Essensgutscheine Lodas

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Das Thema Essensgutscheine über Lodas Lohn abbilden, gibt es hier schon genug. Das sollte bei mir richtig eingestellt sein.

Meine Frage dazu ist jedoch, wie beginnt ihr mit der Abrechnung?

Ein Mandant von uns, stellt seinen Mitarbeitern den Essenszuschuss über eine Benefit Anbieter zur Verfügung.

Wir bekommen somit monatlich die Abrechnung zur Verfügung gestellt (Kontrolle etc. macht der Anbieter) und lesen die Daten in Datev ein. Die Abrechnung (ASCII Import) betrifft aber immer den Vormonat, der Import läuft aber über Bewegungsdaten, Erfassungstabellen, Standard im aktuellen Monat.

Müsste das nicht eigentlich über Nachberechnung Standard laufen? Es betrifft ja den Vormonat.

Und wie berechne ich den Anfangsmonat?

Also Mandant beginnt z.B. im Juni mit den Essensgutscheinen, die Abrechnung bekomme ich aber erst im Juli.

Wird dann im Juni schon den vollen Wert wie z.B. für 15 Arbeitstagen von 112,50 Euro im Monat abgerechnet und voll versteuert, da ich ja nicht weiß, ob und wieviel hier verbraucht wird?

Die Korrektur wird dann im Juli über die eingelesenen Daten vom Dienstleister für den Juni vorgenommen?

Ich habe da irgendwie ein Verständnis "Problem". 

Ich würde hier z.B. den Juni gar nicht berücksichtigen (also keine Essensgutscheine berücksichtigen) und dafür im Juli den Juni mit den eingelesenen Werten korrigieren. 

Wie seht ihr das?

Ich hoffe, ich habe mich einigermaßen verständlich ausgedrückt.

Vielen Dank für Eure Hilfe.

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Bei 15 Gutscheinen pro Monat im Wert von jeweils 7,50 € (2025) bzw. 7,67 € (ab 2026) besteht keine Nachweispflicht. Daher ist weder eine Nachberechnung noch eine Korrektur erforderlich.

Siehe hierzu § 8 EStG:
https://esth.bundesfinanzministerium.de/lsth/2023/A-Einkommensteuergesetz/II-Einkommen/4-Ueberschuss-der-Einnahmen-ueber-die-Werbungskosten/Paragraf-8/inhalt.html

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Das war nicht meine Frage.

Mir geht es um den Beginn der Aufzeichnung bzw. wie es hier bei Euch, in den Steuer-Büro's durchgeführt wird.

Außerdem gibt es LStDV und LStR:

Essensgutscheine und andere Sachbezüge zwingend dokumentiert und über das Lohnkonto abgerechnet werden

müssen, regeln vor allem die LStDV sowie die offiziellen LStR.

😉 

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Dass Sachbezüge einschließlich Essensgutscheinen über das Lohnkonto laufen müssen, ist mir ebenfalls bewusst.

Die Abrechnung für Juni soll direkt mit den Gutscheinen erfolgen. Sie möchten doch nicht für jeden Mitarbeiter jeden Monat eine Nachberechnung erstellen. Etwas anderes gilt natürlich, wenn der Arbeitgeber die Gutscheine nicht regelmäßig, sondern unregelmäßig ausgibt – dann ist ein Abgleich erforderlich.

Bei uns werden die Gutscheine immer im jeweiligen Monat abgerechnet.

Wir haben die Gutscheine unter Bezüge/Abzüge hinterlegt. Falls der Arbeitgeber einmal vergisst, die Gutscheine rechtzeitig nachzukaufen, wird selbstverständlich eine entsprechende Korrektur vorgenommen.

Anschließend muss nur noch das Gegenkonto mit der Lohnart abgestimmt werden, damit die Gutscheine in der ReWe korrekt gebucht werden.

Weist das Gegenkonto eine Differenz auf, stimmt etwas nicht und sollte entsprechend geprüft werden.

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Ich habe das nun mal so erfasst, das im Anfangsmonat (in meinem Beispiel Juni) nichts im Lohn erfasst wird.

Mit einlesen der Dateien im Folgemonat, werden die korrekten Daten dann erfasst. Ist dann dementsprechend das Zuflussprinzip. 

Danke für die Erläuterung.

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Hallo,

ich gebe mich hier direkt als Anbieter solcher Systeme zu erkennen (mealscan.de) 😉

Gleich vorweg zur Entwarnung: Die Vorgehensweise des Dienstleisters über die Bewegungsdaten im aktuellen Monat ist in DATEV und steuerrechtlich absolut korrekt! Sie müssen dafür keine Nachberechnung durchführen.

Hier die Auflösung für die Praxis:

1. Warum „Bewegungsdaten im aktuellen Monat“ statt „Nachberechnung“? Bei digitalen Essenszuschüssen gilt lohnsteuerrechtlich das Zuflussprinzip (§ 11 EStG). Der geldwerte Vorteil bzw. die Erstattung fließt dem Arbeitnehmer erst mit der Gehaltsauszahlung des Folgemonats zu (Auszahlung im Juli).

Da der Zufluss erst im Juli stattfindet, gehört der Betrag rechtlich und abrechnungstechnisch in die Bewegungsdaten des laufenden Monats (Juli) – auch wenn die eingereichten Kassenbons aus dem Juni stammen. Eine Nachberechnung für den Juni ist somit nicht erforderlich.

2. Wie berechne ich den Anfangsmonat (Start im Juni)?

• Im Juni (Startmonat): Es wird gar nichts für den Essenszuschuss auf der Lohnabrechnung gebucht (keine Schätzung, keine Vorab-Versteuerung).

• Im Juli (Folgemonat): Sie lesen erstmals die ASCII-Datei für die Juni-Belege ein. Die Beträge werden ganz normal mit der Juli-Lohnabrechnung verarbeitet und ausgezahlt.

• Ergebnis: Der Prozess läuft ab Tag 1 einfach dauerhaft um einen Monat versetzt.

Der Unterschied zwischen Papier & Digital in der Praxis:

• Papiergutscheine: Hier steht der auszugebende Betrag (z. B. der Pauschalsatz für 15 Tage) von vornherein fest. Deshalb werden sie direkt im laufenden Monat gebucht, für den sie auch bestimmt sind (selbst wenn wir sie per Post direkt zum Mitarbeiter nach Hause schicken).

• Digitale Belege: Da Mitarbeiter bis zum 30./31. des Monats Kassenbons einreichen können, steht die finale Erstattungssumme erst nach Monatsende fest. Die Abrechnung erfolgt daher naturgemäß erst im Folgemonat.

Ich hoffe, das bringt die gewünschte Klarheit für die Abrechnung!

Viele Grüße

Manuel Fechner

mealscan.de