Digitale Personalakte und Mandantenüberträge

[#1]

Moin Moin

Ich wurde von unseren Lohn-Ladies zur digitalen Personalakte (dPA) befragt, weil diese bei Mandantenüberträgen plötzlich weg war. Was die Ladies bestürzte!

Nun, ich habe die Datev-Hilfe befragt und um auch für spziellere Konstellationen bescheid zu wissen auch einen umfassenden Servicekontakt aufgemacht. Der wurde nach einigen Tagen auch beantwortet, die Mitarbeiterin war auch in Belege Online kompetent, hatte aber auch keine speziellen Informationen zur dPA. Erwartete aber, dass im Grunde alles wie im Rechnungswesen funktionieren würde. Dazu später mehr, nur schon so viel: Nein tut es nicht.

die dPA ist Teil von Belege Online und bei Mandantenüberträgen wird immer Belege Online als Gesamtheit übertragen. Dass die dPA über ein ganz anderes Programm (dem Lohn) verwaltet wird, wird dabei ignoriert. Mit dem Mandantenübertrag werden alle Belege in Belege Online gelöscht, also auch die dPA.

Wenn der empfangene STB den Lohn gar nicht übernimmt - ist derjenige, der den Lohn machen wird, also ohne dPA. Wenn der Mandant von uns später einen Datenübertrag für eine SV-Prüfung haben möchte für den von unserer Kanzlei betreuten Zeitraum - sind die Dokumente weg. Was großer Mist ist, Nett gesagt,

Die dPA als Teil der Lohnhandakte ist nach dem Übertrag auch weg - das erzeugt Sorgen, ist die Kanzlei damit juristisch angreifbar? OK, der Mandant muss die Originale (also i.d.R. das Papier bis heute - das wird sich in der nahen Zukunft mit Sicherheit ändern) aufbewahren und ist der Verantwortliche dafür. Aber: SV-Prüfer möchten die Daten inzwischen praktisch nur noch digital über Eau (? richtig? also über die elektronische Stelle ich meine in Würzburg) erhalten. Sicherlich mit Belegen - und die können wir nicht mehr liefern. Dass kann nur der Belege Online empfangene STB, und wenn der die Belege nicht annimmt oder den Lohn nicht mit macht ... richtig ein wirkliches Problem, dessen Lösung im besten Fall viel Aufwand und damit Geld bedeutet.

Und damit haben wir bereits 2 konzeptionelle Fehler: 

1. Der Automatismus: Übertrag = Löschen beim Abgebenden. Datev sagt bzw. schreibt dazu es gibt immer nur einen Datensatz an Belegen. Das Konzept kann nicht allen möglichen Fällen gerecht werden, es hätte von Anfang an eine Komponente beinhalten müssen, die auch dem abgebenden StB Hoheit über die von ihn bisher verwalteten Daten geben kann.

2. Da Rewe und Lodas (bei uns eingesetzt) unterschiedliche Programmbereiche darstellen, hätte die dPA nicht mit den Rewe-Belegdaten in einen Beleg-Sack geworfen werden dürfen. Dass dies offenbar niemanden aufgefallen ist oder mahnende Stimmen ignoriert wurden, ist ein Unding bzw. grober Unfug!

Datev schreibt zum Belege Online:

Sofern Belege noch gebraucht würden, sollen die in DMS/Dokumentenablage heruntergeladen werden. Es wird auch ein Weg angegeben, wie die Verknüpfung aufrecht erhalten werden soll (bei Rewe).

Letzeres würde bedeuten, dass die dPA-Belege über Rewe in DMS übertragen werden sollen. Das geht auch, die Verknüpfung mit Lodas ist aber weg, soweit ich es testen konnte. Aber das ist von Datev auch gar nicht vorgesehen, denn in der Hilfe fand ich bezüglich der dPA die Erklärung, man möge vor dem Mandantenübertrag, die dPA-Belege entknüpfen, in DMS übertragen, nach dem Mandantenübertrag wieder hochladen und neu verknüpfen. Das mag bei 5 Belegen in der dPA auch machbar sein, aber bei einigen 100 Belegen? Und einige 100 sammeln sich in der Gastronomie schnell an. Sprich: grob an der Realität vorbei! Oder liebe Datev, ersetzt ihr die Arbeitszeit beim Neuverknüpfen von 300 Belegen?

Abgesehen davon, dass dann die 3,50 Euro für Belege Online weiter monatlich anfallen, da halt kein Übertrag auf lokale Speicher mit Erhalt der Verknüpfung möglich ist.

Und jetzt kommt eine SV-Prüfung, der Mandant ist seit 2 Jahren nicht mehr bei uns, der neue STB hat die Belege Online nicht übernommen (nach Datev sein gutes Recht), aber die Bitte für den bei uns vorliegenden Datenbestand dies dem SV-Prüfer zu schicken. Ein echtes Problem! Letztlich für den Mandanten der Belege Online mit bezahlt hat und jetzt ohne dPA-Belege da steht.

Hinweis: Es gibt noch weitere Lohndaten, die ausschließlich im RZ gespeichert werden. Die können nicht auf das lokale System heruntergeladen werden und das bedeutet,, wenn die Lohndaten im RZ nach einem Mandantenübertrag gelöscht werden, kann keine Lohn-Archiv-DVD mehr erstellt werden. Pikanterweise bietet Datev im Übertragungsformular für Lohndaten die Löschung im RZ trotzdem an.

Wenn man das nicht weiß ... gibt Ärger und kostet damit in jedem Fall der Kanzlei einiges Geld.

Sprich das Konzept mit Belege Online ist mit der dPA nicht mehr haltbar. Es führt zu Problemen, die schnell auch rechtlich relevant und am Ende auch für die Kanzlei teuer werden können (allein schon durch die aufgewendete Zeit von Mitarbeitern und der Geschäftsführung). Ursache ist definitiv die Datev. Das ist nun wirklich offensichtlich.

Eigentlich muss man jedem STB raten, die dPA dann und nur dann zu nutzen, wenn er überzeugt ist, dass der Mandant dauerhaft (also 10+ Jahre) bei ihm bleibt. Denn erst was Datev in 10 Jahren als Cloudsystem (nicht nur) im Lohn betreiben wird, wird sich von den jetzigen Gegebenheiten hoffentlich unterscheiden. Je nachdem wie schnell die Datev da entwickelt, können Aufbewahrungsfristen es auch noch schlimmer machen.

So, es gibt natürlich trotzdem eine mögliche Lösung: Die Lohn-Archiv-DVD Mit Belegen derzeit 40 Euro.

Das funktioniert, allerdings, dass man auch noch Geld an Datev dafür bezahlen soll, dass die vorhandenen und von der Kanzlei verknüpften Daten die Datev-Löschung überstehen, empfinde ich als grobes Unrecht!

Und warum immer noch eine Archiv-DVD? DVDs gibt es beim großen Herbst Update nicht mehr, entweder werden die Programme im Installationsmanager heruntergeladen oder des wird ein ISO-Image dafür zum download angeboten. Warum also für Archiv-DVDs nicht auch die Option: Download einer ISO-Datei. Ist eh heutzutage besser, da DVD-Laufwerke langsam aussterben! Ich hatte jüngst den Fall, dass ein Ex-Mandant im ein Lohn-Archiv bat aber möglichst nicht als DVD, da in dem Betrieb kein DVD-Laufwerk existierte. OK, ich kann natürlich eine ISO-Datei aus einer DVD erstellen. Habe ich auch. Aber warum wird die ISO-Option nicht angeboten? Der Aufwand für Datev ist weitaus geringer, und aus einem ISO-Image in seltenen Fällen eine DVD noch einmal zu erstellen ist auch keine Kunst.

Also, Datev, bitte stellt statt DVDs die Alternative ISO zur Verfügung, Halbiert den Preis (der Aufwand ist schließlich weitaus geringer, eigentlich auch viel geringer als für eine Halbierung), dann können StBs und (Ex-)Mandanten damit gut leben.

Ich hatte an dieser Stelle noch weitere Dinge beschrieben, doch beim Abschicken hat Datev mir einen Fehler geworfen und die letzte vorhandene Sicherung (positiv, die gibt es beim eintippen!) war mitten im DVD/ISO Absatz.

Was ich noch schrieb, weiß ich nicht mehr so wirklich. Sofern wichtige Gedanken damit verloren sind - Pech und "danke Datev" 😉

Jedenfalls es besteht wirklich akuter Handlungsbedarf!

Und mal ganz ehrlich: Dieses Konzept mit Belege Online als ganzes betrachten aber 2 völlig unterschiedliche Programme die Belege verwalten zulassen, ist Irrsinn.

QJ

[#2]

Hallo @quantenjoe 

das vermutliche Problem der Konzeption ist, dass DATEV sich streng an einem rechtlichen Konzept orientiert, das leider in der Praxis nicht so von den StB umgesetzt wird.

Das rechtliche Konzept:

Die Belege in Belege online (incl. DPA) sind das Belegarchiv des Mandanten und der Mandant ist für die Belege verantwortlich.

Ich stimme @quantenjoe zu, die DPA hätte von Anfang an von Belege online getrennt werden müssen, da die Konstellation, dass ein Mandant die Löhne von einem anderen StB machen lässt, sehr häufig ist.

Das ist ein Konzeptionsfehler, der der DATEV nicht hätte passieren dürfen! Ich unterstelle mal, dass hier nicht Absicht dahinter steckt, 2x dasselbe Belegarchiv bepreisen zu können.

Das Problem, dass die Belege bei Beraterwechseln möglicherweise gelöscht sind, ist aber nicht nur auf diesen Konzeptionsfehler zurückzuführen

Die Aussage "der neue STB hat die Belege Online nicht übernommen (nach Datev sein gutes Recht)" ist das Problem. Anscheinend hat niemand dem Mandanten gesagt, dass er damit sein Belegarchiv verliert und damit seine Aufbewahrungspflicht verletzt. Wenn der neue StB Belege online nicht übernimmt , muss DUO zwingend inaktiv gesetzt werden (siehe Beispiel hier Gelöst: Belege Online nach Betriebsaufgabe - DATEV-Community - 283704) 

Und ja, es ist das Recht des neuen Beraters, die Belege nicht zu übernehmen - schließlich sind es die Belege des Mandanten aus früheren Jahren, die der neue StB nicht betreut. (Lösung s.u.)

Die DPA wird gerade neu aufgesetzt, ich hoffe, es handelt sich dann um einen getrennten Belegspeicher (ich gehe fest davon aus).

Im Fall "SV-Prüfung zwei Jahre nach Mandatskündigung" muss grundsätzlich der Mandant alle Belege für den Prüfer liefern.

- Der Mandant denkt - hat doch alles der alte Steuerberater, ist doch kein Problem

- Die Mitarbeiter denken - haben wir doch alles verknüpft, ist doch kein Problem

- Die DATEV denkt - wir haben alle Tools programmiert, ist doch kein Problem

Und dann ist im Prozess ein Fehler drinnen und keiner hat mehr die Belege.

- Weil der alte Steuerberater zu nett war und alles für den Mandanten übernommen hat und den Mandanten rechtlich nicht aufgeklärt hat und/oder

- weil der neue Steuerberater entweder DATEV nicht einsetzt oder den Mandanten nicht über die Konsequenzen beraten hat und/oder

- weil die DATEV als Dienstleister denkt, die Steuerberater werden schon wissen, was sie tun

Ich warne auch davor, die Mandantenbelege gleichzeitig als Basis für interne Dokumentationszwecke zu nutzen.

Die Belege des Mandanten sind zwingend gemäß § 66 II StBerG bei Mandatswechsel herauszugeben. Das Vorhalten einer Sicherungskopie ist nur zulässig, soweit es für die Dokumentation eines geordneten und zutreffenden Bildes der Auftragsbearbeitung notwendig ist.

Die eigenen Notizen sind nicht herauszugeben § 66 II 4 StBerG. Eine Herausgabe könnte im Nachgang ggf. sogar schädlich sein.

Aufgrund dieser bestehenden rechtlichen Konstellation ist daher meines Erachtens folgende Vorgehensweise für digitale Belege notwendig:

a) Digitale Belege ausschließlich im MigMag (incl. Belegspeicher auf der Unterberaternummer des Mandanten) => Die Belege liegen in der Hoheit des Mandanten und nicht beim Berater

b) Aufklären des Mandanten, dass das das Belegarchiv ist und die Belege mindestens 10 Jahre nach Betriebsaufgabe aufbewahrt werden müssen und wie das richtig umgesetzt werden muss (Inaktivsetzen)

c) Aufklären des Mandanten, dass die Belege in seiner Verantwortung sind und der Mandant daher dafür verantwortlich ist, dass diese im Falle einer Prüfung für den Prüfer zugänglich sind (mit Hinweis auf bestehende Softwaretools)

d) Anfertigen von internen Notizen des StB ausschließlich in der eigenen Dokumentenablage/DMS und ergänzende Sicherung ausgewählter, wirklich notwendiger Belege und Mandatsanweisungen zur Absicherung des eigenen Handelns im DMS

Im Falle eines Mandatswechsels oder einer Betriebsaufgabe wird der Mandant nochmals auf b) und c) hingewiesen und Möglichkeiten aufgezeigt. Es ist dann Verantwortung des Mandanten, für eine korrekte Weiterarchivierung zu sorgen. Entweder der neue Berater wird gezwungen, die Belege zu übernehmen (liegen ja eh beim Mandanten, es ist also nur die Unterberaternummer zu übernehmen) oder Inaktivsetzen. 

Eine Archiv-DVD ist kein geeignetes Archiv-Medium. Will der Mandant eine DVD aus Kostengründen einsetzen ist dies in dieser Konstellation seine Entscheidung, da der Mandant sich dann wissentlich gegen eine Weiterführung von Belege online entschieden hat => auch hier hat der Steuerberater dann keine Verantwortung mehr.

Diese Vorgehensweise kann auch nachträglich (vor dem Mandatswechsel)noch umgesetzt werden. 

Man muss sich nur damit beschäftigen.

Und den Mandanten klarmachen, dass das digitale Belegarchiv auch etwas kostet. Genauso wie bislang die genutzten Schränke, Aktenordner, usw.

Einmal Zeit für den Prozess aufgewendet und dafür zukünftige Probleme gelöst!

[#3]

Hallo Herr @noescher ,

Ihr Beitrag ist super. Sie haben die Verantwortlichkeiten der Handelnden klar auf den Punkt gebracht. Vielen Dank.

Freundliche Grüße 

Sven Ehlers

[#4]

Wenn die neue Version der dPA kommt wird diese aus Belege Online herausgelöst und ein eigenständiger Programmteil. Dürfte Überträge vereinfachen, kostet jedoch mehr .....

Digitale Personalakte (datev.de)

DATEV Produkt-Highlights Personalwirtschaft