Standard-Belegtypen beschränkt. Woher haben Sie diese Information?

 

Ggf. müssen mehrere Rechnungsordner in den Einstellungen von Belege online angelegt werden damit der Übertrag funktioniert. (nicht Ablageordner in der Belegübersicht)

metalposaunist
Unerreicht
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@a_r schrieb:

Hierbei gibt es aber nur die Belegtypen "Rechnungseingang", "Rechnungsausgang" und "Kasse".


Das sind nicht nur Belegtypen, sondern Belegkreise. Man kann die Belegtypen Kreditkarte Hans Meier und Kreditkarte Frida Ernst anlegen, die zum Kreis Rechnungseingang gehören. 

 

Bei GetMyInvoices kann man meiner Ansicht nach wirklich nur die Standard von DATEV vorgegeben Belegtypen nutzen. www.flowwer.de liest aber zum Beispiel alle angelegten Belegtypen aus und die kann man selbst matchen: DATEV-Verbindung herstellen

 

getmyinvoices --> Einstellung korrekter Belegtyp für Datev Belegfreigabe

 

Aber ob DATEV langfristig das "richtige" System ist 🤔? Hätte mir da schon mal Gedanken um was völlig anderes gemacht. Irgendwann will man ja auch nicht mehr frickeln, sondern eine skalierbare Lösung nutzen. Wie das genau aussehen kann, müsste man in einem IST- und SOLL-Zustand erstmal aufnehmen die schauen, woher Daten wie kommen und wohin sie müssen. 

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de
a_r
Einsteiger
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Gute Frage, ich meinte das in der Schnittstellenbeschreibung gelesen zu haben, finde es aber jetzt nicht mehr und werde mich dazu nochmal auf die Suche machen. Danke für den Hinweis. 

 

Mit Rechnungsordnern arbeiten wir bisher gar nicht, wir arbeiten nur mit Belegtypen. Mutmaßlich weil man diese recht einfach über das Belegtransfermodul ansprechen konnte und diese in der Belegübersicht als "Filter" vordefiniert sind.   

 

Was ist den der genaue Unterschied zwischen Rechnungsordnern und Belegtypen? 

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a_r
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Das sind nicht nur Belegtypen, sondern Belegkreise. Man kann die Belegtypen Kreditkarte Hans Meier und Kreditkarte Frida Ernst anlegen, die zum Kreis Rechnungseingang gehören. 

 

Das ist mir sogar bewusst, bloß habe ich bisher immer die Info bekommen, dass nur die Standardbelegtypen angesprochen werden. Belegkreise sind ja so auch gar nicht "änderbar" in DUO? Oder liegt hier doch ein Verständnisproblem bei mir vor? 

 

www.flowwer.de liest aber zum Beispiel alle angelegten Belegtypen aus und die kann man selbst matchen: DATEV-Verbindung herstellen

 

Von Flowwer habe ich tatsächlich noch nie was gehört. Auslesen können auch andere Anbieter wie z.B. Candis, die Frage ist ja ob dann auch strukturierte Belegdaten zu diesen Belegtypen in DUO übertragen werden? Bei Candis z.B. werden die Daten auch ausgelesen und vom Programm erkannt. Das hilft aber leider nichts für den Export. 

Sobald der Beleg einen Belegtyp hat, der nicht dem DUO-Standard-Schema entspricht wird der Beleg ohne strukturierte Daten übertragen. 

a_r_0-1687330236768.png

 

Belegdaten werden nicht nach DATEV exportiert | Candis Hilfe-Center

 

 

Habe mich jetzt aber nochmal durch die Schnittstellenbeschreibung gewühlt und es scheint tatsächlich so, dass zumindest die in Rechnungsdatenservice 1.0 verwendeten APIs mit verschiedenen Belegtypen umgehen können sollten. 

 

Aber ob DATEV langfristig das "richtige" System ist?

Ja, das überlegen wir durchgehend und suchen auch durchgehend. Aber man muss auch erst mal etwas besseres finden, und da wir viele verschiedene Geschäftsbereiche mit verschiedenen Programmen haben die alle irgendwie Belege produzieren ist DUO als "letztes System" gar nicht so falsch. Schade ist nur, dass selbst Banalitäten nicht von DATEV in Angriff genommen werden. 

 

Für mich ist sogar eher die große Sorge, dass DUO in seiner jetzigen Form nicht weitergeführt wird, da ich das Gefühl habe die meisten User nutzen es nur als stupide Belegübertragen an die Kanzlei. 

metalposaunist
Unerreicht
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@a_r schrieb:

Belegkreise sind ja so auch gar nicht "änderbar" in DUO?


Nein, die Kreise nicht, das stimmt. Und man kann wohl auch nur 99 Belegtypen anlegen. Und bucht man Belege auf diesem Belegtyp, schreibt sie fest, kann man den Belegtyp der Belege nur durch Generalumkehr wieder ändern, wenn man beim Buchen den Belegtyp nicht ändert.  

 


@a_r schrieb:

Sobald der Beleg einen Belegtyp hat, der nicht dem DUO-Standard-Schema entspricht wird der Beleg ohne strukturierte Daten übertragen. 


Das ist gut möglich, daher lesen ja beide alle Belegtypen bei der Synchronisation aus. Und per RDS 1.0 sollten auch alle Belegdaten maschinenlesbar übertragen werden vs. Belegbilderservice, der nur stumpf die Dateien (PDF, JPG, ...) ins DUO schiebt aber keine auslesbaren Werte.  

 


@a_r schrieb:

Für mich ist sogar eher die große Sorge, dass DUO in seiner jetzigen Form nicht weitergeführt wird, da ich das Gefühl habe die meisten User nutzen es nur als stupide Belegübertragen an die Kanzlei. 


Doch, doch. Das schon. Die Belegfreigabe online ist der technisch moderne, neue Unterbau, auf den auch DUO irgendwann mal aufsetzen wird, sodass man beide Anwendungen besser verschmelzen kann. Dann kann man vielleicht auch Belege drehen und sie werden gespeichert und vielleicht kann man auch PayPal und Co. anbinden, wenn DUO endlich mal eine offene API sprechen würde, die alle Softwarehersteller nutzen können, so wie der Buchhaltungsbutler auch mit CFgO spricht - da träumt man bei DATEV lange von.   

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de
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a_r
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Das ist gut möglich, daher lesen ja beide alle Belegtypen bei der Synchronisation aus. Und per RDS 1.0 sollten auch alle Belegdaten maschinenlesbar übertragen werden vs. Belegbilderservice, der nur stumpf die Dateien (PDF, JPG, ...) ins DUO schiebt aber keine auslesbaren Werte.  

 

In der Theorie wohl, in der Praxis finde ich keinen Anbieter der eigene Belegtypen an DUO übertragt und eine bessere OCR-Erkennung als DUO hat (was in meinen Augen keine allzu große Hürde darstellt). 

Flowwer kommt für uns leider aus anderen Gründen nicht in Frage, daher werde ich das auch erstmal nicht testen. 

Obwohl es mich schon reizt ob das dort wirklich funktioniert. Die Dokumentation ist hier nicht eindeutig...

 

 

Doch, doch. Das schon. Die Belegfreigabe online ist der technisch moderne, neue Unterbau, auf den auch DUO irgendwann mal aufsetzen wird, sodass man beide Anwendungen besser verschmelzen kann. Dann kann man vielleicht auch Belege drehen und sie werden gespeichert und vielleicht kann man auch PayPal und Co. anbinden, wenn DUO endlich mal eine offene API sprechen würde, die alle Softwarehersteller nutzen können, so wie der Buchhaltungsbutler auch mit CFgO spricht - da träumt man bei DATEV lange von.   

 

Ja, von DUO next liest man ja hier im Forum auch immer mal wieder. Hilft bloß den Unternehmen nicht, was vielleicht mal in Zukunft kommt. Und ist auch kein Grund, bestehende Lösungen nicht weiterzuentwickeln. Wir suchen uns jetzt auf jeden Fall eine vorgeschaltete Lösung. 

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Sascha_Schwegelbauer
DATEV-Marktplatz Partner
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Moin!

 

Sascha von FLOWWER hier 🙂

FLOWWER besitzt eigene Dokumenttypen und die Möglichkeit, diese auf die DATEV-Belegtypen zu mappen.

(z.B. kann Dokumenttyp "ER Amazon" und "ER Google" beidesmal zu Belegtyp "Eingangsrechnung" übersetzt werden)

Melde Dich gerne direkt bei mir wenn Du mehr wissen möchtest.

 

Viele Grüße

Sascha

viele Grüße aus dem Süden - Sascha Schwegelbauer
www.flowwer.de // www.dotnetfabrik.de
a_r
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Hallo Sascha, 

 

schön, dass du dich meldest. 

 

FLOWWER besitzt eigene Dokumenttypen und die Möglichkeit, diese auf die DATEV-Belegtypen zu mappen.

(z.B. kann Dokumenttyp "ER Amazon" und "ER Google" beidesmal zu Belegtyp "Eingangsrechnung" übersetzt werden)

Nur zu Belegtyp "Eingangsrechnung" oder z.B. auch zum Belegtyp "RG-Eingang"? Es geht mir explizit um die Benennung, da wir auf dem Belegkreis "Rechnungseingang" verschiedene Belegtypen mit abweichenden Namen verwenden und diese zwingend direkt ansprechen müssen. 

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Sascha_Schwegelbauer
DATEV-Marktplatz Partner
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Immer gerne 🙂

 


@a_r  schrieb:

Nur zu Belegtyp "Eingangsrechnung" oder z.B. auch zum Belegtyp "RG-Eingang"? Es geht mir explizit um die Benennung, da wir auf dem Belegkreis "Rechnungseingang" verschiedene Belegtypen mit abweichenden Namen verwenden und diese zwingend direkt ansprechen müssen. 


Das geht mit beliebigen DATEV-Belegtypen.

Die rufst einfach per Schnittstelle ab und kannst in einer Liste mit Dropdownfeldern (links FLOWWER Dokumenttyp, rechts DATEV Belegtyp) die Zuordnung machen.

 

Grüße

Sascha

 

viele Grüße aus dem Süden - Sascha Schwegelbauer
www.flowwer.de // www.dotnetfabrik.de
a_r
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Werden dann auch strukturierte Belegdaten zu DUO übertragen? Sprich, die Belege müssen dann in DUO nicht mehr bearbeitet werden? 

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Sascha_Schwegelbauer
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Belegtypen kann DATEV nur mit dem Belegbilderservice - der wiederum nimmt keine strukturierten Daten an.

Wenn Du strukturierte Daten übertragen möchtest, brauchst Du RDS1.0.

Hier kann der FLOWWER-Dokumenttyp als Ordername zur Ablage in DUO verwendet werden.

 

 

viele Grüße aus dem Süden - Sascha Schwegelbauer
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a_r
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Belegtypen kann DATEV nur mit dem Belegbilderservice - der wiederum nimmt keine strukturierten Daten an.

Wenn Du strukturierte Daten übertragen möchtest, brauchst Du RDS1.0.

 

Schade, damit sind wir wieder bei meinem anfänglichen Problem und es bestätigt sich die Vermutung, dass RDS 1.0 keine eigenen Belegtypen verarbeiten kann. 

 

Somit ist eine vorgelagerte OCR-Erkennung die die DUO-Belegbearbeitung ersetzen soll, mit eigenen Belegtypen quasi unmöglich... 

 

Trotzdem vielen Dank für die Hilfe und Informationen.  

larsboehnke
DATEV-Marktplatz Partner
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Genau, das ist eine Limitierung des Rechnungsdatenservices 1.0. Im Grunde gibt es zwei Möglichkeiten

 

1. Strukturierte Belegdaten über den RDS 1.0 exportieren, das geht dann nur mit Belegtypen die EXAKT Rechnungseingang oder Rechnungsausgang heißen, und individuelle Belegtypen der Kategorie sonstige, die einem Kassenkonto zugewiesen sind.

2. Individuelle Belegtypen ohne strukturierte Belegdaten über den Belegbilderservice

3. Individuelle Belegtypen und strukturierte Belegdaten per DATEV Format über den Buchungsdatenservice. Hier stellt sich allerdings die Frage, was einem die ind. Belegtypen dann noch bringen, da DUO ja eine reine Ablage ist und man in der DATEV Format Datei danach nicht filtern kann.

 

Man kann dann so einen Fallback machen, wie Flowwer das wohl macht. Wir machen es so, dass wir ind. Belegtypen dann ohne strukturierte Daten exportieren. Beides nicht gut.

 

Das hat uns auch frustriert, hatte das auch mal bei der DATEV platziert. Hier ist wohl keine Änderung geplant.

 

Mal aus Interesse: Was macht ihr denn mit den individuellen Belegtypen? Wobei helfen die euch? Ab und an hören wir z.B. von Kunden das man sich hier eine Möglichkeit zur Arbeitsteilung wünscht. Mitarbeiter A macht Rechnungseingang A bis M, Mitarbeiter B dann den Rest usw.

Ich beschäftige mich jetzt seit zehn Jahren mit digitalen FIBU Prozessen. Seit kurzem teile ich meine Gedanken dazu in meinem Podcast Podcast.
Feedback willkommen ✌️
a_r
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Irgendwie ist das nicht sonderlich zeitgemäß was Datev da treibt, oder aber es ist ein bewusster Burggraben um Drittanbietern das Leben schwer zu machen. 

 

Wir verwenden die individuellen Belegtypen tatsächlich zum einen als Möglichkeit für eine Arbeitsteilung und zum anderen als Abtrennung diverser Geschäftsmodelle in DUO. Das ist für uns wichtig, da DUO der einzige Ort ist an dem wir alle Belege zusammen haben. Wir arbeiten auch viel mit Excel-Exporten. 

metalposaunist
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@a_r schrieb:

Irgendwie ist das nicht sonderlich zeitgemäß was Datev da treibt


Jetzt hast Du den Hund unterm Teppich gefunden 😅. Bin ich ja doch nicht der einzige Mohikaner, der so denkt. Glück 🍀 gehabt!

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de
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letzte Antwort am 23.06.2023 08:19:34 von metalposaunist
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