digitale Bescheide - per Email versenden / PDF-verschlüsseln

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Den elektronisch abgerufenene Bescheid erhalten Sie ja in den Dokumentenkorb Ihres Arbeitsplatzes in EO.

Die Ablageinformationen werden sogleich von Dokumentenverwaltung proaktiv abgerufen und Sie können den Bescheid direkt ins richtige Register ablegen.

Die Bescheidprüfung können Sie über Post, Fristen, Bescheide vornehmen, da die Bescheiddaten dorthin auch übermittelt werden.

Ich nutze FP-Sign für digitale Signaturen, da eine direkte Schnittstelle aus der Mandantenübersicht-Dokumente möglich ist:

In FP Sign habe ich diverse Stempel bzw. Signaturbilder hinterlegt, bspw. 

FP-Sign öffnet sich automatisch mit dem Signaturfeld.

Platzieren.

Signieren (fortgeschr.elektr.Signatur).

Dokument nach Dokumentenverwaltung zurückgeben.

Das zuvor unsignierte Dokument wird einfach umd die Signatur in der Dokumentenverwaltung ergänzt, sodaß keine Doppelablage oder Änderung der Dateiattribute vorkommt.

Anschließend wird der Bescheid nochmals rechtsgeklickt und "nach online senden" ausgewählt (siehe oberes Bild) und nach Meine Steuern übermittelt.

Eine Outlook-Vorlage wird geöffnet und der Adressat eingefügt und versendet.

Die Datei ist nun elektronisch signiert, was natürlich auch ein hoher Sicherheitsaspekt ist, da jegliche Änderungen zur Ungültigkeit der Signatur führen würde; damit entgeht man zeitgleich jeglichen Haftungsansprüchen, sollte der Mandant am geprüften Bescheid etwas "gedreht" haben.

Der Vorgang ist beendet. Wir haben den Bescheid in der DokVerw und der Mandant in Meine Steuern, womit er damit anfangen kann, was und wann er will.

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Zur Verschlüsselung von E-Mails:

Die Bundesteuerberaterkammer hat 2019 mitgeteilt, dass grundsätzlich eine Transportverschlüsselung im E-Mail-Verkehr des Steuerberaters mit den Mandanten ausreichend ist.

Wir hatten das Thema damals mit unseren Mandanten besprochen und bis auf Einen, waren davon alle Mandanten von der Lösung überzeugt und stimmten den neuen Allgemeinen Auftragsbedingungen zu.

Insbesondere weil immer mehr Mandanten ihre E-Mails auf Smartphones lesen und eine unverschlüsselte Anlage direkt im Anschluss der Mail als Vorschau angezeigt wird; mit Passwortabruf ist dies etwas "ungeschickter".

Die Revolution frisst ihre Kinder. . . heute werden zumeist Kanzlei -> Mandant wenig sensible Dokumente per E-Mail versandt, weil diese ja, wie beschrieben, in den Posteingang von Meine Steuern gelangen.

Selbstredend sollen alles nur Impulse und keine Handlungsanweisungen sein. Ich teile gerne meine Arbeitsweisen und sicherlich gibt es noch effizientere, aber der Weg ist bekanntlich das Ziel.

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Hallo deusex,

das klingt absolut smart. Danke für den gedanklichen Anstoß. Jetzt noch einen Stempel basteln und die Sache ausprobieren. 

Viele Grüße

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"grundsätzlich eine Transportverschlüsselung im E-Mail-Verkehr des Steuerberaters mit den Mandanten ausreichend ist."

@deusex was genau ist mit Transportverschlüsselung gemeint? - DATEV E-Mail-Verschlüsselung? (Davon raten soviele Anwender ab)

oder wie macht Ihr die Transportverschlüsselung?

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arbeitet hier jemand mit der Lösung pdf24 wo kein DMS oder MEINE STEUERN schon verwendet und versendet so die digitalen Bescheide dann per pdf24 verschlüsselt?

Wenn ja, würde ich gern nochmal was fragen zum Ablauf hierzu. Da das ja doch auch umständlich ist (wie ich das jetzt einschätze ohne Erfahrung)

LG 

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Transportwegverschlüsselung: Der Übertragungsweg wird verschlüsselt. Der Inhalt der E-Mail selber nicht.

Möglicher Vergleich "in Papierform":

Unverschlüsselter Transportweg: Postkarte

Verschlüsselter Transportweg: Postkarte im Briefumschlag

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Lieber Jan, 

auch wenn ich mich jetzt schäme dafür und vielleicht lächerlich mache...

Postkarte / Postkarte mit Briefumschlag verstehe ich

ABER E-Mail: Was ist gemeint mit, dass der Übertragungsweg verschlüsselt ist? Also eine verschlüsselte E-Mail? oder eine E-Mail mit verschlüsselten PDF´s? verstehe ich das richtig? Eine normale E-Mail wäre dann die klassische Postkarte ohne Briefumschlag?

Sorry für die dumme Frage.

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Unverschlüsselter Transportweg: Die E-Mail wird über eine nicht verschlüsselte Verbindung zwischen zwei Mailservern im Klartext übertragen.

Verschlüsselter Transportweg: Die E-Mail wird über eine verschlüsselte Verbindnung zwischen zwei Mailservern im Klartext übertragen.

In beiden Fällen könnte die E-Mail jetzt aber ein verschlüsseltes PDF im Anhang haben. Alternativ könnte auch die E-Mail an sich (Ende zu Ende) verschlüsselt sein (und zusätzlich noch ein verschlüsseltes PDF im Ahnang haben).

Derzeit ist eine E-Mail zu sehr hoher Wahrscheinlichkeit ein Brief / eine Postkarte im Briefumschlag.

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Ich würde Ihnen zunächst mal das Dokument der BStBK an die Hand geben, sonst schreibe ich mir noch einen Wolf.

Ja die DATEV-Verschlüsselung ist m.E. nicht ganz so attraktiv, weil jeder Teilnehmer einen Sicherheitszugang (mydentity/SmartCard) benötigt und die Kanzlei muss DATEV-Net "kaufen" . . . 

Die DATEV-Verschlüsselung ist ein Hybrid zwischen Ende-zu-Ende und Transportverschlüsselung. Mehr kann ich dazu nicht sagen.

Grundsätzliche Infos finden Sie auch unter Google: "Transportverschlüsselung" und die weiterführenden Infos bei den Treffern.

Die Transportverschlüsselung ist zwischenzeitlich standardisiert bei den meisten E-Mail-Providern.

Anlage.

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mir persönlich reicht jedenfalls die "Transportverschlüsselung" nicht.

Ich will vertrauliche (schützenswerte) Inhalte (Dokumente, E-Mail-Texte etc.) so gut wie möglich schützen (verschlüsseln), sowohl gegen 'neugierige' Blicke von 'Fremden' als auch gegen 'neugierige' Blicke von Personen in der Kanzlei oder im Umfeld des Mandanten, für die die Nachricht nicht gedacht ist.

Am liebsten ist mir eine "Ende-zu-Ende-Verschlüsselung" oder eine sonstige starke Verschlüsselung, die das Lesen der Inhalte für 'normale' Nutzer verhindert.