DATEV Reisekosten-Belege Wer hat hier Erfahrungen?

[#1]

Hallo,

ich habe nun zum ersten Mal einen Mandanten der mir Reisekostenbelege über Belege online einstellt.

Ich habe hier gerade noch etwas Probleme mit dem Ablauf.

Wie wird es in anderen Kanzleien gehandhabt?

Wir nutzen ein Reisekostendeckblatt mit Hinweisen zur Reise und erhalten zusätzlich weitere Belege zu der Reise. IN Papierform haben wir diese bisher auf Heftstreifen oder geklammert pro Reise erhalten.

Nun hat unser Mandant immer alle Belege in Belege online hinter die Reise geheftet. Die Folge ist, dass man diese nicht mehr entheftet kriegt und eine Zuordnung zu den Belegen im Reisekostenprogramm bzw. zur Buchung in der Fibu einzeln nicht mehr möglich ist.

Wenn ich den Mandanten nun bitte, dass er die Belege nicht mehr mit der Reise zusammenheftet, dann befürchte ich, dass die Belege mal durcheinander geraten könnten. Folge wären Zuordnungsprobleme. Eine Möglichkeit wäre, dass der Mitarbeiter seinen Namen auf den Beleg schreibt, aber das kann natürlich auch ganz schön lästig werden.

Vielleicht hat hier ja jemand bereits Erfahrung damit und einen Guten Tipp.

Vielen Dank im Voraus.

Viele Grüße

T. Reich

[#2]

Hallo Frau mel-gvfp​,

ich erlaube mir mal Sie über diesen Beitrag anzuschreiben, da ich gesehen habe, dass Sie nach diesem Beitrag

https://www.datev-community.de/ideas/1106#comment-9214

Erfahrungen mit umfangreicheren Reisekosten über Unternehmen online haben und ich eine Rückfrage in dem Ideas-Beitrag als unpassend empfinde. Vielleicht können Sie hier ein paar Infos beitragen.

Ich würde mich sehr freuen.

Vielen Dank.

Viele Grüße

T. Reich

[#3]

Hallo Herr Reich,

ich befürchte, dass ich in Ihrem Fall nicht wirklich weiterhelfen kann...

Wenn ich Ihre Frage richtig interpretiere, ist bei Ihrem Mandanten eine Zuordnung JE REISE gewünscht bzw. bisher werden die Belege je Reise zusammengefasst und eingereicht.

In meinem Fall ist es jedoch für die Finanzbuchhaltung vollkommen irrelevant (da keine Kostenstellenrechnung) auf welche Reise welche Kosten entfallen, sondern es werden lediglich die Kosten dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet (über das Belegfeld). Im DUO werden die gesamten Kosten eines Mitarbeiters pro Monat entweder dem Ordner "Kreditkarte Mitarbeiter ABC" (bei Kreditkartenzahlung mit Abbuchung vom betrieblichen Bankkonto) oder "Reisekosten Mitarbeiter ABC" (bei Barzahlung durch den Arbeitnehmer mit anschließender Erstattung über die Lohnabrechnung) zugeordnet.

Hier entspricht dann die Summe der Rechnungen z.B. in dem Ordner "Reisekosten Mitarbeiter A" der Summe, die der Mitarbeiter auf seiner RK-Abrechnung als Auszahlungsbetrag ausweist (analog der Summe bei der Kreditkartenabrechnung, die vom Bankkonto abgebucht wird). Somit habe ich hier nicht das Problem, dass die Belege "durcheinander" geraten. Allerdings muss die Mitarbeiterin, die die Belege der einzelnen Arbeitnehmer im DUO hochlädt, natürlich darauf achten, dass sie den richtigen Ordner mit dem richtigen Mitarbeiter "erwischt" - andernfalls würde auch ich das Problem haben, dass ich die Zuordnung zum Mitarbeiter nicht korrekt vornehmen kann.

Was ich jedoch nicht verstehe: Warum können Sie die Belege, die der Mandant im DUO geheftet hat, nicht wieder entheften? Bei meinen Mandanten passiert das leider auch hin und wieder, dass Belege falsch digital geheftet sind. Aber diese kann ich dann wieder in einzelne Belege aufteilen. Möglicherweise ist das bei Ihnen ein Problem der Rechtevergabe...?? Vielleicht müsste das der Administrator in Ihrer Kanzlei einmal prüfen.

Leider habe ich sonst keinen Tipp für Sie...

Viele Grüße

Melanie Ivens

[#4]

Hallo Frau Ivens,

erst einmal vielen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung.

Ich habe mich dann wohl etwas falsch ausgedrückt. Im Grunde ist mir wichtig, dass ich eine Zuordnung pro Mitarbeiter seiner zu erstattenden Reisekosten hinbekomme. Also genau das, was Sie mir beschrieben haben. Ein Ordner pro Arbeitnehmer für die Reisekosten, die noch bar zu erstatten sind. Klar, Restrisiko ist das falsch hochgeladen wird. Also sollten wir das wohl mal probieren, pro Arbeitnehmer, der Reisekosten hat, ein eigener Belegtypordner Reisekosten und ggf. Kreditkarte.

Wie machen Sie das mit Rechnungen, die über die Bank gebucht werden, z. Bsp. vorab gebuchte Hotels wg. eventueller Einbehalte Frühstück? Ich hatte überlegt, dass diese "normal" als Eingangsrechnung nach DUO hochgehen könnten und nach der Verbuchung als Belegtyp Reisekosten abgelegt werden, damit diese bei der Abrechnung der Reisekosten mit auftauchen.

Also bei uns im Haus, inklusive Admin, ist der Kenntnisstand, dass bereits nach DUO geheftet hochgeladene Belege nicht mehr entheftet werden können. Hier habe ich keine Chance, ist eingegraut. Wenn in DUO geheftet wird, kriege ich die Sachen auch wieder entheftet.

Viele Grüße

T. Reich

[#5]

Hallo Herr Reich,

bei diesem speziellen Mandanten habe ich nur Kreditkarte oder Barzahlung, aber keine Überweisung vom Bankkonto. Aber ich würde - sofern ich einen solchen Sachverhalt hätte - die Eingangsrechnungen von Hotels etc. auch als solche in den "Rechnungseingang"- Ordner hochladen bzw. vom Mandanten hochladen lassen und wie gewohnt verarbeiten.

Die Mitarbeiter sind (mit einiger Mühe) so "erzogen" worden, dass sie die Entgelte für Frühstück in der Reisekostenabrechnung als Nettoabzugsbetrag eintragen. Der Auszahlungsbetrag vermindert sich somit entsprechend. Den Anteil für Frühstück erfasse ich bei der Buchung der Hotelrechnung im SKR 03 auf dem Konto "1530". Die Gegenbuchung erfolgt über den Buchungsbeleg aus dem Lohnprogramm. In der Summe stimmen meine Buchungskonten dann wieder überein.

Sofern es sich bei den "bereits nach DUO geheftet hochgeladenen Belegen" um zuvor vom Mandanten eingescannte Belege als PDF-Datei handelt, kann man diese in Ausnahmefällen auch in den Dokumentenkorb im DATEV-Arbeitsplatz exportieren und dort entheften und neu zusammensetzen.

Viele Grüße

Melanie Ivens

[#6]

Die Mitarbeiter sind (mit einiger Mühe) so "erzogen" worden

Mit dem Erziehen ist es doch überall gleich...

Den Anteil für Frühstück erfasse ich bei der Buchung der Hotelrechnung im SKR 03 auf dem Konto "1530".

Das ist auch eine gute Idee. Wir behalten allerdings die 20% Verpflegungsmehraufwand ein, so dass das in Summe nicht passen würde.

Sofern es sich bei den "bereits nach DUO geheftet hochgeladenen Belegen" um zuvor vom Mandanten eingescannte Belege als PDF-Datei handelt, kann man diese in Ausnahmefällen auch in den Dokumentenkorb im DATEV-Arbeitsplatz exportieren und dort entheften und neu zusammensetzen.

Danke für den Tipp. Darauf war ich noch nicht gekommen. Allerdings ist das wirklich was für Ausnahmen und nichts für die Regel.