Zugriff auf Register einschränken - Dokumentenablage

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Hallo in die Runde,

bräuchte kurz einmal jemanden der mich entweder von der Leitung hebt🙄 oder der mir bestätigt, dass ich richtig liege😞.

Ich habe in der Benutzer und Rechteverwaltung keine Möglichkeit gefunden den Zugriff auf einzelne Register zu unterbinden.  Nach dem InfoDB-Dokument 1070780 lässt sich nur der Ordner - und folglich dann die darin liegenden Register - sperren, nicht aber einzelne Register.

Ich würde gerne endlich auch die Unterlagen der Mitarbeiter in digitaler Form "verwalten".  Dies setz aber voraus, dass ich nicht für jeden Mitarbeiter einen eigenen Ordner anlegen muss, sondern "nur" für jeden Mitarbeiter ein Register in dem - insbesondere - die Lohnabrechnungen, AV, etc. landen.

Ungeachtet der DSGVO handelt es sich um Sachverhalte die andere Mitarbeiter nicht zu interessieren haben.

Fehlt der DokAblage hier die entsprechende Funktion oder sitzt der Fehler vor dem Bildschirm?

[#2 · Accepted solution]

Ich nutze ein „Zweit-DMS“ für sowas. „Baulich“ (extra Pfad) getrennt vom Datev Dms. Sicher ist sicher ;-)…

[#3 · Accepted solution]

Das Problem hatte ich auch. Ich habe in der Dokumentenablagestruktur einen Ordner Lohn intern angelegt und diesen entsprechend für alle gesperrt, nicht schön, funktioniert aber.

Vielleicht ja auch über die dPa lösbar.

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Danke für die beiden Hinweise/Tips.

Meine Überlegung war/ist, dass zwar der/die jeweilige Mitarbeiter:in auf seine Lohnunterlagen etc. zugreifen können soll, nicht aber der Rest der Kollegen.

@DATEV:  vielleicht fällt im Rahmen der Weiterentwicklung bei Gelegenheit die Möglichkeit den Zugriff auf einzelne Register zu sperren als Abfallprodukt ab😉.

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@harnold schrieb:

Vielleicht ja auch über die dPa lösbar.

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So machen wir das, soweit ich weiß. Und der Lohn samt DUO dazu liegen unter einer geschützten Beraternummer.

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@agmü schrieb:

Meine Überlegung war/ist, dass zwar der/die jeweilige Mitarbeiter:in auf seine Lohnunterlagen etc. zugreifen können soll, nicht aber der Rest der Kollegen.

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Dann nehme ich an, dass mehr Unterlagen bereitgestellt werden sollen als es ANO kann? Wenn ja, würde ich mir mehr wünschen, dass man in ANO alles hochladen kann, was der AG möchte.  

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was ist dPa?

Wir setzen keine Lohnprogramme oder DUO ein. 

Lohnprogramme aus dem einfachen Grund, dass es neben Wirtschaftlichkeitsüberlegungen ein Rechtsgebiet gibt, welches ich seit dem Studium meide wie der Teufel das Weihwasser, und das ist alles was mit Lohn, Lohnabrechnung etc. zu tun hat.😁

DUO sehe ich für unseren Bedarf (Anwaltskanzlei) keinen sinnvollen "Use-Case" wie das ganze so schön neudeutsch genannt wird.

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@agmü schrieb:

was ist dPa?

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digitale Personalakte 😉 dpa ist was anderes 😬

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Guten Morgen @agmü,

die Rechteverwaltung beinhaltet aktuell keine Sperre für Register.

Ein entsprechender Wunsch liegt uns jedoch vor. Ich erfasse Sie hierzu gerne als Nennung.

In DATEV DMS können für so einen Anwendungsfall Sicherheitsbereiche angelegt werden.
Siehe Punkt 3.2 im Hilfe-Dok. Zugriff auf Dokumente sperren. 

In der Dokumentenablage können Sie auf die von @harnold beschriebene Lösung zurückgreifen.


Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Sehr geehrte Fr. Szczepańska,

Gerne können Sie meinen Namen dem Wunsch hinzufügen.

Das Thema Sicherheitsbereiche ist, wie das Sperren einzelner Ordner, hinreichend bekannt. 

Beide Varianten sind für die Bedürfnisse unserer Kanzlei nur bedingt geeignet.

Notfalls kann ich auch mit Ordner je Mitarbeiter arbeiten; es führt jedoch sehr schnell zur vollkommen Unübersichtlichkeit der Ablagestruktur.

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Hallo Herr Müller,

ist für Ihr Anliegen der Ablagebereich Mitarbeiter mit entsprechenden Sperren nicht brauchbar?

Viele Grüße

Christian Wielgoß

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@agmü,

... mir sind bei solchen Fragestellungen die Schutzmechanismen der "Datev Benutzer- und Rechteverwaltung" (BRV) nicht zuverlässig genug. 

Ich setze bei 'sensiblen' kanzlei-internen Dokumenten möglichst noch weitere Schutzmechanismen ein, z.B. NTFS-Rechte auf Ordner und Dateien.

Bei der BRV gab es in der jüngeren Vergangenheit auch peinliche bzw. 'unschöne' Pannen

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@wielgoß schrieb:

ist für Ihr Anliegen der Ablagebereich Mitarbeiter mit entsprechenden Sperren nicht brauchbar?

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Weil man bei uns in Attendorn mit DMS classic sich was ähnliches gebaut hat, was ich aber erst jetzt in den Tiefen der ACLs entdeckt habe: Ja, der Bereich kann dazu genutzt werden. Dann kann jeder MA einen eigenen Ordner bekommen und dank BRV kann man die dann sperren. Braucht es wohl dann aber pro Mitarbeiter min. 1 eigene DMS BRV Rechtegruppe 🤔. 

[#13]

Hallo Daniel,

es geht Herrn Müller doch um die Dokumentenablage 🤓.

Beste Grüße 

Christian

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Ja, ich weiß. Aber wir sind ja schon auf DATEV DMS umgestiegen und das ist ja "nichts anderes" als eine gepimpte Dokumentenablage 😋. Zumindest habe ich die gleichen "Hochstufungseinstellungen" in den Einstellungen wie in der Dokumentenablage. 

Gibt's dann das da nicht? 🤔 Kenne mich mit den Feinheiten nicht so wirklich gut aus aber der Punkt klingt schon mal nicht so verkehrt. Auch wenn DATEV ja in Zukunft lieber alles online haben will. 

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Hallo Daniel,

ja…

DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1007302

Punkt 6.4 🤗

Beste Grüße 

Christian

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Nein, leider nicht; wäre doch auch zu einfach😁

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Woran liegt’s?

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@metalposaunist  schrieb:

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@wielgoß schrieb:

ist für Ihr Anliegen der Ablagebereich Mitarbeiter mit entsprechenden Sperren nicht brauchbar?

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Weil man bei uns in Attendorn mit DMS classic sich was ähnliches gebaut hat, was ich aber erst jetzt in den Tiefen der ACLs entdeckt habe: Ja, der Bereich kann dazu genutzt werden. Dann kann jeder MA einen eigenen Ordner bekommen und dank BRV kann man die dann sperren. Braucht es wohl dann aber pro Mitarbeiter min. 1 eigene DMS BRV Rechtegruppe 🤔. 

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Die ACLs greifen sehr viel tiefer und sind mit der Rechteverwaltung in keiner Weise zu vergleichen. Hier kann auf Dokumentebene festgelegt werden wer welche Teile des Dokuments sehen darf. Der Bereich ist ein Organisationsmittel für die Strukturierung der Ablage, nicht mehr und nicht weniger, für die Verwaltung von Zugriffsrechnen eigentlich ungeeignet im Sinne eine DMS; zum Zwecke der Vereinfachung jedoch leicht zu mißbrauchen.

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In der DokAblage gibt es für "Mitarbeiter" zwei Beiche (jedenfalls gab es die bei Auslieferung der DokAblage im Jahr 2012)

Der Bereich "Mitarbeiter" ist für mich/uns der Bereich in dem Arbeitsanweisungen, Weiterbildungsangebote für alle etc. liegen.  Für (individuelle) Personalunterlagen ist dieser Bereich nach unserer Organisation nicht gedacht. 

Im Bereich "Kanzlei" gibt es den Ordner "Personal".  In diesem würden wir gerne künftig die "Personalakte" für den jeweiligen MA führen. Dort ließe sich auch die ganze Korrespondenz mit Bewerbern etc. ablegen.

Die Idealvorstellung ist dass jeder MA sein Register erhält in dem alle relevanten Daten liegen.  Die Chefs sollen auf alle Register zugreifen können (was geht), nur die MA sollen nur das jeweils für sie selbst relevante (eigene) Register einsehen können. Diese Einschränkung scheint nicht zu funktionieren.

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Mir ist noch nicht ganz klar warum die Mitarbeiter auf die Personalakte Zugriff haben sollen....??