Digitale Personalakte (neu) Gültigkeit - was mache ich falsch?

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Hallo zusammen, 

unsere Mandanten nutzen seit Jahren die alte digitale Personalakte und die Umstellung gestaltet sich - nennen wir es mal - umständlich und ist mit sehr wenig Gegenliebe verbunden. 

Ein riesiges Problem für unsere Mandanten ist, dass die Unterlagen vollkommen unsortiert beim Mitarbeiter hinterlegt sind. Mir erschließt sich nach dem Umzug auch keine sinnvolle Reihenfolge der Dokumente - neu, alt, uralt - alles ist zwar da, aber halt ohne Reihenfolge. Hab ich da was übersehen? Gibt es eine Logik? 

Und dann noch die mysteriöse Spalte "Gültigkeit". Diese ist leer. Da sollte doch aber sicherlich etwas stehen?! Vielleicht würde das schon eine Reihenfolge ergeben, wenn sie dann gefüllt wäre. Irgendwas scheine ich falsch zu machen, aber ich komme einfach nicht dahinter, wo mein Fehler liegt.

Schubst mich mal jemand in die richtige Richtung?

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@VerenaP schrieb:

Hab ich da was übersehen? Gibt es eine Logik? 

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Wozu braucht man die, wenn es eine Suche gibt? 

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Weil die Suche leider Ergebnisse in unsortierter Reihenfolge ausspuckt. 😞 

Wenn man nicht erst seit gestern die digitale Personalakte nutzt (alt) und nun umgezogen ist, hat man eine ganze Reihe an Dokumenten, z.B. einen Arbeitsvertrag und dazu 10 Änderungen/ Ergänzungen oder 60 Lohn-Meldungen. Wenn ich also z.B. eine bestimmte Lohnmeldung suche, dann kann ich zwar im Suchfeld "Lohn-Meldung" eintragen (wobei der Mandant schon hier scheitert, weil er "Lohnmeldung" suchen würde und damit gar keinen Treffer bekommt) und bekomme auch eine ganze Reihe an Treffern, aber diese nicht chronologisch - 03/21 als erstes, 06/23 danach und dann 01/22. So kann der Mandant damit nichts anfangen. Er muss sich durch alle Dokumente klicken. Das kann es nicht sein!

Darum hoffe ich auf das Spalte "Gültigkeit" - die aber bei uns ungefüllt ist. Oder auf irgendeine andere Einstellung, die das Durcheinander behebt. 

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Okay, jetzt habe ich gefunden, wie ich die Gültigkeit in LuG einstelle. Aber ist es wirklich von der DATEV so gewollt, dass ich das bei allen alten/ übernommen Dokumenten einzeln nachtragen muss?

Die Lösung:

LuG öffnen und die zugeordneten Dokumente zurück in den Posteingang verschieben, dort dann die beiden Felder "gültig von" und "gültig bis" ausfüllen, speichern, zuordnen und schon sieht es auch der Mandant und kann entsprechend die abgelaufenen Dokumente herausfiltern bzw. sieht von wann etwa ein Arbeitsvertrag ist.

Soweit so gut - aber ich schiebe doch nicht JEDES EINZELNE Dokument zurück in den Posteingang und wähle dort die Datumsangabe korrekt aus. Nee Leute, dafür habe ich echt keine Zeit. 

Kennt jemand einen besseren Weg?

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@VerenaP  schrieb:

dort dann die beiden Felder "gültig von" und "gültig bis" ausfüllen

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Whä… werden da nicht die bisherigen Felder "Abrechnungsmonat" und "gültig bis" übernommen?

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Tja, genauso hatte ich es erwartet. 🤔 Darum auch meine Verwunderung, warum in der neuen digitalen Personalakte diese besagt Spalte mit der Gültigkeit IMMER leer war - wo doch in LuG zu mindestens ein Abrechnungsmonat zwingend einzutragen war.

ABER NEIN - die Datev hat 2 neue Felder in LuG eingeführt und nur die werden auch übertragen bzw. sind in der Mandantenansicht in DUO zu sehen. Übrigens ist hier nicht nur Monat und Jahr einzutragen, sondern auch Tag.

Vielleicht hat jemand - gern auch von der DATEV - eine Idee, wie man effizient eine Umstellung vornehmen kann/ soll. ❓

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Nur, damit man es mal gesehen hat, bevor man selbst umstellt.

Und nur die beiden unteren Felder werden in der Mandantenansicht in DUO sichtbar.

Natürlich bei "alten" Dokumenten sind die Felder leer - was unsortiertes Chaos in DUO verursacht. Wie stellt sich die DATEV vor, dass der Mandant mit der neuen digitalen Personalakte arbeitet? Oder besser, was für Sachbearbeiter für eine freie Zeit haben, um alles nachzupflegen?

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Hallo,

im Rahmen der Umstellung werden die Gültigkeit und der Abrechnungsmonat korrekt übernommen. Voraussetzung ist, dass diese Felder in der alten digitalen Personalakte gepflegt wurden.

Wir werden eine zusätzliche Spalte mit dem Abrechnungsmonat in die Suche implementieren. Das wird die Übersichtlichkeit und Sortiermöglichkeit der übernommenen Dokumente verbessern.

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@Gökhan_Aras  schrieb:

im Rahmen der Umstellung werden die Gültigkeit und der Abrechnungsmonat korrekt übernommen.

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Da die Gültigkeit ja bisher ja nur monats- und nicht taggenau erfasst wurde, wird dann bei "gültig von" automatisch der 1. und bei "gültig bis" der 31. eingetragen? Oder wie geht das, @Gökhan_Aras?

Also wenn ich bspw. ein Dokument mit Abrechnungsmonat 08/2024 und gültig bis 07/2027 abgelegt habe, steht nach der Übernahme in die neue Personalakte dann 01.08.2024 bzw. 31.07.2027 im "gültig von/bis"?