Terminplanung in Outlook

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Hallo Zusammen,

ich wollte mich erkundigen, wie andere Kanzleien die Terminplanung in Outlook vornehmen.

Aktuell kenne ich zwei Möglichkeiten:

Variante 1:

Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Kalender den er selbst verwaltet und es existiert zusätzlich ein Kanzlei-Kalender, in den alle Mitarbeiter die Termine zusätzlich eintragen/hineinkopieren, die auch die anderen Kollegen betreffen (z.B. "Jahresabschlussbesprechung Mandant xy"). Wenn man dann aber einen Termin nicht in den Team-Kalender kopiert hat wissen die anderen ggf. nicht, dass ein Mandant kommt und er steht dann eventuell überraschend vor der Tür. Ein Termin lässt sich nur über eine Terminanfrage eintragen. Allerdings bekommt man dann immer auch im eigenen Kalender den Termin eingetragen, was gerade beim Eintragen von Terminen für Andere wie beispielsweise z.B. "Jahresabschlussbesprechung Mandant xy" stört, da es einen selbst eigentlich nicht Betrifft.

Variante 2:

Die Kalender der Mitarbeiter sind für alle anderen Kollegen freigegeben. Somit benötigt man keinen zusätzlichen Kalender. Allerdings ist dann auch in jedem Kalender eine Eintragung möglich, was sehr unübersichtlch werden kann und man versehentlich im falschen Kalender Daten erfasst. Ein Termin kann somit auch einfach von einem Anderen in den eigenen Kalender eingetragen werden ohne dass man eine Information darüber erhält, was sehr gefährlich seinn kann, da man sowas nicht mitbekommt.

Wie lösen andere Kanzleien dies?

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Bei uns ist es so, dass es einen persönlichen und einen Kanzlei-Kalender gibt, der für alle freigegeben ist. Klappt hervoragend.

Gruß A. Martens

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Hallo Community,

wir ie nutzen für die gesamte Kanzlei den Terminkalender aus dem Arbeitsplatz und synchronisieren (automatisch, bidirektional) mit dem Outlook-exchange, der wiederum mit den Chef-Handys über DATEVnet mobil.

klappt einwandfrei und jeder hat den Zugriff den er haben darf über die ohnehinzu pflegende Benutzer- und Recht Erwartung und wir haben im Terminkalender und in den Aufgaben etc. Auch die zugehörigen Mandanten/Akteninfos stehen.

was besseres gibts nicht.

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ein schönes Beispiel für die Intelligenz der Smartphones,  'Benutzer- und Rechteverwaltung' zu ersetzen mit "Benutzer- und Recht Erwartung"

q.e.d.