wie "individuelle Stempel" in DATEV DMS löschen?

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Liebe Community-Mitglieder,

wir arbeiten nun seit fast einem Monat mit der DATEV DMS (nicht "DATEV DMS classic") und vieles ist selbsterklärend, wenn man vorher schon mit der DATEV Dokumentenablage gearbeitet hat.

Eine (sicher für viele Nutzer sehr "banale") Frage stellt sich uns jedoch:

Gibt es eine Möglichkeit, individuell erstellte Stempel zu  l ö s c h e n ?

Ich meine wirklich zu löschen und nicht einfach nur zu "deaktivieren", denn bisher kann in der Stempelverwaltung der DMS zwar ein neuer Stempel angelegt und auch deaktiviert werden, nicht aber vollständig gelöscht.

Durch das Anlegen mehrerer individueller Stempel haben sich viele Versuche von uns ergeben, jedes Mal, wenn ein individueller Stempel in der DMS neu angelegt oder bearbeitet wurde, mussten wir hierfür einen neuen Namen vergeben, nun haben wir aufgrund der vielen Variationen/Versuche fast 30 individuelle Stempel in der Stempelverwaltung, die wir im Endeffekt gar nicht benutzen, es waren einfach nur Versuche, wir haben alle diese Stempel deaktiviert, von daher tauchen sie natürlich nicht bei der Stempelauswahl im Programm auf, aber nur der guten Ordnung wegen hätten wir sie doch gerne aus der DMS komplett gelöscht und nicht einfach nur "deaktiviert"..

Der Punkt ist nur...... ich finde nirgends (auch nicht in den DATEV-Hilfeseiten) auch nur den geringsten Hinweis darauf, dass man einmal kreierte Stempelvorlagen nicht nur deaktivieren, sondern tatsächlich "löschen" kann....

Dass dem so ist, kann ich mir aber eigentlich nicht vorstellen, von daher bitte ich um Hilfe!

Ist das eine Sache der Rechte, muss man "Admin-Rechte" haben, um solche Stempelvorlagen endgültig löschen zu können?

Vielen Dank für Hinweise!

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Voraussetzung:

In DATEV Rechteverwaltung: Das Recht DATEV DMS | Stempel verwalten

Löschen geht dennoch nicht

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Hallo!

Danke für schnelle Antwort - genau bis dahin bin ich auch gekommen - löschen ist nicht möglich - würde es helfen, wenn ich als admin eingeloggt bin? 

Sehe ich dann vielleicht hier einen "löschen" - Button, den ich als "einfacher" User ohne admin-Rechte nicht sehe? 

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Mein Kenntnisstand: Es macht keinen Unterschied 

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Ok vielen Dank, waren Sie eben als "admin" eingeloggt, als Sie es probiert haben? 

Wenn ja, hilft mir das schonmal weiter, dann brauche ich das meinem Chef gar nicht vorzuschlagen...

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Benutzerkonten- und DMS-Amdin

Habe nur wenige ZMSD Sperren für Beratereigene Fälle

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Hallo @RomanSchubert,

seit der DATEV-Programme 14.0 können Stempel deaktiviert werden.
Mit der Deaktivierung kann der Stempel beim Bearbeiten eines Dokuments nicht mehr gewählt werden, jedoch bleibt er auf bestehenden Dokumenten vorhanden.

Das Löschen eines Stempels ist nicht möglich, auch nicht als Administrator.

Ein entsprechender Wunsch liegt uns vor, ich habe Sie hierzu als Nennung erfasst.

Sollten Sie einen Stempel benötigen dessen Bezeichnung bereits für einen deaktivierten Stempel vergeben ist, können Sie diesen aktivieren, und das Stempelbild austauschen.


Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepanska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#8 · Accepted solution]

Eine klare und eindeutige Antwort -  und dann auch noch von einer DATEV-Mitarbeiterin - was will man mehr?

Super Service! Ich bin damit sehr zufrieden und werde das so an die GL in der Kanzlei weitergeben!

Danke sehr an Frau Magdalena Szczepanska!

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@RomanSchubert  schrieb:

Eine klare und eindeutige Antwort -  und dann auch noch von einer DATEV-Mitarbeiterin - was will man mehr?

Lösungen.....

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Warum kann man die Stempel nicht einfach löschen?

Bild wechseln in einem bestehenden Stempel funktioniert nicht.

Wenn man aus Versehen ein falsches Bild hinterlegt hat oder es aber noch anpassen möchte, wird immer ein neuer Stempel angelegt und der alte auf deaktiviert gesetzt. Das ist doch total unschön. So hat man schnell aus einem Stempel 4. Das macht das ganze sehr unübersichtlich. 

Wie kann man diese "Fehlversuche" loswerden?

LG

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Hallo @Cube46 ,

…kann man nicht. 🤷🏻‍

Warum? Weiß nur DATEV..

MfG, F.Lange

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@flange schrieb:

Weiß nur DATEV..

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Weil wenn man Stempel final löschen könnte, dann auch alle Stempel in den Dokumenten mit gelöscht werden würden und man daher auch die Fehlversuche nicht mehr korrigieren kann?! Ist nur ein Versuch der technischen Erklärung. Keine Ahnung, on das stimmt. 

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Hallo @metalposaunist ,

es gab frühere Versionen von DMS neu, da konnte man Stempel löschen. Und auf den Dokumenten waren sie trotzdem noch enthalten.

Und selbst wenn es so wäre, sollte es möglich sein noch unbenutzte „Stempel-Fehlversuche“ zu löschen - ist es aber nicht.

@DATEV: Das ist ein Wunsch.

mfg, F.Lange

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@flange schrieb:

es gab frühere Versionen von DMS neu, da konnte man Stempel löschen. Und auf den Dokumenten waren sie trotzdem noch enthalten.

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🆗. Dann anders: DATEV möchte auch da eine Art Revisionshistorie bei den Stempeln als Feature "verkaufen"? 😅

Nobody knows. 

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Guten Morgen zusammen,

es ist genau, wie @metalposaunist schreibt. 

Wenn man Stempel löschen könnte, könnte man ja auch die bereits verwendeten löschen. Öffnet man nun ein Dokument, auf dem ein gelöschter Stempel steht, würde dieser nicht mehr angezeigt werden. 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#16]

Ja, aber irgendwann hat man da hunderte von Stempeln und brauchen tut man tatsächlich vielleicht nur 5. 

Revisionshistorie kann es trotzdem geben.

Es müsste eine Möglichkeit geben, als Admin diese zu löschen, zumindest die Fehlversuche.

Oder man könnte erst einen endgültigen Entwurf entwickeln und erst dann als Vorlage abspeichern, die dann gerne nicht mehr zu löschen wäre.

Man will ja nur die löschen, die doch noch gar nicht verwendet wurden.

So ist es wirklich sehr sehr ungünstig und unübersichtlich!

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Guten Morgen zusammen,

ich habe das Thema nochmal an die Kollegen aus der Entwicklungsabteilung herangetragen.

Hintergrund der aktuellen Situation:

Wir speichern keine Stempel direkt auf dem Dokument, sondern verweisen auf die ID des Stempels. Wird nun ein Stempel gelöscht, ist er einfach weg. Und zwar in der Stempelverwaltung, am Dokument und auch in den Revisionen.

Dadurch würden wir einen früheren Bearbeitungsstand und somit die Dokumenthistorie verändern.

Das darf natürlich nicht passieren.

Es ist der folgende Lösungsvorschlag herausgekommen, welchen wir gerne mit Ihnen diskutieren möchten:

1. Wir benennen den Satus „deaktiviert“ in „löschen“ um
2. Wir blenden „gelöschte“ Stempel einfach in der Stempelverwaltung aus
3. Im Hintergrund belassen wir es aber bei „deaktiviert“, damit das Stempelbild weiterhin auf Revisionen angezeigt wird
4. Wir passen das Kontextmenü an (Anlegen, Bearbeiten, Löschen, Liste drucken)

Vorteile:

• Nur aktive (genutzte) Stempel können angezeigt und bearbeitet werden
• „gelöschte“ Stempel werden weiterhin in Revisionen angezeigt
• Überschaubare Liste

Nachteil:

• Versehentlich „gelöschte“ Stempel müssen neu angelegt werden

Fragen und Anregungen zu diesem Vorschlag sind ausdrücklich erwünscht 😊

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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@Nina_Schlee schrieb:

Wir speichern keine Stempel direkt auf dem Dokument, sondern verweisen auf die ID des Stempels.

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Warum? Weil man das Originaldokument so unter allen Umständen speichert und man die Stempel nur optisch einblendet? Und wenn man 1 Dokument im DMS zu 2 Mandanten speichern will, schafft DATEV das nicht zu verknüpfen mittels ID und wir müssen den Vorgang 2x mit 2x dem gleichen Dokument machen.   

Diese Logik erschließt sich mir nicht aber steht hier auch nicht zur Debatte 😅. 

Wie machen das denn andere DMS dieser Welt? 

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Hallo @metalposaunist 

wenn ich ein Dokument mit einem Stempel versehe und dieses dann unter einem weiteren Mandanten verknüpfe, wird der Stempel mitgenommen.

Da muss kein Vorgang 2x mit 2x dem gleichen Dokument durchgeführt werden. 

Genau dafür gibt es die Möglichkeit, Dokumente zu verknüpfen. So werden Dubletten und unnötig doppelte Arbeit vermieden. 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#20]

Hallo Frau Schlee,

das ist ein guter Vorschlag.

Wie wäre es aber, wenn man das Kontextmenü einfach um gelöscht erweitert?

Man könnte dann die Stempel aktivieren, deaktivieren und löschen. (Die gelöschten würden dann aus der Übersicht entfernt, die aktivierten und deaktivierten würden aber noch zur Verfügung stehen bleiben.)

Damit wäre doch allen geholfen.

LG

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@Nina_Schlee schrieb:

wenn ich ein Dokument mit einem Stempel versehe und dieses dann unter einem weiteren Mandanten verknüpfe, wird der Stempel mitgenommen.

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Ich meine: PDF > drag&drop in die Schnellinfos Dokumente > dort kann ich die PDF nur zu 1 Mandanten ablegen, oder? 

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Hallo @Cube46 

danke für die Rückmeldung, ich gebe es mal weiter 😊 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Ich meine: PDF > drag&drop in die Schnellinfos Dokumente > dort kann ich die PDF nur zu 1 Mandanten ablegen, oder? 

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Ja natürlich, denn die Schnellinfo Dokumente ist mandantenbezogen. Und sobald ich ein Dokument dort per Drag & Drop reinziehe, wird der ausgewählte Mandant vorbelegt. 

Eine Mehrfachauswahl von Mandanten in der Ablagemaske macht ebenfalls keinen Sinn, denn so würde man ein und dasselbe Dokument mehrfach ablegen und erhält somit wieder unschöne Dubletten.

Nicht zu vernachlässigen ist an der Stelle die hohe Fehlerquote.

Das hat aber nichts mehr mit dem Stempel-Thema zu tun.

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Hallo @Nina_Schlee ,

das von Ihnen skizzierte wäre schon mal eine deutliche Verbesserung.

Unbenutzte Stempel sollten trotzdem restlos gelöscht werden können.

Entweder es läuft wie beim löschen von Status - da wird ja auch geschaut, ob der noch in Benutzung ist oder es gibt am Stempel einen Counter, der bei jeder Benutzung hochgezählt wird. So weiß das System, ob der Stempel je benutzt wurde oder nicht.

Oder man macht es wie im alten DMS und die Stempel werden direkt am Dokument gespeichert statt nur eine Referenz.

mfG, F.Lange

[#25]

Hallo @flange 

lieben Dank fürs Feedback! Gebe ich ebenfalls weiter.

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement