Personalakte <-> MyKommunikation

[#1]

Wann wird hier endlich die Brücke gebaut ?

Zusammenfassung

In den aktuell vorgesehenen DATEV-Arbeitsweisen gibt es keine direkte Übergabe aus MyDATEV Kommunikation in die Personalakte. Der Weg führt technisch immer über einen Download aus MyDATEV Kommunikation und einen Upload in DATEV Personalakte. Eine „Durchleitung“ ohne diesen Zwischenschritt ist nicht dokumentiert.

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Faktenlage

• Zwischen MyDATEV Kommunikation und DATEV Personalakte / Dokumente Personalakte ist keine Schnittstelle beschrieben.
• Vorgesehener Standardablauf:
  1. Dokument in MyDATEV Kommunikation herunterladen
  2. Dokument in DATEV Personalakte (Posteingang) hochladen
  3. Dokument einem Mitarbeitenden zuordnen

DATEV Copilot

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So da schau ich mir grade die "neue" Variaten der Personalakte online an.

Ist es zutreffend, dass man nicht mehr nach Mitarbeitern untereinander sortieren und aufklappen kann, sondern dass nur noch die Ansteuerung über Filter funktioniert ?

Das ist ja ein optisch gruseliger Einstieg. Habe ich in den Einstellungen etwas übersehen, aber das hat ja fast Fremdschämfaktor . . .

Man möchte doch in einer Übersicht die Mitarbeiter eine Akte sehen und auch darüber einsteigen können und keine Aneinanderreihung aller Dokumente, um dann über den Filter; die Sortierung aller Dokumente nach Namen ist doch unglücklich oder nicht . . . zumal man dann "mehr laden" auswählen muss. 

Im Moment schon wieder eine Enttäuschung der "modernisierten" Umgebung. Also sorry, das ist mir persönlich deutlich zu trivial für eine Steuerkanzlei und Personalakte.

Ich lasse mich gerne belehren, ob ich was übersehen habe oder mein "mindset" dafür falsch ist.

Ergänzung: Ausgeschieden Mitarbeiter können nicht "befüttert" werden ?! Die Personalakte muss doch auch Dokumente für künftige Prüfungen für ausgeschiedene Mitarbeiter führen, um diese ggf. für die euBP bereitstellen zu können; können diese nicht eingeblendet werde.
Wir reden da von Mitarbeitern die letztes/dieses Jahr ausgetreten sind. Wie halten es die Kollegen in den Fällen?

Also irgendwie formt sich aktuell ein Knoten am Magen.

[#3]

Die ausgeschiedenen AN können mit Doks befüttert werden -> in der Zuordnung wird immer nur ein Mini-Ausschnitt sämtlicher AN angezeigt; hier im Suchfeld "einfach" Name oder P-Nr. eingeben, dann erscheinen auch die Ausgeschiedenen, so dass zugeordnet werden könnte (hoffe ich zumindest, noch nicht bis zu Ende durchgespielt).

Bei den zugeordneten Doks ebenfalls.

Hier ist anscheinend die einstige Unterscheidung weggefallen.

[#4]

Ich habe den Arbeitsablauf mal nachgestellt.

Mandant lädt ein neues Dokument hoch und es steht als "neu" in Personalakte online (Mandantenansicht) ausgewiesen.

Nun würde er gerne das Dokument der ausgeschiedenen Mitarbeiterin zuordnen, aber auf Mandantenseite hat er nur aktive Mitarbeiter zur Auswahl und da endet dann sein Tun. Hier finde ich die Option nicht, ausgeschiedene Mitarbeiter anzeigen zu lassen.

Die Freigabe erfolgt somit ohne Vorbelegung des Mitarbeiters; also leer.

Auf "unserer" Seite finden wir die freigegebenen Dokumente im Posteingang und können die Vorbelegung/Zuordnung abschließen und der augeschiedenen Mitarbeiterin zuordnen.

Kann man machen, ist aber schon fraglich und da müssen wir die Mandanten tatsächlich gesondert unterrichten, damit diese nachträglich hochgeladenen Dokumente eines ausgeschiedenen Mitarbeiters nicht als "neu" auf Mandantenseite verbleiben; in der Regel werden die Dokumente ja freigegeben und wir schauen primär ja nur, was bei uns im Posteingang ankommt.

So mal mein Stand. Ist dies auch bei Dir reproduzierbar @LarsSchladitz ? Danke.

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Ah, okay, ich hatte nicht aus Mandantensicht geschaut!

Du hast recht: dort ist tatsächlich kein ausgeschiedener MA auswählbar - dann bleibt vermutlich der von Dir beschriebene Weg, der natürlich etwas holprig ist.

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Hallo @deusex,

Sie können bei Ihren ausgetretenen Mitarbeitern Dokumente und Belege bis zu 180 Tage nach dem Austritt zuordnen.

Um die Dokumente den ausgetretenen Mitarbeitern zuzuordnen wechseln Sie in die Registerkarte In Arbeit.

Wählen Sie den ausgetretenen Mitarbeiter aus und ordnen Sie das Dokument zu.

Eine Anleitung finden Sie im Dokument Dokumente hochladen in Dokumente (Personalakte) (Ansicht Mandant).

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Nun, wenn man es weiß, kann man damit umgehen.

Ich kann das Ansinnen schon nachvollziehen, dass durch Mandant nur aktive Mandanten "ab jetzt" befüllt werden, um das Ganze einfach und übersichtlich zu halten; grundsätzlich gehe ich da mit.

Wir haben allerdings reichlich Mandanten, die mit der Umstellung auf "digitale Personalakte" jetzt ziemlich fleissig Dokumente nachreichen, um die "neue" Akte zu füttern; da gehen hunderte Dokumente ein, die ggf. für die euBP benötigt werden.

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@Sarah_Loos  schrieb:

Hallo @deusex,

Sie können bei Ihren ausgetretenen Mitarbeitern Dokumente und Belege bis zu 180 Tage nach dem Austritt zuordnen.
Um die Dokumente den ausgetretenen Mitarbeitern zuzuordnen wechseln Sie in die Registerkarte In Arbeit.
Wählen Sie den ausgetretenen Mitarbeiter aus und ordnen Sie das Dokument zu.
Eine Anleitung finden Sie im Dokument Dokumente hochladen in Dokumente (Personalakte) (Ansicht Mandant).

Auf mandantenseite ist eine Zuordnung zu ausgetretenen Mitarbeitern, die länger als 180 Tage ausgeschieden sind nicht möglich.

Auf den workoround bin bin ich nun selbst gekommen, wie Sie aus meine obigen Beitrag entnehmen können.

Hier ist keine Lösung der Barriere beschrieben, wie auf mandanteseite eine Vorbelegung zum (länger als 180 Tage) ausgeschiedenen Mitarbeiter und damit eine sinnvolle Freigabe für die Kanzlei möglich ist, oder ?

Möglicherweise habe ich etwas übersehen.

So müssen jetzt zum "Akte befüllen" bspw. ein paar Dutzend Dokumente frühere Mitarbeiter eines Mandates ohne Zuordnung zum Mitarbeiter "freigegeben" womit die Kanzlei die gesamte Zuordnung vornehmen muss und in jedem Dokument prüfen muss, wen es betrifft.

Hmm, das ist aktuell so unbefriedigend, wenngleich sich das Problem in den nächsten Jahren "auwächst".

Grundsätzlich entzerren diese 180 Tage ja die Übersicht, aber hier wäre evtl. ein Filter sinnvoller, wie überall auch vorhanden, dass man alle, aktive oder ausgetretene Mitarbeiter aufführen lassen kann.
Wir sind natürlich auch, auf Wunsch unserer Mandanten angehalten, die neue, tolle, umworbene DATEV-digitale-Personalakte euBP-fähig zu machen, denn der nächsten Prüfungszeitraum wird 2023-2026 . . .

Ach ja, wenn Sie schon auf Dokumente verweisen wollen, die als einzige weitere Info den 180 Tage-Zeitraum bestätigen, schauen Sie gerne, ob das Dokument noch aktuell ist.

Die beschriebenen Handlungsabläufe sind so nicht mehr existent. 😎