Belege in Duo gespeichert und bereitgestellt Steuerberater sieht sie jedoch nicht

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Hallo zusammen,

wir nutzen seit März DUo und ich bin für die vorbereitende BUHA zuständig. 

Unser Steuerbüro hat uns nun eine OPOS-Liste für 2020 zukommen lassen - interessanterweise sind mindestens 60% der fehlenden Belege bereits von mir hochgeladen und bereitgestellt worden. Die meisten sind sogar einer Buchung in Bank online zugewiesen.

Nach Rücksprache wurde mir mitgeteilt, dass die Belege im Steuerbüro nicht sichtbar wären. Man bat mich, die fehlenden Belege erneut hochzuladen. 

Um nun nicht alle Belege erneut suchen und hochladen zu müssen, wäre es vielleicht sinnvoll zu wissen, wo der Fehler liegen könnte? Ich frage mich, wieso manche Belege sichtbar sind und manche wiederum nicht.

Vielen Dank für Eure/Ihre Hilfe im Voraus!

Viele Grüße

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Nur EINE Möglichkeit:

Unternehmen online wurde erst 2020 erstmals eingesetzt; ggf. ab Januar 2020.

Erfasst werden dann noch Rechnungen aus 2019, die über die Belegdatum-Erkennung auch 2019 zugeordnet werden.

Eine Bearbeitung ist damit nicht möglich, weil der erste Bearbeitungszeitraum Januar 2020 ist.

Abhilfe: In die Belegübersicht "alle Belege" gehen, alle Belege anzeigen lassen und nach Datum sortieren. 

Die Belege mit Datum 2019 erscheinen auch dort und können ggf. auf Rechnungsdatum 01.01.2020 geändert werden, um diese zu bearbeiten.

Wenn UO erstmals mit 2020 angelegt wurde, ist es leider nicht mehr möglich, ein Vorjahr anzulegen.

Half bei uns zumindest, Einige Belege wieder aufzufinden und i.R. der EÜR zu verarbeiten..

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Hallo @deusex ,

vielen Dank für den schnellen Input!

es handelt sich hierbei komplett um 2020. 2019 spielt hier demnach keine Rolle.

Ich kann alle Belege sehen, wenn ich danach suche. Der Steuerberater jedoch nicht.

Die Frage lautet also: Wieso und wie können wir das ändern?

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Hmm, 

also wenn Sie die Belege in UO sehen, muss sie ihr Stb ebenso in UO sehen, denn der Zugriff erfolgt auf denselben (Cloud-) Datensatz.

Entweder hat der Stb oder sein Mitarbeiter nicht die entsprechenden Rechte auf die Belege oder die Belege sind  noch nicht in UO.

Diesbezüglich bestehen m.E. keine weiteren Fehleralternativen.

Fazit: Wenn Sie die Belege scannen, hochladen und in UO als Belege sehen, muss dies Ihr Berater auch können. Damit liegt der Fehler wohl eher auf Seite des Beraters. Wenn Sie sich Ihrer Sache sicher sind, würde ich der Aufforderung, die Belege nochmals zu suchen und zu laden, nicht nachkommen. Vielmehr sollten Berater bzw. die Buchführungskraft dort nochmals "nach dem Rechten" sehen.

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Das finde ich sehr sonderbar - beides kann nicht zutreffen, da

1. andere Belege vom Steuerbüro gebucht werden

2. ich die Belege sogar Bankumsätzen zuordnen kann.

Irgendwas anderes scheint nicht zu stimmen. 

Dennoch vielen Dank für die Infos.

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Tut mir leid, aber dann kann ich Ihnen auch nicht weiter helfen.

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Die Fehlersuche muss beim Berater stattfinden.

Die Belege werden in welche Ordner hochgeladen ? Schaut der Berater in alle Ordner ? Dazu muss der Kollege /In beim digitalen buchen nicht nur rg.eingang /ausgang sondern  ggf.auch die anderen Bereichs ansehen.

Dann könnte dich Buchhalterin andere  rechte haben als Sie (RECHTEVERWALTUNG online)

Last and least einen sk an die date absetzen.

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Habe gerade mal nachgeschaut - einige Belege sind nicht gebucht und liegen hier:

Alle Belege > Posteingang > Belegablage > Buchführung > Buchführung 2020 > Standardregister

Also wie gesagt, ich bin nur für's Hochladen und Bereitstellen der Belege zuständig. 

Ich werde da morgen nochmal nachhaken.

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Ja reden sie mal mit der zuständigen Buchhaltungskraft. 

Ich tippe auf eine falsche Ordnereinstellung. Kommt aber auf die Organisation beim Kollegen an. 

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Hallo, ich kann dir sagen, dass ich hier dasselbe Problem habe. Seit Wochen lade ich Belege immer erneut hoch ( weil der Stb kann diese im allgemeinen BelegeOrdner sehen. Nicht aber in der Bank! ) Das ist echt richtig nervig und macht echt keinen Spaß mehr 😞 . Vor allem weiß man ja mittlerweile nicht mehr, was wirklich fehlt - man sucht ewig rum und verdaddelt Zeit .

Ich bin ein bisschen beruhigt, dass es nicht nur mir so geht.

Ich schicke dem Stb jetzt diese Screenshots und dann muss der Mal die Zugriffsrechte klären.

Herzliche Grüße 🙂

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Hallo widako,

die Belge sind schon von Ihnen in den "Standard-Ordner" abgelegt?

Und ich vermute Sie arbeiten nicht im "erweiterten Modus". Ihre Ordnerauflistung müsste lauten

Posteingang

Belegablage - Buchführung - Buchführung2020 - Standardregister 

Wenn der Berater bucht wird der/die/??? Mitarbeiter* wohl (wie gewohnt) nur die ungebuchten Belege im Posteingang verarbeiten "wollen".

Diese müssen dann aber den Ort "Belege aus" ändern 

Ich kenne dieses Problem, Sie als Mandant sollten eigentlich die Belege nur im Posteingang ablegen. Weitere Ablage müssen Sie eigentlich nicht vornehmen - deshalb ist die digitale FiBu-Weöt ja auch eigentlich für alle einfacher - keine Ablage von Ihnen in gesonderten Ordnern/Fächern sondern nur "lfd. rein" und nach Belegtyp getrennt (passiert ja schon beim scannen/hochladen 😉 ). Das ablegen in den weiteren Ordnern erledigt der Berater bei Buchung der Belege.

Ich hoffe das hilft Ihnen weiter!

VG

Dirk Blumenhagen

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Entweder man bucht Ausgangsrechnungen OPOS oder bei Zahlungseingang. Beides gemischt ist nicht gut.

Mit dem Zuordnen der Belege an den Bankumsatz und anschließendem Buchen der Bank im ReWe werden die Belege verschoben ins Archiv.

Arbeitsreihenfolge beim Berater muss sein.

Erst die OPOS Belege buchen.

Dann die Bank.

Damit können Sie weiter dem Zahlungseingang die Ausgangsrechnung zuordnen und es werden alle Belege OPOS seitig erfasst.

Ansonsten ist es nicht gut, dass Sie hier als Mandant um Hilfe fragen. Dafür wäre der Berater zuständig ggf. via Service Kontakt bei der DATEV. Ich will den Kollegen ja nicht blamen aber den Mandanten suchen lassen🤔 Entweder ich kenne mich selber aus oder besorge mir Hilfe.

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Nach ewigem Hin und Her ist die Sache leider immer noch nicht ganz klar.

Jetzt taucht das Problem nämlich schon wieder auf. Wenn ich die Belege suche, sind sie im Standardregister. Ich verschiebe auch nichts, sondern nutze nur unsere Voreinstellung und das ist das Standardregister.

Ich frage mich, wieso das vereinzelt schon wieder auftaucht. Wir haben leider noch immer keine Lösung gefunden.

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Wenn Sie das so schlindern, kann der Fehler natürlich auch auf meiner Seite liegen - ich habe die Belege zugeordnet und wusste nicht, dass sie damit archiviert werden.

Ich werde gleich nochmal konkret bei DATEV im Service nachfragen, aber wenn Sie das so sagen, könnte ja der umgekehrte Weg Abhilfe schaffen?

Zuordnung nochmals lösen? Würde das den Beleg aus dem Archiv ziehen, oder bleibt dieser dann da?

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Moin,

Sie können in der Belegübersicht einfach die noch nicht gebuchten Belege aus dem Standardregister auswählen (anhaken), dann rechte Maustaste drücken -> in einen Ordner verschieben auswählen -> Posteingang auswählen -> OK. Dann liegen die Belege wieder im Posteingang und sollten von Ihrem Steuerberater gefunden werden.

Viele Grüße,

bfit

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Der Steuerberater könnte ja auch einfach beim Buchen einen anderen Filter einstellen 😉

[#17]

Ach, das wäre ja traumhaft! Als ich vor 2 Jahren UO vorgeschlagen bekommen habe, wurde es mir so beigebracht, dass ich die Belege an den Kontoauszug heften sollte. Wäre ja auch eigentlich gar nicht so schlimm, wenn der Steuerberater es denn auch sehen kann! Ich habe immer gebglaubt, dass er dieselbe Ansicht hat, wie ich. Aber nicht mal das Kassenbuch ist für ihn sichtbar, jedenfalls nicht alles. Keine Ahnung, was da los ist. Es ist wirklich sehr viel zusätzliche Arbeit und sich immer wiederholende Listen mit angeblich fehlenden Belegen. Ich bin mittel-verzweifelt, weil das ja eigentlich nicht Sinn der Sache ist.

Danke, dass hier schon mal viel Licht ins Dunkel gebracht wurde ( und tröstlich, dass ich nicht zu doof bin 🙂 
Herzliche Grüße !

[#18]

Das wußte ich auch nicht: ""Wenn Sie das so schlindern, kann der Fehler natürlich auch auf meiner Seite liegen - ich habe die Belege zugeordnet und wusste nicht, dass sie damit archiviert werden"" 
Ich diskutiere seit vielen Wochen/Monaten mit meinem Steuerberater, aber da kümmert sich niemand wirklich drum. Und da hätte ja bei uns beiden auch der Steuerberater das mal erwähnen können, dass es reicht, einfach die Belege hochzuladen .... 
Herzliche Grüße - wir kriegen das hin !

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Das habe ich mich auch gefragt, ob es nicht einfach eine andere Einstellung / Häkchen setzen o.ä. gibt ...

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Vielen Dank! Ich gebe das mal so weiter
Herzliche Grüße , Anja

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Moin,

ich glaube hier geht jetzt ganz viel durcheinander.

Ich gehe Jetzt mal davon aus, dass Sie in UO im Modus Standard arbeiten, also ohne Erfassung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen in Rechnungsbüchern.

Die nächste Frage, die sich stellt, ist, ob Ihre Buchhaltung mit OPOS oder ohne gebucht wird, d. h. bucht Ihr Steuerberater die Rechnungen auf Debitor- oder Kreditorkonten (mit OPOS) oder bucht er die Rechnungen zu dem Zeitpunkt, an dem die Zahlung erfolgt und dann direkt gegen das Bankkonto (ist nur bei Einnahmen-Überschussrechnern möglich) (ohne OPOS).

Wird die Buchhaltung mit OPOS gebucht, sollten die Belege im Standardmodus nur in den Ordner Posteingang hochgeladen werden, alles andere passiert bei Erstellung der Buchhaltung beim Steuerberater.

Wird die Buchhaltung eines Einnahmen-Überschussrechners ohne OPOS gebucht, ist die Zuordnung der Belege zum Bankkonto in UO aber m. E. Zwingend notwendig. Dann sind die Belege aber in Kanzlei-Rechnungswesen beim Buchen auch zu sehen.

Ich hoffe, ein wenig zur Einordnung beigetragen zu haben. Alles weitere müsse Sie mit Ihrem Steuerberater besprechen.

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit