Auftragswesen next Anhang vor Festschreibung

[#1]

Hallo, 

meine erste Frage hier:

Ich arbeite seit zwei Tagen mit Auftragswesen next und bin ein wenig enttäuscht, dass ich einen Anhang (Controlling-Tabelle Excel oder PDF) nicht vor dem festschreiben, an dem Rechnungsentwurf anfügen kann. 

Hintergrund: 

Wir haben viele Berater, die den Entwurf mit der Controlling zusammen! vor Versand! prüfen und ggf. freigeben möchten.

Nein, die Berater arbeiten nicht in Datev und wollen das auch nicht.

Jetzt füge ich alle Entwürfe mit den Controllings oder auch mal Hotelrechnungen mit PDF 24 zusammen, maile das Dokument den Berater und der gibt frei (oder hat Veränderungswünsche).

Wenn die Rechnung korrekt ist, schreibe ich den Entwurf fest und füge wieder mit dem PDF 24 die Dokumente zusammen und versende an den Kunden.

Ein wenig umständlich. 

Kann man da noch etwas verbessern?

Grüße

[#2]

Falls ich sie falsch verstanden habe. Man kann eine Datei an einen Entwurf anhängen. Man kann bei Anzeige es Entwurfes jedoch nur das Rechnungsdokument von DATEV sehen. 

Es gibt keinen besseren Weg, wenn sie ihre Freigabe mit den Kollegen nicht anpassen können. 

[#3]

---

@Winnepuh schrieb:

Ein wenig umständlich. 

---

Nur ein bisschen. Digitalisierung soll uns doch helfen, Zeit ersparen, damit wir uns auf das Wesentliche konzentrieren können. Was Du beschreibst, klingt eher nach Namen tanzen. Ich würde ja irre werden. 

---

@Winnepuh schrieb:

Kann man da noch etwas verbessern?

---

Mit Auftragswesen next als Lösung wohl nicht. Mit anderen Programmen sicherlich schon. Dann komme ich aber in die Werbungshölle, wenn ich Lösungen nenne.

[#4]

Hi, 

danke, das habe ich eben ausprobiert. 

Stimmt, ich kann den Anhang schon beim Entwurf anhängen und sehe ihn aber nicht beim öffnen des Entwurfes. 

Jetzt hatte ich die Hoffnung, das ich trotzdem beim Versand des Entwurfes an den Kollegen das gesamte Dokument versende.

🙂 geht aber nicht. Der Anhang ist nicht dabei.

Leider bringt mich das doch nicht weiter....

[#5]

....ich habe das gleiche Problem 🙄 hatte ebenfalls gehofft, dass dann zumindest beim Versand der Email der Anhang mit dabei ist 😬

[#6]

---

@Frau_Melanie schrieb:

hatte ebenfalls gehofft, dass dann zumindest beim Versand der Email der Anhang mit dabei ist 😬

---

Nicht? 😱  Bin ich happy mit lexOffice, wo ich neben meiner Rechnung auch den Stundennachweis aus clock'odo als PDF hochladen und anhängen kann und lexOffice bietet mir sogar die Möglichkeit, alle PDFs dann in 1 PDF beim Versand zusammenzufügen, damit die 1 Rechnung inkl. Leistungsnachweis auch so beim Geschäftspartner behandelt wird und der nicht mit Manuel anfängt, 2 oder mehr PDFs wieder heften zu müssen 😂. 

[#7]

Auftragswesen next... Kommt mir vor wie bei Kinofilmen. Das Original war ok und irgendjemand der keine kreative Idee hat kopiert die Story um einen zweiten Teil zu drehen....die werden in der Regel dadurch nicht besser.

[#8]

Guten Tag @Frau_Melanie,

bei der Fertigstellung der Rechnung kommt eine Abfrage ob man die Rechnungsanhänge in Belege online archivieren möchte. Hier muss dann die Datei angehakt werden und auf Fertigstellen geklickt werden. Somit wird dann auch der Rechnungsanhang in Belege online archiviert.

In Belege online kann man sich in der Belegübersicht den Beleg inkl. Anhang anzeigen lassen.

Bei Ihren Kunden sind die Anhänge auf der lokal gespeicherten Rechnung integriert. Unter dem Büroklammersymbol ist der Anhang zu finden. 

Wenn die Rechnung inkl. Anhang als eine Datei versendet werden soll, kann in Belege online über weitere Aktionen "PDF-Datei drucken" auswählen die Rechnung und die Anlage/Anlagen dann als PDF angezeigt und gespeichert werden. 

Die E-Rechnung und der Anhang kann nicht als eine Datei versendet werden.

Bei einer E-Rechnung die der Europäischen Norm EN16931 entspricht muss der Anhang eingebettet sein. 

Rechnung erstellen, weiterführen oder stornieren - Punkt 2.2 Anhänge hinzufügen

Ich wünsche Ihnen noch einen schönen Tag.

Viele Grüße aus Nürnberg.

[#9]

Hier muss dann die Datei angehakt werden und auf Fertigstellen geklickt werden. Somit wird dann auch der Rechnungsanhang in Belege online archiviert.

Und da soll Manuel oder in diesem Fall Manuela immer dran denken? --> Anhang gehört zur Rechnung. --> Bitte den Default wert ändern.

Gut wenn man den Anhang mal weglassen kann. Generell sollte er archiviert werden.

Oder noch besser individueller Default wert auf Basis des Rechnungsempfängers aus den Stammdaten...

Mustermann bekommt immer die AGBs mitgeschickt, --> Speicherfresser Haken raus

Musterfrau bekommt immer Stundenzettel mitgeschickt --> Zur Rechnung gehörendes Papier Haken rein. 

Das wäre dann aber eine Endausbaustufe welche DATEV irgendwie in kaum (keinen?) Bereich hinbekommt.

[#10]

Zitat:

bei der Fertigstellung der Rechnung kommt eine Abfrage ob man die Rechnungsanhänge in Belege online archivieren möchte. Hier muss dann die Datei angehakt werden und auf Fertigstellen geklickt werden. Somit wird dann auch der Rechnungsanhang in Belege online archiviert.

diese Abfrage erscheint bei mir nicht

Zitat:

Die E-Rechnung und der Anhang kann nicht als eine Datei versendet werden.

das ist aber eigentlich nicht Sinn der Sache, oder? Ich schreibe monatlich um die 60 Rechnungen. Aktuell drucke ich diese aus und hänge die Dokumentationen dran und versende diese per Post an das Jugendamt der Stadt Leipzig (verschiedene Empfänger). Wenn der Versand ab 2025 per E-Rechnung funktionieren soll, war eigentlich mein Gedanke "jeah, dann kann ich die Dokumentationen als Anhang hinzufügen und direkt per mail in den Zentralen Rechnungseingang der Stadt schicken". Aus dem "jeah" ist allerdings ein ??? geworden. Und ohne die Dokumentationen werden die Rechnungen nicht bezahlt.

weiterer Hinweis (hatte ich schon als Feedback gemeldet):

eine Suche nach Kundennummer bei den Rechnungen wäre hilfreich. Wie gesagt, ich schreibe um die 60 Rechnungen pro Monat und würde ungern bei jedem einzelnen Klienten nachschauen müssen, welche Re-Nr. die letzte bei ihm war.

Was mir sehr gut gefällt: ich muss die Rechnungen jetzt nicht noch zusätzlich in Belege online bearbeiten. Das ist wirklich schön 😁

[#11]

---

@ManjaT schrieb:

Wie gesagt, ich schreibe um die 60 Rechnungen pro Monat und würde ungern bei jedem einzelnen Klienten nachschauen müssen, welche Re-Nr. die letzte bei ihm war.

---

Warum das? Und warum mache ich das als Unternehmer nicht auch bzw. lasse ich weg? 🤔

[#12]

---

@metalposaunist  schrieb:

---

@ManjaT schrieb:

Wie gesagt, ich schreibe um die 60 Rechnungen pro Monat und würde ungern bei jedem einzelnen Klienten nachschauen müssen, welche Re-Nr. die letzte bei ihm war.

---

Warum das? Und warum mache ich das als Unternehmer nicht auch bzw. lasse ich weg? 🤔

---

Das versteh ich nicht so ganz 😒

Ich kann die Kd-Nr. nicht weglassen, da sich so unsere Projekte erschließen mit ihren jeweiligen Kostenstellen.

Mir geht es um das "in neue Rechnung kopieren", dann muss ich beispielsweise für unsere WG-Kinder nicht jede Rechnung neu erstellen, sondern überschreibe diese einfach, da sich manchmal nur die Anzahl der anwesenden Tage ändert. Aber dazu muss ich natürlich wissen, welche die letzte Rechnung bei dem jeweiligen Bewohner war.

Und da wäre es einfach schön, wenn ich die Kd-Nr suchen könnte und dann dort eine Liste mit den jeweiligen Rechnungen erscheint, wie bei dem alten Auftragswesen auch.

Ich hoffe, das ist nicht zu kompliziert. 😊

[#13]

---

@ManjaT schrieb:

Ich kann die Kd-Nr. nicht weglassen, da sich so unsere Projekte erschließen mit ihren jeweiligen Kostenstellen.

---

Du hattest aber Rechnungsnummer geschrieben. Aber jetzt verstehe ich Dich. Du hast in Auftragswesen keine Kundenhistorie, richtig? Zumindest finde ich keine dort, wo ich sie vermutet hätte. 

Dann ist Auftragswesen next vielleicht nicht das optimalste Programm für Dich. In meinem Programm klicke ich 1 Kunden an und habe die Stammdaten, Aufgaben, eine Historie der letzten Rechnungen und sogar eine kleine Dateiablage zur Verfügung. 

Jetzt musst Du also vom Kunden X die letzte Rechnung A raussuchen, damit Du diese kopieren kannst und weil es keine Historie gibt und Du nicht nach der Kundennummer im Bereich Rechnungen suchen kannst, musst Du mit IT rumhampeln 🕺. Das tut mir Leid. 

Ich kann in meinem Programm auch meinen Leistungsnachweis als PDF an die Rechnung hängen. Einfach per drag & drop reinziehen und dann macht das Programm sogar 1 PDF draus, sodass Rechnung und Leistungsnachweis untrennbar und keine 2 PDFs sind, die man nach DATEV Logik wieder manuell heften müsste 😉. Ist aber eine Option, die man nutzen kann, nicht muss. 

Die Details der Workflows 😏. 

[#14]

---

---

Du hattest aber Rechnungsnummer geschrieben. Aber jetzt verstehe ich Dich. Du hast in Auftragswesen keine Kundenhistorie, richtig? Zumindest finde ich keine dort, wo ich sie vermutet hätte. 

Richtig.

Dann ist Auftragswesen next vielleicht nicht das optimalste Programm für Dich. 

Das ist sehr schade.

Jetzt musst Du also vom Kunden X die letzte Rechnung A raussuchen, damit Du diese kopieren kannst und weil es keine Historie gibt und Du nicht nach der Kundennummer im Bereich Rechnungen suchen kannst, musst Du mit IT rumhampeln 🕺. Das tut mir Leid. 

ja und ich hoffte an Anpassung an das ehemalige Auftragswesen.

Ich kann in meinem Programm auch meinen Leistungsnachweis als PDF an die Rechnung hängen. Einfach per drag & drop reinziehen und dann macht das Programm sogar 1 PDF draus, sodass Rechnung und Leistungsnachweis untrennbar und keine 2 PDFs sind, die man nach DATEV Logik wieder manuell heften müsste 😉. Ist aber eine Option, die man nutzen kann, nicht muss. 

Die Details der Workflows 😏. 

Da hoffe ich doch noch auf Verbesserung seitens DATEV 

---

[#15]

OK 🙈. Ich bin kein Typ für Prinzip Hoffnung, wenn das schon in Auftragswesen online auch so war. Ich bin eher der Typ für Lösungen, der die dann auch umsetzt, damit wir beim #machen landen und ich weniger erzähle. Jeder ist seines Glückes Schmied 🛠. 

[#16]

bei Auftragswesen online ging die Suche über Kundennummer, deswegen verwundert es mich ja, dass es jetzt bei dem neuen nicht geht.

[#17]

---

@Janika_Pohl  schrieb:

Die E-Rechnung und der Anhang kann nicht als eine Datei versendet werden.

Bei einer E-Rechnung die der Europäischen Norm EN16931 entspricht muss der Anhang eingebettet sein. 

---

ich möchte gerne noch einmal darauf zurück kommen:

Wenn der Anhang eingebettet sein muss, wäre es doch hilfreich, wenn Auftragswesen next dies auch umsetzt.

Ich weiß zwar nicht, wie ein eingebetteter Anhang aussieht und ob es praktikabel ist, aber im Hinblick, dass es viele Rechnungen gibt, denen ein Tätigkeitsnachweis anhängig sein muss, und es Januar 2025 losgehen soll, wäre es fantastisch, wenn es doch irgendwie möglich gemacht wird.

Viele Grüße aus Leipzig

Manja T

[#18]

---

@ManjaT schrieb:

Ich weiß zwar nicht, wie ein eingebetteter Anhang aussieht

---

So wie die XML Datei der E-Rechnung oder so wie die Antworten aus dem SK der DATEV, wo auf Seite 1 nur steht: die Antwort finden Sie im Anhang. Aber Achtung ⚠️: Öffnest Du solche PDFs mit dem MS Edge, weil er's kann und bequem und schnell und toll ist, stellt er eingebettete Anhänge nicht da. Dazu brauchst Du den lahmen, fehleranfälligen Adobe Reader, der Dir ein Abo an die Backe quatschen will 😂. 

Kann dazu 2025 mehr sagen, wenn ich weiß, wie es in meinem Tool umgesetzt wird, weil ich auch monatlich einen Kunden mit Leistungsnacheis als zusätzliche PDF habe.