Datev Personalakte (neu) und späterer Mandantenübertrag

[#1]

Wir beschäftigen uns gerade (gezwungener Maßen) mit der Umstellung von der digitalen Personalakte auf die DATEV Personalakte. Dabe ist uns aufgefallen, dass man anscheinend später, wenn man den Mandanten an einen anderen Steuerberater über die RZ-Mandnatenverwaltung übergibt, auch automatisch die DATEV Personalakte weitergibt.

Wir sehen aber die DATEV Personalakte eher wie unsere Handakte (Ordner) an, welchen wir ja früher auch nicht rausgegeben haben.

 (aus DokNr. 1027837)

Kann man dies eventuell abwählen oder wird diese wirklich automatisch bei einem Lodas Mandat mit übertragen?

@Datev wie wurde sich das überlegt? Sollen wir Lohnbearbeiter vor Übertrag noch einmal schauen, welche eventuellen Unterlagen dem neuen Steuerberater nichts angehen und diese dann löschen?

[#2]

---

@a_duras schrieb:

Wir sehen aber die DATEV Personalakte eher wie unsere Handakte (Ordner) an, welchen wir ja früher auch nicht rausgegeben haben.

---

Wieso? Das sind doch nicht Eure Daten? Das sind Daten vom Mandanten, die er beim Übertrag auf einen anderen Berater mitnehmen kann, damit er dort nicht wieder bei 0 anfangen muss.  

Wenn ich mit lexOffice meinen Berater wechsle, verbleiben alle Daten auch bei mir, weil es meine Daten sind und ich gebe dem Berater nur Zugriff drauf. Ist bei personio, HRworks, sevDesk und Co. auch nicht anders. 

---

@a_duras schrieb:

Sollen wir Lohnbearbeiter vor Übertrag noch einmal schauen, welche eventuellen Unterlagen dem neuen Steuerberater nichts angehen und diese dann löschen?

---

Dann mache ich mir Sorgen, wie gearbeitet wird. Dann mögen solche Informationen im DMS oder woanders gespeichert werden aber die digitale Personalakte war auch früher schon ein Werkzeug für beide Seiten, wenngleich der Mandant damit nicht so schick arbeiten konnte wie es heute möglich ist.  

Digitalisierung bedeutet Ehrlichkeit und für seine Meinung / Handeln einstehen. 

[#3]

Wir haben bisher in der digitalen Personalakte alles abgehängt, was irgendwie mit dem Lohn zusammenhängt, also auch Besprechungsnotizen oder div. Berechnungen. Also Unterlagen, welche wir mit dem Mandanten durchgegangen sind, aber nie einem anderen Steuerberater übergeben würden (bekommen wir ja schließlich bisher auch nicht).

Bei Prüfungen müssen wir uns ja auch zusammenreimen, was damals wie gelaufen ist, da kam bisher kein anderes Steuerbüro und hat uns alles gegeben. Der Mandant musste entweder alles aus seinen Unterlagen zusammen suchen oder wir haben akzeptiert, was bei einer Prüfung raus kam.

Uns geht es jetzt nur darum zu schauen, ob wir die neuen DATEV Personalakte weiter so führen können oder Unterlagen eher im DMS abzuspeichern, wenn Sie nicht wirklich direkt mit der Abrechnung der Mitarbeiter zu tun haben.

[#4]

---

@a_duras schrieb:

bekommen wir ja schließlich bisher auch nicht

---

Mit der Einstellung wird das auch nicht ändern. Dann dreht man sich ja im Kreis. Sorry 😶. Irgendwer muss den 1. Stein werfen und ich als Mandant gehe bei einem Beraterwechsel davon aus, dass alle Daten von A nach B wandern und ich würde mich Dinge fragen, wenn ich wieder nach den gleichen Daten beim neuen Berater gefragt werde. Zumindest wenn es ein DATEV Berater ist und alles im DATEV Kosmos übergeben werden kann. Aber ich bin auch eine andere Generation - nicht der Durchschnittsmaßstab. 

---

@a_duras schrieb:

Bei Prüfungen müssen wir uns ja auch zusammenreimen, was damals wie gelaufen ist, da kam bisher kein anderes Steuerbüro und hat uns alles gegeben. Der Mandant musste entweder alles aus seinen Unterlagen zusammen suchen oder wir haben akzeptiert, was bei einer Prüfung raus kam.

---

Das macht mich sehr traurig 😔 . Von daher auch gut, dass ich den Lohn selbst mit lexOffice mache?! 

---

@a_duras schrieb:

oder Unterlagen eher im DMS abzuspeichern, wenn Sie nicht wirklich direkt mit der Abrechnung der Mitarbeiter zu tun haben.

---

Da wäre ich eher für zu haben; bin aber kein Lohnexperte und wie gesagt: andere Generation, die die Dinge anders sieht und deshalb auch anders arbeitet. Da finden sich hier aber sicherlich noch andere Stimmen aus der Community.  

[#5]

Häh, hast Du grade im Moment Dein Profilbild geändert ?

[#6]

nee, aber das allererste war das netteste,

meiner Meinung nach, jetzt schaut es ja wie "Wacken is gone" aus.

Sorry @metalposaunist 

Gruss Mike

[#7]

Da finden sich hier aber sicherlich noch andere Stimmen aus der Community.  

Nein, in der der doofen Personalakte haben vertrauliche Dinge nix, aber auch gar nix zu suchen☠️

Gruss Mike

[#8]

Na man muss doch up2date bleiben. Und wenn man so ein professionelles Foto kostenlos bei der StB EXPO mitnehmen kann, warum nicht? 😊 Primär eigentlich für meine Webseite. Aber da ich selbst fotografiere, bin ich selten vor der Kamera. Mal schauen, wann's wieder eins mit offener Mähne 🦁 gibt. 

[#9]

Jedenfalls im optischen Seriösitätsfaktor gestiegen. Schick. 👍

Wenn Du die Matte dann wieder offen trägst, hast Du´s geschafft 😉

[#10]

Uns geht es jetzt nur darum zu schauen, ob wir die neuen DATEV Personalakte weiter so führen können oder Unterlagen eher im DMS abzuspeichern, wenn Sie nicht wirklich direkt mit der Abrechnung der Mitarbeiter zu tun haben.

Bitte niemals in der Personalakte, und manche Notizen nur im Tresor😎

Gruss Mike

PS: wenn es digitalisiert ist, kommst du mit der Nummer "kann mich nicht erinnern😂" nicht mehr durch.

[#11]

wenn es digitalisiert ist, kommst du mit der Nummer "kann mich nicht erinnern" nicht mehr durch.

Das erklärt zumindet die schleppende Digitalsierung im Bund. Die Erinnerungslücken von Scholz müssen geschützt bleiben.

@a_durasMandantendaten und Kanzleidaten (Handakte) müssen getrennt geführt werden. Die Mandantendaten gehören dem Mandanten und müssen diesem ausgehändigt werden. So wie die allte Lohnakte im Ordner auch dem Mandanten übergeben wurde.

Ich gehe daher über und lege für alle Mandanten Unterberaternummern an, bei dennen die Kosten dem Mandanten direkt von der Datev in Rechnung gestellt werden. Seine Daten, seine Rechnung, seine Aufbewahrungspflichten.

[#12]

Moin Moin,

Datev hat die Neue digitale Personalakte (DPA) u.a. deshalb eingerichtet, damit bei einem Mandantenübertrag die bisherige DPA nicht dem neuen STB zur Verfügung gestellt wird UND in DUO dann gelöscht wird..

Daran muss sich die neue DPA nun messen lassen!

Primär sollte die DPA natürlich dem Mandanten dienen und von diesem auch verantwortlich gemanagt werden (auch bei STB-Wechsel). Meine Erfahrung: Darf man nicht von ausgehen! Sprich: der abgebende STB sollte die Daten zumindest für einige Zeit besser vorhalten. Meine Kanzlei hat mehrfach Hilferufe von Ex-Mandanten erhalten wegen dieser Daten.

Ich weiß tatsächlich noch nicht, was bei der Neuen DPA beim Datenübertrag passiert. Kann man anhaken beim Übertrag, Daten nicht löschen?

Wenn nicht, bliebt eigentlich nur, die Daten herunterzuladen und in DMS oder der Dokumentenablage zu speichern. Geht meines Wissens leider die Verknüpfung zu Lodas verloren.

Aber ein anderer Aspekt: Wenn Sie den Übertrag dieser "Lohnhandakte" zustimmen, dann haben Sie nach meinem Wissen dem Mandanten damit die Handakte übergeben und sind damit raus aus der Verantwortung. Nur ich bin kein Jurist, deshalb würde ich an Ihrer Stelle ein paar 100 Euro für Sicherheit investieren. Wäre natürlich schöner (und fairer), wenn die Datev diesen Teil der juristischen Absicherung übernehmen würde. Zumal ich von einer Software (ob Internet oder lokal) erwarte, dass sie mich rechtzeitig warnt!

Es hilft da wohl nichts, man muss sich die Mandantenübertragsregeln für die Neue DPA halt genau anschauen. Steht mir leider auch jetzt bevor.

HTH
QJ