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Belege online vereinzeltes Verschwinden von Belegen beim Upload Prozess

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letzte Antwort am 01.07.2025 09:42:28 von RAU-Cosmetics
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DatenDruide
Beginner
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Hallo zusammen,

 

Ich habe in einem Zeitraum von 3 Monaten den dritten Mandanten, der felsenfest behauptet, vereinzelt Belege hochgeladen zu haben, welche aber nicht in Belege online auftauchen.

 

Bei keinem ist Belegfreigabe angelegt, alle haben nur Zugriff auf einen Bestand.

 

Da sie die Belege nicht bearbeiten, ist das Fehlen erst bei den Rückfragen der Buchhaltung aufgefallen.

Ich habe die Belege mit Filter auf Alle Belege gesucht und das Beleg Protokoll überprüft, und kann leider nur sagen, dass der Beleg einfach nicht da ist und laut Protokoll auch nicht hochgeladen wurde.

 

Normalerweise gehe ich in solchen Fällen dann von einem Userfehler aus.

Nun war meine nächste Frage natürlich: woran stellst du fest, dass der Beleg von dir hochgeladen wurde?

 

1. Der "Upload Mail Mandant" leitet seine Rechnungsmails weiter und kann in seinem E-Mailprogramm nachvollziehen, dass die Mail weitergeleitet wurde. Es gab keine Fehlermeldung von DATEV Upload Mail.

2. Die "Upload Online Mandanten" verschieben nach dem Hochladen die Belege am PC in ein anderes Verzeichnis.

 

Ich traue den Mandanten natürlich absolut zu, Belege hochladen zu können und will Ihnen auch nichts gegenteiliges unterstellen. Und da es bereits der dritte Mandant ist, der dasselbe Problem hat, bin ich mittlerweile etwas verunsichert.

 

Daher nun endlich zu meinen Fragen:

1. Ist es möglich, dass auf dem Weg ins DATEV Rechenzentrum Belege verschwinden, ohne dass der Mandant etwas davon mitbekommt?
2. Gibt es andere Protokolle, welche wir nicht einsehen können, die das Verschwinden erklären könnten?<

Vielen Dank fürs Lesen bis hierher 🙂 

prabhjot-kakkar
Aufsteiger
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Hallo,

 

das ist sehr sehr merkwürdig.

 

Weitere Protokolle kenne ich jetzt nicht, ich würde bei Upload-Mail mal die Benachrichtigung auf "Immer" stellen testweise, um zu beobachten, ob wirklich alles hochgeladen wird. Ansonsten bei Upload-Online hochladen und direkt überprüfen, ob die Belege in der Belegübersicht zu sehen sind.

 

Wenn tatsächlich auf dem Weg ins RZ einiges verschwindet, würde ich sagen Service-Kontakt aufmachen, da dies kein Regelfall ist oder Fehlermeldung ist, die man einfach so lösen könnte.

 

Vielleicht aber hat auch jemand anderes solch ein Problem und kann seine Lösung äußern.

Beste Grüße, Prabhjot Singh
Consultant I Keuthen AG
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DigiBooks
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Wenn einzelne Belege, die per DATEV Upload Mail oder DATEV Belegtransfer übermittelt wurden, nicht in Belege online erscheinen und im Protokoll kein Eintrag vorhanden ist – obwohl laut Mandant der Versand erfolgt ist und keine Fehlermeldung zurückkam – kommen unter anderem folgende technische Ursachen in Frage:

 

  • Nutzung automatisierter E-Mail-Weiterleitungen

Hier ist zu prüfen, ob die Mandanten eine automatisierte Weiterleitung an DATEV Unternehmen online per Regel im Mailprogramm oder auf dem Mailserver nutzen.

In solchen Fällen kann es sporadisch zu Übertragungsfehlern kommen – auch wenn die Mail im Postausgang des Mandanten als „gesendet“ erscheint:

 

  • Veränderter Mail-Header oder MIME-Aufbau: Manche Mailserver manipulieren beim Weiterleiten die technische Struktur der Nachricht. Anhänge können dadurch nicht korrekt erkannt oder verarbeitet werden.
  • Filter- oder Regelkonflikte: Exchange-Richtlinien, Spamfilter oder Sicherheitslösungen können gezielt bestimmte Nachrichten oder Anhänge blockieren – je nach Inhalt, Größe oder Struktur.

Dass nur vereinzelt Belege betroffen sind, spricht hier für ein nicht-systematisches, technikbedingtes Fehlverhalten bei der Weiterleitung einzelner Nachrichten.

 

  • Technische Übertragungsprobleme auf dem Transportweg

Auch wenn der Versand vom Mandanten ohne Fehler bestätigt wurde, kann es auf dem Weg ins DATEV-System zu Übertragungsproblemen kommen, die für Kanzlei oder Mandant nicht sichtbar sind:

  • SMTP-Verbindungsabbrüche
    Die Verbindung zwischen dem Mailserver des Mandanten und dem DATEV-System kann während der Übertragung abbrechen – z. B. wegen Timeout, instabiler Netzverbindung oder Firewall-Einschränkungen. Die Mail verlässt den Postausgang, kommt aber nie an.
  • Datei-Timeouts
    Wenn die Übertragung durch zu große Anhänge oder zu langsame Leitungen abgebrochen wird, erfolgt der Abbruch meist ohne Rückmeldung an den Absender.
  • Spam- oder Virenfilter (entweder auf Mandantenseite oder bei DATEV)
    Anhänge oder Mails mit bestimmten Dateinamen oder Strukturen können automatisch als kritisch eingestuft und verworfen werden – auch das geschieht oft ohne eine explizite Fehlermeldung.

In der DATEV-Community wurde bereits mehrfach berichtet, dass Upload-Mails bei einzelnen Mandanten sporadisch nicht ankamen, obwohl sich am Absender oder Format nichts geändert hatte. Dabei gab es keine sichtbare Fehlermeldung, was auf eine serverseitige Blockierung (z. B. durch Spam-Filter) hinweist.

 

Diese Arten von Fehlern werden in internen Transportprotokollen (z. B. SMTP-Logs, Scanning-Logs) dokumentiert, die ausschließlich für DATEV einsehbar sind.

 

Empfehlung: In solchen Fällen sollte der DATEV-Support kontaktiert werden – mit Angabe des exakten Versandzeitpunkts, der verwendeten Upload-Mail-Adresse und idealerweise der Originalmail (z. B. als .eml oder .msg). Nur DATEV kann prüfen, ob die Nachricht empfangen, verarbeitet oder technisch blockiert wurde.

 

  • Belegtransfer-Protokolle und lokale Log-Dateien

Bei Nutzung des Tools DATEV Belegtransfer stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um Upload-Vorgänge zu überprüfen:

 

  • Direkt im Tool:
    per Rechtsklick auf das eingerichtete Verzeichnis → „Protokoll anzeigen“. Dort ist ersichtlich, ob und welche Belege erfolgreich übermittelt wurden oder ob Fehler auftraten.
  • Logdateien auf dem lokalen System – unter:
    %AppData%\DATEV\DATEN\BTTnext\DATA
    speichert das Programm detaillierte Logeinträge zu allen Upload-Vorgängen. Hier finden sich u. a.:
    • Fehlermeldungen wie „erwartete Datei nicht gesendet“
    • Timeout-Fehler
    • Hinweise auf technische Unterbrechungen

In der DATEV-Community wurde z. B. ein Fall beschrieben, in dem eine sehr große XML-Datei beim Upload über DATEV Belegtransfer nicht vollständig verarbeitet wurde. Die Ursache wurde auf die Dateigröße zurückgeführt.

 

Viele Grüße

DigiBooks Consulting😎

 

 

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dstoll
Fortgeschrittener
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Hallo @DigiBooks, testet Digibooks Consulting gerade die Möglichkeiten, wie man (Community/Kunden)-Fragen (automatisiert?) von ChatGPT & Co. beantworten lassen kann? 🤓

DigiBooks
Beginner
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Hallo, 

 

ich teste gefühlt 24/7 unterschiedlichste Dinge – brauchen Sie eine detaillierte Tagesaufzeichnung?😄

 

Übrigens habe ich Ihren Seitenhieb zwischen den Zeilen wahrgenommen – und Sie werden es nicht glauben: ganz ohne ChatGPT.😄


Danke, dass Sie dafür Ihre kostbare Lebenszeit aufgewendet haben. Und das sogar um 08:26 Uhr an einem (regionalen) Feiertag!

 

Mir ist zwar nicht ganz klar, welchem Zweck dieser Kommentar dienen sollte, aber wenn Sie sich dadurch besser fühlen und vielleicht einen kleinen Dopaminkick mitgenommen haben, dann war er zumindest für irgendetwas gut.😉😅


Ja, ich nutze ChatGPT – wenn Sie es genau wissen wollen: in erster Linie, um meine Texte stilistisch zu verbessern, da OBACHT😅: Deutsch nicht meine Muttersprache ist (also nicht nur KI bzw. ChatGPT im Einsatz, sondern auch ein gewisser Migrationshintergrund😅). Und es hilft mir auch dabei, meine Gedanken strukturiert in Textform zu bringen. Obwohl ich zugegebenermaßen in diesen beiden Fällen hier und da dem ChatGPT überlegen bin – die Integration ist also doch bissel gelungen.😄

 

Darüber hinaus (wie Sie meinen anderen Beiträgen entnehmen können) versuche ich, Inhalte (allgemein und hier in der DATEV-Community) inhaltlich, optisch und strukturell so aufzubereiten, dass sie für erfahrene und weniger erfahrene Nutzer*innen verständlich und anwendbar sind – und auch der besseren Lesbarkeit wegen. 😄


Und selbst wenn ich zur Unterstützung Informationen über ChatGPT einhole, überprüfe ich diese ACHTUNG 😄: mit meinen vorhandenen grauen Zellen🤓 und basierend auf meiner langjährigen Berufserfahrung als Steuerfachangestellte, Finanzbuchhalterin, DATEV-Consultantin und einfach als leidenschaftliche DATEV-Nutzerin.Darüber hinaus stütze ich mich auf weitere sichere Quellen und gesetzliche Grundlagen.🤓

 

Fehler lassen sich natürlich auch hier nie zu 100 % ausschließen – aber: Wer ohne Sünde ist, werfe den ersten Stein.😄😇


Sollte ich jemals einen Weg finden, wie man hier in der DATEV-Community automatisiert und gleichzeitig zuverlässig via ChatGPT antworten kann, gebe ich Ihnen persönlich Bescheid – und das pro bono.🤓

 

Und noch eine kleine Info am Rande: Ich bin hier weder auf Akquise noch auf Imagepflege aus – und schon gar nicht, um mich mit fremden (KI-)Federn zu schmücken. Ich engagiere mich hier, weil mich DATEV und die damit verbundenen Themen interessieren und weil ich hoffe, mit meinen Antworten auch Kolleg*innen unterstützen bzw. helfen zu können. Man lernt ja auch durch die Fragen anderer.🤓 Ich nutze ChatGPT bewusst als Unterstützung, aber denken, recherchieren und verstehen überlasse ich noch weiterhin mir selbst.😄🤓


Und ich persönlich finde nichts Verwerfliches daran, ChatGPT in jeglicher Hinsicht zu nutzen, ich erstelle und bringe ja schließlich keine Fake-Papst-Fotos in Balenciaga-Outfits in Umlauf.😄


Dennoch gut zu wissen, dass Sie Zeit finden, als moralische Instanz zu agieren (nach welchen moralischen Maßstäben hier gerade gewertet wird, ist für mich nicht ganz nachvollziehbar😄).

 

Sollte es der KI eines Tages erlaubt sein, vor Gericht Urheberrechte geltend zu machen, schicke ich ChatGPT direkt zu Ihnen – Anwältin in Sachen KI und moralische Instanz der DATEV-Community hat in meinen Augen etwas sehr Anschauliches und Vielversprechendes.😄😎

 

Selbstverständlich darf ich, ebenso wie mein Vorgehen, kritisch hinterfragt werden. Das gehört ja dazu, wenn man in einer Community agiert.😊😉


Noch hilfreicher wäre allerdings meiner Meinung nach🤓, statt Seitenhiebe zu verteilen, direkt auf sachliche Fehler hinzuweisen.


Aber natürlich ist es einfacher, andere (auch wenn hier subtil) bloßzustellen oder ins schlechte Licht zu rücken bzw. es zu versuchen, als sich inhaltlich auszutauschen.😉🤓

 

In diesem Sinne: wünsche ich Ihnen gutes Gelingen – hier in der Community und darüber hinaus.🌻


Und vor allem: hoffentlich ganz ohne jeglichen Einsatz von KI und ChatGPT.😄

Möge der DATEV-Gott mit uns allen sein – und Erbarmen haben.😄🙏🤲.

 

Viele Grüße
DigiBooks Consulting (Elvira Iskenderova) + mein Partner in Crime: ChatGPT 😄🤓

 

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RAU-Cosmetics
Beginner
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Nachricht 6 von 6
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Guten Morgen, 

 

wir beobachten leider ähnliches. Lt. GetMyInvoices Protokoll sind die Belege gesynct, aber wenn man dann gezielt in DUO sucht, sind die nicht da. 

 

Zufällig hab ich noch mit einem unserer Dienstleister gesprochen, welcher auch DUO verwendet über ein selber entwickeltes Tool und der selbes berichtet. 

 

VG

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letzte Antwort am 01.07.2025 09:42:28 von RAU-Cosmetics
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