L&G: Lohnauswertungen per Mail an Mitarbeiter versenden

[#1]

Hallo Community und DATEV.

Wir arbeiten mit Lohn und Gehalt und möchten gern die monatlichen Mitarbeiterauswertungen einzeln an die Mitarbeiter mailen (mit Passwort - logo). Gibt es im Programm eine Möglichkeit, die Email-Adresse einzeln beim Arbeitnehmer zu hinterlegen, so dass automatisch die Lohndokumente dorthin versandt werden?

Wohl gemerkt: AN-Online ist hier nicht gewünscht.

Danke

[#2 · Accepted solution]

Hallo,

in Lohn und Gehalt können Sie keine mitarbeiterspezifischen E-Mail Adressen erfassen. Ein automatisierter E-Mail Versand direkt an die Arbeitnehmer ist nicht möglich.

Über Arbeitnehmer online erhalten die Mitarbeiter einen sicheren Zugang zu den Lohnauswertungen.

Lesen Sie bitte auch diesen Beitrag durch:

Lohn und Gehalt: Mailversand Lohnabrechnungen an Mitarbeiter 

Vielen Dank

[#3]

Hallo Frau Schöneweis,

die Anmerkung aus meiner Sicht hierzu ist eben, dass das AN-Online zwar schick ist, aber eben nicht immer gewünscht wird. Zumal es durch Austritte der AN, die unweigerlich vorkommen, auch einen nicht zu unterschätzenden administrativen Aufwand darstellt!

Ich frage mich aber dann im Zusammenhang mit Ihrer Antwort, warum das in LODAS geht? Denn auch für LODAS wäre ein AN-Online möglich.

Warum ist es nicht möglich Anwendungen - egal ob RZ oder lokal in der Kanzlei - einheitlich zu gestalten.

mit freundlichem Gruß

Kay-Uwe Sachse - STB

[#4]

Guten Abend Herr Sachse,

der Versand von Mitarbeiterauswertungen per E-Mail an den Arbeitnehmer ist eine Funktionalität, die sie in Lohn und Gehalt verständlicherweise vermissen.

In der Vergangenheit war diese aufgrund des grundsätzlichen Designs der E-Mail-Schnittstelle, sowie der Ausgabesteuerung von Lohn und Gehalt leider nicht umsetzbar. Eine Erneuerung beider Punkte ist aktuell in Arbeit, um in Zukunft unter anderem den Versand von Mitarbeiterauswertungen per E-Mail an den Arbeitnehmer gewährleisten zu können.  

Anmerken möchte ich, dass die unterschiedlichen Architekturen der beiden Produkte Lohn und Gehalt und LODAS eine direkte Vergleichbarkeit technischer Möglichkeiten - allen Bemühungen um fachlicher Konformität zum Trotz - in einzelnen Fällen unmöglich macht.

Viele Grüße aus Nürnberg

Thomas Meyer

Entwicklung Personalwirtschaft

DATEV eG

[#5]

Hallo.

Gibt es eine Beschreibung für LODAS, welche Einstellungen vorgenommen werden müssen, um der Versand von Mitarbeiterauswertungen per E-Mail an den Arbeitnehmer zu vollziehen.

Wird dieser Service dann von Datev gesondert/zusätzlich berechnet oder ist das in der Monatspauschale enthalten? Wir als Unternehmen sind seit Kurzem Selbstbucher und machen über LODAS die Gehälter.

Vielen Dank.

[#6]

Hallo,

im Dokument 9219680 - Auswertungen in LODAS Auswertungen ausgeben im Abschnitt 1.8 Mitarbeiterauswertungen per E-Mail versenden finden Sie eine genaue Beschreibung.

[#7]

Vielen Dank. Gerade bereits umgesetzt.

Anmerkung 1:

Leider erhalte ich die folgenden Fehlermeldung:

Anmerkung 2:

Aber jetzt habe ich auch verstanden, dass man in LODAS nur einen(!) Email-Empfänger eingeben kann, der zentral die Auswertungen erhält und diese dann an die Mitarbeiter weiter verteilen muss. Dass man in LODAS direkt sämtlich E-Mail-Adressen der Mitarbeiter eingibt ist wohl nicht möglich. Da müsste man "Arbeitnehmer online" nehmen. Ist das richtig?

[#8]

Guten Tag Herr Meyer,

hat sich hier etwas getan, oder ist die Umsetzung gescheitert?

Ich habe aktuell (wieder) ein Mandat, in dem der Versand an die Mitarbeiter sehr wünschenswert wäre.

gut wäre übrigens, wenn es einen Weg gäbe, dass der Arbeitgeber den Versand startet, also z.B. ein Export von E-Mails, die er in seinem System nur noch nach Outlook kopiert.....

Freundliche Grüße

Tobias Heinrich

[#9]

Hallo,

grundsätzlich können Sie die individuellen Passwörter im Mitarbeiter hinterlegen:

und dann die Mitarbeiterauswertungen alle auf einmal je MA abspeichern lassen:

In den Personaldaten können die Mail-Adressen hinterlegt und mit DALY (Daten-Analyse-System Personalwirtschaft) ausgewertet/nach Excel exportiert werden.

Ob man dann daraus Serien-E-Mails generieren könnte, weiß ich nicht. 

[#10]

Hallo Herr Heinrich,

gerne möchte ich auf Ihre Anfrage an Herrn Meyer zum mitarbeiterspezifischen Versand von Auswertungen eingehen.

Eine automatische Lösung, die die mitarbeiterspezifischen Auswertungen direkt einer mitarbeiterspezifischen E-Mail-Adresse zuordnet, gibt es nicht. Wir arbeiten für Lohn und Gehalt aktuell nicht mehr an einer Umsetzung. Die Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen bei einer weiteren Automatisierung sind hier der kritische Punkt.

Wir können Ihnen folgende Möglichkeit im Programm Lohn und Gehalt anbieten.

Exportieren und Versenden per E-Mail aus Lohn und Gehalt:

Sie können die Auswertungen exportieren oder per E-Mail versenden. Bei beiden Varianten kann eine Passwortverschlüsselung genutzt werden. 

Weitere Informationen finden Sie im Dokument Auswertungen exportieren 
--> Punkt 1.2 Kennwörter für den mitarbeiterspezifischen Export (PDF-Format) in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegen. 

Die Auswertungen werden bei E-Mail-Versand grundsätzlich an die E-Mail-Adresse des Mandanten adressiert. Sie können wie von @lohnhilfe im Screenshot gezeigt, einen Haken setzen, um die Auswertungen nach Mitarbeitern getrennt als einzelne Dokumente auszugeben. 

Exportieren Sie die Auswertungen als PDF mit dem Haken "Mitarbeiterauswertungen mitarbeiterspezifisch versenden" und senden Sie diese dann manuell per E-Mail an den Mandanten oder direkt manuell an die Mitarbeiter.
 
Sollen die Auswertungen ohnehin gesammelt an den Mandanten gehen, können Sie auch direkt den E-Mail-Versand ebenfalls mit dem Haken „Mitarbeiterauswertungen mitarbeiterspezifisch verwenden“ nutzen. 

Arbeitnehmer online:

Auch wenn diese Lösung nicht präferiert ist, können Sie alternativ mit Arbeitnehmer online die Lohnauswertungen bequem und v. a. sicher an Ihre Mitarbeiter übermitteln. Der Sicherheitsaspekt spielt hier die entscheidende Rolle, warum wir keine weiteren Automatisierungen außerhalb Arbeitnehmer online vornehmen.

Die Mitarbeiter können ihre Lohn- und Gehaltsdokumente jederzeit und von überall einsehen und herunterladen. 

Wir sind uns bewusst, dass Arbeitnehmer online in Fällen von großer Fluktuation oder in gewissen Branchen oder Konstellationen nicht immer als die ideale Alternative gesehen wird, vor allem in Bezug auf Registrierung neuer Mitarbeiter und technische Hürden. Die Daten können über diesen Weg jedoch sicher zur Verfügung gestellt werden.

Viele Grüße aus Nürnberg,

Marie-Theres Hemmer (Product Ownerin Lohn und Gehalt)