LuG - mandantenübergreifende Abrechnung, E-Mail-Versand mit Passwortschutz

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Hallo Community,

wir scheitern in Lohn und Gehalt an der Ausgabe von Lohnauswertungen nach der mandantenübergreifenden Abrechnung.

Folgendes Ziel soll erreicht werden:

Es soll eine mandantenübergreifende Lohnabrechnung erstellt werden. Nach Abschluss der Abrechnung soll diese per E-Mail mit individuellem Passwortschutz an den Mandanten versandt werden.

Ausgangslage:

- jedem Mandant wurde ein Auswertungspaket als Standardpaket und Monatsabschlusspaket zugeordnet

- in den Auswertungseigenschaften wurde der E-Mail Versand angelegt

- bei jedem Mandanten wurde in den Einstellungen bei Ausgeben ein mandantenspezifisches Kennwort hinterlegt und als Profil für den E-Mail-Versand "mittlere Qualität mit Kennwort (*.pdf)" angegeben. Ebenso wurde das Häkchen gesetzt für Monatsabschlusspaket automatisiert ausgeben.

- unter den Auswertungsdaten für den E-Mail Versand wurden auch alle entsprechenden Daten vermerkt.

Wird eine Ausgabe direkt beim Mandanten vorgenommen, so wird die E-Mail problemlos wie in den Einstellungen hinterlegt ausgegeben, d.h. die PDF-Datei wird mit dem individuell hinterlegten Passwort erstellt.

Mache ich jedoch eine mandantenübergreifende Abrechnung, so wird bei der Ausgabe - ganz gleich welche Ausgabeoption ich wähle (Ausgeben a) Ausgabedialog, b) Standardpaket, c) Monatsabschlusspaket) - immer eine Passworteingabe verlangt. LuG greift irgendwie nicht auf die hinterlegten Passwörter zurück.

Es kann doch aber nicht Sinn der Mandantengruppenabrechnung sein, dass ich nach der Abrechnung dennoch wieder jeden Mandanten einzeln für die Ausgabe öffnen muss oder alle Passwörter für jeden Mandanten nochmal händisch eingebe.

Was habe ich also übersehen?

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Da ich aktiv keinen Lohn abrechne aber DATEV kenne: vorstellen könnte ich's mir schon @lablue. It's not a bug it's a feature. Zu 100% können das aber nur die LuG User hier sagen. 

Anders: Warum kein ANO? Dann hat man all das Gehampel nicht und die Kennwörter für die PDF sind hoffentlich 20-stellig? Alles andere ist mehr oder minder durch aktuelle PCs schnell geknackt 🔓 und dann braucht man auch kein Kennwort. Und als AN muss ich dann die PDF mit Kennwortschutz nochmal drucken, damit das Kennwort wieder weg ist, wenn ich die PDF lokal bei mir speichern möchte? 🤔 Was ein Aufwand. Nachher gilt doch nicht das 1 Kennwort für alle PDFs in seiner Abrechnungslebenzeit und dann muss man sich diese Kennwörter nochmal aufschreiben, damit man die PDF überhaupt öffnen kann?

Wer will sowas, wenn ANO / DUO dahingehend super cool 😎 ist? 

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Der Arbeitnehmer kriegt diese Datei nicht. Die ist für die Arbeitgeber gedacht, die sich gegen DUO stemmen.  

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@lablue schrieb:

Die ist für die Arbeitgeber gedacht, die sich gegen DUO stemmen.  

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Frage: Warum 🤔? Wir berechnen solche "Sonderwünsche" mittlerweile mit einem Preis weiter, weil sie auf Seiten der Kanzlei unendlich viel manuellen Aufwand erzeugen. 

Wenn es nur um die Abrechnungen geht, kann man sich für 1€ / Benutzer das Personal AddOn buchen und ist damit bestens gerüstet. Dann hinterlegt man sich in den Einstellungen noch eine Benachrichtigungs-E-Mail und dann kann man 1x pro Monat, wenn die E-Mail kommt, ins Portal einloggen und die Daten sicher unverschlüsselt herunterladen. SmartLogin first und sich am besten die Seite https://duo.datev.de in den Favoriten hinterlegen. Und auch nahezu 24/7 - E-Mails mit: Wir brauchen aber noch Auswertung XY gehören der Vergangenheit an. 

In das Vorhaben würde ich deutlich mehr Energie als in PDF und Kennwort und E-Mails investieren, weil man niemals auf den 1€ / Monat / Benutzer kommt - egal, was man in der Kanzlei macht. Viele andere Portale arbeiten ebenfalls so: ELSTER, DKV, ANO, ... 

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Ich kann Ihre Intention verstehen und auch nachvollziehen. Allerdings suchen wir aktuell eine Lösung für die obige Problemstellung und keinen Alternativweg. Über kurz oder lang sollen die Bestände ohnehin auf DUO umgestellt werden. Es ist für uns im Moment kein großer Umstellungsaufwand, da diese Mandanten bisher Ihre Abrechnung bereits per E-Mail bekommen, d.h. es ist bereits alles hinterlegt. Die Gruppenabrechnung soll als weitere Erleichterung dienen, um den Aufwand für uns bis zur Umstellung nach DUO möglichst gering zu halten.

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Hallo,

wir haben ebenfalls Mandanten, die z. B. nur 1-2 Mitarbeiter haben und kein UO möchten. 

Auch dafür nutzen wir die Mandantengruppenabrechnung. Bei uns läuft diese einwandfrei.

Die Mails werden automatisch erzeugt. In der Testphase haben wir uns diese noch vor Versand anzeigen lassen, inzwischen läuft der Versand ohne vorherige Anzeige.

Ich habe mal einen Screenshot der verschiedenen Mandanten- u. Kanzleieinstellungen  als pdf angehängt.

Vielleicht hilft das ja weiter.

Viel Erfolg, beste Grüße

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Guten Tag,

ich bin auch gerade dabei die Einstellungen für die Mandantengruppenabrechnung vorzunehmen.

Gestern habe ich mal 4 Mandanten so abgerechnet. Jedoch wurde bei mir keine E-Mail generiert.

Bis auf eine Einstellung ist alles gleich.

Muss man ein Standard und ein Monatsabschlusspaket hinterlegen?

Ich wäre echt happy, wenn er mich nach n Passwort fragen würden. 

Lieben Gruß

Nicole

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Hallo Nicole, 

hinterlegen Sie ein Monatsabschlusspaket, wird das Auswertungspaket automatisch am Ende des Monatsabschlusses ausgegeben. Bei der Auswahl eines Standardpakets wird das ausgewählte Paket unter Mandant | Ausgeben im Fenster "Auswertungen ausgeben" vorbelegt.

Neben den Einstellungen für den E-Mail-Versand (siehe Punkt 1.2 im Dokument 9226164), muss auch die monatliche Aufbereitung der Auswertungen hinterlegt werden.

Wird bei Ihnen keine E-Mail generiert, liegt dies vermutlich an der Ausgabe der Auswertungen. Nachdem der Monatsabschluss durchgeführt wurde, müssen die Auswertungen zwingend automatisch mit dem Monatsabschluss oder manuell ausgegeben werden.

Möchten Sie die Auswertungen mit dem Monatsabschluss automatisch per E-Mail ausgeben, hinterlegen Sie ein Monatsabschlusspaket und aktivieren Sie auf der Mandantenebene unter Extras | Einstellungen den Haken "Monatsabschlusspaket automatisch ausgeben".

Möchten Sie die Auswertungen manuell per E-Mail ausgeben, gehen Sie nach dem Monatsabschluss auf der Mandantenebene über Mandant | Ausgeben. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Dokument 9227428 - Auswertungen ausgeben (Fenster).