Anleitung BelegeOnline / Wege in UnternehmenOnline

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Hallo zusammen,

hat jemand einen vernünftigen Leitfaden, (nicht den der Datev der ist viel zu "kompliziert") der die verschiedenen Wege eines Beleges in DUO beschreibt?

Papierbeleg-> Scanmodul oder Upload mobil

Digitalerbeleg-> Belegtransfer, E-Mail, oder Drag'n'Drop in UploadMobil

Also nur ganz rudimentär und ganz einfach. Also etwas das man einfach den Mandanten in die Hand drücken kann.

Oder wie richtet Ihr denn beim Mandanten DUO ein? (wenn es nur als Datendrehscheibe dienen soll)

Wir erklären Vorort und bringen es Ihnen bei. Erfahrungsgemäß bleibt aber nicht immer alles hängen.

LG

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Ich glaube auch dann hilft so ein Leitfaden nicht weiter, wenn dort nicht alles haarklein beschrieben ist. Dann ruft das Mandat wieder an und alle über einen Kamm scheren, macht auch keinen guten Eindruck - zumal das Mandat meist dann auch nicht viel mit solch einem Leitfaden anfangen kann, wenn die "Datenströme" dahinter nicht verstanden werden. 

Vor Ort einrichten und sich die örtlichen Gegebenheiten/Workflows anschauen und dann so einrichten, dass es am einfachsten für das Mandat ist. Und dann kann man hinterher immer noch einmal schauen und prüfen, was besser geht, was man besser und einfacher scannen kann. 

Bzgl. des Upload Mail aktuell: am besten alle nochmal anrufen und mitteilen "wir haben da was schickes, wenn sie denn 98% der Rechnungen per PDF kommen". Dann kann man schauen, ob das Sinn macht und man es gut integrieren kann. 

Denn wenn die RGs per PDF von jemanden anderen im Unternehmen erst schriftlich geprüft werden müssen, aber jemand anderes mit DATEV UO arbeitet ... ist das "einfach weiterleiten" leider nicht mit den internen Workflows vereinbar. 

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Da geb ich Ihnen vollkommen Recht.

Per Fernbetreuung aufschalten, Sipa drauf, Belegtransfer drauf geht definitiv in die Hose!

Also von meiner Vorgehensweise würde ich auch nicht abweichen, da sie auch gut funktioniert.

Ich schaue die Buchhaltung an, schaue das Unternehmen und die Prozesse an und versuche dann im Anschluss möglichst einfache Abläufe zu präsentieren.

Mit dem Leitfaden dachte ich dann eher an sowas wie eine kleine Gedankenstütze

Papierbeleg:

-ScanModul

-Upload über Browser

-anderweitig in digitale Form bringen

Digitaler Beleg:

-Belegtransfer

.....

und jeweils eine kleine Anleitung. Nicht mehr als Belegtransfer öffnen--> Daten senden und ein kleines Bild dazu.

Meinen Sie das würde was bringen oder geht es in die Hose?

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@BigApple  schrieb:

Meinen Sie das würde was bringen oder geht es in die Hose?

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Ich denke, das wird zumindest bei unseren Mandaten nicht viel bringen. Da bin ich dann lieber ein Freund von kurz anrufen, aufschalten und das einmal klären oder nochmal Hilfestellung leisten. Denn die Anleitung muss dann exakt so sein, wie man es Schritt für Schritt macht, sonst bleibt man an einer Stelle hängen und dann wird sowieso angerufen oder es wird falsch verstanden und dann so erledigt, dass man es auch mit 1 Klick hätte tun können. 

Und: Wenn DATEV im Zuge der Modernisierung Buttons ändert, sind alle Anleitungen hinfällig. Dazu ist IT zu schnelllebig. Allein wenn die Startseite von UO auf das neue, schicke Design umgestellt wird ... dann sind alle Anleitungen, die dort starten hinfällig.

In meinen Augen vergebene Liebesmüh bei uns. Dazu hätten wir auch gar keine Zeit und Kapazitäten. 

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Ich richte beim Mandanten DUO per Fernbetreuung ein und zeige die Wege, wie die Belege übermittelt werden sollen. Seit einer Woche haben wir Upload Email hinzu bekommen. Damit lassen sich Belege, die per Email gekommen sind einfach in DUO weiter leiten. 

Entweder wird Belegtransfer genutzt oder Dokument Upload Online. Upload mobil wird bei mir eher weniger genutzt. 

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Da muss ich meinem "Vorredner" absolut Recht geben. Die Möglichkeiten wie man Mandanten anbindet sind zum Glück so verschieden wie die Mandanten selber.

- Belegtransfer: wenn relativ viel Papier digitalisiert wird. > 5 Belege am Tag

- Upload Mail: wenn der aller größte Teil der Belege per E-Mail kommt. Tipp die E-Mail Adresse Rechnungseingang und Barbelege gleich am Scanner als Zieladresse einrichten. (Scan to Mail)

- Upload  "Belege hinzufügen" im Browser: Für kleine Mandanten die 1-3 Belege am Tag bekommen.

- Upload via Fax: etwas old school

-  Upload Mobil APP : Finde ich in Anbetracht der Möglichkeit Upload Mail zu nutzen, was den administrativen Aufwand angeht, nicht mehr so wichtig. Nur ein weiteres Programm was man erklären muss.

Wir haben bis auf das Fax alle Wege bei verschiedenen Mandanten und bei uns selber im Einsatz.

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Der Faxweg wurde auch schon länger von DATEV abgeschaltet 😋.

Nochmal zum Thema: Dann gibt es solche schicken Lösungen wie Brother ADS-2800W oder Fujitsu fi-71x0 oder auch SCANDINAVIER, die alle komplett unterschiedlich ein zurichten sind und auch alle ganz andere Anforderungen an das Mandat haben. Man kann nicht allen 1 Lösung "aufzwängen" 😋.

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🙄Ups das war mir nicht klar. Angeboten haben wir das sowieso nicht,

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Gott sei Dank. Die Bilder waren nicht zu gebrauchen. Hatte die Lösung aber auch  nur am Anfang im Einsatz, als DUO eingeführt wurde. 

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Okay ich sehe die Punkte. 

Aber wenn man mal schaut wie viele Wege es in diesem Thread alleine schon in 8 Beiträgen gegeben hat, war mein Gedanke eben nochmal alles aufzuzeigen. 

Aber sie haben Recht in dem Moment in dem die neue Oberfläche kommt ist's vorbei.... 

Naja dann bleibt eben nur die gute alte fernbetreuung als Support 😊 gebe mich "geschlagen". 

Ich hab zwar kein Problem mit den Wegen und den Varianten aber gefühlt die Mandanten, die quasi in ner stunde zugebombt werden mit Informationen. 

Vielen dank aber für euren Erfahrungsaustausch

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@BigApple  schrieb:

Aber wenn man mal schaut wie viele Wege es in diesem Thread alleine schon in 8 Beiträgen gegeben hat, war mein Gedanke eben nochmal alles aufzuzeigen. 

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Und dann muss das Mandant wissen, wie man was am besten nutzt. Sonst kommen da auch sicherlich abenteuerliche Lösungen zu Stande. Die PDF aus der E-Mail kann man in den Belegtransfer ablegen, oder via Upload Online mühsam hochladen oder eben mit Upload Mail mit 2 Klicks ins UO senden. 

Und dann ist es der Job des Beraters (Kanzlei/IT) hier den besten Weg vorzuschlagen, der am schnellsten zum Ziel führt. 

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Hallo BigApple,

ich will die Aussagen der Vorredner über die (zum Glück) vielen Wege der Einrichtung und Kundenschulung nicht schmälern - auch bei uns wird praktisch jeder Variante genutzt, weil eben jeder Mandant unterschiedliche Anforderungen hat - vom grünen Tisch (mit Merkblatt) gehts jedenfalls nicht. Das dient allenfalls dazu ein Erstinteresse zu wecken und Berührungsangst zu nehmen.

Ich habe allerdings gerade bei den jüngeren EDV-affineren Mandanten die Erfahrung gemacht, dass 

• Ersteinrichtung und Kurzschulung ca. 1 Std am Telefon mit Fernbetreuung

erstmal reicht, damit der Mandant damit erste Erfahrungen sammeln kann. Im zweiten Schritt

• entweder Vorortschulung um Betriebsprozesse zuerforschen und im System abzubilden (oder zu optimieren)

oder

• Schulung in der Kanzlei (auf Kundenlaptop) und zeigen, wie das bei uns ankommt und je nach Arbeitsweise des Mandant für uns mehr oder weniger Mühe macht.

und dann Preisverhandlung über unsere Leistung und seine (mehr oder weniger ausgeprägte) Vorleistung.

Bisherige Erfahrung dazu = versteht jeder und  ist nur im ersten Moment für uns aufwendiger., rechnet sich aber in ganz kurzer Zeit.

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Hallo,

einen allgemein gültigen Weg zur Installation/Nutzung gibt es nicht.

Hab ich auch versucht, kann man sich sparen. Da führt fast kein Weg an der persönlichen Einrichtung vorbei. Man merkt den Leuten förmlich an das diese nun zum ersten "hautnah" mit der Buchhaltung zu tun haben. Hier muss man wirklich Aufklärungs- bzw. (Prozess)Erklärungsarbeit leisten.

Womit ich jedoch gute Erfahrungen gemacht habe ist ein Dokument in welchem die Möglichkeiten von UOnline gezeigt werden, darin zeige ich Musterprozesse und Tipps zur Vereinfachung oder wie man den Scanner konfigurieren sollte, am besten keine Sammelüberweisungen mehr, Thema Commerzbank, Bar Belege minimieren etc.

Dies dient als Nachschlagewerk, nimmt die Angst oder macht bei manchen Mandanten Lust auf mehr (Digitalisierung).

MfG

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Hallo, @miwiw_p 

Insofern das Dokument datenschutztechnisch i.O. ist wären denke ich einige nicht darum verlegen. 🙂

Und ja es gibt nicht den Weg. ZUm Glück sind die Möglichkeiten so verschieden wie die Mandanten.

Ich für meinen Teil habe festgestellt, dass die allermeisten Mandanten mit einer Einführung von ca. einer Stunde und nach einer Woche eine Fernbetreuungssitzung über 30 Minuten sehr gut damit zurecht kommen. Das und eine weitere Fernbetreuungssitzung sind soweit kostenlos.

Alles was deutlich drüber rausgeht stellen wir nach Zeitaufwand in Rechnung.

Wie wird das anders wo gehandhabt?

- Wenn man einem/r Mandanten/in zum dritten Mal erklärt das ihre Ausgangsrechnungen auch in den Belegtyp Ausgangsrechungen geladen werden muss.....

- Das spätere Ergänzen von sendeberechtigten E-Mailadressen

- Anlegen eines weiteren Bankkontos

- ....

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@miwiw_p 

So ein Dokument habe ich bei der ursprünglichen Fragestellung auch gemeint. Natürlich wird jeder Mandant auch von uns individuell beraten.