Smart IT und Emails für Mitarbeiter ohne Smart IT

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Hallo zusammen,

wir haben ein paar Mitarbeiter, die NICHT mit DATEV arbeiten. Für diese Mitarbeiter habe ich deswegen keinen Smart IT Zugang erstellt. Diese Mitarbeiter sollen aber trotzdem ganz normal Emails lesen und versenden können. Da beim Webhoster alle Emails zur Smart IT weitergeleitet werden, ist der Email-Empfang nicht so ohne weiteres möglich, wenn man keinen Zugriff auf die Smart IT hat. Versenden funktioniert problemlos. Wie können meine Mitarbeiter auch ohne Smart IT Zugang Emails empfangen und versenden? Bzw. ist das überhaupt möglich?

Danke.

[#2 · Accepted solution]

Wenn Sie die E-Mail-Domain auf die Datev-Server umgeleitet haben, dann können Mails nur noch über die Datev-Server abgefragt werden. Auf diese haben nur die Mitarbeiter der SmartIT (oder DatevNet?) zugriff.

Man könnte aber z.B. eine Subdomain anlegen (z.B. @SmartIT.ihrNahmen.de) und diese zur Datev umleiten, womit dann andere Subdomains (@XXXXX.ihrNahmen.de) und die Hauptdomain (@ihrNahmen.de) im Standardfall von ihrem Hoster verarbeitet und ohne SmartIT empfangen werden können.

Praktisch bedeutet dies aber eine Änderung der E-Mail-Adressen (lokal könnte bei jedem zusätzlich aber auch die Hauptdomain zusätzlich als Adresse genutzt werden).

Es bleibt auch die Frage, ob die Subdomains gewünscht sind.

Es gibt auch noch die Alternative, die Mails über die Einstellung des einzelnen Mail-Kontos weiterzuleiten, wobei diese dann auf eine abweichende in der SmartIT registrierte E-Mail-Adresse zu senden wären. Dies wird in der SmartIT dann eingebunden. Weiß nicht, ob es dann geht, dass trotzdem mit der eigenen Adresse als Absender gesendet wird.

Dies ist aber auch eine ziemliche Bastelei.

Der von Ihnen beschriebene Mix ist m.E. zumindest hinsichtlich des E-Mail-Empfangs innerhalb der SmartIT so nicht ohne "Verrenkungen" möglich.

Achtung: Es kommen nach Umleitung nur noch Mails an, für die es in der Datev-Umgebung (hier SmartIT) auch ein passendes Postfach (sprich E-Mail-Adresse) gibt.

Edit: Es wird wahrscheinlich bei Ihnen aktuell auch nicht möglich sein, dass ein nicht SmartIT-MA einem SmartIT-MA eine Mail senden kann, die in der SmartIT ankommt... (hier wird normalerweise die Mail, von Ihrem Hoster aus gesendet und - wegen der gleichen Domain-Kennung nicht als "externe" Mail behandelt und dann direkt versucht einem Postfach intern zuzuordnen).

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DATEV soll in SmartIT endlich den Microsoft Exchange online freigeben 🙄. Dann kann man in SmartIT mit Outlook den Exchange nutzen inkl. OWA inkl. Synchronisation auf iPhone und iPad (via MDM InTune) und alle anderen Mitarbeiter gehen an SmartIT mit deren Programmen auf den Exchange online oder loggen sich bei www.outlook.com einfach im Browser ein. Fertig 😍. 

Danke @Nutzer_8888 für den ausführlichen Workaround 👍.  

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Danke für die Antworten.

1)

Ich nehme Mal an, dass wenn die Hauptdomain umgeleitet wird, man keine Subdomain erstellen kann, welche dann nicht umgeleitet wird. Richtig? Alle Emails möchte ich nicht umstellen. Aber eine Subdomain-Adresse für die Nicht-Smart-IT-Mitarbeiter wäre in Ordnung.

2)

Es gibt auch noch die Alternative, die Mails über die Einstellung des einzelnen Mail-Kontos weiterzuleiten, wobei diese dann auf eine abweichende in der SmartIT registrierte E-Mail-Adresse zu senden wären. Dies wird in der SmartIT dann eingebunden. Weiß nicht, ob es dann geht, dass trotzdem mit der eigenen Adresse als Absender gesendet wird.

Dies ist aber auch eine ziemliche Bastelei.

Kriegt man diese Bastelei als NICHT-EDV'ler hin oder sollte ich das gleich wieder vergessen?

3)

Kann ich für die Nicht-Smart-IT Mitarbeiter auch Smart-IT Zugänge bestellen, die nur für den Abruf der Emails sind? Also ohne die DATEV-Programme zu bezahlen?

Vielen Dank! Smart IT ist schon spitze. Ein paar Funktionen fehlen mir aber.

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@Steuerkanzlei1 schrieb:

Ich nehme Mal an, dass wenn die Hauptdomain umgeleitet wird, man keine Subdomain erstellen kann, welche dann nicht umgeleitet wird. Richtig?

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Da hatte die Tage @siro etwas zu gesagt: DATEV SmartIT SMTP Fehler

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@Steuerkanzlei1 schrieb:

Kann ich für die Nicht-Smart-IT Mitarbeiter auch Smart-IT Zugänge bestellen, die nur für den Abruf der Emails sind? Also ohne die DATEV-Programme zu bezahlen?

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Ja, geht, kostet trotzdem etwas: 13€ für jeden Benutzer für MS Office, auch wenn er mit DATEV nicht arbeitet und ggf. musst Du den Gleichzeitigkeitszähler in der SmartIT erhöhen aka wie viele sich parallel in SmartIT anmelden können (max. 8 Personen gleichzeitig, max. 20 Personen insgesamt).  

Das ist unabhängig vom DATEV PC-Zähler, der besagt, wie viele Personen gleichzeitig mit DATEV Software arbeiten dürfen. 

Mich würde das aber hart nerven, nur um Mails abzurufen mich bei DATEV via VPN und mIDentity anzumelden und eine Synchronisation auf iPhone und iPad und ist auch nur mit DATEVnet mobil möglich, was nochmals pro Benutzer Kosten verursacht und technisch auch nicht mit Exchange online mithalten kann, weil DATEV auch an mobilen Endgeräten ohne VPN nach Nürnberg nichts zulässt. Kein VPN, keine Mails. 

Zeitgemäß? Hm. Hochsicher? Ja. 

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@Steuerkanzlei1 schrieb:

Smart IT ist schon spitze. Ein paar Funktionen fehlen mir aber.

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Echt? OK. Mir fehlt vieles:

1. SmartCard / mIDentity only
2. Windows only
3. DATEVconnect: geht nicht
4. DATEV grüner Hörer (CTI): geht nicht / CloudPBX (z.B. SwyxOn) geht nicht
5. Mails nur mit DATEVnet
6. Scan2FTP: geht nicht
7. M365: geht (noch) nicht
8. ... 

Für viele "state-of-the-art" IT-Lösungen ist SmartIT nicht geeignet. 

Und wenn man's Mandanten empfiehlt und die dann meinen: Oh, dann können Sie StB mich als Selbstbucher ja schnell und einfach unterstützen, wenn ich's nicht mehr schaffe? Nope 👎. Kann ich nicht adhoc. Nur, wenn ich mich als Mitarbeiter in Ihrer SmartIT ausgebe samt 2. mIDentity und hat man dann DATEVasp, zerschießt das DATEVasp Zugangspaket das SmartIT Zugangspaket vice versa. 

Das geht wieder nur mit der DATEVasp Mandantenanbindung. 

Ich mache mich ungern extra im Voraus unflexibel 😇.

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Wenn man vom Teufel spricht: Freigabe MS 365 (insb. Teams) für DATEV SmartIT Connect- Freigabe?

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Danke für die Info. Leider ist es sehr technisch geschrieben, sodass ich es nicht vollständig verstehe.

Heißt das jetzt, dass ich für jeden Mitarbeiter eine MS 365 Lizenz brauche und dann kann der Mitarbeiter seine Emails ganz normal lokal erhalten und versenden, obwohl er keinen Smart IT Zugang hat und alle Emails an die Smart IT weitergeleitet werden?

Das wäre ideal! 

(Ich wollte das Email-Problem eigentlich in den nächsten Tagen durch eine Subdomain lösen, welche nicht an die Smart IT weitergeleitet wird. Die niedrigere Sicherheit wollte ich irgendwie extern lösen, sodass der Email-Versand ohne Datev trotzdem einigermaßen sicher wird. )

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@Steuerkanzlei1  schrieb:

Heißt das jetzt, dass ich für jeden Mitarbeiter eine MS 365 Lizenz brauche

Ja (Augen auf bei der richtigen Lizenzwahl).

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und dann kann der Mitarbeiter seine Emails ganz normal lokal erhalten und versenden, obwohl er keinen Smart IT Zugang hat

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Ja.

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und alle Emails an die Smart IT weitergeleitet werden?

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Nein, es wird nichts weitergeleitet.

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Die niedrigere Sicherheit wollte ich irgendwie extern lösen, sodass der Email-Versand ohne Datev trotzdem einigermaßen sicher wird. )

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Technik ersetzt nie eine eingehende Mitarbeiterschulung. Die gefühlte Sicherheit kann schon sehr trügerisch sein kann. Daher dürfte dies in der Praxis keinen Unterschied machen.

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@Steuerkanzlei1 schrieb:

Die niedrigere Sicherheit wollte ich irgendwie extern lösen, sodass der Email-Versand ohne Datev trotzdem einigermaßen sicher wird.

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Das heißt was? Nur E-Mails über DATEVnet sind sicher? 🤔 E-Mails sind immer gefährlich für Viren und Co. Mandantenkommunikation findet heute zeitgemäß via kanzlei.land, 5F Software oder anderen Portalen statt. Die E-Mail ist > 40 Jahre alt und wurde nie grundlegend technisch überarbeitet. Langfristig sollte man sich davon verabschieden.  

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@Steuerkanzlei1  schrieb:

Heißt das jetzt, dass ich für jeden Mitarbeiter eine MS 365 Lizenz brauche und dann kann der Mitarbeiter seine Emails ganz normal lokal erhalten und versenden, obwohl er keinen Smart IT Zugang hat und alle Emails an die Smart IT weitergeleitet werden?

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Achtung, hier muß jetzt aber trotzdem die Rolle rückwärts gemacht werden für die Konten die nun bei Datev liegen. Alle Postfächer müssen nun in einen Exchange Online Plan wechseln. Dann kann in der Datev SmartIT UND von "außerhalb" auf Exchange Online zugegriffen werden.

Wenn ich in der Datev SmartIT ein Datevnet UND Datevnet Direktmail  habe/buche kann ich den Exchange Online jedoch sicher über die Systeme der Datev betreiben. Evtl. kann es dazu notwendig sein Datevnet gesondert für den Standort zu buchen, da lt. Leistungsbeschreibung offiziell nur Datevnet mobil und E-Mail Verschlüsselung bei SmartIT hinzugebucht werden kann.