AMEX Expense App

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Liebe Community, 

gibt es bei euch schon Erfahrungen mit der neuen DATEV-Amex Expense App? Einer meiner Mandaten (B2C E-Commerce) hat fast alle seine Geschäftsvorgänge über die Amex per Paypal laufen. Die Anbindung funktioniert bisher über eine csv-Datei mit ASCII Format, Optimal ist etwas anderes. Wünschenswert wäre eine ähnliche Anbindung wie bei Paypal an K-Rewe oder ansonsten auch gerne eine funktionierende Schnittstelle in UnO, die die Belegzuordnung oder Transferbuchungen von Paypal ermöglicht.

Kann Amex Expense das bieten? Die aufgeführten Funktionen im DATEV Shop überzeugen bisher nicht. 

Vielen Dank!

Tara  

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Hallo Tara,

hast du in der Zwischenzeit die Amex Expense App mit deinem Mandanten genutzt? Falls ja, wie sind deine Erfahrungen?

Viele Grüße
Gerrit

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Hi @Gerrit_Held, 

Ich hatte meinen Mandanten auf die App aufmerksam gemacht. Er hat sich diese darauf hin angeschaut und ausprobiert. Es hat sich aber schnell heraus gestellt, dass die App für unsere Zwecke sich nicht eignet. Die App funktioniert wohl ähnlich wie die Belegzuordnung bei der Bank in UnO. Der einzige 'Vorteil' ist bei der App, dass man schnell ein Foto vom Beleg hochladen und zu ordnen kann. Für eine kleine Menge an Belegen und Reisekosten ist die App bestimmt super, für eine große Menge an Belegen, die dann alle einzeln wieder zugeordnet werden müssen, eignet sich die App nicht. Fairer Weise muss man an dieser Stelle erwähnen, dass die App nicht für eine große Menge an Belegen ausgelegt ist laut Herstellerangaben. 

Zur Schnittstelle zur DATEV an sich, kann ich leider nichts sagen, da wir soweit in der Anwendung nicht gegangen sind. 

Ich hoffe, das hilft dir zumindest ein bisschen weiter. 

Lg, 

Tara 

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Hi Tara,

vielen Dank für deine Rückmeldung. Habe mir die Lösung heute nochmal näher angeschaut.

Zum Abgleich für den Mandanten, ob auch alle Belege für die American Express Transaktionen hochgeladen worden sind, wäre das ja schon mal gar nicht so schlecht.

Außerdem können so direkt die Transaktionen importiert werden ohne dies CSV-Datei zu benötigen.

Ich denke wir werden es mal versuchen. 🙂

Dank dir!

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Ich werfe bei Kreditkarten die zwei großen Player mal in den Ring: www.pleo.io und www.getmoss.com - letztes nutzen wir und sind damit sehr zufrieden und getmoss ist auch für eine große Mengen an Belegen nutzbar, weil man alle Belege an 1 E-Mail Adresse hochladen kann und getmoss mit OCR die Belege den Transaktionen schon automatisch zuordnet. 

Bei pleo gerne auf @quagamag zugehen. Bei getmoss ist's @Robin_Hampel.

DATEV-Marktplatz Partner - Moss - Ausgaben smarter verwalten 

Keine Werbung aber vielleicht ja doch eine smarte, skalierbare, schicke Lösung 🤓.

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Hallo Herr Bohle,

vielen Dank für den Input. 🙂

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Danke für den Hinweis, das werde ich mir mal anschauen! 

Wir haben das für unseren Mandanten so gelöst, dass wir die csv.Datei der AMEX über die Kasse in Unternehmen online hochladen und darüber die Zuordnung der Belege vornehmen. So funktioniert die Schnittstelle zu DATEV gut und es ist schnell erkennbar, wo welcher Beleg fehlt. Und der Mandant hat nur eine Plattform, die er bespielen muss. Einzig die Formatierung der CSV Datei auf das Kassenbuchformat ist etwas nervig. 

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Hallo Tara,
wie genau sieht da ihr Prozess aus?

Lassen Sie sich dann monatlich die CSV-Datei zuschicken, formatieren diese um und laden diese in DUO hoch?

Wer nimmt dann die Belegzuordnung vor? Der Mandant oder Sie?

Oder haben Sie dem Mandanten eine Formatierungshilfe gebastelt und er nimmt den Import in DUO selbst vor?

Vielen Dank für den Austausch. 🙂

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Ja genau. Der Mandat schickt mir die CSV Datei. Ich formatiere diese und lade sie in UnO hoch. Der Mandant lädt die Belege hoch, ordnet diese zu und schreibt die Kasse/Kreditkarte fest. Ich spiele die Daten dann in KRewe ein und buche. Ganz optimal ist das nicht, für den aktuellen Moment aber die beste und praktikabelste Lösung.  

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@Tara schrieb:

So funktioniert die Schnittstelle zu DATEV gut und es ist schnell erkennbar, wo welcher Beleg fehlt.

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Kann man so machen aber Technologie zu missbrauchen aka das Kassenbuch online dazu zu nutzen - irgendwas in meinem Bauch sagt da: don't do it 😖. Ich kann mich da nicht dran gewöhnen. 

Und bei getmoss gibt es eine schöne Wall Of Shame 😅: keine Belege - keine Kekse. Schöner kann man wohl kaum fehlende Belege sichtbar machen und lass mich nicht lügen aber man kann auch einstellen, dass bei "Schlamperei" die Karte einfach mal gesperrt wird ... wer nicht hören will ...

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@Tara schrieb:

Und der Mandant hat nur eine Plattform, die er bespielen muss.

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Vielleicht reicht ja auch getmoss dann aus? Kommt immer drauf an, was man wie noch nutzen möchte. Will man aber das Thema Kreditkarten proffesionell angehen und auch skalierbar wie flexibel handhaben, geht da kein Weg dran vorbei, meiner Meinung nach.  

Die Kreditkarten sind auch "Apple Wallet"-fähig und dank Einmalkreditkarte kann man z.B. auch Bewerbern welche zukommen lassen, wenn man als AG die Reisekosten für die Bewerbung gleich übernehmen will. 1x zahlen und die Karte wird gesperrt. 

Ist schon smart, was man damit machen kann 😎. Und dank RDS 1.0 sind das wenige Klicks und alle Belege landen im DUO und können gleich verbucht werden bzw. hängen schon allerlei Informationen am Beleg dran, die mit nach Kanzlei Rechnungswesen kommen, wenn man die Konten passend bei getmoss hinterlegt. Kein CSV Gehampel mehr nötig 😇.

Und was auch geht, was helfen kann:

Noch immer keine Werbung aber tiefste Überzeugung und Begeisterung 😍. 

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@Tara  Vielen Dank für die erneute Rückmeldung. Kann deinen Ansatz verstehen.
Uns geht es auch so, dass wir dem Mandanten gerne eine ganzheitliche Lösung anbieten würden, anstatt viele Einzellösungen zu nutzen.

@metalposaunist: Vielen Dank auch für ihre erneute Antwort und den Enthusiasmus. Wir werden uns die Lösung von GetMoss einmal anschauen, in der Hoffnung, dass diese auch für Firmen geeignet ist, die nicht +10 Mitarbeiter haben, die Kreditkarten nutzen. Denn auch eine einzelne Person kann auf ziemlich viele Kreditkartenbewegungen kommen, die wir gerne vernünftig abbilden würden.

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Guten Morgen beisammen, 

vielen Dank für die Kudos @metalposaunist , es freut mich, dass wir dich so begeistern konnten! 

Lieber Herr Held, liebe Tara, 

ich schicke Ihnen im Nachgang eine kurze PN, dann können wir uns direkt austauschen. 🙂 

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@Gerrit_Held schrieb:

Uns geht es auch so, dass wir dem Mandanten gerne eine ganzheitliche Lösung anbieten würden, anstatt viele Einzellösungen zu nutzen.

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Das gibt es leider nicht bzw. in seltenen Fällen. Dazu fehlen noch etliche Schnittstellen zwischen den Systemen. Beispiel heute, Mandant mit lexOffice für das Belegmanagement und Zahlungen; DUO bräuchte man für die REWE Auswertungen und Bank online für die Löhne, weil man in lexOffice afaik keine SEPA XML einlesen kann; also geht man via online Banking dran vorbei und die Belege werden durch GetMyInvoices eingesammelt. 

1 System, dass alles kann, gibt es nicht. Dann muss man Abstriche machen oder mehrere Systeme bestmöglich miteinander verzahnen.

Danke @Robin_Hampel 🖤!

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Hallo @Gerrit_Held , 

die Amex Expense App haben wir für mehrere Mandanten genutzt. 

Aufgabe des Mandanten ist es, den entsprechenden AMEX-Kreditkartentransaktionen die Belege zuzuweisen. 

Dies Funktioniert sowohl am Desktop als auch in einer App. 

Ich wurde als Steuerberater (auch) in das Amex Expense Portal eingeladen und kann zur Not selbst die Abrechnungen senden. Auf die Zuarbeit des Mandanten hinsichtlich der Belege bin ich aber angewiesen natürlich. Ich kann in dem Amex Expense Portal auch mehrere Mandanten verwalten.  

Die steuerliche Einrichtung in diesem Portal war ziemlich kompliziert mit Kontenrahmen usw. Die Nutzerfreundlichkeit mit "Organisation" und "Private Ansicht" auch irreführend. 

Am Ende kommen über den DATEV Buchungsdatenservice fertige Buchungen mit Belegbild als Stapel in DATEV an. Inwiefern die richtig sind sei mal dahingestellt. Ggf. müssen sie geändert werden. 

Als wesentliche Voraussetzung muss der Buchungsdatenservice für den Mandanten bestellt werden, was natürlich auch Gebühren verursacht. 

Unterm Strich erfordert es sowohl für den Mandanten als auch den StB die zusätzliche Gewöhnung an ein weiteres Portal. Bei Lexoffice, getmoss und weiteren Drittanbietern ist es ähnlich. 

Diese Amex Expense Lösung ist auch nur für American Express was auch wieder nicht sinnvoll ist. 

Hätte es DATEV wenigstens geschafft innerhalb von 10 Jahren (ggf. mit Partnern) den Abruf der Kreditkartentransaktionen in DATEV Unternehmen Online zu ermöglichen, wäre allen geholfen.

Das war einer der wichtigsten Wünsche an DATEV (siehe auch IDEAS) und sorry, aber muss es so sagen, da hat man von Seiten der DATEV versagt. 

Drittanbieter-Lösungen sind mir bekannt. Wir brauchen m.E. eine Lösung innerhalb des DATEV-Portals Unternehmen Online.     

Kreditkartentransaktionen nehmen stark zu und verursachen täglich Schmerzen in unserer Kanzlei - auch mit den Drittanbieter-Lösungen. 

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Hallo @mosachse ,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Die gleichen Erfahrungen bzgl. der Einrichtung haben wir nun auch gemacht, wir werden es trotzdem mal mit einem belastbaren Mandanten testen.

Drittanbieter-Lösungen sind mir bekannt. Wir brauchen m.E. eine Lösung innerhalb des DATEV-Portals Unternehmen Online.     

Kreditkartentransaktionen nehmen stark zu und verursachen täglich Schmerzen in unserer Kanzlei - auch mit den Drittanbieter-Lösungen. 

Dieser Abschluss bringt es auf den Punkt.

Zumindest können einige Kreditkarten, die über eigene IBANs verfügen, mittlerweile über die Bank Online abgerufen werden. Damit sind aber bisher leider nur wenige (zumindest bei uns) abgedeckt.

Vielen Dank an alle für den regen Austausch. 🙂 

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Ich bin durch einen Zufall auf diesen Thread aufmerksam geworden und kann nur voll zustimmen: Datev hat hier voll versagt.

Aus Unternehmer-Sicht ist DUO eine super Anwendung, aber die komplette Ignoranz gegenüber dem Kreditkartenthema führt die ganze Idee eigentlich ad absurdum. Wenn ich durch Unternehmen Online viele Prozesse stark vereinfachen kann, dann aber gleichzeitig auf Drittanwendungen, CSV-Umformatierungen zurückgreifen und u.a. eine Kassen-Anwendung für die Abbildung einer Kreditkarte "missbrauchen" muss, dann läuft schon kräftig etwas schief.

Wenn so etwas nicht direkt zur Programmeinführung bereit steht, kann ich es noch rechtfertigen, aber nach so vielen Jahren ist die saubere Abbildung von Kreditkarten ein absolutes Basic.

Wir haben in unserem Unternehmen fast alles getestet, von dem "Missbrauch" der Kasse bis hin zu Amex Expense. Letztlich nimmt alles davon nur Teilprozesse ab und ist noch dazu extrem fehleranfällig. Außerdem fehlt bei jeder Lösung die ordentliche Darstellung der Kreditkarte auf der Bankübersicht.

Heute haben selbst kleine Unternehmen teilweise mehr Kreditkartentransaktionen als Bankbuchungen, weil man von Werbeschaltung bis zum Ordern von Büromaterial alles damit zahlt, wenn es auf Zeit ankommt.

Offenbar gibt es hier auch weder seitens der Kreditkartenanbieter noch seitens Amex irgend ein Interesse an einer Verbesserung, denn ansonsten würde es zumindest die Möglichkeit geben, eine Datei vom Kreditkartenanbieter in DUO mit den Buchungen hochzuladen (und sei es im schlimmsten Fall über die Kasse), wobei man nicht noch die Dateien manuell umformatieren muss, und es gäbe Prüfungen auf Duplikate etc..

Letztlich sieht unsere Lösung so aus, dass wir Kreditkarten einer Volksbank mit eigener IBAN nutzen, die sich perfekt in die Bank integrieren lassen und wie ein Bankkonto behandelt werden. Die Lösung ist absolut einwandfrei und reibungslos. Einziger Nachteil ist, dass man weder Punkte/Meilen sammeln noch von Versicherungen profitieren kann.

Die über die Zahlung mit Kreditkarte zu sammelnden Punkte bewerten wir im Regelfall mit ca. 2%, es kostet uns also vereinfacht gerechnet rund 2% des Kreditkartenumsatzes, diese Lösung nutzen zu können. Dafür ist die Lösung absolut fehlerfrei und verursacht den minimalst möglichen Aufwand bei Verbuchung, Belegzuordnung und Datenübergabe an den Steuerberater.

Auch wenn wir die Kosten so gesehen exakt beziffern können, ärgert uns diese Lösung massiv. Gerade für die Management-Mitarbeiter und Spezialisten ist die Nutzung einer "Premium Kreditkarte" von Lufthansa, Amex o.ä. ein wesentlicher Motivationsfaktor, der uns seitens Datev nicht ermöglicht wird. Wir finden das sehr schade und verstehen nicht, wie man ein Produkt so am Kunden vorbei entwickeln kann...

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Hallo Tara,

mein Mandant nutz sehr oft seine Amex, deine Lösung mit dem einspielen in DUO finde ich super und könnte es mir bei uns gut vorstellen. 

Meine Frage wäre nur wie du die Datei formatierst? Nutzt du da extra ein Programm für?

Viele Grüße 

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Hallo, 

ich mache das in der csv.Datei noch händisch, ich denke aber, dass das auch per Makro geht oder eventuell auch mit einer angelernten KI funktionieren kann - das ist aber da Datenschutztechnisch bei uns aktuell nicht umsetzbar.