Belege gesammelt hochladen

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Liebe Community,

wir haben folgendes Problem:

In den letzten Wochen hat sich in unserer Belegbox ein ganzer Stapel an Belegen angesammelt. Diese würden wir jetzt gerne hochladen. Wir nutzen dazu den den "Upload mobil" Scanner, welcher soweit auch gut funktioniert. 

Das Problem ist, dass wir bis jetzt keine Lösung gefunden haben, wie man die Belege

a) gesammelt und mit einem einheitlichen Kommentar (z.B. "Auslagen Herr Müller Q1") hochladen und

b) diesen auch direkt eine einheitliche Überweisung in DATEV zuordnen kann (z.B. Konto Herr Müller).

Die Belege einzeln einzuscannen und hochzuladen würde noch gehen. Das anschließende Kommentieren + Überweisung zuordnen nervt aber.

Aus meinem vorherigen Thread https://www.datev-community.de/t5/Personalwirtschaft/Reisekosten-APP/m-p/282395#M65383 weiß ich, dass es Reisekostenapps wie z.B. Circula oder Spesenfuchs gibt, welche ein smartes Hochladen ermöglichen. 

In Rücksprache mit unserem Steuerberater habe ich aber festgestellt, dass wir gar keine Reisekostenabrechnung machen müssen. Bei uns reicht ein einzelnes Hochladen der Belege in DATEV aus (kleines Startup, keine internen Regelungen für Reisen/Pauschalen). Des weiteren handelt es sich um gemischte Belege, also nicht nur Auslagen im Zusammenhang mit Reisen.

Aus diesem Grund sind uns die Reisekostenapps zu umfangreich/teuer. Gibt es nicht eine kostenlose Möglichkeit die Belege gesammelt hochzuladen mit gleichzeitiger Kommentierung & Anlage der Überweisung? Vielleicht kann man das ja irgendwo bei DATEV einstellen?

Oder gibt es eine DUO API, die wir über JavaScript nutzen können zum Hochladen?

Ich freue mich über eure Rückmeldungen 🙂

Viele Grüße, Sören

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Moin Sören

Eine Antwort habe ich nicht, wohl aber interessiert mich Ihre Frage!

Sprich a) und b) liebe Datev, geht da was? Wenn heute nicht, ist da was vorgesehen?

Ich weis aus eigener Erfahrung: "Auslagen" hat nicht unbedingt was mit Reisen zu tun - in meinen Fällen tatsächlich gar nichts!

Zwischenbemerkung: Die Reisekostenapps, die ich bisher mir angeschaut habe, sind viel zu umfangreicht. Ob der Preis für den gebotenen Umfang gerechtfertigt ist? Mag drüber streiten wer will. Ein grob abgespecktes Angebot für Otto-Normal-Nutzer mit entsprechenden Preisnachlass sehe ich da nicht. Sieht für mich nach einer Angebotslücke aus, für deren Füllung sich Datev einsetzen sollte,

Bleibt aber, was ist mit Auslagen, die nichts mit Reisekosten zu tun haben, aber trotzdem effizient über DUO abgerechnet und verbucht werden können? Ich meine direkt im Workflow und nicht erst in Rewe.

Da schließe ich mich dem Wusch an - bzw., wenn es schon möglich ist. bitte einmal zeigen, wie es geht.

QJ

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Hallo @soeren_wonderland,

wenn die Belege über die gängigen Uploadwege wie DATEV Belegtransfer, DATEV Upload online, DATEV Upload Mail oder DATEV Upload mobil hochgeladen werden, können leider keine Notizen mitgegeben werden.
Zum Thema "einheitliche Überweisung zuordnen": Die OCR erkennt anhand der UStID den Geschäftspartner und schlägt auch die IBAN vor, die auf dem Beleg steht. Somit wird ab dem zweiten hochgeladenen Beleg der Name und die IBAN schon vorbelegt. Der Überweisungsträger wird damit vorausgefüllt.  

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Hallo @Franziska_Pfadenhauer ,

vielen Dank für die Nachricht!

Zu Punkt 1: Notizen

Es wäre gut, wenn es möglich wäre, dass man die Belege gleich mit einer entsprechenden Notiz hochladen kann. So erspart man sich ein separates einloggen bei DATEV. Im Idealfall sollte man auch mehrere Belege gesammelt hochladen können, jeweils mit einer einheitlichen Notiz versehen, z.B. alle Belege einer Reise (wichtig: es geht hier nicht um das Thema Reisekostenabrechnung, sondern nur um ein gesammeltes Hochladen).

Zu Punkt 2: "Einheitliche Überweisung zuordnen"

Uns geht es hier um Auslagen der Mitarbeiter. Z.B. hat Mitarbeiter X 500 Euro im Rahmen einer Geschäftsreise ausgelegt. Im Idealfall kann ich folgendes machen:

Ich lade die Belege gesammelt hoch (Hotel, Uber, Restaurant etc). Jeder einzelne Beleg ist direkt mit einer einheitlichen Notiz versehen, z.B. "Auslage Mitarbeiter X Geschäftsreise, bitte zurückerstatten" + jedem einzelnen Beleg ist automatisch eine entsprechende Überweisung zugeordnet (der Mitarbeiter ist als Geschäftspartner in DATEV hinterlegt).

Den Prozess könnte man in der Form über sogenannte ReisekostenApps abbilden. Diese sind für uns als Startup jedoch (noch) zu umfangreich und zu teuer. 

Deswegen die Frage an DATEV, ob man den Prozess nicht auch so abbilden kann ohne dafür eine extra App zu kaufen?

Viele Grüße,

Sören

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Wenn die OCR denn eine Trefferquote von 98% hätte oder man anlernen könnte ... 

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Hallo @metalposaunist ,

danke fürs Mitlesen!

Ja das mit der ungenauen Trefferquote der DATEV OCR ist auch ein Thema...

Mein Anliegen hat aber eigentlich nichts mit der OCR zu tun, denn auf z.B. dem Restaurantbeleg steht ja nicht der Name des oder der Mitarbeiters:in drauf, welche:r den Betrag ausgelegt hat und zurückerstattet bekommen soll.

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Guten Morgen liebe Community,

wir werden jetzt folgenden Workaround versuchen:

Wir fügen alle Belege, für welche der selben Kommentar + die selbe Überweisung in DATEV angelegt werden soll, in einer PDF zusammen und laden diese dann in DATEV hoch. 

Der konkrete Case sind bei uns mehrere Uber-Belege + mehrere Restaurantbelege eines einzelnen Mitarbeiters. Dieser hat die Beträge ausgelegt und soll diese nun zurückerstattet bekommen.

Mal schauen, was unser Steuerberater dazu sagt...

Schade, dass es an dieser Stelle keine smartere Lösung von Seiten von DATEV gibt 😞

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leider nicht nur an dieser Stelle

[#9 · Accepted solution]

Lösungsansatz:

Einen Belegtyp je Empfänger der Auslagen anlegen.

Dokumente wie gewohnt als einzelne Dokumente hochladen mit der entsprechenden Zuordnung.

Steuerberater legt je Belegtyp einen Kreditor mit Bankkonto an. Es wird einmal je Monat ein Zahlungsvorschlag für die Erstattung erstellt und entsprechend freigegeben.

Auf dem Bankkonto ergibt das dann je nach Einstellung einzelne Überweisungen mit Belegbild oder eine Sammelzahlung, die von der Kanzlei aufgelöst werden kann.

Einzige Schwierigkeit ist die Überprüfung des Erstattungsbetrages durch den Mitarbeiter selbst, da diese nicht uneingeschränkten Zugang zu Kontenblättern und zu Bankkonten haben um die Beträge mit den Belegen prüfen. Hier müsste man manuell noch eine E-Mail von der Buchhaltung mit Ausdruck vom Konto plus Belegbilder zur Verfügung stellen oder braucht noch einen Unternehmensinternen Prüfprozess mit dem Mitarbeiter --> falls das gewünscht und notwendig ist

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Guten Morgen Tobias,

vielen lieben Dank für deinen Vorschlag eines Workarounds! Wir werden das mal so ausprobieren.

Viele Grüße,

Sören