Sicherung von DATEV Dateien mit externer Hardware

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Guten Tag und hallo,

in naher Zukunft - aber noch weit genug entfernt - möchten wir das DATEV Buchen übernehmen (E seinelplatz).
Natürlich steht die Sicherungsfrage im Raum und ich habe mir schon einmal soweit die entsprechenden Informationen angesehen, die DATEV anbietet.

Ich möchte jedoch die entsprechenden Daten auf einer externen Hardware sichern, auch da habe ich mich schon einmal erkundigt, aber ich merke, dass ich damit ein bisschen überfordert bin.
Fürs Erste habe ich mir folgendes Produkt ausgesucht:

DiskStation®   DS223j

Eine weitere Frage: Diese Datenbank Microsoft SQL Server 😧
Muss man die separat erstellen, herunterladen (bei beiden die Frage: wenn ja wo?)

Wir sind in diesen Dingen absolute Anfänger und es wäre sehr hilfreich, wenn die Antworten / Reaktionen für Laien formuliert werden könnten.

Vielen Dank!

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@OSBKoeln schrieb:

Wir sind in diesen Dingen absolute Anfänger und es wäre sehr hilfreich, wenn die Antworten / Reaktionen für Laien formuliert werden könnten.

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Ich empfehle einen DATEV Solution Partner oder einen IT-Partner in der Nähe. Andernfalls ist das so, als wenn wir uns hier rechtlich oder steuerlich beraten lassen, wie man seine ESt Erklärung optimiert, damit man möglichst wenig Steuern zahlen muss. Das kann funktionieren aber es kann auch zu hohen Nachzahlungen führen. 

Aber um nicht nur zu "meckern": 

1. 1x Kostenloses Windows-Backup für Endgeräte, Server und Desktops – mit Veeam
2. 1x Synology DiskStation DS224+ (DS223j ist technisch älter und das Einstiegsgerät - so ein Gerät kauft man nur 1x in 7 Jahren und niemand weiß, was in 7J ist, weshalb man sich nicht von Anfang an technisch beschränken sollte)
3. 2x Seagate IronWolf NAS HDD +Rescue 8TB oder kleinere Kapazität, je nach Größe des PCs

Ist ein guter Anfang. Das DS224+ NAS muss man allerdings auch einrichten und richtig konfigurieren können. Das ist kein plug & play. Ebenso muss man Veeam korrekt einrichten und konfigurieren.  

Ob es ein festgelegtes IT-Budget für das Projekt gibt, wissen wir leider nicht. 

Ebenso muss der DATEV PC ordentlich Power 💪 haben, damit es Spaß macht mit DATEV zu arbeiten. Je nach Firmengröße und benötigter Features kann auch lexoffice eine valide Option sein, die deutlich wenig IT-Aufwand macht und technisch moderner ist. Kostenstellen oder abweichende WJ lassen sich damit aber nicht nutzen.  

Viel Erfolg! 🍀

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Ich würde noch ein Hosting à la PARTNERasp oder SmartIT in den Raum werfen. Da hat man mit all dem nichts am Hut und muss sich auch nicht in die diversen Dinge einarbeiten / selber betreiben.

Alles andere würde ich von der derzeitig vorhandenen IT Infrastruktur abhängig machen.

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@OSBKoeln schrieb:
...möchten wir das DATEV Buchen übernehmen (E seinelplatz) ...

... klingt nach einer Datev-Einzelplatz-Lösung mit "Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen" oder "Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen Compact"

... wobei die "Compact"-Variante für viele Selbstbucher preislich attraktiv und buchhalterisch schon ausreichend ist

Ein guter Teil der selbstbuchenden Mandanten will die Buchführungs-Honorare einsparen.

Und bei dieser Motivation sind diese Mandanten sehr wahrscheinlich auch nicht bereit,

hohe IT-Honorare zu bezahlen, z.B. für Datev Solution Partner ...

oder hohe monatliche Gebühren für eine ASP-Lösung oder für SmartIT

Die Installation von "Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen Compact" ist nun nicht gerade eine Raketenwissenschaft, zieht sich aber doch ganz 'schön' in die Länge.

Das Honorar eines Datev-Solution-Partners für die Installation der Datev-DVD liegt schätzungsweise mindestens in der Höhe der Jahresgebühr von "REWE Compact".

Jedenfalls haben einige unserer Mandanten die Installation in Eigentregie erledigt, auch die Updates

Die Frage nach der Sicherung der Datev-Daten wird von manchen Mandanten entweder überhört oder wie folgt beantwortet : "Wir schicken Ihnen doch jeden Monat den gesamten Bestand des laufenden Wirtschaftsjahres. Also kann nichts verloren gehen"

... egal ...

... mehr als informieren und auf das Eine oder Andere hinweisen, können wir auch nicht

Und die anderen Mandanten, die eine 'größere' REWE-Version oder eine mehrplatzfähige Datev-Installation brauchen, müssen sich in aller Regel technische Hilfe suchen und buchen, damit sie selbst buchen und fluchen können 😂

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@janm schrieb:

Ich würde noch ein Hosting à la PARTNERasp oder SmartIT in den Raum werfen.

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Selbst unser Solution Partner macht solche Dinge erst ab 2 Usern, weil es sich sonst nicht lohnt.  

Und ob man für einen Einzelplatz wirklich so einen Aufwand betreiben will @janm? Das kann man lokal wirklich schick abfrühstücken und geht mit DATEV wirklich gut: Laptop, Veeam, NAS oder externe Festplatte und fertig ist die Laube. Dazu das RZ noch als Sicherung der reinen DATEV Daten nutzen und man ist gut versorgt.

Mit einem Laptop ist man ebenso mobil ortsunabhängig und dank Docking Station ist man vor Ort auch gut mit 3 Monitoren und Co. dank USB-C mit 1 Kabel schnell täglich arbeitsfähig. 

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@metalposaunist  schrieb:Selbst unser Solution Partner macht solche Dinge erst ab 2 Usern, weil es sich sonst nicht lohnt.  

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Sofern die unantastbar sind, dann sei dem so. 😉 Ich sag mal so: "Jede Jeck is anders." 

Wir betreiben eine eigene Umgebung im PARTNERasp, die genau auf Mandanten, kleine "Start-Up Kanzleien" bzw. halt auch die One-Man-Show ausgelegt ist. Da deployen wir nicht gerade wenige Anlagen.

Das kann man lokal wirklich schick abfrühstücken und geht mit DATEV wirklich gut: Laptop, Veeam, NAS oder externe Festplatte und fertig ist die Laube. Dazu das RZ noch als Sicherung der reinen DATEV Daten nutzen und man ist gut versorgt.

Klar, kann man. Muss man aber? Dafür braucht es auch wieder jemanden, der das übernimmt (und somit Geld kostet - Egal ob intern oder extern).

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@janm schrieb:

(und somit Geld kostet

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Und Ihr hostet kostenlos? Cool 😎! 

Kann man sich ja alles ausrechnen und dann entscheiden, wohin man wie viel Entgelt zahlen will 😋.

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@metalposaunist  schrieb:
Kann man sich ja alles ausrechnen und dann entscheiden, wohin man wie viel Entgelt zahlen will 😋.

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Darauf wollte ich hinaus. 👍

Dabei sollte dann natürlich auch betrachtet werden, ob am Ende des Tages tatsächlich Rewe compact günstiger ist oder doch das normale Rewe mit UO / digitalen Belegen. (Wobei ich an der Stelle keine Ahnung mehr habe. :))

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@janm@metalposaunist 

Vielleicht solltet Ihr mal den Eingangspost lesen. Es handelt sich um einen Unternehmer, der seine Fibu mit DATEV selbst erledigen möchte.

Dem wollt Ihr jetzt ein SmartIT/PartnerASP andrehen? Ernst gemeint?

Zurück zum Thema - Oder auch nicht.

@OSBKoeln 

Sie wollen als Unternehmer Ihre Buchführung auf DATEV selbst erledigen?

Haben Sie nichts Besseres zu tun?

Ihre Zeit sollten Sie als Unternehmer Ihrem Unternehmen zur Verfügung stellen und sich nicht in den Tiefen der Buchführung verirren.

Datensicherung auf einem NAS ist eine fast gute Idee. Das Gerät sollte modern sein, einige Fabrikate neigen nach einer gewissen Zeit dazu sich vom Dienst zu verabschieden. Die Versorgung mit Updates der Firmware ist dann noch ein paar Tage gesichert. Die Qualität der Platten wurde ja schon erwähnt, lieber die PRO Versionen favorisieren.

Ob nun Veeam zum Einsatz kommt oder eine App des NAS würde ich bei einem Einzelplatz einmal als egal einstufen. Was aber zu prüfen ist, ist die Wiederherstellung. Also die komplette Herstellung des PC aus der Sicherung. Ohne Test der Rücksicherung ist die Sicherung schlicht wertlos.

So, nun zum Fast. Das NAS sollte, wenn es zur Datensicherung taugen soll, räumlich getrennt vom zu sichernden PC betrieben werden (z. B. Brandschottung). Der Sinn sollte klar sein.

Dann da Wann der Sicherung. Ein Einzelplatz lässt sich automatisiert sichern, keine Frage. Nur der Zeitpunkt der Sicherung ist garantiert immer falsch. Also 24/7 Betrieb damit die entsprechenden Scripte auch unbeaufsichtigt laufen.

Nun, am Ende, kommt DATEV. In Sachen Sicherung ist DATEV anspruchslos. Datenbankinstanz stoppen (in den Hilfedokumenten beschrieben, evtl. die Prüfung vorweg), Sicherung laufen lassen, DATEV Datenbankinstanz starten, fertig. DATEV gesichert. Wird das PC System geschrottet kann aus der Vollsicherug schnell ein neuer PC aufgebaut werden.

Sicherungskonzepte usw. setze ich voraus. Wenn das Wissen nicht vorhanden ist sollte ein Fachmann hinzugezogen werden.

Ansonsten hier die Suchfunktion zu diesem Thema bemühen.

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@einmalnoch  schrieb:

Dem wollt Ihr jetzt ein SmartIT/PartnerASP andrehen? Ernst gemeint?

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Ja, warum nicht? Wobei wir hier aber auch meilenweit weg sind von "andrehen".

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@janm 

Bei einem kleinen Selbstbucher SmartIT zu verkaufen ist nicht nachhaltig. Bei dem Kurs kann er sich einen guten Steuerberater leisten der ihm den Weg zu einer effizienten Buchführung zeigt. Denn neben den Kosten für SmartIT kommen ja noch die DATEV Kosten mit KommServer und Office dazu. Die eigene Zeit zum buchen ist da ja noch nicht enthalten.

Dann kommen noch die fachlichen Fragen die nicht mehr über § 33 StBVV abgerechnet werden (können). Kostet dann richtig extra, Aufklärungsarbeiten bei Jahresabschluss sind dann auch nach § 35 (3) StBVV abrechenbar. Gerade bei umsatzsteuerlichen Tatbeständen der Quell wahrer Freude für den Berater.

Für eine Kleinkanzlei ist SmartIT eine Option, für einen selbstbuchenden Mandanten erst ab einer gewissen Größenordnung (er muss sich ein eigenes Netzwerk leisten können).

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@einmalnoch  schrieb:

Bei dem Kurs kann er sich einen guten Steuerberater leisten der ihm den Weg zu einer effizienten Buchführung zeigt. Denn neben den Kosten für SmartIT kommen ja noch die DATEV Kosten mit KommServer und Office dazu. Die eigene Zeit zum buchen ist da ja noch nicht enthalten.

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Bin ich komplett dabei.

(Wobei man unser "ASPcompact" auch ohne Office buchen kann. Bzw. kann man bei uns (AFAIK) auch im SmartIT eigene Office Lizenzen (Apps for Enterprise / Apps for Business Premium) mitbringen. Der Kommunikationsserver ist allerdings auch bei uns Pflicht.)

Die Kosten von SmartIT / PARTNERasp vs. "Selbstbetrieb" sollten halt ermittelt werden. Vielleicht reicht ja schon Unternehmen online aus. Vielleicht ist aber auch UO schon too much.

Sie wollen als Unternehmer Ihre Buchführung auf DATEV selbst erledigen?

Haben Sie nichts Besseres zu tun?

Ihre Zeit sollten Sie als Unternehmer Ihrem Unternehmen zur Verfügung stellen und sich nicht in den Tiefen der Buchführung verirren.

Das sind halt - in meinen Augen - die wichtigsten Fragen. Bzw. habe ich ja immer die Hoffnung, dass das bereits im Vorfeld geklärt wurde, bevor hier mit der Frage zur Datensicherung / zum Selbstbuchen angefangen wurde.

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Nachtrag:

ich erinnere auch noch an den folgenden Satz:

@OSBKoeln schrieb :

Wir sind in diesen Dingen absolute Anfänger und es wäre sehr hilfreich, wenn die Antworten / Reaktionen für Laien formuliert werden könnten.

... klingt für meine Ohren so als ob @OSBKoeln nicht nur bezüglich der IT, sondern auch mit der Buchhaltung bzw. mit der gesamten Unternehmensführung oder -gründung noch ganz am Anfang stehen würde 

Die Datev bietet auch Beratung für Einsteiger und Existenzgründer an.

Damit könnte man mE nicht viel falsch machen und vermutlich den einen oder anderen Anfängerfehler vermeiden

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@einmalnoch  schrieb:

@janm@metalposaunist 

Vielleicht solltet Ihr mal den Eingangspost lesen. Es handelt sich um einen Unternehmer, der seine Fibu mit DATEV selbst erledigen möchte.

Dem wollt Ihr jetzt ein SmartIT/PartnerASP andrehen? Ernst gemeint?

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Nun, diese Fragestellung kann man auf jeden Lebensbereich ausweiten. Es gibt Leute die kaufen Ihre Lebensmittel in einem Markt ein, bevorraten und kochen selber. Dann gibt es welche die bestellen bei Hallofrisch und machen kochen nach Zahlen. Andere gehen gleich essen, oder aber der Koch kommt ins Haus.

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@einmalnoch  schrieb:

@OSBKoeln 

Sie wollen als Unternehmer Ihre Buchführung auf DATEV selbst erledigen?

Haben Sie nichts Besseres zu tun?

Ihre Zeit sollten Sie als Unternehmer Ihrem Unternehmen zur Verfügung stellen und sich nicht in den Tiefen der Buchführung verirren.

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Und hier schliesst sich der Kreis. Für den einen ist es total einfach nebenher Buchhaltung, oder aber IT zu machen. Für andere eben nicht. Und die brauchen dann die passende Lösung. Eine Lösung kann die IT im Hause mit passendem Buchhaltungskraft sein. Oder eine externe IT, oder alles beim Steuerberater...

@OSBKoeln 

Viele Fragen zur Datensicherung werden hier beantwortet :  DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1013210 

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Analogie:

Mir riet letzte Woche eine RAin, einen Mietrechtsstreit besser außergerichtlich und ohne Einschaltung von RAs, Klagen, Prozessen etc. zu klären, weil es schnell ziemlich teuer werden kann, weil die Erfolgsaussichten unklar sind und weil die RAs wegen des niedrigen Streitwerts sowieso vermutlich nur nach Zeitgebühr arbeiten würden

Das empfand ich als eine sehr faire Beratung.

Man ist es eigentlich ja gewohnt, das RAs den (Gerichts-)Prozessen sehr offen gegenüber stehen 😎

... außergerichtliche Einigungen, sogar ohne Anwaltsschreiben, sind hier ja eher unbeliebt

In anders gelagerten Fällen kann ein Rechtsstreit ohne die Einschaltung von RAs aber auch sehr teuer werden. Hier ist man dann auch für eine qualifizierte und faire Beratung dankbar

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Ich hoffe ich werde jetzt nicht gesteinigt, wenn ich mal in den Raum werfe, dass der Fragesteller erst mal überlegen sollte ob sich eine solche eigene Hardware-Sicherung überhaupt rentiert.

@OSBKoeln 

ist Ihnen das Konzept der Datev bekannt, dass eine Sicherung des Buchführungsbestands in den Datev Rechenzentren mit einer 10jährigen Aufbewahrung vorsieht. Mit der IT- und Sicherheitspauschale bekommen Sie das für m.E. wirklich kleines Geld und die Sicherung erfolgt jedes Monat mit dem Senden der UStVA über das Datev-RZ.

Das m.E. inzwischen häufigste Problem des Datenverlustes durch Verschlüsselungstrojaner lösen sie mit einer Spiegelung auf externe Festplatten die dauernd im Netz hängt sowieso nicht.

Wenn die Buchführung eher klein ist, d.h. ich könnte ein verlorenes Monat relativ schnell -sagen wir mal auf drei Abende - nachbuchen, dann würde mir die monatliche Datevsicherung vollständig reichen.

Was ich mich allerdings Frage, wenn ich an eine Firma denke, wie werden denn alle anderen geschäftlichen Daten gesichert?