Zeiterfassung

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Zeiterfassung / Zeitkonten der Mitarbeiter

im Programm EO classic

Wir haben folgendes Problem, das wir trotz mehrfachem Hinweis irgendwie nicht in den Griff bekommen:

Wir nutzen EO classic und die dazugehörige Zeiterfassung. Zur Abstimmung der erfassten Zeiten und der Zeitkonten wird 1x im Monat die Erfassung kontrolliert und von der Zuständigen Bearbeiterin vorgetragen. Grundsätzlich ist die Zeitkontenführung in CO classic sowieso nicht optimal, aber das ist ein generelles Problem des Programms. 

Obwohl wir mehrfach bereits die Mitarbeiter angewiesen haben, dass a) die Zeiten täglich korrekt zu erfassen sind und b) nach dem 10. des Folgemonats keine rückwirkende Erfassung mehr stattfinden darf, kommt es immer wieder vor, dass Mitarbeiter bei vergessenen Zeiten etc. diese nacherfassen. Und dann die Diskussion losgeht, dass es diverse Gründe waren, warum die Nacherfassung erfolgte. 

Daher hätte ich hierzu folgende Fragen: 

1. Ist es möglich festzustellen, welche Zeiten bzw. welche Leistung konkret nacherfasst wurde?
    Gibt es für die Erfassung z. B. einen Zeitstempel?

2. Ist es möglich, dass man nach Abschluss des Monats die zurückliegenden Monate für eine Zeiterfassung sperrt?

Ich wäre Euch um Tipps und Anregungen dankbar. Oder vielleicht gibt es ja tatsächliche ein programmseitige Lösung.

Dankeschön

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Was haben Sie denn in den BNR-Verwaltung für die betroffenen Mitarbeiter gesperrt? 

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Ich weiß nur das wir im alten Büro bis zu 7 Tage/1 Woche rückwärts Zeiten erfassen konnten, wenn was älteres war musste das extra freigeschaltet werden. Aber ich weiß nicht wo das eingestellt wird und welches EO-Programm es war.

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Vielen Dank für die Antwort. Können Sie mir grad auf die Sprünge helfen? Was verstehen Sie unter BNR.

Die Ansichten kenne ich natürlich. Der in der Zeiterfassung ist aber nur für die Anzeige der erfassten Zeiten.

Die Kanzlei-Fehlzeiten sind nur für eine Mitarbeiterin und für die Kanzleileitung einsehbar, da hier auch bei den Überträgen vorher von allen wild gebucht wurde. 

Aber trotzdem können jetzt noch Zeiten rückwirkend erfasst werden. 

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Das wäre mein Ansatz bzw. meine Lösung, wenn man das Programmtechnisch umsetzen kann. 

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@taxadvisor  schrieb:

Vielen Dank für die Antwort. Können Sie mir grad auf die Sprünge helfen? Was verstehen Sie unter BNR.............

Das lokale DATEV-Programm -Benutzer und Rechteverwaltung-. Programmzugriffe- und -Sperren werden vom (Master-) Admin eingerichtet u. gepflegt. Evtl. macht das auch der Systempartner oder DATEV.

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In der Benutzer-Verwaltung (BNR-Verw) über Arbeitsplatz/Organisation

zu erreichen.

Dazu hilft evtl. das folgende Hilfs-Dok. https://apps.datev.de/help-center/documents/1008500 das ist aber für EO Comfort.

Ich habe für EO classic spontan nichts gefunden nur die Unterschiede hier aufgeführt und da ist bei EO classic "Fehlzeitenverwaltung" und bei EO Comfort "Zeiten- und Kostenerfassung" - könnte damit zusammenhängen. 

[#8 · Accepted solution]

Hallo,

die nackte Antwort auf Ihre beiden Fragen lautet leider nein.

Folgende Möglichkeiten bestehen:

1. Eine Information über die Erfassung kann nicht ermittelt werden. Wenn die Zeit allerdings verarbeitet wird, wird eine fortlaufende Nummer generiert. Anhand der Nummer können Sie einschätzen, wann die Zeit verarbeitet wurde.

- Hierzu öffnen Sie in Rechnungsschreibung im Menü Auswertungen -> Auskunftssystem... .

- Erfassen Sie im Suchfeld 10/1.

- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Filter "Alle Kosten" und wählen "Filter kopieren...".

- Kriterium hinzufügen.

- Im Feld "Arbeitsdatum" auswählen, einen Wert erfassen und die Klammer ) oben rechts entfernen und in das Feld darunter klicken, damit die Klammer in der 2. Zeile erscheint und auf OK klicken.

- Bei Darstellung Bericht -> Datenblatt aktivieren.

- Ggf. Arbeitsdatum anpassen und auf Ausführen klicken.

- In der Spalte Kosten_DI finden sie die laufend vergebene Nummer durch da Verarbeiten von Zeiten.

Als Beispiel: Ich habe in meinem Musterdatenbestand heute eine Zeit für den 22.01.2023 erfasst, verarbeitet und die Auswertung mit Arbeitsdatum 01.01.2023-31.01.2023 gefiltert. Die Kosten_ID der Zeit von heute ist viel höher als die der anderen Zeiten in diesem Zeitraum. 

Um rauszufinden wann die Zeit ungefähr verarbeitet wurde habe ich 01.01.2023-31.01.2024 gefiltert (mein Musterdatenbestand ist jetzt nicht wirklich aussagekräftig, weil seit August nichts mehr erfasst wurde :-).

2. Ein bestimmter Zeitraum für den die Zeiterfassung möglich sein soll, kann nicht hinterlegt werden.

Alternativ können Sie die Zeiterfassung nur für den aktuellen Tag erlauben. Dadurch kann verhindert werden, dass Zeiten nachträglich für die Vergangenheit oder auch aus Versehen für die Zukunft erfasst werden. Das Feld Datum kann gesperrt werden. Dadurch wird immer das aktuelle Datum angezeigt und kann nicht geändert werden.

-> Rechteverwaltung: PC-Anwendungen | Programme | Eigenorganisation | Unterprogramme | Zeiten und Kosten | Bearbeiten | Neuanlage -> Datum erfassen

Schöne Grüße

Kerstin Schulz

DATEV eG

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@taxadvisor  schrieb:

Das wäre mein Ansatz bzw. meine Lösung, wenn man das Programmtechnisch umsetzen kann. 

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dazu ist ein Umstieg auf eo comfort notwendig- den ich nur jedem classic Anwender mit Zeiterfassung ans Herz legen kann! Da kann man festlegen, wie viele Tage rückwirkend, außerdem kann über Auswertungen ausgewertet werden, wer welche Buchungen nachträglich erfasst hat. 

Oder Vertrauen. 

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Vielen Dank für die Unterstützung und dem Lösungsansatz. Tatsächlich ist meine Überlegung auf comfort umzusteigen, nicht nur wegen der Zeiterfassung. 

Vielen Dank an alle, für die Mithilfe.