SmatLogin bei Mitarbeiter wechsel

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Folgende Situation: Bei meinem Mandanten ist ein sogenanntes "Bürohandy" im Einsatz. Das heißt dieses Smartphone liegt im Büro die Nummer kennt kein Kunde und die einzige Aufgabe ist es die Zwei Wege Authentifizierung für alle Möglichen Dinge wie Onlinebanking sicherzustellen. Als wir dann DUO eingeführt haben wurde auf dem Handy SmatLogin installiert. Da der Geschäftsführer für sein Handy auch ein Smart Login erhalten hat, erfolgte die Bestellung für das Bürohandy auf den Namen der Mitarbeiterin. Nun hat die Mitarbeiterin gewechselt. Gibt es eine Möglichkeit den Namen zu ändern ohne alles neu machen zu müssen. Ich habe an dieser Stelle ein funktionierendes System und funktionierende System sollte man in der Regel nicht anfassen. Es ist nur der Name falsch. Grundsätzlich wäre es gut, wenn man das gleich bei der Einrichtung allgemeiner fassen könnte.      

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@simonesch schrieb: Gibt es eine Möglichkeit den Namen zu ändern ohne alles neu machen zu müssen.

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Ich würde sagen jain. Der Smart-Login funktioniert weiter auch wenn er mit der früheren Mitarbeiterin verknüpft ist. Somit ist der Zugang zu allen Online-Anwendungen der Datev weiterhin gegeben, als ob man eine virtuelle Person (z.B. Mitarbeiter 1) angelegt hätte. Es besteht also kein erheblicher Zeitdruck...

Falls allerdings Datev SmartIT oder ASP im Einsatz ist, ergäben sich gewisse Komplikationen, weil die Identitäten dann vermischt werden müssen (Windows-Nutzer und RZ-Nutzer wären verschieden).

Aus Sicht des Datenschutzes (man ist ja mit dem Namen einer existierende Person angemeldet, die nicht mehr im Unternehmen ist) und einer sauberen Arbeitsweise ist dies aber nicht so toll. Also würde ich empfehlen einen neuen SmartLogin (durchaus mit einem virtuellen Namen) anzulegen und die Rechte von der früheren Person kopieren. Dieser SmartLogin müsste dann auf des Gerät gebracht werden (der alte wäre dort dann entfernt, könnte an einem freien Gerät aber auch ggf. temporär installiert werden.

PS: Die Änderung des Namens ist ggf. mittels Service-Kontakt möglich, wäre aber gegenüber der Bestellung eines neuen SmartLogin (kostenfrei) und der Übertragung der Rechte viel aufwändiger und sicher kostenpflichtig.

Viele Grüße

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@simonesch  schrieb:

Gibt es eine Möglichkeit den Namen zu ändern ohne alles neu machen zu müssen.   

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Nur den Nachnamen:

Nachnamen ändern bei DATEV SmartLogin - DATEV Hilfe-Center

Sie können die Rechte dann ja in der RVo einfach vom dem alten Login auf das Neue kopieren (bzw. die Kanzlei kann das tun).

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Für einem Fall mit "Omni-Zugriff" leg bei Bestellung einer SmartLogin eine neue Person an wie "Frau Rezeption Hürth" oder "Herr Scanner Box". Als Emailadresse eine zentrale Emailadresse wie eine info@ oder Buchhaltung@. So kommt ihr gar nicht mehr in die Verlegenheit, die Daten bei Mitarbeiterwechsel ändern zu müssen. Auch die hinterlegte Emailadresse ändern zu lassen geht nur über die DATEV und das dauert ggf.