Beraterwechsel mit UO, gleichzeitiger Datenzugriff von Alt- und Neu- Berater möglich?

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Hallo,

ich möchte zum 01.12. ein neues Mandat übernehmen. Die Belege sind in UO abgelegt.

Jetzt ergibt sich aber folgendes Problem:

Die Bilanz 2018 soll noch vom alten Berater erstellt werden. Aber anscheinend sind etliche Belege für 2018 weder gescannt noch gebucht, sodass dies noch nachgeholt werden muss.

Die laufende Buchhaltung soll aber unbedingt ab 1.12. übertragen werden. Die Dringlichkeit ergibt sich, da auch der Zahlungsverkehr durch uns abgewickelt werden soll.

Meine Idee war jetzt, den Übertrag für UO durchzuführen und der Alt-Berater legt die nachgereichten Belege für 2018 lokal bei sich in die Dokumentenablage/DMS. Mit Fertigstellung des Abschluss bekomme ich diese dann für meine DokAblage zum einspielen, sodass die Belegverknüpfungen erhalten bleiben. Und dann könnte ich die Belege nach UO hochladen.

Ist dies so möglich wie ich es beschrieben habe, oder gibt es vielleicht einen einfacheren Weg? Dass ich dem Alt-Berater einen Datenzugriff auf UO ermögliche oder anders herum, sehe ich nicht als Alternative.

Vielen Dank schon mal

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@schmidt  schrieb:

Mit Fertigstellung des Abschluss bekomme ich diese dann für meine DokAblage zum einspielen, sodass die Belegverknüpfungen erhalten bleiben. Und dann könnte ich die Belege nach UO hochladen.

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Dies funktioniert meines Erachtens nicht so wie beschrieben. Ein möglicher Weg wäre, wenn der Vorberater ganz seperate Stapel für die Nacharbeiten verwendet und Ihnen diese inklusive der Belege aus seiner Ablage bereitstellt. Sie können die Stapel und die Belege dann übernehmen, aber die Belege direkt ins DUO. Damit die Verknüpfung funktioniert, muss der Buchungsstapel auch nochmals angepasst werden. Hierfür kann entweder Beleg2Buchung verwendet werden oder es gibt noch andere Möglichkeiten. Wichtig ist aber, dass der Vorberater alle Nachbuchungen in einem eigenen Stapel macht um die Nacharbeit möglichst übersichtlich zu halten und um das Delta der beiden Bestände ordentlich und sicher zu schließen.

Einen Weg aus der DMS ins DUO kenne ich so nicht, vorallem nicht mit der Variante, dass die Belege bereits gebucht sind und die Verknüpfung des Buchungssatzes zum Belegbild in DUO angepasst wird.

Siehe Lösung von @Uwe_Lutz

Besten Dank für Ihren Beitrag!

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Hallo,

grundsätzlich ist es auch möglich einem anderen DATEV-Mitglied Zugriff auf die Online-Anwendungen zu gewähren (Info-Datenbank, Dok.-Nr. 0908710 ).

Wir hatten mal einen Fall, dass wir die Fibu mit UO gemacht haben und ein zweiter Berater den JAB. Hierfür wurden einzelne SC von uns durch dem Hauptberater (JAB) zugeordnet. Hierfür gibt es auch ein extra Formular. Das Mandat wurde über dessen Unterberaternummer in UO geführt.

Ist vielleicht für diesen temporären Fall eine Variante

Viel Erfolg

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@Tobias_Ettl  schrieb:

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Einen Weg aus der DMS ins DUO kenne ich so nicht, vorallem nicht mit der Variante, dass die Belege bereits gebucht sind und die Verknüpfung des Buchungssatzes zum Belegbild in DUO angepasst wird.

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Diese Möglichkeit gibt es durchaus und ist im Dokument  Belegtransfer: Dokumente aus den Dokumentenmanagement-Lösungen importieren beschrieben.

Insoweit müsste die skizzierte Lösung funktionieren. Ausprobiert habe ich dies selbst aber noch nicht.

Wir haben die Upload-Möglichkeit bisher nur bei vorher "unbenutzten" UO-Beständen genutzt, wenn die bisher im DMS abgelegten Dokumente rückwirkend auch für den Mandanten bei UO-Einsatz eingesehen werden sollten.

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Für den Belegupload aus der DokOrg hatte ich folgendes Info-Dokument gefunden Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1002861 

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@Uwe_Lutz  schrieb:

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@Tobias_Ettl  schrieb:

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Einen Weg aus der DMS ins DUO kenne ich so nicht, vorallem nicht mit der Variante, dass die Belege bereits gebucht sind und die Verknüpfung des Buchungssatzes zum Belegbild in DUO angepasst wird.

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Diese Möglichkeit gibt es durchaus und ist im Dokument  Belegtransfer: Dokumente aus den Dokumentenmanagement-Lösungen importieren beschrieben.

Insoweit müsste die skizzierte Lösung funktionieren. Ausprobiert habe ich dies selbst aber noch nicht.

Wir haben die Upload-Möglichkeit bisher nur bei vorher "unbenutzten" UO-Beständen genutzt, wenn die bisher im DMS abgelegten Dokumente rückwirkend auch für den Mandanten bei UO-Einsatz eingesehen werden sollten.

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Umso besser 😉

[#7]

Hallo,

wenn ich Sie richtig verstanden habe, erledigt der Vor-Berater noch den Jahresabschluss 2018 und Sie starten mit der laufenden Buchführung ab Dezember 2019.

Wenn Sie bis zur Fertigstellung des Jahresabschlusses 2018 nicht im Jahr 2018 selbst buchen (müssen) bietet sich hier an, dass Ihnen der Vor-Berater den abgeschlossenen Bestand 2018 dann per Bestandssicherung zur Verfügung stellt und Sie das Jahr komplett einspielen und dann die entsprechenden Anpassungen und Übergaben zum 01.01.2019 vornehmen. Dadurch entfiele der manuelle Export/Import bestimmter Buchungsstapel etc.

Zu den Belegen: Es wäre ja möglich, dass Sie und der Vorberater Belege online übergangsweise gemeinsam nutzen - laut Ihrer Schilderung soll dies ja nicht der Fall sein.

Soll eine Verknüpfung der Belege in 2018 stattfinden, wäre dies dann mit dem lokalen DATEV DMS oder Dokumentenablage beim Vorberater möglich. Nach der Fertigstellung des Jahresabschlusses müssen die lokal vorhandenen Belege als Dokumentensammlung exportiert werden. Diese Dokumentensammlung können Sie einerseits bei sich in das lokale DMS/Dokumentenablage übernehmen, andererseits kann die Dokumentensammlung von Ihnen auch in Belege online mit dem Belegtransfer hochgeladen werden. Die Verknüpfung der Buchungen mit den Belegen bleibt dabei erhalten.

Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1002861 

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#8]

Mit der Buchhaltung 12/19 muss ich sofort beginnen, da ja auch die Überweisungen mit erledigt werden sollen.

Aber dann funktioniert es so, wie ich es mir schon gedacht habe.

Vielen Dank für die Antworten!