E-Rechnungsversand Termin Auftragswesen next + Belegnummern

[#1]

Guten Morgen liebe Community,

wir werden ab Januar auch mit Auftragswesen next arbeiten und befinden uns im Moment sozusagen noch in der Eingewöhungs-Phase.

Ich finde die Anwendung gar nicht schlecht, aber ich denke in vielen Bereichen ist dies noch ausbaufähig.

Eine grundsätzliche Frage zum Versand von E-Rechnungen.

Das geschieht ja hier automatisch.

Bei uns ist es so, dass wir mitunter auch aus Zeitgründen sehr viele Rechnungen im Voraus erstellen.

Ich habe da mal einen Selbstversuch gestartet und eine Rechnung für die Zukunft geschrieben um zu erfahren, ob die Rechnung dann auch erst zu diesem Termin in der Zukunft verschickt wird.

Leider ist dem nicht so. Selbst wenn ich heute eine Rechnung für Bspw. 10.12.2024 erstelle und fertigstelle, wird dieses Rechnung schon heute versendet.

Gibt es eine Möglichkeit dies zu ändern?

Auftragswesen next ist ja eher so eine "Learning by Doing" Anwendung.

Meine Kollegen und ich probieren uns dementsprechend auch gerade darin aus.

Ich habe nun alle zum Test erstellten Belege in allen Bereichen, Angebot, AB, LS, Rechnung und Rechnungskorrektur wieder gelöscht.

In den Einstellungen Belegnummern kann ich aber nur den Nummernkreis der Rechnungen auf 400000 zurücksetzten.

Bei allen anderen Belegen ist dies nicht möglich, die Meldung: Speichern nicht möglich, die Nummer ist bereits vorhanden, obwohl sämtliche Belege gelöscht wurden.

Hat hierzu jemand vielleicht eine Idee oder Lösung?

LG

Meike

[#2]

Hallo Meike, 

ein Mandant von uns versucht auch gerade erste Schritte mit dem Auftragswesen Next zu gehen. Er hat Probleme mit dem e-Rechnungsversand. 

So wie es heißt, dass sie automatisch verschickt werden, scheint es bei ihm nicht funktioniert zu haben. Er hat bei seiner Rechnung, mit der er es testet, keine E-Mail bekommen. Oder werden die E-Rechnung aus Auftragswesen Next gar nicht per E-Mail versandt sondern nur an die E-Rechnungsplattform? Aber da müsste es doch auch eine Rückkopplung geben, wenn der Kunde dort gar nicht registriert ist?

Kurz gesagt: so richtig Ahnung habe ich von dem Soll-Prozess noch gar nicht. Vielleicht kannst du mir Licht ins Dunkel bringen? Oder fühlt sich noch jemand anderes hier in der Community angesprochen?

Danke!

[#3]

@DiSo 

Guten Morgen,

nun, ich bin weit davon entfernt ein Experte auf diesem Gebiet zu sein.

Ich habe mal einen Screenshot eingefügt.

Die E-Rechnungen werden automatisch verschickt.

Voraussetzung hierfür ist, so ist es zumindest bei uns im Unternehmen, ich denke jedoch, dass das Allgemein so ist, dass bei dem entsprechenden Kunden unter der Ansicht

E-Rechnung

Rechnungsformat 

angezeigt wird.

Dann erfolgt der Versand der E-Rechnung automatisiert, natürlich aber nur dann wenn in den Stammdaten eine gültige Email-Adresse hinterlegt ist.

In Auftragswesen next in den Einstellungen unter

"Belege senden"

E-Rechnung

können Firmenname und Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail Adresse des Ansprechpartners hinterlegt werden.

Wenn der Kunde nach Erhalt der E-Rechnung per Email auf Antworten klickt, erscheint als E-Mail Empfänger der in den Einstellungen hinterlegten Ansprechpartner (E-Mail-Adresse)

Aber wie gesagt, ich kann natürlich nur von meinen persönlichen Erfahrungen schreiben.

Ich hoffe es konnte in wenig weiterhelfen.

LG

Meike

[#4]

Hallo @MeikeMG ,

vielen, vielen Dank für deine ausführliche Antwort. Das hat sehr geholfen!

Ich erlaube mir, direkt weitere, darauf aufbauende Fragen zu stellen:

Wo sieht man, ob die Rechnungen erfolgreich versendet oder vielleicht sogar zugestellt wurden? Im "Rechnungsausgangsjournal" fehlt ja eine Spalte "gesendet". Muss man davon ausgehen, dass alle "festgeschriebenen" dann automatisch versendet sind?

Was ist, wenn mal eine Mail nicht ankommt? Wenn die Adresse sich vielleicht geändert hat? Bekommt man irgendwie Feedback, wenn die Rechnungen nicht zugestellt werden konnten?

Danke!

Viele Grüße

DiSo

[#5]

Hallo @DiSo 

das hat mich auch lange beschäftigt, aber nein, es ist nicht ersichtlich oder nachvollziehbar, zumindest wüsste ich nicht wo ich schauen müsste, ob eine Rechnung tatsächlich versendet wurde.

Daher gehe ich davon aus, dass einfach alle "automatisch" versendet werden.

Vor endgültiger Fertigstellung einer Rechnung öffnet sich ja das Fenster, dass jetzt eine E-Rechnung erstellt wird, etc.pp.....

Wenn eine E-Rechnung nicht zugestellt werden kann, bekommt die Person die in den Stammdaten hinterlegt ist eine entsprechende E-Mail Benachrichtigung.

Das gilt natürlich nicht, wenn sich eine E-Mail Adresse "nur" geändert hat.

Solange die bisherige E-Mail Adresse noch existiert wird die E-Rechnung auch an diese E-Mail Adresse übermittelt.

Da müssen wir Bediener halt selbst dafür sorgen, dass die Informationen in den Kundenstammdaten aktualisiert sind und bleiben.

Es ist halt enorm wichtig, dass die Stammdaten sehr sehr sorgfältig gepflegt werden.

Manchmal vertut man sich nur mit einem Buchstaben oder einer Zahl, dennoch kann diese E-Mail Adresse existieren, halt nur nicht bei unseren Kunden 🙂 

Liebe Grüße

MeikeMG

[#6]

Hallo @MeikeMG ,

vielen Dank erneut dafür!

Das ist natürlich so etwas gewöhnungsbedürftig, aber vielleicht kommt da ja auch mal was von Datev, dass es eindeutiger ist, dass die Rechnungen auch wirklich so einen Status "Versendet" oder so bekommen. 

Was kann man denn eigentlich machen, wenn ein Kunde anruft, und darum bittet, dass man die Rechnung noch mal sendet. Die Mail ist vielleicht versehentlich gelöscht oder es war noch eine falsche Adresse hinterlegt... Ich habe nichts gefunden, was sowas heißt wie "Rechnung erneut versenden". 

Dafür muss es doch aber auch einen pragmatischen Workaround geben, oder? 

Vielen Dank!

DiSo

[#7]

@DiSo 

Hallo DiSo,

das ist in dem Dokument 1040062 sehr gut beschrieben.

Das schaue ich mir tatsächlich auch gerade an um weiter zu kommen.

Es macht Sinn, zumindest für mich, mit 2 Bildschirmen zu arbeiten.

Du kannst Dir das Dokument anschauen und parallel direkt umsetzen.

So habe ich mich durch viele Fragestellungen durchgeboxt.

Liebe Grüße

Meike