DKO01800: Systemfehler in DIVA II + PFB Eingangsart 10000 blockiert Ablage ALLER Nicht-Steuer-Dokumente

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Ausgangssituation:

Seit die Finanzbehörden vermehrt Dokumente über DIVA II bereitstellen (nicht nur Steuerbescheide), entstehen bei vielen Kanzleien systematische Ablage-Probleme: Alle Dokumente von der Finanzverwaltung erhalten automatisch die Eingangsart 10000 "Digitaler Bescheid nach §122a AO".

Diese Eingangsart funktioniert aber ausschließlich für Mandanten mit aktiven Steuerleistungen. Dadurch können Dokumente (wie W-IdNr-Mitteilungen, sonstige Verwaltungsmitteilungen etc.) für Mandanten, bei denen wir nur Buchhaltung, Jahresabschluss oder betriebswirtschaftliche Beratung (ohne Steuererklärung) durchführen, nicht abgelegt werden – es erscheint die Fehlermeldung DKO01800.

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Das eigentliche Problem:

1. Systemdesign-Fehler: Die Eingangsart 10000 ist fest an die Existenz einer Steuerleistung gekoppelt. Das war bei reinen Steuerbescheiden sinnvoll, wird aber der neuen Realität von DIVA II nicht mehr gerecht.

2. DIVA II expandiert über Steuerbescheide hinaus: Mittlerweile werden über DIVA II auch

   • W-IdNr-Mitteilungen des BZSt (Registrierungsdokumente)

   • Verwaltungsmitteilungen (z.B. Bestätigungen, Anmeldungen, Registrierungen)

   • Weitere amtliche Dokumente der Behörden

   zugestellt – nicht nur klassische Steuerbescheide.

3. Logische Falle: Ein Dokument kann mehrere Kategorien gleichzeitig erfüllen:

   • Es ist ein offizieller Verwaltungsakt nach §122a AO (rechtlich zugestellt via DIVA II) ✓

   • Aber es ist KEINE Steuerleistung (z.B. keine ESt, USt, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer)

   • Für einen Mandaten ohne Steuerleistungen ist es trotzdem ablegbar notwendig

4. Geschäftsprozess ist blockiert: Kanzleien können solche amtlichen Dokumente für Nicht-Steuer-Mandanten nicht mehr ablegen – obwohl diese Dokumente oft zwingend erforderlich sind und die Verwaltung diese zwingend über DIVA II zustellt.

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Konkrete Fälle, wo das Problem aktuell auftritt:

• ✗ W-IdNr-Mitteilungen für reine Buchführungsclients

• ✗ W-IdNr-Mitteilungen für reine Jahresabschluss-Clients (GmbH, OHG ohne Steuererklärung durch uns)

• ✗ Registrierungsbestätigungen für Nicht-Steuer-Mandate

• ✗ Administrationsbestätigungen (Anmeldungen, Abmeldungen, Änderungen)

• ✗ Und künftig: Alle weiteren amtlichen Dokumente, die die Finanzverwaltung über DIVA II zugestellt wird

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Workarounds sind keine Lösungen:

Die bisherigen Workarounds sind nicht skalierbar und nicht revisionskonform:

• Manuelle Eingangsart-Änderung vor jeder Ablage (bei größeren Mandantenstämmen unrealistisch)

• Dummy-Steuerleistung anlegen (Datenkonsistenz-Risiko, systemwidrig)

• DMS-Ablage ohne Posteingang (verliert den Bekanntgabenachweis und die systemische Dokumentation)

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Kernfrage an DATEV:

Das Problem ist nicht spezifisch für W-IdNr – es ist eine Architektur-Schwäche:

Warum ist die Eingangsart 10000 an "Steuerleistung erforderlich" gekoppelt, wenn DIVA II längst Dokumente liefert, die KEINE Steuerleistung darstellen?

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Fragen an DATEV:

1. Ist das ein bekanntes Problem? Oder wurde diese Auswirkung bei der Erweiterung von DIVA II übersehen?

2. Geplante Behebung: Gibt es bereits einen Fix? Falls nein: Wann wird dieser geplant?

3. Eingangsart-Logik: Warum ist Eingangsart 10000 nicht bearbeitbar? Ist die Kopplung an Steuerleistungen eine technische Notwendigkeit oder eine fehlgeleitete Designentscheidung?

4. Zukunftssicherheit: Wie skaliert DATEV dieses Konzept, wenn die Finanzverwaltung in Zukunft noch mehr Dokumenttypen über DIVA II verteilt

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Warum ist das kein "Feature-Wish":

Das ist kein optionales Feature – das ist ein Integrationsfehler eines DATEV-Produkt:

• DIVA II (Zustellkomponente) liefert Dokumente

• PFB (Ablagekomponente) kann bestimmte Dokumente nicht verarbeiten

• Das ist ein klassischer Schnittstellenfehler, der die Produktnutzung blockiert

Dazu will ich sagen, dass die bisherige Antwort des Supports zu diesem Problem "vielen Dank für Ihre Anregung, die Umsetzung dieser Anforderung wird in der aktuellen Produktwelt nicht mehr vorgenommen werden. Der Entwicklungsschwerpunkt liegt in der Umsetzung unserer Cloud Produkte." einfach nur eine Frechheit ist und ein schlag ins Gesicht der zahlenden Anwender welche wegen der Trägheit der DATEV nun kostbare Zeit aufwenden müssen um vernünftig Dokumente abzulegen.

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Umfang des Problems:

• Betroffen: Alle Kanzleien, die Nicht-Steuer-Dienstleistungen anbieten (Buchführung, Jahresabschluss, Betriebswirtschaft, Compliance, etc.)

• Zeitpunkt: Seit DIVA II auf weitere Dokumente expandiert (Feb 2025 mit W-IdNr, weitere Dokumente folgen)

• Trend: Mit jeder neuen Dokumentart über DIVA II wird das Problem größer

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Bitte um Eskalation:

Ich bitte darum, dass dieses Thema:

1. Als Integrationsfehler (nicht als Feature-Wish) eingestuft wird

2. Im Product Backlog eine hohe Priorität erhält

3. Alle betroffenen Kanzleien informiert werden, dass es ein bekanntes Problem gibt

4. Eine zeitnahe Lösung geplant und kommuniziert wird

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Vielleicht können andere Community-Mitglieder:

• Ähnliche Fälle berichten (nicht nur W-IdNr, sondern auch andere Dokumente)

• Ihre aktuellen Workarounds beschreiben

• Mit upvoten, damit DATEV sieht, wie viele betroffen sind

• Ihr Feedback geben, ob das auch ihre Geschäftsprozesse blockiert

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Referenz:
DKO01800 Digitaler Bescheid kann nicht abgelegt werden - DATEV Hilfe-Center

Vielen Dank für die Aufmerksamkeit und die Unterstützung!

Dieser Beitrag wurde durch @Johannes_Maier von Office-Management nach Steuern und Expertisen verschoben.

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UPDATE - Präzisierung des Problems:

Nach weiterer Analyse: Das Problem betrifft nicht nur Nicht-Steuer-Mandanten, sondern tritt auch bei regulären Steuermandanten auf – abhängig vom Zeitpunkt der Leistungsanlage.

Konkrete Situation:

Die Eingangsart 10000 prüft: "Ist in der Leistungsübersicht mindestens eine Steuerleistung angelegt?"

Das bedeutet:

- ✅ Steuerleistung vorhanden → Ablage funktioniert
- ❌ Keine Steuerleistung vorhanden → DKO01800 (auch bei Steuermandanten!)

Wann tritt das auf?

Bei Kanzleien, die Steuerleistungen nicht sofort bei Mandantenanlage, sondern erst bei Arbeitsbeginn anlegen:

1. Neuer Mandant wird angelegt (Stammdaten)
2. W-IdNr kommt vom BZSt (automatisch über DIVA II)
3. Steuerleistung wird erst angelegt, wenn wir mit der Erklärung beginnen
4. → Zeitfenster ohne Steuerleistung = Ablage nicht möglich

Workaround (funktioniert, ist bedingt evtl. Workflow Umgestaltung):

Man kann das Problem umgehen, indem man sofort bei Mandantenanlage mindestens eine erwartete Steuerleistung anlegt – auch wenn man noch nicht daran arbeitet.

Aber:
- Das erzwingt eine bestimmte Kanzleiorganisation
- Widerspricht Prozessen, wo Leistungen erst bei Auftragserteilung/Arbeitsbeginn angelegt werden
- Erfordert Prozessumstellung in der gesamten Kanzlei (nur wegen eines Systemfehlers)
- Bei Neugründungen: Wirtschaftsjahr/Veranlagungszeitraum steht oft noch nicht fest

Kernproblem bleibt:

Die Frage ist: Warum muss eine Steuerleistung existieren, damit ein amtliches Dokument abgelegt werden kann?

Die Prüfung sollte sein:
- Ist der Mandant angelegt?
- Ist das Dokument von einer Finanzbehörde?

- Wurde das Dokument via DIVA II zugestellt?

Nicht:
- Existiert bereits eine Steuerleistung in der Leistungsübersicht?

Betroffene Kanzleien:

- Kanzleien, die Leistungen bei Arbeitsbeginn anlegen (nicht bei Mandantenanlage)
- Kanzleien mit verzögerter Leistungsanlage (organisatorische Gründe)
- Dauerhaft: Nicht-Steuer-Mandate (Buchführung/JA ohne Steuererklärung)

Fazit:

Das Problem ist lösbar (Steuerleistung früher anlegen), aber es erzwingt eine Prozessanpassung, die sachlich nicht begründet ist.

DATEV sollte die Eingangsart 10000 so anpassen, dass sie unabhängig vom Zeitpunkt der Leistungsanlage funktioniert.

Haben andere Kanzleien auch diese Prozess-Herausforderung? Wie handhabt ihr das?

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@JLVog-LuK 

Anerkennung für die "à point"-Zusammenfassung. Dieser ist nichts hinzuzufügen.

Außer natürlich die Stellungnahme von DATEV. Und der konkrete Umsetzungstermin. In diesem Jahr Quartal.   

[#4 · Accepted solution]

Hallo @JLVog-LuK ,

aktuell ist es so, dass bei der Ablage über den DATEV Dokumentenkorb eine Steuern-Leistung (Berater/Mandant/Basis) erforderlich ist. Diese wird sowohl für die korrekte Zuordnung als auch für die Quittierung des Bescheidabrufs gegenüber der Finanzverwaltung benötigt.

Folgende Steuern-Leistungen sind dabei möglich:

• Bescheide zur ESt: ESt, GuE, BESt
• Bescheide zur GewSt: GewSt, KSt
• Bescheide zur KSt: KSt, KapSt
• Sonstige Schreiben und Mitteilungen zur W-IdNr.: ESt, LSt, GuE, BESt, GewSt, KSt, KapSt, UStE, ErbSt, SchenkSt

Das Jahr der Steuern-Leistung spielt dabei keine Rolle. Das bedeutet: Wenn Sie z. B. einen ESt-Bescheid für 2022 erhalten, passt trotzdem eine vorhandene Steuern-Leistung für den VZ 2024. Ebenso ist der Zeitpunkt der Leistungsanlage unerheblich. Die Steuern-Leistung kann auch nach einem fehlgeschlagenen Ablageversuch angelegt werden; das Dokument lässt sich anschließend ablegen.

Der Hintergrund dieser verschärften Abfrage war ursprünglich, die Anzahl nicht quittierter Bescheide zu reduzieren, da diese häufig zu Folgeproblemen führen. Zusätzlich ist die korrekte Zuordnung relevant für die Anzeige der Dokumente in der Cloud-Anwendung Kommunikation Finanzverwaltung.

Uns ist inzwischen bewusst, dass diese Vorgehensweise – insbesondere mit Blick auf die neuen DIVA-II-Dokumente (z. B. W-ID-Schreiben) – in der Praxis nicht optimal ist und zu unnötigen Einschränkungen führt. Diese Rückmeldungen nehmen wir sehr ernst.

Daher ist geplant, für bestimmte Dokumenttypen künftig auch Rechnungswesen-Leistungen zuzulassen. Leider konnten wir dieses Thema zuletzt nicht weiter vorantreiben, da in den vergangenen Monaten umfangreiche Umbaumaßnahmen im Zusammenhang mit den Störungen beim Bescheidabruf erforderlich waren.

Als Ausblick möchten wir Ihnen mitgeben, dass wir bis Ende des ersten Quartals 2026 weitere Verbesserungen im DATEV Dokumentenkorb umsetzen werden. Ein zentrales Thema ist dabei die Wiederherstellung der Funktionen „Löschen“ und „Weiterleiten“. Spätestens im Anschluss daran werden wir das Thema der Leistungszuordnung mit hoher Priorität vorantreiben.

Vielen Dank für die intensive Auseinandersetzung mit dem Thema und die wertvollen Hinweise aus der Praxis.

Freundliche Grüße

Sandra Arnold

DATEV eG

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Danke @Sandra_Arnold für die Rückmeldung.

Somit weiß man jetzt zumindest, welche Annahme dem bisherigen Programmverhalten zugrunde lag und dass DATEV den Workflow mit den richtigen Schlussfolgerungen überdenkt.

So sollte sich die Kommunikation mit DATEV immer darstellen. 

Allerdings: 

Daher ist geplant, für bestimmte Dokumenttypen künftig auch Rechnungswesen-Leistungen zuzulassen. 

Bei den geplanten Änderungen bitte nicht gleich wieder irgendwelche Beschränkungen einbauen.

[#6]

Hallo @Sandra_Arnold ,

vielen Dank für Ihre Antwort. Diese ist wirklich wesentlich hilfreicher als die Standartfloskel des Supports, daher noch mal vielen Dank für Ihren Einsatz.

Da der Plan laut Ihnen ja ist, die Ablagebedingung um ReWe Leistungen zu erweitern - was uns schon bei reinen Jahresabschlussmandaten innerhalb von Organisationsstrukturen hilft - darauf hinweisen, dass wir auch reine Lohnmandate vereinzelt haben. Die sind dieses Jahr noch in Lodas und wechseln ja dann in die Cloud-Lösung. Es wäre super wenn Sie versuchen eine Bedingung zu finden, mit welcher man auch für diese Mitteilungen wie für die W-IdNr oder anders ablegen könnte.

Es freut mich zumindest zu lesen, dass wir bei diesem Problem nun wissen, dass die DATEV noch dieses Jahr noch lösen wird.