DATEV Personalakte / Digitale Personalakte

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Hallo an die Community,

Wir haben hier ein Problem, das bislang in dieser Form noch nicht aufgetreten ist:

Es soll die Personalakte eines LODAS-Mandanten geöffnet werden und wenn Benutzer 1 dies macht, öffnet sich die "Digitale Personalakte".

Wenn Benutzer 2 denselben Menüpunkt in LODAS über denselben Weg öffnet, startet die Anwendung "DATEV Personalakte".

Es sind jeweils die gleichen Rechte in der Rechteverwaltung und Rechteverwaltung Online vorhanden. Soweit haben wir schon versucht, das Problem einzugrenzen. Das Profil beider Nutzer wurde auch neu aufgesetzt, um zu schauen, ob es daran liegen könnte.

Der einzige Unterschied der Benutzer besteht darin, dass Benutzer 1 ein Smart-Login nutzt und Benutzer 2 eine Smart-Card.

Da aber als Voraussetzung für die DATEV Personalakte auch ein Smart-Login ausreicht (siehe DATEV-Dok. 1025565), kann unseres Erachtens der Fehler nicht hieran liegen.

Hat jemand eine Idee?

Vielen Dank im voraus,

Ingo Brömmelhaus

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@Brömmelhaus schrieb:

Es soll die Personalakte eines LODAS-Mandanten geöffnet werden

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Und es wird der Menüpunkt aus LODAS heraus genutzt?  

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Ganz genau. Bei beiden Benutzern.

[#4 · Accepted solution]

Dann sollen die 2 Anwender SmartCard und SmartLogin mal zum Test tauschen. Wandert der Fehler mit, liegt es wohl doch am Unterschied SmartCard / SmartLogin. 

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Danke für den Tipp. Das werden wir gleich ausprobieren, wenn auch Benutzer 1 im Büro ist..😉

Ich hatte selbst probiert (da ich beide Zugänge habe), ob ich den Fehler bei mir reproduzieren kann.

Aber bei mir kommt bei entfernter bzw. nach Neustart nicht gesteckter SmartCard immer nur die Fehlermeldung, dass die SmartCard nicht gesteckt ist. Er lässt mir hier gar keine Möglichkeit, per SmartLogin den Menüpunkt aufzurufen.

Ich gehe davon aus, dass das Gleiche passiert, wenn Benutzer 2 seine SmartCard entfernt und versucht über SmartLogin den Menüpunkt aufzurufen.

Das Benutzer 1 eine SmartCard nutzt (von wem auch immer), ist bis jetzt noch nicht ausprobiert worden und daher

werden wir das nachher testen.

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Es hat ein wenig gedauert, aber es scheint tatsächlich so zu sein, dass entgegen der DATEV-eigenen Aussage das SmartLogin nicht für die DATEV Personalakte als Voraussetzung ausreicht.

Nachdem wir nun bei Benutzer 1 eine SmartCard gesteckt hatten, wurde auch das Programm "DATEV Personalakte" nach Eingabe des PINs für die SmartCard ganz normal gestartet und es kam nicht zu einem Start der "Digitalen Personalakte".

An dieser Stelle ein großes Dankeschön an Metalposaunist für den Tipp und die Hilfe. 👍

Vielleicht sollte sich die DATEV die Voraussetzungsbeschreibungen in dem Dokument einmal anschauen und überarbeiten.

Vielen Dank nochmal

Ingo Brömmelhaus

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hallo Herr Brömmelhaus,

für die genaue Analyse würden wir Sie bitten, Ihre Anfrage über den Servicekontakt zu stellen.

Viele Grüße

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Guten Morgen Frau Jost,

zu diesem Thema hatte ein Kollege von mir bereits am 23.04.2024 telefonisch mit dem Teamservice gesprochen und unter der Kontakt-ID: XXXXXXXX ein Service-Kontakt angelegt.

Am 03.05.2023 hat die DATEV versucht, telefonisch Kontakt aufzunehmen, aber leider meinen Kollegen nicht erreicht.

Im Service-Kontakt steht nun, dass die DATEV weiterhin versucht, uns telefonisch zu kontaktieren.

Vielleicht hilft Ihnen unsere Erfahrung aus diesem Chat, um entweder einen Fehler zu beheben, dass auch mit SmartLogin das richtige Programm geöffnet wird oder die Voraussetzungsbeschreibung in dem Dokument geändert wird.

Viele Grüße

Ingo Brömmelhaus

SK-ID durch @Dirk_Jendritzki entfernt.

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Service Kontakt IDs dürfen aus Datenschutzgründen nicht genannt werden. Bitte unkenntlich machen. 

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Guten Morgen,

Entschuldigung, da habe ich im Eifer des Gefechts nicht dran gedacht. Danke für den Hinweis und die Änderung.

Ingo Brömmelhaus

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Guten Tag in die Runde.

Das Thema Zugang zu "DATEV Personalakte" mit "DATEV SmartLogin" interessiert mich, da ich eine vergleichbare Situation erleben musste.

Wir haben zum 01.07. die massenhafte Digitalisierung der Personalunterlagen im Hintergrundbetrieb (d.h. ohne Mandantenwissen/-mitwirkung) gestartet. Die Anwender haben die Zuordnung zur Rechtegruppe erhalten und die SmartLogins wurden eingerichtet. Nach der Mandantenregistrierung erhielten diese Anwender immer Meldungen zu fehlenden Rechten und  fehlenden Beständen. Nachdem Anwender, die im Tagesgeschäft schon mit SmartCard angemeldet waren - problemlos auf die DATEV Personalakte zugreifen konnte, haben wir für die "Task Force" auch SmartCards bestellt. Ohne Änderungen in der RVo war damit ein fehlerfreier Zugriff möglich.

Das steht aber in Widerspruch zu den DATEV-Produkt- und Leistungsbeschreibungen...

Gibt es da neue Erkenntnisse?

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@rk schrieb:

Gibt es da neue Erkenntnisse?

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Ob SmartCard oder SmartLogin spielt seit der Umstellung in diesem Bereich keinerlei Rolle mehr. Die Ursache muss daher an anderer Stelle zu finden sein. Aus der Ferne schwer eine Möglichkeit zu raten. Geht per Fernwartung mit Zugriff auf den Arbeitsplatz und die Rechteverwaltung online in 15min deutlich schneller. 

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Guten Morgen,

mittlerweile hat sich das Thema/die Problematik (zumindest für uns) geklärt.

Das Problem mit der DATEV Personalakte besteht darin, dass die Leistungs- und Programmbeschreibung nur auf den Cloud-Bereich der DATEV Personalakte zutreffen (dort kann mittels Smart-Card oder Smart-Login zugegriffen werden!)

Der Programmpunkt "Personalakte", der über das entsprechende Lohnprogramm (LODAS oder Lohn und Gehalt) aufgerufen wird, öffnet den Zugriff auf die Belege der digitalen Personalakte und DIESER kann nur mit der Smart-Card erreicht und bearbeitet werden.

Mit freundlichen Grüßen

Ingo 

PS:

Ich hoffe, dass unabhängig von dieser Problematik der Funktionsumfang, der bei der Digitalen Personalakte noch vorhanden war, auch bei der DATEV Personalakte noch umgesetzt wird (insbesondere den Haken zu setzen oder zu entfernen bei "prüfungsrelevant" ohne den Beleg wieder neu zu bearbeiten).

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Guten Morgen.

Vielen Dank.

Die Abgrenzung für den Cloud- und on-premise-Bereich ist aber nicht wirklich aus den Programmbeschreibungen herauszulesen....

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Erfahrung 😬. Auch die alte Personalakte hat nur mit SmartCard funktioniert. Daran hat sich nichts geändert. 

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@rk 

Das stimmt,

aber es gibt ein Dokument über den Vergleich zwischen Smart-Login und Smart-Card.

Unter Punkt 3 sind dort die DATEV-Cloud-Anwendungen aufgelistet und beinhalten auch "DATEV Personal (enthält DATEV Personalakte)". Dabei wird kein Unterschied im Zugriff von Smart-Card oder Smart-Login gemacht.

Im nächsten Abschnitt wird dann der "Zugriff auf die Belege der digitalen Personalakte aus den DATEV-Lohnprogrammen" aufgelistet und dort wird ein Unterschied zwischen Smart-Card und Smart-Login gemacht.

Letztlich gilt das, was auch Metalposaunist geschrieben hat...

Erfahrung ...(die bei uns allerdings auch erst gefehlt hat)😉

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YEPP, da nehme ich mich nicht aus der Verantwortung...

Aber an allen Ecken des DATEV-Universums wird gebaut und nachjustiert.

Zumindest habe ich mir angewöhnt, das - was in den letzten Jahren gesicherte Erkenntnis war - aktuell auf seine Bestandskraft zu prüfen - bevor ich ein Statement gebe. 

Und ich finde es nicht selbstverständlich, dass ein neues Programm die Einschränkungen des Alten "erbt".

Da wäre für meinen Geschmack ein grundsätzlicher Hinweis/eine Differenzierung beim Bestellvorgang oder bei den ersten Schritten hilfreich.

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@rk schrieb:

Und ich finde es nicht selbstverständlich, dass ein neues Programm die Einschränkungen des Alten "erbt".

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Sagt Dir Auftragswesen und die Abschlagsrechnung was? 😅

Ist bei DATEV relativ oft der Fall, weil DATEV zwar modernisiert aber damit nicht die Funktionen einbaut, die sinnvoll wären. Das gleiche Spiel bei Beraternummern verwalten online. Ist 1:1 funktional das gleiche wie on-premise. Okay, 1 nicht so wichtige neue Funktion hat’s ins Programm geschafft 😅. 

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In meinem Status steht "Beginner" - mit der aktuellen Entwicklung fühle ich mich auch mit mehr als 30 Jahren DATEV-Erfahrung auch so 🙃...

Zum Status  "prüfungsrelevant" habe ich die Info, dass die Funktionalität wie in der "digitalen Personalakte" wieder eingebaut werden soll. Heißt Haken setzen bei Bedarf und ohne die Dokumente zu lösen/zurückzusetzen.

Weiterhin sollen auch die Dokumentenkategorien als Vorlage kopierbar werden - wahrscheinlich Kanzleiübergreifend. 

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@rk 

Das sind gute Nachrichten,

denn wir haben die Funktion "prüfungsrelevant" und auch die Dokumentkategorien nebst anderen Funktionen sowohl als Feedback als auch als Programmwunsch angegeben und anscheinend waren wir nicht die einzigen...😊

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Yo. Das ist die Krux mit den Wünschen - erst wenn ausreichend viele Anwender den Wunsch äußern, wird der Gedanke von der Entwicklung aufgegriffen...

Ich hatte für den Dokumentenkategorien einen Assistenten für die Migration gewünscht - mit dem Gedanken ein Werkzeug für die Vereinheitlichung der Kategorien zu haben, wenn die ersten Einzeln angelegten auf einen einheitlichen (Kanzlei-) Standard gehoben werden sollen... (Stichwort: Filter/Suche).

Ich habe auch den Wunsch nach einem Workflow (!) für die Dokumente/Protokolle zu Steuerklassenänderungen, Kindern, den Übernahmeprotokollen eAU etc. aufnehmen lassen. Im Moment werden diese im Lohnprogramm - wenn überhaupt - 2 Jahre vorgehalten, während sie prüfungsrelevant sind und für die Prüfungszyklen benötigt werden. Aktuell gibt es nur den Workaround (!) mit dem PDF-Export und Hochladen...

Und die Kolleginnen haben sich Post-its (hier als Gattungsbegriff verwendet / nicht als Werbung gedacht) für die Dokumente gewünscht...

Mal schauen, wer sich da anschließt.

Insgesamt finde ich die Entwicklungsphilosophie erstmal was auf den Markt zu werfen und dann anzupassen nur in wenigen Momenten hilfreich. Gerade in größeren Anwenderkreisen fehlen nach meinen Erfahrungen die Funktionen für die Prozesseinbindung. Aber das ist wieder eine andere Geschichte...

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@rk schrieb:

Das ist die Krux mit den Wünschen - erst wenn ausreichend viele Anwender den Wunsch äußern, wird der Gedanke von der Entwicklung aufgegriffen...

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Nope. Das wäre mir neu und ist ein Mythos in meinen Augen bzw. kommt es immer drauf an, wen DATEV fragt. Die Kanzlei von 199X, die Umsätze von Papier abtippt oder eben jene Freaks, die mit KI schon spielen? 

Auf ganz viele Fragen wirst Du so gesehen sehr konträre Meinungen bekommen. DATEV steht dann sehr im Zwiespalt und kann es nur falsch machen. Die Digitalisierung sollte uns Menschen näher zusammenbringen, uns helfen. In Deutschland habe ich das Gefühl wird dadurch die Kluft zwischen IT-affinen und weniger IT-affinen Menschen nur stärker und das hat am Ende große gesellschaftliche Auswirkungen. 

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@rk schrieb:

mit dem Gedanken ein Werkzeug für die Vereinheitlichung der Kategorien zu haben

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Ein jeder Mandant ist ganz speziell für sich allein 😉. DATEV fängt erst jetzt so langsam an, Kanzleistandards über alle Mandanten möglich zu machen, ohne dass Manuel 875x die gleichen Klicks tut. Es dauert noch eine Weile. 

Aber nur sprechenden Menschen kann geholfen werden.