Gelöst: Scan to Datev mit Brother MFC-L6800DW - DATEV-Community

JDKiel · ‎01.01.2024

Guten Tag,

wir sind eine technikaffine Hausarztpraxis, die von ihrem neuen Steuerberater mit dem direkten Scannen auf Knopfdruck von Rechnungen geteasert wurde. Als Vorbereitung auf eine, wie wir kurz vorher erfuhren, kostenpflichtige Schulung für Datev hatten wir den Auftrag umgesetzt, eine extra eMail-Adresse hierfür einzusetzen. (Technisch über PLESK, unser Domain Anbieter Abheyden hostet dort eine kleine Homepage und die Rezept-Bestell-Mail-Adresse). Das Scannen auf Knopfdruck zu dieser Mail-Adresse klappt, das händige Weiterleiten von dort auf die ewig lange Datev-Adresse und damit in den Beleg-Eingang auch.

Was uns verzweifeln lässt, ist die automatische Weiterleitung.

- Laut Aussagen der (inzwischen von uns nicht als hilfreich erlebten) Schulungsfirma kann kein direktes Weiterleiten durch den Drucker erfolgen, da Datev zunächst eine Mail zurückschickt, die bestätigt werden müsse und der Drucker zwar Mails senden aber nicht empfangen könne. Es handele sich nur um eine "Pseudomail".

- zunächst dachten wir, dass es daran liegt, dass Plesk vielleicht zunächst eine Bestätigungsmail des zukünftigen dauerhaften Empfängers haben möchte, was Datev ja nicht ermöglicht. Nach langem Suchen (gmail, gmx, web..) haben wir mit freenet.de einen Anbieter gefunden, der tatsächlich eine Weiterleitung ermöglicht, ohne dass der Empfänger dem zuvor zustimmt. Das Problem ist nur, dass als Absender dann nicht etwa die Freenet-Mail-Adresse auftaucht, sondern der ursprüngliche Absender, in diesem Fall der Drucker, dessen Adresse sich in Datev aber mangels Bestätigung nicht eintragen lässt. (Möglichweise ist "envelope" hier das Problem-Stichwort).

- Wir haben kein Outlook, Thunderbird oder ähnliches, daher ist eine Weiterleitungsregel hierüber nicht möglich.

- Bei ca 20 Rechnungen pro Monat haben wir auch keine Lust, uns jedes Mal in irgend ein Postfach einzuloggen und die Scan-Mail händisch weiterzuleiten.

Daher die Fragen:

- Weiß jemand, wie oder ob man doch eine direkte Verknüpfung des Druckers/Scanners und Datev hinbekommt?

- Kennt jemand einen kostenlosen Mail-Anbieter, der bei Weiterleitungen die eigene Mail-Adresse angibt und nicht die ursprüngliche belässt?

Herzlichen Dank

und Gruß aus Kiel

JD

metalposaunist · ‎01.01.2024

@JDKiel schrieb:
- Weiß jemand, wie oder ob man doch eine direkte Verknüpfung des Druckers/Scanners und Datev hinbekommt?

Wenn ich mich technisch näher damit befasse, was hier wie möglich ist: sicherlich schon. Einige Deiner Aussagen sind in meinen Augen nicht korrekt, wobei ich da die Kommunikation zwischen Euch und Eurer Schulungsfirma nicht kenne und ich da schon kleinere Unschärfen suchen würde.

@JDKiel schrieb:
- Kennt jemand einen kostenlosen Mail-Anbieter, der bei Weiterleitungen die eigene Mail-Adresse angibt und nicht die ursprüngliche belässt?

Ich würde dann eher zu Exchange online wechseln, wo technisch alles mit möglich ist, was Ihr Euch wünscht inkl. rechtssicherer E-Mail Archivierung und zeitgemäßer Technik ohne POP und ohne IMAP. Dann muss man nur den MX-Record bei Abheyden auf Microsoft ändern. Der Rest kann grob gesagt so bleiben wie es ist. Damit kann man auch das "Pseudo" E-Mail Problem mit einer Regel lösen: Wenn Empfänger X und Absender DATEV Y, dann BCC der E-Mail an info@ oder ein "echtes" Postfach 😉. Dann kommt man easy an die Bestätigungs-E-Mail der DATEV.

Ansonsten gilt Meldung “sender address not authorized“ beim Senden einer Rechnung über DATEV Upload Mail und damit der technische Unterschied zwischen Weiterleiten und Umleiten. Nicht bei allen E-Mail Anbietern kann man diesen Unterschied einstellen, sodass nicht von rechnung@praxis.de abgesandt wird, sondern die E-Mail inkl. ursprünglichen Absender (Lieferant) bei DATEV ankommt.

Hat Euer Berater ein Mandantenportal mit E-Mail Upload inkl. Schnittstelle zu DUO (z.B. kanzlei.land)? Dann kann man damit technisch was drehen, wenn die Belege in DUO ankommen sollen. Oder - falls Ihr auch Rechnungen manuell aus Potralen herunterladen müsst, weil eine E-Mail Zustellung angeblich laut EU nicht mehr möglich sei: Rechnungen aus Online-Portalen ▷ invoicefetcher

Den easy Tarif kann man gegen Zahlung von 2,99 EUR um die E-Mail Funktion erweitern. Dort kann man Black- und Whitelisten führen und man kann auch die Überprüfung des E-Mail Absenders abstellen.

Ich empfehle auch HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022} Sicher gibt's auch Lösungen ohne direkten E-Mail Upload.

Technikaffin und freenet sind in meinen Augen zwei sich widersprechende Angaben 🙈. Zeitweise wurden alle E-Mails von Freenet von einigen anderen E-Mail Anbietern der Branche global als Spam eingestuft und abgelehnt. Und wenn ich als Firma, wozu eine Praxis gehört, auf andere E-Mail Adressen außer der eigenen Domain schicken müsste, stufe ich das als technikaffiner Bürger immer als "hm 🤔" ein. Professionell ist das nicht.

Und wenn ab 2025 die E-Rechnung doch kommt, sagt mir mein Bauchgefühl mehr mit professionellen Lösungen als kostenlose Privatanbieter zu. Und aufgrund von Neue Lücke in altem E-Mail-Protokoll: SMTP smuggling sollte es noch weniger egal sein, wer der E-Mail Absender und Empfänger ist.

Kurzfassung: Geht technisch alles. Fragt sich nur: wie 😊.

Frohes Neues 🍀!

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de

JDKiel · ‎02.01.2024

Vielen Dank für die rasche und umfangreiche Antwort.

Die HowTo 2022 hatte ich schon gelesen, aber zumindest keine einfache Lösung gefunden.

Wir möchten uns eigentlich nicht noch bei Exchange online oder soetwas größerem anmelden, weil wir letztlich mit diesem Zwischenschritt gar nichts weiter zu tun haben wollen: es sollen nur Papier-Rechnungen in Datev kommen. Für die Fälle wo wir per Mail Rechnungen bekommen, können wir die, da dann ja von einer klar definierten Mail-Adresse, problemlos zu Datev weiterleiten. Das klappt auch.

Ob wir ein Mandantenportal haben, kann ich nicht sicher beantworten, wir loggen uns mit Smartphone App ein und landen dann auf https://webapps.datev.de/duo-start/

Nein, bei freenet bin ich ganz bei Ihnen, dass dies kein seriöser Anbieter ist, aber m.E. ist es halt auch überhaupt nicht seriöse, eine automatische Weiterleitung einzurichten/zu fordern, ohne den zukünftigen Empfänger um Erlaubnis zu fragen. Das ganze ist ja auch nur zur "Binnenkommunikation", die Mail-Adresse kommt nie nach extern.

Am liebsten wäre uns das direkte Scannen aus dem Drucker, wenn Sie da weiterführende Infos hätten, wie das funktionieren kann, wäre das toll. Grundsätzlich läuft das so: https://support.brother.com/g/b/faqend.aspx?c=de&lang=de&prod=mfc8950dw_all&faqid=faq00003062_003

"Bei bestimmten E-Mail-Weiterleitungen kann DATEV Upload Mail den Envelope Sender (RFC 5321 MAIL FROM) nicht nachvollziehen". Hier wäre es ansonsten toll zu wissen, bei welchen eMail-Providern, wo ich mich kostenlos anmelden kann, es denn funktioniert. Das Thema werden ja einige haben.

Nochmal Dank & Frohe

chrisocki · ‎03.01.2024

Moin,

Wir möchten uns eigentlich nicht noch bei Exchange online oder soetwas größerem anmelden, weil wir letztlich mit diesem Zwischenschritt gar nichts weiter zu tun haben wollen:

Dazu gibt es auch aus meiner Sicht keine Notwendiglkeit.

Ob wir ein Mandantenportal haben, kann ich nicht sicher beantworten, wir loggen uns mit Smartphone App ein und landen dann auf https://webapps.datev.de/duo-start/

Das wird Daniel wohl gemeint haben.. Btw. Kurzlink wäre auch https://duo.datev.de

Nein, bei freenet bin ich ganz bei Ihnen, dass dies kein seriöser Anbieter ist, aber m.E. ist es halt auch überhaupt nicht seriöse, eine automatische Weiterleitung einzurichten/zu fordern, ohne den zukünftigen Empfänger um Erlaubnis zu fragen. Das ganze ist ja auch nur zur "Binnenkommunikation", die Mail-Adresse kommt nie nach extern.

Da Sie ja schrieben, dass die Webseite bei Abheyden gehostet wird, sehe ich hier auch keine Notwendigkeit.

"Bei bestimmten E-Mail-Weiterleitungen kann DATEV Upload Mail den Envelope Sender (RFC 5321 MAIL FROM) nicht nachvollziehen".

Ich denke mal, dass Sie hier auf dem falschen Weg sind.

Wenn ich Sie richtig verstanden habe:

1. Es gibt unter der Praxisdomain bestehende Mailkonten, die bei Abheyden betrieben werden. Ob POP3/IMAP ist hier egal.

Beispiel: praxis@praxis-domain.de

Darüber läuft die normale Mailkommunikation.

2. Sie möchten, dass der Brother mit einer eigenen Mailadresse sendet. Beispiel: brother-scanner@praxis-domain.de

Richtig ist, dass wenn Sie bei DATEV im DUO diese Absendeadresse als erlaubten Absender registrieren wollen, dann wird einmalig eine Mail von DATEV an diese Adresse gesendet. Und genau dafür müssen Sie den Empfang auch sicherstellen.

Das kann dann zum Beispiel mit einer Weiterleitung von brother-scanner an praxis erfolgen. Und diese Weiterleitung sollten Sie bei Abheyden einrichten können.

3. In dem Brother werden die normalen SMTP-Server und Anmeldedaten von Abheyden hinterlegt. Und dann sendet der Brother mit dem eingerichteten Mailkonto.

Falls ich was falsch verstanden habe, dann gern korrigieren.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

JDKiel · ‎03.01.2024

Sehr geehrter Herr Ockenfels,

vielen Dank für Ihre Antwort. Das Problem mit PLESK scheint zu sein, dass es bei automatischer Weiterleitung als Absender den ursprünglichen Absender nutzt.

Konkret: Wir registrieren die PLESK/Abheyden/steuerberaterdokumente@unsere-praxis.de Mail-Adresse in Datev und bestätigen in Plesk mittels Klick auf den Link von Datev. Nun richten wir den Drucker ein, bei Klick auf Scan ist im Plesk-Eingang eine Mail von Absender "praxisscan00218237@example.com" an "steuerberaterdokumente@unsere-praxis.de". Wenn ich diese manuell weiterleite, klappt alles. Sobald ich aber eine automatische Weiterleitung aktiviere, geht es nicht mehr. Es scheint daran zu liegen, dass dann als Absender "praxisscan00218237@example.com" auftaucht, die ich aber in Datev nicht registrieren kann, weil der Drucker wohl keine Mails empfangen kann.

Hätten wir nun irgendeinen einfachen Webdienst, der eingehende Mails automatisch weiterleitet, sich selber aber als Absender einträgt, könnten wir das Problem lösen, in dem dann die Weiterleitung Drucker -> Plesk -> Webdienst -> Datev laufen kann.

Konnte ich unser Problem verständlich schildern?

Herzlichen Dank!

metalposaunist · ‎04.01.2024

@JDKiel schrieb:
Hätten wir nun irgendeinen einfachen Webdienst, der eingehende Mails automatisch weiterleitet, sich selber aber als Absender einträgt, könnten wir das Problem lösen

Ja, Microsoft Exchange online.

@JDKiel schrieb:
Konnte ich unser Problem verständlich schildern?

Jap und @chrisocki lässt den E-Mail Umweg (Drucker ➡️ steuerberaterdokumente@unsere-praxis.de ➡️ kryptische DUO-Adresse) weg und lässt den Drucker direkt an DUO senden.

@JDKiel schrieb:
die ich aber in Datev nicht registrieren kann, weil der Drucker wohl keine Mails empfangen kann.

Mit der von @chrisocki beschriebenen E-Mail Regel schon. Kann Exchange online im Übrigen auch, was ja nicht gewünscht ist.

@JDKiel schrieb:
Wir möchten uns eigentlich nicht noch bei Exchange online oder soetwas größerem anmelden, weil wir letztlich mit diesem Zwischenschritt gar nichts weiter zu tun haben wollen: es sollen nur Papier-Rechnungen in Datev kommen.

Ich selbst werde Exchange online mit 1 Person aka mich selbst nutzen 😉, weil ich flexibel bleiben und alle heute technisch verfügbaren Mittel nutzen will. Wer weiß, wozu es noch alles gut ist, was uns heute noch gar nicht in den Sinn kommt. Sich technisch von vorn herein zu limitieren halte ich für keine gute Idee. Dazu ist die Welt zu verrückt geworden.

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de

chrisocki · ‎04.01.2024

@JDKiel schrieb:
Konkret: Wir registrieren die PLESK/Abheyden/steuerberaterdokumente@unsere-praxis.de Mail-Adresse in Datev und bestätigen in Plesk mittels Klick auf den Link von Datev.

Somit ist bei DATEV steuerberaterdokumente@unsere-praxis.de bekannt und wird auch entsprechend akzeptiert.

Nun richten wir den Drucker ein, bei Klick auf Scan ist im Plesk-Eingang eine Mail von Absender "praxisscan00218237@example.com" an "steuerberaterdokumente@unsere-praxis.de".

Und hier liegt das Problem... Wie schon @metalposaunist schrieb, würde ich im Scanner direkt den SMTP des Providers eintragen (SMTP-Smarthost), sodass der Scanner direkt als "steuerberaterdokumente@unsere-praxis.de" versendet.

Sie lassen aber den Scanner mit einer anderen Adresse an den Plesk senden und versuchen dass dann umzuschreiben. Das geht dann aus bekannten Gründen (Absenderadresse, etc.) schief.

Frage: Muss der Scanner aus anderen Gründen genau diese Adresse verwenden? Wenn Nein, dann entsprechend ändern und den Scanner direkt an DATEV senden lassen. Fertig.

Drucker -> Plesk -> Webdienst -> Datev

Genauso würde ich es eben nicht machen...

Drucker -> SmartHost (SMTP) -> DATEV

Beste Grüße
Christian Ockenfels

JDKiel · ‎11.02.2024

Zunächst einmal Entschuldigung, für die lange Pause. Das wirkt ja immer etwas undankbar. Tatsächlich hat unser Drucker ein Problem gehabt, was in einer Arztpraxis mit tgl. dreistelligen Druckzahlen natürlich eine gewisse Dringlichkeit hat. Wir haben den Drucker gegen einen baugleichen ausgetauscht und es funktionierte fast alles wieder. Was nicht funktionierte war das Versenden der eMails. Daher konnte ich hier nicht weiterkommen. Das lag dann an einem nicht eingetragenen DNS-Server, es hat aber etwas gedauert, bis wir das Problem identifizert hatten.

Lange Rede kurzer Sinn: Die eigentlich ja naheliegenste Lösung, Ihr Vorschlag als Absender im Drucker die Mail-Adresse einzutragen, an die der Drucker verschickt und von wo aus automatisch weitergeleitet wird, hat funktioniert! Ich bin irritiert, dass unsere Installationsfirma von Anfang an gesagt hat, das ginge so nicht, und find es auch bemerkenswert, dass PLESK es zulässt, eine eMail "von sich selber" zu akzeptieren und automatisch weiterzuleiten, aber es geht und das ist das wichtigste 🙂

Also, herzlichen Dank an alle, insbesondere an @metalposaunist und @chrisocki !