digitale personalakte (Neu) Unternehmen online

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Guten Tag,

ich habe ein Mandat auf die neue Personalakte umgestellt. Da wir auch Zugriff auf DUO haben, habe ich mir die Sicht auf der Seite der Mandanten angeschaut.

Die vorher hochgeladenen E-Mails direkt per drag and drop sind auf der Kanzleiseite in der Personalakte weiterhin sichtbar, aber nicht unter DUO. Es kommt ein Hinweis das es hierzu keine Vorschau gibt und man kann den Button Dokument öffnen anklicken. Soweit so gut. Dann wird es heruntergeladen, auf ein Laufwerk geparkt. Aber womit lässt es sich öffnen? Es geht weder als PDF; Editor....Ich bin da genervt, das hier keine vernünftige eins zu eins Umstellung stattfindet. Wenn der Mandat die Dokumente auf seiner Seite nicht öffnen kann, was nützt dann die Ablage.

Kann hier jemand weiterhelfen?

Vielen Dank!

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Wird denn nicht eine *.msg Datei heruntergeladen, die dann wieder mit Outlook geöffnet werden kann.

Sollte ein anderes E-Mail-Format genutzt werden, braucht man vielleicht auch ein anderes E-Mail-Programm.

Heißt also auch, dass wenn du die Datei nicht öffnen kannst, weil bei dir ein anderes Programm genutzt wird, das nicht unbedingt auch für den Mandanten gilt.

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Welcher Dateityp ist das denn? Outlook bspw. speichert als .msg, das sollte man dann logischerweise auch wieder mit einem Mail-Programm öffnen, sonst kommt nur Blödsinn bei raus.

Ich persönlich mache es so, dass ich zum Einen die Anhänge (bevorzugt als PDF) speichere und bei Bedarf auch die Mail selbst als PDF "ausdrucke". Komplette Mails habe ich nur als interne Referenz (was wird im Fall X üblicherweise versendet, mit welchem Text dazu) im DMS liegen.

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Es wird als msg heruntergeladen. Nur wird mir auf DUO gar keine Möglichkeit zur Auswahl gegeben es über Outlook auch wieder zu öffnen. 

Ich möchte dem Mandanten das gern erklären was er wie machen kann mit der Personalakte, aber wenn sich die Dokumente gar nicht öffnen lassen, da sie über Outlook direkt reingezogen wurden und noch nicht mal ein Vorschlag kommt. Selbst wenn ich das Programm suche und anklicke geht das nicht. Ich finde das sehr unbefriedigend.

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Die heruntergeladene Datei muss im Explorer geöffnet werden. Das passiert dann automatisch mit Outlook, wenn es installiert ist.

In der DUO-Oberfläche gibt es keine Möglichkeit zum direkten Öffnen.

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Die Datei wird auf dem Laufwerk abgespeichert, da habe ich keinen Einfluss. 

Es wir hier auch als Typ "Datei" angezeigt. Wenn ich die Datei anklicke (rechte Maustaste) öffne mit, gibt es diverse Vorschläge, wie schon beschrieben. 

Ich bin kein ITler und verstehe solche Hintergründe nicht wirklich. Ich möchte lediglich die Datei öffnen können und ärgere mich über solche umständlichen Anwendungen, die dann von DATEV angeboten und programmiert werden. Völlig praxisfremd. Hauptsächlich kommen Information über E-Mail rein, ob mit oder ohne Anhänge. Einerseits kann man die laden auf unsere Kanzleiseite, aber auf Mandantenebene nicht sichtbar. 

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@S_Riemer schrieb:

Die Datei wird auf dem Laufwerk abgespeichert, da habe ich keinen Einfluss. 

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Das müsste im Browser einstellbar sein: fester Ort oder jedes Mal fragen: wohin? 

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@S_Riemer schrieb:

Es wir hier auch als Typ "Datei" angezeigt.

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Dann verliert die Datei ihren Typ nach Download? Dann mal F2 und ein .msg dranhängen und prüfen.   

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@S_Riemer schrieb:

Ich bin kein ITler und verstehe solche Hintergründe nicht wirklich.

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Deshalb versuchen wir ja zu helfen und zu erklären. Oftmals ist aber ein Telefonat inkl. Fernwartung einfacher als nur reiner Text. Da auch gerne auf den IT-Ansprechpartner zugehen.  

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Danke schon mal für die Hilfe/Anregungen bisher von Allen.

Es wird nicht gefragt wohin es gespeichert werden soll, das scheint eingestellt. Wenn ich es selber einstellen kann, was macht dann Sinn, wohin es gespeichert werden sollte? Kann ich den Typ vorher beeinflussen dann?

In DUO wir es als msg angezeigt, heruntergeladen kommt dann der Typ "Datei" raus. Das mit F2 und dem Anhang .msg hat tatsächlich funktioniert. Es ist zu öffnen. Nun steht als Dateityp auch "Outlook-Element".

Ziel sollte nun sein, das es ohne Zwischenschritte möglich ist. Vielleicht erübrigt sich das mit der ersten Frage hier?

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@S_Riemer schrieb:

Wenn ich es selber einstellen kann, was macht dann Sinn, wohin es gespeichert werden sollte?

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Wenn man allgemein Daten aus Downloads dann immer manuell woanders hin verschieben muss, kann man beim Download gleich den richtigen Ordner angeben und erspart sich den Schritt des Verschiebens. 

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@S_Riemer schrieb:

Kann ich den Typ vorher beeinflussen dann?

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Ja, das geht aber ist kein muss und sollte von alleine passieren. Hier ist eine Fernwartung eben besser, wenn man zusammen genau schauen kann, was passiert.

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@S_Riemer schrieb:

In DUO wir es als msg angezeigt, heruntergeladen kommt dann der Typ "Datei" raus. Das mit F2 und dem Anhang .msg hat tatsächlich funktioniert. Es ist zu öffnen. Nun steht als Dateityp auch "Outlook-Element".

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@Sven_Wieczorek? Was ist da los?  

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@S_Riemer schrieb:

Ziel sollte nun sein, das es ohne Zwischenschritte möglich ist. Vielleicht erübrigt sich das mit der ersten Frage hier?

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Klingt nach einem DATEV Bug.  

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Hallo Zusammen,

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@S_Riemer schrieb:

In DUO wir es als msg angezeigt, heruntergeladen kommt dann der Typ "Datei" raus. Das mit F2 und dem Anhang .msg hat tatsächlich funktioniert. Es ist zu öffnen. Nun steht als Dateityp auch "Outlook-Element".

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@Sven_Wieczorek? Was ist da los?  

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@S_Riemer schrieb:

Ziel sollte nun sein, das es ohne Zwischenschritte möglich ist. Vielleicht erübrigt sich das mit der ersten Frage hier?

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Klingt nach einem DATEV Bug.  

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Ich habe es gerade getestet und die Dateiendung (Extension) geht bei mir nicht verloren. Ich kann eine Mail in die Personalakte laden, wird auch als .msg-Datei angezeigt und beim "Datei anzeigen" heruntergeladen und direkt in Outlook geöffnet. Ich nehme an, dass hier die Standardzuordnung in Windows nicht stimmt? 

Der Dateispeicherort kann im Browser eingestellt werden, oder meist auch als "immer fragen" konfiguriert werden. 

Weiterhin prüfen wir, welche Dateitypen im Viewer direkt angezeigt werden können. Wir sind also an diesem Thema insgesamt dran. 

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Vielen Dank für die Rückmeldung. 

Ich werde mich mit unserem ITler/Admin. zusammensetzen und anhand der Infos schauen, ob das gelöst werden kann. 

Ansonsten den direkten Kontakt zu DATEV in Erwägung ziehen.

LG

S. Riemer