Rechteverwaltung online

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Hallo in die Runde,

ich habe Herausforderungen mit der Rechteverwaltung Online und finde keine gut händelbare Lösung die sowohl kanzlei- als auch mandantentauglich ist. Ich hoffe hier auf Input und vll liest ja auch die DATEV mit, um unsere alltäglichen Herausforderungen zu erkennen 😉

Wie wird in anderen Kanzleien die Vergabe der Rechte in der Rechteverwaltung online organisiert und dokumentiert?

Früher wurden bei uns SmartLogin usw. häufig auf Zuruf eingerichtet. Da immer mehr in die Cloud zieht und auch immer mehr Rechte dort zu vergeben sind, haben wir inzwischen den Prozess deutlich strukturiert und arbeiten mit einer Checkliste, die vom Mandanten unterschrieben wird. So stellen wir sicher, dass die gewünschten Berechtigungen beauftragt wurden. Wichtig war uns das auch für Rechte, die an seine Mitarbeiter vergeben werden.

Die eigentliche Rechtevergabe in Rechteverwaltung Online stellt uns jedoch weiterhin vor Herausforderungen. Der Umfang der verfügbaren Rechte ist inzwischen so groß, dass es schwierig ist, diese übersichtlich abzubilden und gleichzeitig dem Mandanten verständlich zu vermitteln, welche Berechtigungen er tatsächlich erhält. Ja, ich kenne das Dok-Nr. 1008437, aber welcher Mdt studiert tatsächlich 24 Seiten und weiß überhaupt um die Auswirkung.

Ein Beispiel sind die Auswertungen Personalwirtschaft. Bei der Neuanlage kann zwar die Option „Häufigste Auswertungen zur Personalwirtschaft anzeigen“ gewählt werden, in der Praxis werden jedoch auch immer weitere Auswertungen benötigt. Dadurch ist es nicht immer einfach, den tatsächlichen Berechtigungsbedarf bereits im Vorfeld sauber zu definieren und unterschreiben zu lassen. 

Daher meine Fragen an die Runde:

• Wie ist die Rechtevergabe Online in Ihrer Kanzlei organisiert?
• Nutzen Sie Checklisten oder anderen Vorlagen? Gibt es ggf datevseitig Checklisten für den Mdt die man nutzen könnte?
• Wie dokumentieren Sie die gewünschten Berechtigungen mandantenfreundlich?
• Gibt es Best Practices oder Vorlagen, die sich in der Praxis bewährt haben?

Ich würde mich sehr über Erfahrungsberichte und Anregungen freuen, wie das in anderen Kanzleien gelöst wird/wurde.

Herzliche Grüße

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Hallo, ich mach bei uns die RVO und Administration der Mandantenzugänge.

• Wie ist die Rechtevergabe Online in Ihrer Kanzlei organisiert?

Welcher Mandant was braucht wird bei der Mandatsannahme bereits festgelegt. Da wir grundsätzlich möglichst digital arbeiten wollen sind also meistens DUO, Meine Steuern und MyDATEV Kommunikation der Standard. Alles weitere wird entsprechend der Anforderungen vom Unternehmen und der bei uns genutzten Leistungen entschieden. Die Zugänge vom Mandanten werden anschließend umfangreich freigegeben. Haben die Mandanten Angestellte die ebenfalls einen Zugang erhalten sollen nutzen wir ein Bestellformular mit einer vereinfachten Form der Möglichen Berechtigungen. Mit dieser ausgefüllten Liste bestellen wir dann die Zugänge für weitere angestellte.

• Nutzen Sie Checklisten oder anderen Vorlagen? Gibt es ggf datevseitig Checklisten für den Mdt die man nutzen könnte?

Wir haben uns aus dem Einrichtungsassistenten der Rechtevergabe in der RVO eine vereinfachte Liste der Berechtigungen gebaut (die bereits erwähnte, die zum bestellen genutzt wird). Damit wir wissen wer welche Anwendungen hat nutzen wir die "Informationen/Merkmale" in den Stammdaten. Beim bestellen werden entsprechende Einträge bei den Mandanten vorgenommen.

• Wie dokumentieren Sie die gewünschten Berechtigungen mandantenfreundlich?

Der Mandant bekommt grundsätzlich alles Freigegeben. Ich wüsste jetzt nicht was hier noch "mandantenfreundlich" dokumentiert werden müsste, aber vielleicht können Sie den Punkt nochmal kurz erläutern. Ansonsten liegt in DMS dauerhaft der Bestellbogen für die Mitarbeiterzugänge, sodass jeder dem Mandanten Auskunft geben kann, welche Berechtigungen ein Angestellter hat.

• Gibt es Best Practices oder Vorlagen, die sich in der Praxis bewährt haben?

Mir sind leider keine bekannt die von der DAETEV zur Verfügung gestellt wurden. Find das sollte man aber je nach Abläufen in der Kanzlei aufbauen, um unnötige Schritte zu vermeiden und individuelle Schritte ergänzen zu können.

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Einem Mandanten alles Freigeben (sicherlich nur für seine Mandantenberaternummer) war schon früh eine bequeme Art der Rechtevergabe. 

Aber aus 2 Gründen schlecht:

1. sofern mehr als 1 Mitarbeiter Zugriff hat kommt das Prinzip, nicht jeder darf dies und das sehen ins Spiel. Sprich nur sehr einfache Fälle erlauben überhaupt alles Freigeben.

2. Man muss den Mandanten auch vor sich selber schützen. Was man mit allen Rechten für ein Chaos anrichten kann, werden die meisten bereits erlebt haben. Wenn nicht: Glück gehabt, ich beneide euch!

Man gibt dem Mandanten die Rechte, die er braucht und das isses.

Und nebenbei, wenn man bei der Einrichtung einen Fehler macht (Zahlendreher in Ordnungsbegriffen, was besonders heikel ist, wenn alles auch der Kanzleiberaternummer liegt, dann hat man schnell auch einen Verstoß der Vertraulichkeit an der Backe. Wenn auch noch personenbezogene Daten im Spiel sind, einen Datenschutz-Vorfall.

Nur angerissen, was alles richtig schief gehen kann.

QJ

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1. sofern mehr als 1 Mitarbeiter Zugriff hat kommt das Prinzip, nicht jeder darf dies und das sehen ins Spiel. Sprich nur sehr einfache Fälle erlauben überhaupt alles Freigeben.

Das "alles Freigebe" Betrifft wie geschrieben nur den Zugang vom Mandanten selbst. Ich sehe keinen Grund den Geschäftsführer in seinen Berechtigungen einzuschränken. Das nur die Berechtigungen für die genutzten Lösungen vergeben werden ist für mich ebenfalls logisch und nicht erwähnenswert. Ich erwähne es mal trotzdem..

2. Man muss den Mandanten auch vor sich selber schützen. Was man mit allen Rechten für ein Chaos anrichten kann, werden die meisten bereits erlebt haben. Wenn nicht: Glück gehabt, ich beneide euch!

Man gibt dem Mandanten die Rechte, die er braucht und das isses.

Ich würde zu gerne Wissen, was man anstellen muss, um das zu schaffen. Mehr Anwendungen freigegeben als Nötig? Den Mandanten nicht mit der Anwendung vertraut gemacht? Ich mach das jetzt seit 4 Jahren und hatte noch nie Probleme.

Und nebenbei, wenn man bei der Einrichtung einen Fehler macht (Zahlendreher in Ordnungsbegriffen, was besonders heikel ist, wenn alles auch der Kanzleiberaternummer liegt, dann hat man schnell auch einen Verstoß der Vertraulichkeit an der Backe. Wenn auch noch personenbezogene Daten im Spiel sind, einen Datenschutz-Vorfall.

Man sollte schon aufmerksam sein bei der Rechtevergabe und die nicht mal so nebenbei machen. Ich vergebe da gerne die Berechtigungen direkt beim Bestellen von Anwendungen, dann fällt der Punkt "Zahlendreher" weg. 

Wenn man sich auf das "was alles schief gehen kann" versteift, kann man die Digitalisierung auch gleich sein lassen und wieder rein Analog arbeiten... und selbst da kann immer noch einiges schiefgehen. Ich vertrete da eher die Ansicht "ordentlich strukturieren und an die Struktur einhalte, dann läuft es auch wie geplant".

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Moin @ErgonomischerBürostuhl ,

einmal daneben geklickt und der gesamte Text war weg. Device Null.

Entschuldigen Sie bitte, jetzt wird's  geraffter. Ich möchte aber auch sagen, ich bin in vielem bei dir und habe das ich dem gelöschten Text auch dargestellt.

Mit allen Freigaben und sei es reduziert auf die benutzten Anwendungen (Datev hat natürlich noch weitere Rechte im Angebot) kann man halt viel machen und allein schon Neugierde verführt zu Experimenten. Halbwissen verführt zur Überschätzung und ein GF der nicht das sieht was er haben will klickt auch mal wild rum.

Insbesondere GF meine ich sollten nur die Rechte bekommen die sie brauchen. Dazu kann natürlich ein Recht beispielsweise für Bestellungen sein (was aber, sie denke wohl ebenso, besser über die Kanzlei zumindest betreut geschieht).

Aus meiner Erfahrung kann ich sagen, wem aus welchen Gründen auch immer zu viele Rechte freigegeben wird, führt die unweigerlich zu viel Mehrarbeit für mich.

Ihre Antwort zu 2. von mir:

Ich hab da einiges erlebt. Aber es ist bei uns auch etwas anders. Im Grunde bin ich Ihnen hier dankbar, zeigt es mir doch wirklich deutlich, was bei uns nicht immer richtig läuft!

Aufmerksamkeit bei der Rechtevergabe:

Ja, ich habe auch einige prüfende Verhaltensweisen mir angewöhnt. Trotzdem passiert es - glücklicherweise bisher ohne Bruch von Vertraulichkeit. Nur Fehlermeldung bei Mitarbeitern.

Aber Datev mit ihrem Prinzip manche Freigaben nur per einzelner Freigabe von Ordnungsbegriffen zu erlauben, anstatt dass ich eine Gruppe erstellen kann und dort die globalen Freigaben für die Anwendung an zulegen erfordert viel monotone Tiparbeit und ist deswegen fehlerlanfällig.

Ihren letzten Absatz stimme ich auch zu, keine Frage. Ich gehe da etwas anders vor, ist sicherlich auch meiner Erfahrung und der speziellen Situation meiner Kanzlei geschuldet.

Es gibt eben auch kanzleispezifische Anpassungen an der Strategie.

Vielen Dank für Ihre Antwort!

QJ