Benachrichtigung Arbeitnehmer bei Deaktivierung des Arbeitnehmer-online-Zugangs

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Liebe Community, 

wir nutzen seit einigen Jahren Arbeitnehmer online und haben uns auch mit dem "neuen" Arbeitnehmer online Cockpit auseinander gesetzt. 

Die Automatismen sind wirklich hilfreich, jedoch sehen wir ein Risiko für Rückfragen seitens der Arbeitnehmer, wenn der Nutzungszeitraum nach der Deaktivierung "nur" 3 Monate beträgt. Die meisten Arbeitnehmer laden sich die Lohnauswertungen (Lohnsteuerbescheinigung etc.) erst mit Erstellung der Steuererklärung herunter. 

Unserer Auffassung nach wäre dieser Prozess daher nur praktikabel und ein Automatismus für die Deaktivierung sinnvoll, wenn der Arbeitnehmer per Mail über diese inklusive der verbleibenden Nutzungszeit informiert wird oder der verbleibende Nutzungszeitraum in den Grundeinstellungen angepasst werden kann (bspw. weitere Nutzung für 12 Monate anstelle der vorgegebenen 3 Monaten). 

Ist eine Programmentwicklung dahingehend geplant? Wie nutzen Sie den Automatismus in der Praxis? 

Besten Dank im Voraus!

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@a_tyralla schrieb:

Die meisten Arbeitnehmer laden sich die Lohnauswertungen (Lohnsteuerbescheinigung etc.) erst mit Erstellung der Steuererklärung herunter. 

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Nur weil das die meisten so machen, ist das noch immer nicht richtig. ANO ist kein eigenes Archiv, sondern nur ein sicherer Transportkanal. Ich bin in dem Fall nicht die meisten und lade jeden Monat meine Abrechnung in meine eigene Ablage / OneDrive hoch. 

Den Briefkasten leeren solche AN doch auch in einem Intervall? Oder auch nur 1x im Jahr? Ist digital nichts anderes. Und auch die Abrechnung auf Papier werden dann 12x gesammelt und erst zur ESt wird der Umschlag geöffnet? OK 😶. 

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@a_tyralla schrieb:

wenn der Arbeitnehmer per Mail über diese inklusive der verbleibenden Nutzungszeit informiert wird

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Wird er im neuen ANO ja. Laut DATEV gibt es eine Meldung nach Anmeldung bei ANO, die besagt: Achtung lieber AN, dieser Zugang wird in den nächsten 3M automatisch deaktiviert.  

Setzt auch voraus, dass man sich monatlich dort anmeldet, wie es DATEV vorgesehen hat. Auch hier ist das eigentliche Problem also, dass ANO als Archiv betrachtet wird - nicht als sicherer Übertragungsweg. 

Wenn man sich an die von DATEV angedachten Prozesse hält, passt das alles. Und auch Microsoft macht‘s nicht anders und gibt Prozesse und Zeiten im M365 vor. Und sei es nur die Archivierung und Löschen eines Postachs, welche nach 30T vollständig automatisch gelöscht werden.

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Den Briefkasten leeren solche AN doch auch in einem Intervall?

Ohne da jetzt eine Grundsatzdiskussion draus machen zu wollen. Ich habe auch nur einen Briefkasten direkt vor meiner Wohnungstür in dem alle meine Post reingeworfen wird.

Ich gehe (analog) nicht zum Versendenden des Briefs und hol ihn mir dort ab.

Das soll ich aber (digital) jetzt tun, in dem ich in diverse Portale gehe und mir dort meine Post "einsammele" und nein, "getmyinvoices" oder ähnliches sehe ich nicht als Alternative, da ich dann für das Posteinsammeln auch noch bezahlen muss, nur weil die Versendenden ihre Bringschuld nicht erfüllen wollen.

Deshalb ist für mich der Briefkasten kein Vergleich - der in der analogen Welt auch höchstens voll werden kann, sich aber nicht selbst vernichtet - und ich verstehe, wenn jemand keine Lust hat einmal im Monat diverse Onlineportale "abzulaufen" und das Portal als Archiv "missbraucht". Passierte mir z. Bsp. regelmäßig mit einer Telefonrechnung.

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@metalposaunist Warum ist es so schön, dass du auf Amazon alle deine Bestellungen seit jemals einsehen kannst? Richtig. Weil du dort ein Konto hast. Die Aufbewahrung dieser Daten kostet Amazon nichts.

Um in deinem Vergleich zu bleiben: lade dir deine Daten erst runter. Versuche zu verstehen auf welcher Device du den Download gemacht hast. Versuche das Ganze in deiner eigenen Cloud zusammen zu führen. Versuche die Daten ein Jahr später noch mal wieder zu finden

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@theo schrieb:

Versuche die Daten ein Jahr später noch mal wieder zu finden

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Du meinst konkret auf die brutto-netto Abrechnung? Ja, liegen etliche PDFs bei unter Dokumente > Arbeitgeber > allgemeine Lohnabrechnung. Und: Ich habe sogar alle eingescannt, die mal analog per Post gekommen sind, damit ich eine durchgehende, digital verfügbare Historie habe - egal, wo ich gearbeitet habe. Der lokale Ordner Dokumente wird 1:1 ins OneDrive automatisch synchronisiert, sodass ich Zugriff auf meine Abrechnungen von iPad, iPhone, Laptop und Co. habe. Ich speichere die PDF daher lokal und im Hintergrund landet es automatisch in OneDrive. Muss man nichts doppelt machen. 

Mein MS Konto ist per 2FA abgesichert. Das Kennwort besteht aus 20 Zeichen und ist vollkommen random. Muss man sich auch nicht merken. 

Wer lädt denn auf 4 Geräten alles lokal runter und fängt dann an 4x zu suchen? 😳

Ja, ich bin ein Sklave von Microsoft. Kann man auch alles mit einem eigenen NAS selbst bauen. Ist technisch dann 1:1 ohne Microsoft, Google und Co. 

@t_r_: Verstehe ich. Ich habe heute aber beim Rückblick unserer Kanzlei aufs Jahr 2022 gelernt: Nur wer sich stetig wandelt, wird fortbestehen. Wer jedes Mal das Gleiche tut und andere Ergebnisse erwartet, sei wahnsinnig. Wie beim Klimawandel auch. Es wird nicht die stärkste oder klügste Spezies überleben, sondern die, die sich am besten wandeln = anpassen kann. 

Und solche Anbieter wie GMI machen ja nur Kohle, weil unser Staat digital versagt, der all das mal in Standards und Vorgaben hätte gießen können. @theo: Man könnte auch ein Deutschland-Konto haben, in das man sich wie bei amazon einloggen kann. Das ist an die Steuer-ID gekoppelt und an das Konto können sich alle per API anschießen, die Löhne abrechnen: DATEV, vyble, Addison, ... 

Sollte so eine Steuer-ID nicht auch für Unternehmen mal kommen? 

Dann bekommst Du dort im Portal eine Berechtigungsanfrage: DATEV möchte sich mit deinem Konto verbinden, um die folgenden Dinge zu erledigen: ... Stimmen Sie dem zu, landet Ihre Abrechnung automatisch monatlich in diesem Portal und wird ein Leben lang hier digital, rechtssicher, flexibel und DSGVO-konform archiviert. 

Dann hat der Vermieter als Beispiel auch alles online und kann ebenfalls eine Anfrage stellen: Vermieter X möchte folgende Dokumente einsehen. Stimmen Sie dem zu? Warum soll ich denn dem Vermieter nochmal manuell Abrechnungen als Nachweis senden, wenn alles online wäre?

Deutschland. Digital blutige Anfänger. N00bs. Wenn das 💩 gedacht ist, fragen wir Estland, wie das bei denen geht. 

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Vielen Dank für die schnellen Antworten!

Ich würde in diesem Rahmen nochmals gerne zu meiner ursprünglichen Frage zurück kommen. 

Wir möchten bei uns und unseren Mandanten möglichst viele manuelle Prozesse und Rückfragen im Vorfeld vermeiden und würden daher gerne wissen, ob eine Deaktivierung im Austrittszeitpunkt in der Praxis nochmals an den Mandanten/der Mandantin kommuniziert wird oder nicht und wenn ja, auf welchem Weg? 

Das es sich bei dem Cockpit um kein Archiv handelt ist uns und unseren Mandanten bekannt. In der Praxis haben wir aber die Erfahrung gemacht, dass nicht jede/r Arbeitnehmer/in seine Lohnauswertungen monatlich herunterlädt. Wir haben daher die Nutzungszeit nach dem Austritt mandantenfreundlich entsprechend lang ermöglicht. Je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit ist dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin vielleicht nicht mehr bewusst, dass in der Registrierungsmail ein Hinweis über die Nutzungsdauer nach der Deaktivierung enthalten war. 

Besten Dank im Voraus!

Wir wünschen allen frohe Weihnachten und einen guten Start in das neue Jahr!

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Setzt auch voraus, dass man sich monatlich dort anmeldet, wie es DATEV vorgesehen hat. Auch hier ist das

was Datev vorsieht oder nicht kann dem AN erstmal völlig egal sein. Hier gilt nur was genau im Arbeitsvertrag (Nachweisgesetzt beachten) zwischen AG und AN dazu (wirksam?) vereinbart wurde.

Den Briefkasten leeren solche AN doch auch in einem Intervall? Oder auch nur 1x im Jahr? Ist digital nichts anderes. Und auch die Abrechnung auf Papier werden dann 12x gesammelt und erst zur ESt wird der Umschlag geöffnet? OK 😶. 

Schlechter Vergleich. Papier ist zur ESt noch da. Digital ist anders. Das ist weg.

Und was hat das mit dem 0815 Wunsch nach einer Benachrichtigungsmail zu tun? Zusammenhang? Standardfunktion in jedem Kaninchenzüchtervereinsportal. Sogar Datev müsste in der Lage sein, das zu programmieren.

Wenn man sich an die von DATEV angedachten Prozesse hält, passt das alles.

Siehe oben. Von Datev angedachte Prozesse sind erstmal für den AN irrelevant. Wichtig ist die vertragliche Vereinbarung AG/AN.

Wäre mal spannend, rechtlich zu prüfen, inwieweit der Arbeitgeber irgendwelche FAQs auf Datev Webseiten als wirksamen Bestandteil in den Arbeitsvertrag einbeziehen kann.

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Wäre mal spannend, rechtlich zu prüfen, inwieweit der Arbeitgeber irgendwelche FAQs auf Datev Webseiten als wirksamen Bestandteil in den Arbeitsvertrag einbeziehen kann.

Da wollen wir doch mal die Kirche im Dorf lassen. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber ja jeder Zeit dem Arbeitnehmer die Abrechnung noch einmal zur Verfügung stellen.

Inwieweit ein Portal zur Übergabe der Lohnabrechnung an den Arbeitnehmer überhaupt erlaubt ist, ist sich in einem anderen Beitrag schon mal ausgetauscht worden...ist nicht so einfach,

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Da wollen wir doch mal die Kirche im Dorf lassen. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber ja jeder Zeit dem Arbeitnehmer die Abrechnung noch einmal zur Verfügung stellen.

Genau darauf wollte ich hinaus. Der AG kommt aus seiner Pflicht, dem AN seine Abrechnungen zu geben, so oder so nicht raus. Eine Benachrichtigungsmail könnte helfen, die Anzahl und somit den Aufwand für solcher Fälle für den AG zu reduzieren.

Ich sollte deutlicher sagen, was ich meine. Arbeite daran.

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Ist eine Programmentwicklung dahingehend geplant?

Eher nicht

Gruss Mike

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Hallo,

der Wunsch nach einer deratigen Benachrichtigung für die Arbeitnehmer bzgl. der Deaktivierung ist uns bekannt. Jedoch ist eine Umsetzung aktuell nicht geplant.