Unterschriftenmappe Digitalisieren

[#1]

Hallo Community,

wir möchten in der Kanzlei die Unterschriftenmappe der Berufsträger digitalisieren. Soll also bedeuten das:

1. Geschäftsbrief wird  vom Mitarbeiter erstellt
2. In die Unterschriftenmappe der Berufsträger gelegt
3. Nach der Unterschrift gehen diese dann  wieder an den Mitarbeiter zurück und werden versendet.

Jetzt sollen die Briefe aber am besten als PDF erstellt und bei den Berufsträgern abgelegt werden, dann wird das Dokument digital unterschrieben und per E-Mail oder auf Wunsch des Mandanten per Post versendet. Mit der Vorlagenverwaltung scheint das ganze ka nicht zu funktionieren da diese ja nur mit Word Dokumenten arbeitet. Mann könnte diese dann zwar als PDF speichern lassen, muss diese aber (bitte korrigieren wenn falsch) separat im DMS ablegen da es ja für den Adobe Reader bzw. SkyPDF kein DMS-Plugin gibt.

Jetzt die große Frage in die Runde, hat jemand das so oder ähnlich schon umgesetzt?

Vielen Dank für eure Hilfe

[#2]

Im Anwaltsbereich gibt es diesen Workflow bereits mit dem Anwaltspostfach; sofern kein DMS einesetzt wird. 

Beim Einsatz des DMS soll es einen ähnlichen Workflow geben.

Ich selbst halte allerdings das abspeichern des Schreibens bevor es vom Berufsträger unterzeichnet wurde für wenig vorteilhaft.  In der analogen Welt wurden/werden bei Unterzeichnung noch Schreib- und andere Fehler ausgebessert. Eine pdf zu ändern ist umständlich.

[#3]

Hallo Herr Steinbrügger,

wir haben DMS classic im Einsatz und das wie folgt gelöst:

• die überwiegende Anzahl der Anschreiben unterschreibt der Sachbearbeiter (SB) selbst
• damit diese Schreiben aber vorher der Steuerberater (Teamleiter = TL) sieht wird z. B. bei einem geprüften Bescheid wie folgt vorgegangen:
• der SB fügt die Berechnung als Verknüpfung in die Dokumentenstruktur des Bescheides ein (bei uns PDF-Dateien) / Erlediger beim Dokument ist der SB
• der SB erstellt das Anschreiben über die Vorlagenverwaltung und den PFB-Platzhalter zumindest teilautomatisch und speichert die Word-Datei oder die Mail in der DMS ab / Erlediger ist der SB
• der SB markiert beide Dokumente und drückt den Button "Weiterleiten" und setzt dann als Erlediger den TL ein
• Im Arbeitsblatt "Dokumente zur Erledigung" erscheinen dann beide Dokumente beim TL. Dieser schaut sich den Bescheid und das Anschreiben an und nimmt evtl. noch kleine Korrekturen am Anschreiben vor (wenn etwas nicht stimmt, dann nimmt er telefonische Rücksprache mit dem SB).
• Wenn alles OK ist, markiert der TL beide Dokument und leitet diese wieder an den SB weiter.
• Beim SB erscheinen dann beide Dokumente im Arbeitsblatt "Dokumente zur Erledigung" und er druckt das Anschreiben aus, unterschreibt es und legt es in den Ausgangskorb im Sekretariat und setzt den Dokumentenstatus auf "zu Postausgang".

Über die Revisionshistorie sieht dass dann so aus und kann jederzeit nachvollzogen werden:

Gruß

Ralf Blum

[#4]

Hallo Herr Steinbrügger,

mit dmsneu (nicht die Version von Herrn Blum, die mE nicht mehr vertrieben wird) ist das so ähnlich möglich, wie Sie das beschreiben und wird bei uns eingesetzt.

Workflow wie folgt.

1. Diktat Berufsträger oder Worddokument vom SB selbst erstellt.
2. Das Worddokument wird zur Akte=Rechtsanwalt oder Mandat=Steuerberater gespeichert und dem betreffenden Ablageregister zugeordnet und verschlagwortet. Dabei wird es mit dem Status „zur Kontrolle xxx“ versehen, wobei xxx für den jeweiligen Unterzeichner/Berufsträger steht.
3. XXX kontrolliert etwa 1,5-2 Stunden vor Feierabend seine Dokumente mit „Status zur Kontrolle“ und korrigiert diese, versieht sie mit einer elektronischen Unterschrift (leider noch nicht mit Signatursoftware - das testen wir ab nächste Woche) und versieht es mit Status „zu Postausgang“.
4. Sekretariat versendet die mit Status „zu Postausgang“ versehene Dokumente und Arbeitsergebnisse unter Beifügung der darin erwähnten Anlagen etc. an den Empfänger, setzt dann Statuts auf „erledigt“ Und trägt Wiedervorlagefrist ein.
5. Versand erfolgt per

• Papierpost, soweit der Empfänger das ausdrücklich wünscht.
• Mail signiert, ohne Verschlüsselung (sofern Empfänger das gestattet) wobei der Text des Emails in der Regel ein Standardtext ist „erhalten Sie beigefügte Unterlagen“ und das Dokument als kennwortverschlüsselte PDF eine Anlage zur Mail ist.
• per beA an alle Gerichte, Notare und Rechtsanwälte mit datev-anwaltspostfach (da ist automatisch alles signiert, verschlüsselt und in pdf umgewandelt) DATEV-Anwaltspostfach hat einen Wegweisenden Workflow für diesen Vorgang der leider durch DMS ein wenig verwässert wird. Wäre toll, wenn der Workflow von dort DATEVweit eingeführt würde. Aber wir Anwälte sind halt „Kellerkinder“.

Ich hoffe, ich hab’s halbwegs verständlich beschrieben - sonst bin ich gerne jederzeit zu ergänzende Erklärung bereit - wenn gewünscht auch per Telefon ggf. Fernbetreuung mit Blick auf unsere (Test)Systeme.

PS: die oben erwähnten Status sind leider NICHT DATEV-Standard - jedenfalls nicht, als wir das als Piloten eingeführt haben 4/2018. DMSneu ist gut - aber WEIT WEG von einer echten Unterstützung des digitalen Workflows - im Gegensatz zu DATEV-Anwaltspostfach.

[#5]

Unser Servicekontakt zu 4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS ist noch in Bearbeitung. Die Handhabung zusammen mit DMS ist schlecht und DATEV weiß wohl auch keinen sinnvollen Weg.

Die Genehmigungen können aber seitens Outlook und Exchange von allen Beruftsträgern erteilt werden. Das heißt, dass nur noch genehmigte Nachrichten das Haus verlassen.