Auftragswesen Next - E-Rechnung versenden

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Hallo zusammen,

wie führen gerade Auftragswesen Next ein und ich habe heute mit Test-Rechnungen experimentiert. Das klappt alles prima, ABER:

Mich stört, dass die E-Rechnungen über die DATEV verschickt werden. Ist das gesetzlich vorgeschrieben?

Aus mehreren Gründen:

Wir haben Kunden von Stadtverwaltung über Großfirmen bis zu kleinen Betrieben, Vereinen und Privatleuten.

Bei der Stadtverwaltung ist es so, dass die Rechnungen an rechnungen@....de geschickt werden, aber gleichzeitig in cc an den Sachbearbeiter in der entsprechenden Abteilung. Das ist mit E-Rechnung über DATEV Auftragswesen Next nicht möglich, oder?

Großen Firmen, die eine eigene Mailadresse für Eingangsrechnungen haben, ist es egal von welchem Absender die Rechnungen kommen, da das direkt in deren Software einfließt. Der Mailtext ist hier uninteressant. ABER:

Kleinere Firmen, die Rechnungen an persönliche Mail-Adressen bekommen, werden Mails von DATEV eventuell nicht öffnen und als Spam ansehen. Hier wäre es gut, wenn der Absender unsere Mailadresse zeigen würde. Im Standard Text der DATEV ist zwar unsere Adresse im Fließtext hinterlegt, aber hier kann man nichts personalisieren. Im Moment habe ich mich als Admin dort hinterlegt. Ich schreibe aber keine Rechnungen und könnte zum Inhalt keine Auskünfte geben. Schön wäre hier, wenn die Mail-Adresse des "schreibenden" Mitarbeiters angegeben wäre, oder in der Standardmail stehen würde: Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den Mitarbeiter, der in der Rechnung angegeben ist (ich habe dort bei Hinweisen über Textbausteine die pers. Adresse, Telefonnummer und Mailadresse eingebaut)

Gibt es eine Möglichkeit (falls das gesetzlich erlaubt ist) den automatischen Versand durch DATEV abzuschalten und die Rechnung in eine Email zu laden (wie beim pdf-Versand)?

Ich denke nicht, dass unsere "kleinen" Kunden auf DATEV-Mails reagieren und es wäre lästig, wenn wir vorher eine Mail schreiben müssten: wir haben gerade eine Rechnung an Sie geschrieben, die kommt mit einer DATEV-Mailadresse bei Ihnen an....

Was ich auch umständlich finde, ist, dass Anhänge beim Empfänger im Acrobat Reader erst über Anzeige | Ein-/Ausblenden | Navigationsfenster | Anlagen aktiviert werden müssen. Ich wusste jetzt bei meiner Testrechnung, dass da eine Anlage sein muss und Google hat mir geholfen. Das wissen die Rechnungsempfänger aber nicht. Auch hier müssten wir eine zusätzliche Mail verschicken, um den Kunden den Weg zum Erfolg zu zeigen. Was ist mit Kunden die nicht mit Acrobat arbeiten???

Für Tipps und Tricks, sowie Erfahrungswerte, bin ich wie immer sehr dankbar.

Viele Grüße

Marion

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Ich glaube nicht, dass die DATEV da noch eine andere Variante anbieten wir, da zukünftig E-Rechnungen nur noch über Portale ausgetauscht werden sollen und der Empfänger dann nur noch eine Mail von seinem Portal bekommen wird, dass Eingangsrechnungen eingegangen sind. Die Zustellung per Mail ist nur eine Zwischenlösung.

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@marionm schrieb:

Ist das gesetzlich vorgeschrieben?

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Nein. Der Übertragungsweg einer E-Rechnung ist laut §§§ nicht vorgeschrieben. Daher werden die Anbieter von Portalen (Telekom, Microsoft und Co.) auch nichts ändern, wenn man automatisiert diese Rechnungen mittels invoicefetcher herunterladen möchte. 

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@marionm schrieb:

Das ist mit E-Rechnung über DATEV Auftragswesen Next nicht möglich, oder?

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Ich denke nicht, weil bei DATEV allumfassend das Kredo gilt: eine Rechnung darf nur 1 Empfänger haben und muss damit eindeutig sein. Ist bei Kanzleirechnungen an den Mandanten nicht anders.  

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@marionm schrieb:

Gibt es eine Möglichkeit (falls das gesetzlich erlaubt ist) den automatischen Versand durch DATEV abzuschalten und die Rechnung in eine Email zu laden (wie beim pdf-Versand)?

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Jein. Wenn die E-Rechnung beim Empfänger (angeblich) nicht ankommt, musst Du laut DATEV sowieso die Rechnung herunterladen und manuell über Deine /Eure E-Mail Adressen schicken. Siehe auch: E-Rechnung nochmal versenden aus Auftragswesen next

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@marionm schrieb:

Was ist mit Kunden die nicht mit Acrobat arbeiten???

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Tja, das frage ich mich auch, weil ich davon betroffen bin, weil ich Microsoft Edge als PDF Reader nutze. Kann man nur hoffen, dass solche Reader und auch der eingebaute von Apple das mittels Update bald anzeigen. Andernfalls sieht man nur die PDF aber die angehängte XML ist unsichtbar und wird ggf. nur beim Iport in DUO / lexOffice / ERP System geprüft.  

Was Du suchst, habe ich DATEV vor > 1 Jahr schon drum gebeten: individuellen SMTP Server in der Cloud

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@wwinkelhausen schrieb:

Die Zustellung per Mail ist nur eine Zwischenlösung.

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Bei der allg. Deutschlandgeschwindigkeit und IT-Affinität des Landes frage ich mich nur: wie lange. Laut neustem Entwurf soll das beA ja nicht mehr mit dem FA reden. Auf alle Fälle fehlte da nun eine Schnittstelle zwischen den ganzen Portalen, die in DE aus dem Nichts kommen. 

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Hallo Daniel,

wie immer vielen Dank für Deine Tipps.

dann müssen wir wohl kreativ werden und diesen Weg ausbauen (E-Rechnung nochmal versenden aus Auftragswesen next) Das hätte dann auch den Vorteil, dass wir die Anlage manuell mitschicken können.

Viele Grüße und schönes Wochenende

Marion

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@marionm schrieb:

Das hätte dann auch den Vorteil, dass wir die Anlage manuell mitschicken können.

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Aber so macht das doch keinen Spaß und fühlt sich gedanklich eher nach IT-Hampelmann, oder nicht? Daher, auch wenn ich wieder in die Hölle komme für die Frage: Ist Auftragswesen next dann das für Euch passende Programm? IT soll uns Spaß machen, uns entlasten, smart sein und mitdenken und nicht uns noch mehr digitale Verwaltungsarbeiten schaffen als ohnehin schon. 

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Hallo Community,

eine kurze Ergänzung noch. Der Versand der E-Rechnung erfolgt bei öffentlichen Empfängern mit valider Leitweg-ID zentral über unseren E-Rechnungsdienst. Dabei wird die Zustellung über die Plattformen (PEPPOL & TRAFFIQX) priorisiert. Format (ZUGFeRD oder XRechnung) und Zustellart werden dabei vom Empfänger vorgegeben.

Die Zustellung über die Plattformen unterscheidet sich dabei von der Zustellung über E-Mail. Die bestehenden (Rechnungsprüfungs-)Prozesse sind dabei nicht eins-zu-eins zu übertragen. 

Konkret ist die vom @metalposaunist genannte Lösung aktuell unsere Empfehlung, wenn zum Beispiel per Mail zusätzliche Empfänger adressiert werden sollen. Dazu gibt es inzwischen auch ein Dokument im Hilfe-Center (Dok-Nr 1040062).

Mit freundlichen Grüßen aus Nürnberg

Thorsten Jedlitzke
DATEV Auftragswesen next | DATEV eG

[#7 · Accepted solution]

Hallo Herr Jedlitzke,

danke für die offizielle Antwort. Dann muss ich das wohl so hinnehmen, aber es ist schon umständlich...

Das sollte die Datev noch verbessern, da gerade das cc in der Mail wichtig ist.

Herzliche Grüße

Marion Moll

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@marionm  schrieb:

Hallo Herr Jedlitzke,

danke für die offizielle Antwort. Dann muss ich das wohl so hinnehmen, aber es ist schon umständlich...

Das sollte die Datev noch verbessern, da gerade das cc in der Mail wichtig ist.

Herzliche Grüße

Marion Moll

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Das ist uns bewusst. Soweit es in unseren Möglichkeiten liegt, werden wir das in die Produktentwicklung mit einbringen. Wir werden uns aber auch nach den Vorgaben richten müssen, die uns ein Rechnungsportal vorschreibt.

Aktuelle Rechnungsprüfungsprozesse werden sicher neu gedacht werden müssen. Meine persönliche Befürchtung ist, dass neben dem Portalprozess gerade bei der öffentlichen Hand noch eine gewisse Zeit ein paralleler Prozess per E-Mail existieren wird. Dabei wird sicher auch die eine oder andere E-Rechnung noch ausgedruckt werden.

Die Alternative ist, dass die Rechnungsempfänger auf Grundlage der Portale ihre Prüfprozesse IT-gestützt aufbauen. Erfahrungsgemäß wird das vermutlich nicht mit der Einführung des Rechnungsportals Anfang 2025 flächendeckend verfügbar sein. 

Und lassen sie uns die E-Rechnung bitte nicht gleich von der E-Mail her denken. In der Einführung von verpflichtenden Rechnungsportalen besteht die Chance automatisierte Prozesse zu designen, die nicht auf einer Technologie von 1971 aufbauen.

Mit freundlichen Grüßen aus Nürnberg

Thorsten Jedlitzke
DATEV Auftragswesen next | DATEV eG

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@Thorsten_Jedlitzke schrieb:

In der Einführung von verpflichtenden Rechnungsportalen besteht die Chance automatisierte Prozesse zu designen, die nicht auf einer Technologie von 1971 aufbauen.

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Nur dass man mit der Technologie aus 1971 schon sehr viel automatisieren kann, wenn man weiß: wie. So gesehen ist die Belegfreigabe online comfort kein comfort, sondern absoluter Standard, der im Grundpreis enthalten sein müsste statt non-comfort mit Manuel 😉. 

Was man mit Exchange online Regeln alles bauen kann; dazu flowwer mit Bagatellgrenze und den flowws und zack, ist der Prozess aufgesetzt und dokumentiert und jeder weiß, was er zu tun hat oder hätte.   

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@Thorsten_Jedlitzke schrieb:

Wir werden uns aber auch nach den Vorgaben richten müssen, die uns ein Rechnungsportal vorschreibt.

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Ich habe die "Befürchtung", dass andere Anbieter dann trotz der §§§, an die sich alle halten müssten, das Ganze smarter und benutzerfreundlicher gestalten 😶. Aber lassen wir uns von DATEV überraschen!  

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Hallo Herr Jedlitzke,

in Ihrem Hilfsdokument Nr. 1040062 wird beschrieben, dass der Übertragungsweg nicht angezeigt wird. Wie kann meine Mandantin sicherstellen, dass die Mails versandt wurden? Wird eine Mail immer automatisch generiert sobald die Fertigstellung der Rechnung erfolgt, sofern eine Mail hinterlegt ist, unabhängig davon ob es sich um eine PDF Rechnung oder eine E-Rechnung handelt? 

Dass die Rechnungen direkt nach Fertigstellung programmseitig automatisiert versendet werden, ging für mein Verständnis auch nicht aus den Datev Hilfsdokumenten zur Einrichtung hervor.  Falls doch, übermitteln Sie mir doch gerne die entsprechende Dokumentennummer. Eine Übergangsweise einzurichtende cc Kopie an die eigene Unternehmens Mail-Adresse wäre insoweit hilfreich, um den Mandanten den Überblick zu erhalten im Rahmen der erstmaligen Umstellung auf Auftragswesen next. 

Andernfalls wäre eine Einsichtnahme/Verlinkung über das Rechnungsausgangsjournal wünschenswert sowohl zur Originalrechnung, die in den Belegen archiviert wird, als auch zum Übertragungsweg oder den Daten des Rechnungsausgangsversands. 

Zu dem von Ihnen genannten Dokument Stand Juni 2024 heißt es nach wie vor: 

Über welchen Weg die E-Rechnung mit DATEV Auftragswesen next versandt wurde, wird aktuell noch nicht angezeigt.

Gibt es hierzu Neuerungen?

Für eine Rückmeldung bedanke ich mich vorab. 

Freundliche Grüße 

A. Medenbach

[#11]

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@AMedenbach  schrieb:

Hallo Herr Jedlitzke,

in Ihrem Hilfsdokument Nr. 1040062 wird beschrieben, dass der Übertragungsweg nicht angezeigt wird. Wie kann meine Mandantin sicherstellen, dass die Mails versandt wurden? Wird eine Mail immer automatisch generiert sobald die Fertigstellung der Rechnung erfolgt, sofern eine Mail hinterlegt ist, unabhängig davon ob es sich um eine PDF Rechnung oder eine E-Rechnung handelt? 

Dass die Rechnungen direkt nach Fertigstellung programmseitig automatisiert versendet werden, ging für mein Verständnis auch nicht aus den Datev Hilfsdokumenten zur Einrichtung hervor.  Falls doch, übermitteln Sie mir doch gerne die entsprechende Dokumentennummer. Eine Übergangsweise einzurichtende cc Kopie an die eigene Unternehmens Mail-Adresse wäre insoweit hilfreich, um den Mandanten den Überblick zu erhalten im Rahmen der erstmaligen Umstellung auf Auftragswesen next. 

Andernfalls wäre eine Einsichtnahme/Verlinkung über das Rechnungsausgangsjournal wünschenswert sowohl zur Originalrechnung, die in den Belegen archiviert wird, als auch zum Übertragungsweg oder den Daten des Rechnungsausgangsversands. 

Zu dem von Ihnen genannten Dokument Stand Juni 2024 heißt es nach wie vor: 

Über welchen Weg die E-Rechnung mit DATEV Auftragswesen next versandt wurde, wird aktuell noch nicht angezeigt.

Gibt es hierzu Neuerungen?

Für eine Rückmeldung bedanke ich mich vorab. 

Freundliche Grüße 

A. Medenbach

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Ein automatischer zentraler Versand über die DATEV erfolgt nur bei E-Rechnungsempfängern. Die Verandart (Portal oder E-Mail) wird dabei vom Empfänger festgelegt. Ob die E-Rechnung als ZUGFeRD oder als X-Rechnung versendet wird, hängt davon ab, ob eine gültige Leitweg-ID angegeben wird.

Aktuell zeigen wir den Status und den Versandweg in DATEV Auftragswesen next nicht an. Wenn die Rechnung in DATEV Auftragswesen next aber fertiggestellt ist, dann ist die auch versendet worden. Die versandte Rechnung können Sie sich in DATEV Auftragswesen next auch anzeigen lassen. 

Mit freundlichen Grüßen aus Nürnberg

Thorsten Jedlitzke
DATEV Auftragswesen next | DATEV eG

[#12]

Hallo Herr @Thorsten_Jedlitzke,

können Sie uns verraten, ob seitens der DATEV eine Wahlmöglichkeit geplant ist, bis die Rechnungsportale denn wirklich verpflichtend sind?

Die Rechnung ist und bleibt ein wichtiges Dokument, deren Übermittlung von Bedeutung für die Beziehung zum Geschäftspartner sein kann.

Ein Wahl-Schalter für jeden Kunden, ob der E-Mail-Versand automatisch erfolgen soll oder nicht, würde ja schon genügen.

In der derzeitigen Form hat die Umstellung den faden Beigeschmack, dass Unternehmens-Branding und Kundenwünsche entfallen. Zusätzlich wird dem Kunden die Wahlmöglichkeit genommen, ob er denn überhaupt will, dass seine Kunden mitbekommen, dass er ein DATEV-Programm anbietet.

Natürlich bin ich langfristig gesehen auf Ihrer Seite, dass Veränderungen bei den Rechnungsprozessen erforderlich sind, aber gerade in dem Bereich den der Kunde mitbekommt, sollte es eine Wahlmöglichkeit sein.

Mit vielen Grüßen

Nils Leyers

[#13]

In Ordnung. Danke für Ihre schnelle Rückmeldung. 

Soweit verstanden. Ich ab die Info nun auch in folgendem Dokument ganz unten gesehen, dass die Rechnung automatisiert versandt wird. 

https://apps.datev.de/help-center/documents/1019619

Beleganzeige, ebenfalls gefunden. 

Freundliche Grüße

A. Medenbach

[#14]

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@Leyers  schrieb:

Hallo Herr @Thorsten_Jedlitzke,

können Sie uns verraten, ob seitens der DATEV eine Wahlmöglichkeit geplant ist, bis die Rechnungsportale denn wirklich verpflichtend sind?

Die Rechnung ist und bleibt ein wichtiges Dokument, deren Übermittlung von Bedeutung für die Beziehung zum Geschäftspartner sein kann.

Ein Wahl-Schalter für jeden Kunden, ob der E-Mail-Versand automatisch erfolgen soll oder nicht, würde ja schon genügen.

In der derzeitigen Form hat die Umstellung den faden Beigeschmack, dass Unternehmens-Branding und Kundenwünsche entfallen. Zusätzlich wird dem Kunden die Wahlmöglichkeit genommen, ob er denn überhaupt will, dass seine Kunden mitbekommen, dass er ein DATEV-Programm anbietet.

Natürlich bin ich langfristig gesehen auf Ihrer Seite, dass Veränderungen bei den Rechnungsprozessen erforderlich sind, aber gerade in dem Bereich den der Kunde mitbekommt, sollte es eine Wahlmöglichkeit sein.

Mit vielen Grüßen

Nils Leyers

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Wir unterhalten uns in diesem Thread über den Fall, dass Sie als Anwender die E-Rechnung bei einem Kunden aktiviert haben. Das müssen Sie nicht tun.

Für alle Kunden, die nicht als E-Rechnungsempfänger gekennzeichnet sind, wird eine "normale" PDF-Rechnung (ohne strukturierte Rechnungsinformationen) erstellt. Diese Rechnung können Sie als E-Mail Vorlage oder als PDF-Dokument herunterladen und die müsen Sie anschliepend eigenständig versenden. Oder ausdrucken und per Post verschicken. Das ist der Standard und wird auch erstmal so bleiben, bis Sie Ihren Geschäftspartner / Kunden auf einen E-Rechnungskunden umstellen.

Mit freundlichen Grüßen aus Nürnberg

Thorsten Jedlitzke
DATEV Auftragswesen next | DATEV eG

[#15]

Hallo Herr @Thorsten_Jedlitzke,

Wir unterhalten uns in diesem Thread über den Fall, dass Sie als Anwender die E-Rechnung bei einem Kunden aktiviert haben. Das müssen Sie nicht tun.

Es geht in meiner Antwort um den Fall, in dem das Unternehmen (unser Mandant) eine E-Rechnung verschicken muss / will, jedoch keine automatische DATEV-gebrandete E-Mail verschicken möchte.

Natürlich kann ich dann meinem Geschäftspartner sagen, dass ich von der Übergangsregelung Gebrauch mache, weil mein Fakturierungsprogramm mir Prozesse vorschreibt, die ich nicht umsetzen will. Das kann aber doch nicht das Ziel sein.

Unternehmerisch stehen wir dann vor der Wahl zwischen Pest oder Cholera: Entweder das Unternehmen verzichtet auf ein eigenes Branding und eine persönliche Ansprache oder es vermittelt das Gefühl, technisch nicht auf dem aktuellen Stand zu sein.

Aus Ihrer Antwort schließe ich, dass im Produkt-Backlog keine Anpassungen hinsichtlich der Zwangs-E-Mails geplant sind, da sie sonst darauf Bezug genommen hätten. Interpretiere ich das richtig?

Viele Grüße aus Mönchengladbach

Nils Leyers

[#16]

, dann sieht sich die Datev nicht als Dienstleister, sondern vermarktet sich mal wieder selbst. Ich erwarte also hier eine Antwort á la warum ist das ein Problem.. das wird man imho bei der Datev nicht erkennen können (wollen).