Rückwirkende Änderung der Steuerklasse nach Mitarbeiterabmeldung; Vorgehen unklar

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Hallo zusammen,

ich habe aktuell einen Fall, bei dem ich nicht weiterkomme und hoffe auf eure Erfahrungen oder einen hilfreichen Hinweis.

Ein Mitarbeiter wurde bis einschließlich Mai mit Steuerklasse III abgerechnet. Anfang Juni haben wir über ELStAM die Information erhalten, dass sich die Steuerklasse auf I geändert hat. Entsprechend wurde der Mitarbeiter im Juni mit Steuerklasse I abgerechnet.

Zum 30.06. erfolgte die Abmeldung des Mitarbeiters aufgrund der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

Nachträglich hat uns der ehemalige Mitarbeiter mitgeteilt, dass die Steuerklassenänderung auf Klasse I nicht korrekt war. Das Finanzamt habe die Steuerklasse rückwirkend wieder auf III angepasst – wir sollten dies bereits im ELStAM sehen können.

Allerdings liegt uns bislang keine neue ELStAM-Rückmeldung vor. Die letzte, die wir sehen können, weist weiterhin nur die Steuerklasse I für Juni aus.

Wir haben daraufhin beim zuständigen Finanzamt nachgefragt. Dort wurde uns telefonisch bestätigt:

• Die Steuerklasse I galt von Anfang bis Mitte Juni (wegen fehlendem Wohnsitz).

• Ab Mitte Juni sei wieder Steuerklasse III gültig

Leider erhalten wir diese Information jedoch nur mündlich – eine schriftliche Bestätigung sei lt. Finanzamt  nicht möglich. Auch eine neue ELStAM-Mitteilung bleibt aus, vermutlich, weil der Mitarbeiter bereits abgemeldet wurde. (!?!?)

Daher stellen sich uns nun folgende Fragen:

1. Ist es möglich, dass nach der Abmeldung doch noch eine ELStAM-Rückmeldung erfolgt?

2. Sind wir verpflichtet, die Abrechnung für Juni rückwirkend zu korrigieren?

3. Falls ja – wie geht man mit der Aufteilung auf zwei Steuerklassen innerhalb eines Monats korrekt um?

4. Welche Dokumentation oder Bestätigung benötigen wir für eine rückwirkende Korrektur? (Wir möchten uns nicht auf die mündlichen Informationen vom Finanzamt berufen, sondern hätten gerne entsprechende schriftliche Mitteilungen.)

Hat jemand schon einmal einen vergleichbaren Fall gehabt und kann uns ein Vorgehen empfehlen?

Vielen Dank im Voraus!

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Wenn der AN schriftlich bestätigt, dass seine steuerlichen Verhältnisse sich gegenüber den Vormonaten, in 6/2025 nicht geändert haben, würde mir das reichen.

Und zu:

1. ELStAM nur, wenn er noch oder wieder dazu angemeldet ist. Würde ich nicht machen wg. des hohen Aufwands.

2. Rechtlich nicht sicher, aber ich würde es selbstverständlich machen.

3. Zwei St.-Klassen gehen nicht über eine Pers.-Nr. und sind im Austrittsmonat auch nicht nötig.

4. Siehe oben

Und ja, das kommt öfter vor. Der Zeitaufwand übersteigt seltenst 20 Minuten, die je angefangene halbe Stunde weiterberechnet werden.

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Hallo @sco ,

Ihnen liegt keine neue ELSTAM-Meldung vor, so dass Sie den Juni so lassen wie bisher: abgerechnet mit Steuerklasse I. Da Sie als Arbeitgeber nach der Abmeldung keine ELSTAM-Meldungen mehr erhalten werden, ist das der letzte Stand und basta.

Denn der Ehegatte des Mitarbeiters müsste dann ja auch eine geänderte Steuerklasse (statt V nun die I) erhalten haben und demnach weniger Steuerabzüge gehabt haben. Auch aus diesem Grund kann man einen Ehegatten nicht mit der III abrechnen, wenn der andere wahrscheinlich die I hatte.

Der Mitarbeiter hat den Kuddelmuddel selbst zu vertreten und wird im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung eine abschließende Berechnung erhalten. Sie haben Ihre Pflicht als Arbeitgeber getan.

BTW: Ich kenne einen Fall, in dem wegen ähnlicher Sachverhalte (Meldepflichten verletzt) der Mitarbeiter sogar auf die Steuerklasse VI gesetzt wurde ...

VG