Weggang von Lohn und Gehalt: Daten aus der digitalen Personalakte abziehen

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Hallo zusammen,

ein bisher selbst abrechnender Kunde gibt seine Lohnabrechnungen künftig zu einem Dienstleister, welcher nicht mit Datev arbeitet.

Bisher wurde LuG + digitale Personalakte benutzt, welche mittlerweile knapp 5.000 Dokumente umfasst.

Es geht nun darum, die Belege aus der digitalen Personalakte abzuziehen und ich frage mich, wie man das am besten macht.

Bisher habe ich lediglich eine Belege Online -> Dokumentenablage-Anleitung gefunden, welche sich aber auf Fibubelege bezieht (https://apps.datev.de/help-center/documents/1036470)

Die Dokumente sind in der digitalen Personalakte nicht mit dem Attribut "auf Lohn Archiv DVD speichern" versehen. Könnte man das nachträglich massenhaft machen? Was passiert, wenn nicht alle Belege auf eine DVD passen?

Gibt es noch andere Möglichkeiten?

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Hallo,

bei der Erstellung einer Lohn-Archiv-DVD können Sie wählen, ob diese DVD mit den Dokumenten der digitalen Personalakte erstellt wird. Für die Speicherung der Dokumente auf der Lohn-Archiv-DVD ist für die einzelnen Belege das entsprechende Kontrollkästchen "Prüfungsrelevant" oder "Auf jeder Lohn-Archiv-DVD ausgeben" zu aktivieren.

Informationen zum Setzen des entsprechenden Kontrollkästchens und dessen Bedeutung, finden Sie im Dokument 1070701 unter Punkt 5.1.2.

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@Selina_Heubeck schrieb:

Könnte man das nachträglich massenhaft machen?

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Ist diese Frage beantwortet 🤔? Ich habe da weder ein ja noch ein nein in der Antwort gelesen. Im ellenlangen Dokument ist auch keine Rede von massenhaft bzw. taucht das Wort mit STRG+F nicht auf. 

@Melanie_Koller: Da sind wir wieder: Wir suchen nur 1 Information, weil @unklarer_Posten wohl bereits weiß, wie man die Haken setzen kann und wo. Jetzt müssten wir uns also das ganze Dokumente durchlesen und am Ende feststellen, steht da auch nicht drin? Wer hat denn noch so viel Zeit? 

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Hallo Herr Bohle,

wie beschrieben, ist für die einzelnen Belege das Kontrollkästchen zu aktivieren. D.h. eine übergreifende Erfassung, um den Haken nachträglich bei allen Belegen gleichzeitig zu aktivieren, ist nicht möglich.

@unklarer_Posten: Alternativ haben Sie in Unternehmen online, in der Anwendung Belege, die Möglichkeit alle Dokumente in der Belegablage "Digitale Personalakte" zu markieren. Anschließend können Sie über die weiteren Funktionen (Schraubenschlüssel-Symbol) eine "PDF-Datei drucken" bzw. abspeichern. In der Datei werden alle Dokumente und Belege nacheinander aufgeführt, allerdings ohne eine Verschlagwortung.

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@Selina_Heubeck: Das geht mit > 5000 Dokumenten gleichzeitig? 🤔 Nicht, dass das in einer ABM endet.  

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Hallo Herr Bohle, 

da stimme ich Ihnen zu. Die Summe von 5000 Dokumenten gleichzeitig in einer PDF-Datei zu speichern, wird vermutlich nicht funktionieren. In diesem Fall müssten die Belege auf mehrere PDF-Dateien aufgeteilt werden.

 
Wir werden das Thema für die Weiterentwicklung der digitalen Personalakte noch einmal prüfen. 

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@Selina_Heubeck schrieb:

Wir werden das Thema für die Weiterentwicklung der digitalen Personalakte noch einmal prüfen. 

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Es geht gar nicht um das Thema an sich. Denkt endlich #BIG und hört auf, uns Anwendern immer wieder künstlich zu beschränken oder künstliche Limits einzubauen und wenn, dann muss man dringend dran arbeiten, dass die Systeme dahinter #BIG können und nicht auf 10 Belege ausgelegt sind. 

Ich hab's mit OneDrive oder GDrive nicht getestet; gehe aber davon aus, dass das dort klappen wird. Daran muss sich DATEV orientieren und in Zukunft auch messen lassen, wenn DATEV der IT-Dienstleister einer ganzen Branche sein will. Andernfalls läuft DATEV Gefahr dem Deutschlandtrend zu folgen: IT ist nicht so unser Ding. Die Kommentare dazu sind erschreckend 😱. 

Bei DATEV SQL Datenbanken macht man sich auch schon Gedanken zum Thema #BIG: Datev-Datenbanken beliebig groß werden lassen oder...

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Hallo zusammen,

das Vorhaben wird jetzt tatsächlich konkret und wir brauchen eine Lösung mit höchstmöglichem Automatisierungsgrad, da wir es mit 6.200 Dokumenten und ca. 600 MA zu tun haben.

@Selina_Heubeck 

Habe daher noch ein paar Fragen:

1. Wenn sich nun jemand die Mühe macht und alle 6.200 Dokumente mit dem Attribut "prüfungsrelevant" markiert, wird der Speicherplatz ja niemals für eine DVD ausreichen. Wird der Bestand dann auf mehrere DVDs gesplittet?

2. Wichtigste Frage: Liegen die Dokumente dann auf der Archiv-DVD im "Klartext", also als direkt aus dem Dateisystem rauslesbare .pdf, getrennt nach MA-Nummer vor? Das neue Lohnbüro benötigt in jedem Dateinamen die MA-Nummer, das könnte ich z.B. per Total Commander automatisieren, allerdings muss pro MA-Nummer zumindest ein eigener Überordner auf der Archiv-DVD sein, in dem dann die zugehörigen .pdfs liegen, sonst bringt uns die Bestellung der DVDs leider nichts, da ich dem Total Commander dann gar nicht sagen kann, wo er sich die Info (Mitarbeiternummer) herholen kann.

Ziel ist nämlich, dass die Belege automatisiert ins neue System importiert werden, das machen die dann mit einem Importprinzip à la Beleg2Buchung, d.h. die MA Nummer wird aus dem Dateinamen gefischt und so alle Belege beim korrekten MA abgelegt.

3. Der Export aus Belege Online pro MA-Nummer lässt sich leider auch nur dahingehend "automatisieren", dass in der Schnellsuche nach MA-Nummer gefiltert und dann mit der Funktion "PDF drucken" eine einzige PDF mit allen Dokumenten generiert wird. Wenn man nämlich mehrere Dokumente markiert und auf Download geht, wird blöderweise nur das erste Dokument aus der Markierung heruntergeladen, erwarten würde man eine .zip mit allen markierten Belegen.

4. Besteht die Möglichkeit, sich die Daten von der DATEV-Entwicklung kostenpflichtig irgendwie im gewünschten Format exportieren zu lassen? Die notwendigen Sortierattribute sind ja vorhanden, nur bietet Belege Online keine geeignete Exportfunktion an...

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Liebe Datev (@Selina_Heubeck ),

für alle Daten - besonders die in der Cloud - muss ein effizientes Mittel zur lesbaren und weiterverabeitenden Übergabe an berechtigte Dritte zentraler Bestandteil sein.

Nachträglich tausende Haken setzen oder PDF zu einem unhandlichen Klumpen oder Haufen zu erstellen ist hier offensichtlich unzulänglich.

Bitte beachtet, dass die Bearbeiter mehr und mehr das Verständnis über Speicherorte und Verknüpfungen verlieren und auch die vielen (manuellen?) Haken ggf. mal vergessen werden....

Die Berater müssen m.E. unbedingt die Datenhoheit haben und alles effizient allgemein lesbar und bevorzugt auch komfortabel handhabbar (letzteres interessiert den "Abgebenden" mitunter vielleicht weniger, aber wichtig!!) lokal abspeichern können.

Dies sollte fundamental beachtet werden, um die Vorbehalte auch gegenüber der Cloud (Stichwort: Sorge um praktische Daten-Enteignung - ein ineffizienter Zugriff oder Download steht diesem praktisch gleich) abzubauen.

Das, was ich hier höre, wäre eine große Barriere die digitalen Akten zu nutzen....

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@Nutzer_8888 

Stimme Ihnen vollumfänglich zu.

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Hallo,

bitte wenden Sie sich über die üblichen Servicekanäle an uns. Wir werden die Möglichkeiten zum Archivieren der Dokumente und Belege mit Ihnen prüfen.

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Hallo Frau Heubeck,

das ist ein Thema, das auch uns und sicherlich anderer Anwender der Digitalen Personalakte interessiert. Bitte lassen Sie die Community wissen, wie eine "geordnete" Übergabe der in der Digitalen Personalakte gespeicherten Dokumente erfolgen kann. 

Danke und liebe Grüße

Heike Wolf

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Hallo zusammen, 

wir können nachvollziehen, dass dieses Thema bei Ihnen auf großes Interesse stößt. Daher fasse ich für Sie gerne die Informationen noch einmal zusammen. 

Aktuell werden Dokumente nur auf der Lohn-Archiv-DVD gespeichert, wenn für den einzelnen Beleg in der digitalen Personalakte das entsprechende Kontrollkästchen "prüfungsrelevant" oder "Auf jeder Lohn-Archiv-DVD ausgeben" aktiviert ist. Eine übergreifende Erfassung der Haken ist leider aktuell nicht möglich. 

@unklarer_Posten: Mit Ihrem Beispiel haben Sie Recht. Der Speicherplatz auf einer Archiv-DVD wird nicht für die Menge von über 6000 Belegen ausreichen. Dementsprechend müssen die Dokumente manuell auf einzelne DVDs gesplittet werden. Dies macht die Situation leider nicht einfacher, da die Dokumente nacheinander bzw. von DVD zu DVD in der digitalen Personalakte als "prüfungsrelevant" geschlüsselt werden müssen.

In Belege online in Unternehmen online haben Sie in der Belegübersicht die Möglichkeit Belege zu markieren und anschließend als PDF-Datei auszugeben. Allerdings stoßen wir auch hier an Grenzen und es können nur maximal 100 Belege in einer Datei ausgegeben werden. Bitte beachten Sie hierzu auch folgenden Beitrag zur Weiterentwicklung in DATEV Ideas: Exportfunktion der Belege aus DUO: Belegübersicht um Export der Belege erweitern 

@unklarer_Posten: Sie schildern, dass bei der Markierung von mehreren Belegen in Unternehmen online, nur das erste Dokument aus der Markierung heruntergeladen wird. Diesen Sachverhalt würden wir gerne noch einmal mit Ihnen prüfen, bitte setzen Sie sich hierzu über die Servicekanäle mit uns in Verbindung. 

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1. Wenn sich nun jemand die Mühe macht und alle 6.200 Dokumente mit dem Attribut "prüfungsrelevant" markiert, wird der Speicherplatz ja niemals für eine DVD ausreichen. Wird der Bestand dann auf mehrere DVDs gesplittet?

Auf Wunsch wird eine BlueRay erzeugt.

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Kann ich mir deinen BluRay Leser ausleihen @mkinzler 🤗? Wir haben leider keinen. Schickst Du mir den per Post 📯? Oder soll ich einen Thread aufmachen, wo wir ein Laufwerk unter uns austauschen und so wissen, wo es gerade ist? 

@Selina_Heubeck: Bei aller Liebe aber das ist StatusQuo. OK - und nun? Kommt dann der ISO Download schneller als gedacht oder kommt eine ganz andere zeitnahe Lösung? 

Ist DATEV also nicht für Massendaten gedacht? #ThinkBIG - zumindest in Zukunft. 

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Es hat sich also nur wenig verbessert.

Vorgeschlagen wurde so Einiges bereits im Jahre 2015, zu finden in der alten Newsgroup: Posting Marco Morath 

Aber es sind ja noch keine 10 Jahre vergangen. Es lebe die Zukunft im Rechenzentrum - hier schon live erlebbar.