Digitale Bescheide prüfen (Vorgehensweise)

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Guten Morgen,

wir möchten in der Kanzlei jetzt auch auf den Empfang von digitalen Bescheiden umsteigen (bisher nutzen wir nur den elektronischen Bescheidabgleich).

Bisher wurden die Bescheide im Posteingang erfasst und anschließend ins elektronische Fristenkontrollbuch eingetragen. Danach bekam der Bescheid noch einen Bescheidprüfungsstempel, der vom zuständigen Sachbearbeiter ausgefüllt wurde, also Datum der Prüfung, ob i.O. oder nicht und ob ein Einspruch eingelegt wurde. Zusätzlich wurden noch die einzelnen Positionen abgehakt.

Wie handhabt ihr das jetzt in der Praxis mit den digitalen Bescheiden?

Abhaken digital (könnte man in Nuance-pdf mit der Schreibmaschinenfunktion - finde ich aber etwas umständlich) Ausfüllen eines digitalen Stempels 

oder nur ein Geprüft-Stempel analog wie beim Buchen in DUO?

Mit freundlichen Grüßen

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@ninabauer  schrieb:

.... 

oder nur ein Geprüft-Stempel ...

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Nur ein Stempel. Ich fand das vor Jahren schon gruselig wenn manche Kollegen auf dem Papierbescheid jede einzelne Zahl (am besten noch mit rotem Stift) abgehakt haben (sieht ja aus wie ein Kirmesplakat).

mfg

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Oder gar nicht auf Mandanten-Unterlagen rumkritzeln. Der Geprüft-Status ergibt sich aus dem Anschreiben.

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Der "Stempel" bzw. die Annotation ist nur für den internen Gebrauch. Der Mandant bekommt den ohne Annotationen (denn was weiß ich denn schon, wo der ggf. das behördliche Dokument vorlegen muss).

mfg

[#5 · Accepted solution]

Entweder nur in PFB in dem Tab Bescheidprüfung den Bearbeitungsstand setzen, oder zusätzlich noch mit einem PDF Programm einen digitalen Stempel aufs Dokument packen, wenn man möchte, dass der Mandant den Bescheid mit Geprüft-vermerk erhält.

Letzteres setzt DATEV DMS voraus, damit die Revisionierung des Dokuments erfolgen kann.

Grundsätzlich sollte sich der Prozess um das Programm Post, Fristen und Bescheide drehen. Eine beispielhafte Prozessbeschreibung habe ich in der Vergangenheit mal verfasst:

https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/Digitale-Bescheide-Workflow-vom-Bescheidabruf-bis-zur-Zustellung/m-p/444355/highlight/true#M26609